Gestión del Tiempo y Productividad Executive MBA UB 2017

Executive MBA 2017-2018
Habilidades Directivas:
Gestión del Tiempo y Productividad
Alfonso M. Viñuela
alfonsovinuela@gmail.com

EXECUTIVE MBA 2017-2018. Habilidades Directivas. Gestión del Tiempo y Productividad Profesor: Alfonso M. Viñuela
Objetivos, Expectativas y Alianzas
• Proporcionar a los participantes las herramientas adecuadas para gestionar,
organizar y optimizar eficientemente el tiempo laboral y personal, a fin de que éste
se transforme en un aliado tanto de la empresa como de nosotros mismos, así
como en un elemento clave y diferenciador para el logro de la productividad
profesional.
• ¿Y vuestras expectativas?
• Alianza: Participación, Materiales, Teléfonos móviles, Puntualidad …

1. El tiempo como recurso limitado: Planificarlo y gestionarlo ¿una
quimera?
2. Objetivos: Punto de partida para una óptima gestión del tiempo
3. Interferencias y obstáculos a una eficaz gestión del tiempo
4. Organización y planificación eficaz del tiempo
5. Productividad con el método GTD
6. Productividad y trabajo en equipo
7. El Proceso de Delegación
8. Técnicas para reducir el estrés
9. Anexos: Plan de Mejora Personal
Contenido del programa

RANDY PAUSCH
LAST LECTUREhttps://www.youtube.com/watch?v=yJjN9ivIkf8
Pero antes, una historia a compartir …

Reflexiones sobre el Tiempo
“Si un profesional no es capaz de gestionar su propio tiempo, no podrá
gestionar ninguna otra cosa” Peter F. Drucker
• Independientemente de la demanda, la oferta del tiempo es totalmente
inelástica: no es posible alquilar, comprar o conseguir más tiempo
• El tiempo es totalmente perecedero y no almacenable
• No existen sustitutos para el tiempo, y todo requiere tiempo
• El ser humano está penosamente dotado para gestionar su tiempo
• El tiempo es el patrimonio principal de la persona
• El valor de una organización está en función del tiempo de que dispone
su gente
• Las personas sin tiempo devalúan a la organización
• Es necesario disponer de tiempo para pensar y dirigir
1. El tiempo como recurso limitado

• Tendencia a pensar que lo más
urgente es lo más importante
• Parches a nuestra mala
organización: trabajar más horas
y/o trabajar más deprisa
• La línea ondulada del rendimiento
• Beneficios de una buena gestión
del tiempo
• Mitos sobre el Tiempo
Referentes de la gestión
del tiempo
ACTIVIDAD:
‘Mitos sobre el
Tiempo’

5 Leyes para la gestión del tiempo
LEY SITUACIÓN SOLUCIÓN
Ley de Parkinson Cuanto más tiempo se tiene
para una tarea, más se tarda
en hacerla
Delimitar las tareas
Ley de Murphy Cuanto menos tiempo
tengo, más cosas e
imprevistos surgen
Contar con un margen
mayor
Ley de Carlson Secuencias homogéneas No dedicarse a varias cosas
a la vez
Ley de Pareto 80/20 Priorizar las tareas
importantes
Ley de Eisenhower Dos preguntas: ¿Para
cuando? ¿Para qué?
Determinar la urgencia y la
importancia
ACTIVIDAD:
‘Escribe cual es tu
propia Ley del
Tiempo’

¿Actividad o activismo? Trabajemos con objetivos
• Toda actividad verdadera produce resultados
• Al profesional se le mide por resultados y no por
jornadas prolongadas.
• El frenesí del activista es una falsa satisfacción
• El activismo es el refugio de los mediocres (y/o de los
miedosos)
• La buena dirección es la orientación a objetivos
ERROR Nº 1.
‘Lo importante
es hacer lo
que me piden
LA VERDAD
ES QUE ‘Los
objetivos son
las razones
del éxito’
EJERCICIO:
‘Los adjetivos’

• Aprender a fijar y a alcanzar objetivos
– Objetivos en el ámbito personal
– Objetivos en el ámbito profesional
– Objetivos en el aspecto relacional
– Objetivos en el aspecto económico
• Determinar el nivel de conocimientos
necesario
• Dividir algunas de las metas en sub-metas
• Objetivos a 3 años, 1 año, 6 meses, el
próximo trimestre, el próximo mes, la semana
que viene,… ¡hoy!
• Repase diariamente sus objetivos
Trabajar por objetivos
CLIP PELÍCULA:
‘EN BUSCA DE LA
FELICIDAD’
2. Los Objetivos: punto de partida para una óptima GDT
https://www.youtube.com/watch?v=3Y1Z4yx97kM&t=1s
ACTIVIDAD:
‘Mis objetivos’

Visión, Misión, Valores • Se entiende por Visión, la idealización del
futuro de la empresa. Cuando hay claridad
acerca de lo que se quiere construir, se
puede enfocar hacia su logro de manera
constante. Cuando hay Visión compartida en
una empresa, existe un fuerte sentimiento
de identificación y compromiso en el corazón
de la gente,
• La Misión sintetiza los principales propósitos
estratégicos (el ‘para qué’ hacemos lo que
hacemos), así como los valores esenciales
que deberían ser conocidos, comprendidos y
compartidos por todos los individuos que
conforman una organización.
Actividad:
‘Mi Visión’

• Además de fijar la línea de acción para el
grupo de trabajo, se tienen que determinar
los valores = la forma en que se hace el
trabajo.
• Los valores fijan el curso de acción y ofrecen
directrices a los colaboradores sobre la forma
en que deben actuar.
• Si los valores son firmes, se es consciente de
cuáles son las acciones
Visión, Misión, Valores
Actividad:
‘Nuestros Valores’

Ladrones del tiempo • La falta de objetivos claros
• La comunicación (mala o en exceso)
• Los déficits de información
• La delegación incorrecta
• Dilaciones: La indecisión y el ‘mañana’
• La dirección por crisis y sobresaltos
• El ‘papeleo’
• Interrupciones: visitas incontroladas
• El teléfono, el mail…
• Las urgencias
• Las reuniones
• ¿Otros?.....
¿Tienes un
momento?
3. Interferencias y obstáculos a una eficaz GDT
Y TÚ ¿CÓMO CREES
QUE PODRÍAS ACABAR
CON ELLOS?

La trampa de la Urgencia • Sobre-ocupación, símbolo de estatus
• Ocupados nos sentimos importantes y
seguros
• Nos sentimos útiles atendiendo urgencias:
sensación de éxito, valor, ser
imprescindibles...
• ...¡Y tenemos una buena excusa para no
ocuparnos de las verdaderas prioridades!
Actividad:
‘Actividades Diarias’

Errores más comunes en la gestión del tiempo
2. “Tengo mucho trabajo y no llego a todo”
ERROR Nº 2.
‘Me siento
culpable de no
llegar a todo’
LO
INTELIGENTE
ES: ‘Hago lo
que puedo y me
siento bien’
3. “No puedo equivocarme”
ERROR Nº
3. ‘Miedo al
error’
LO
INTELIGENTE
ES: Aprovechar
el error para
mejorar’
5. “Empezaré por lo fácil ”
ERROR Nº
5. ‘’Lo
difícil lo
dejo para
luego
LO
INTELIGENTE
ES: Lo difícil, si
es importante,
resolverlo de
inmediato
4. “Hay que ser perfeccionista”
ERROR Nº
4. ‘He de
hacerlo
perfecto’
LA VERDAD
ES QUE: ‘Lo
perfecto no es
rentable’
‘Hay que buscar la perfección
en el conjunto, pero no en
cada tarea’
‘Hacer lo que en conciencia
se cree que se debe hacer’
‘Es una oportunidad para
aprender y para NO repetir el
error’
‘Las cosas que no nos
gustan, pueden ser cosas muy
importantes’

Los cuadrantes del Tiempo
CUADRANTE 1
· Crisis y sobresaltos
· Problemas urgentes
· Proyectos, reuniones y
preparaciones sujetas a plazos de
entrega
CUADRANTE I1
· Preparación y planificación
· Clarificación de valores
· Creación de relaciones
· Delegación
CUADRANTE III
· Interrupciones, llamadas
· Algunos e-mails, cartas e informes
· Algunas reuniones
· Muchos asuntos apremiantes
· Muchas actividades ‘populares’
CUADRANTE 1V
· Asuntos triviales
· Algunas llamadas
· Malversadores del tiempo
· E-mails irrelevantes
· Tareas de ‘evasión’
URGENTE NO URGENTE
NOIMPORTANTEIMPORTANTE
Actividad:
‘El queso en
porciones’

Organizar el Cuadrante QII
• Al planificar mi día ¿cómo saber lo que es
realmente más importante para mi?
• ¿Qué hacer cuando me siento dividido por
los diferentes roles de mi vida (familia,
trabajo, desarrollo personal ...?)
• Si tengo mi día planificado y llega alguien
con una necesidad ‘urgente’, ¿cómo saber si
es ‘mejor’ cambiar mis prioridades?
• Si se presenta durante el día una
oportunidad inesperada ¿cómo saber si es
mejor responder a la oportunidad o ceñirse
al plan?
Actividad:
‘A dónde van
mis horas’

Como usar el tiempo para organizarnos mejor
• Planificar: Las cosas ocurren cuando
alguien hace que ocurran
• Priorizar: Generar el hábito de saber en
cada momento lo que más nos interesa
• Programar: Agenda diaria vs agenda a largo
plazo, ‘la cuenta atrás’
• Controlar el reloj: Controlar el tiempo
orientándose a objetivos
• Aprovechar las oportunidades: Utilizando
bien el tiempo para estar alerta
• Rápido y bien: Resultados/Objetivos
(eficacia) vs Resultados/Costes (eficiencia) =
EFECTIVIDAD
‘LOS 7 HÁBITOS
DE LA GENTE
ALTAMENTE
EFECTIVA’
https://www.youtube.com/watch?v=FYrUPtHUgSQ&t=10s

Preocupación frente a influencia
Actividad:
‘Alimentar la
influencia’

Como gestionar las herramientas de comunicación
INTERNET
TELÉFONO
CORREO
ELECTRÓNICO
REDES
SOCIALES
‘COMO
SOBREVIVIR SIN
E-MAIL’’
https://www.youtube.com/watch?v=gnv6K5JmpTM

La planificación semanal
• 30 ‘ cada semana
• Cambiar el paradigma de la urgencia a la
importancia
• Crear un marco de referencia para organizar
el tiempo según necesidades y principios
• Trasladar la misión personal al día a día
• Conectar con Visión y Misión >
Actividad:
‘Conectar
Visión/Misión’

Políticas de empresa para productivizar el tiempo
• Períodos sin interrupciones para todos
• Tiempo descontaminado
• Interrupciones ‘programadas’
• Reuniones profesionalizadas
• Preconizar y premiar la delegación
• Propagar la cultura del valor añadido
• Cultura de prioridades
• Proveerse de afuera: ‘outsourcing’
• Cultura de posterioridades

Políticas personales para productivizar el tiempo
Actividad:
‘Test de Asertividad’

El método Organízate con eficacia (en
inglés GTD o Getting Things Done )
es un proceso en cinco pasos para
dominar el arte de ocuparse relajada y
controladamente de las cosas.
Con independencia del entorno en el
que nos encontremos, cuando nos
ocupamos de nuestra vida y nuestro
trabajo y de sus permanentes cambios
pasamos por cinco etapas:
1.CAPTURAR. Capturamos aquello
que nos llama la atención;
2.CLARIFICAR. clarificamos lo que
significa cada cosa y lo que tenemos
que hacer con ellas;
3.ORGANIZAR. Organizamos los
resultados, que nos plantean las
opciones sobre las que
4.REFLEXIONAR. Reflexionamos y
entre las que decidimos para
5.ACTUAR.

1. CAPTURAR
a. Asuntos que
necesitan
algún tipo de
solución
b. Cada ciclo
abierto debe
estar en tu
sistema de
captura y
fuera de tu
cabeza
c. Ten el menor
número de
lugares de
captura
Políticas personales para productivizar el tiempo
2. CLARIFICAR
1. ¿Qué es este
asunto que
tengo en mi
bandeja de
entrada?
2. ¿Requiere
alguna acción
concreta?
3. ¿Cuál es la
siguiente
acción?
5. ACTUAR
• Contexto
• Tiempo
disponible
• Energía
disponible
• Prioridad
4. REFLEXIONAR
“Estar seguro de que
estás haciendo lo
que tienes que estar
haciendo y que no
pasa nada porque no
estés haciendo lo
que no estás
haciendo”
Revisión Semanal
Capturar , revaluar y
volver a procesar
¿Qué es lo que
haces una semana
antes de irte de
vacaciones?
Pues eso, todas las
semanas.
3. ORGANIZAR
1. Basura.
2. Incubar: una lista
de Algún día/Tal
vez.
3. Material de
referencia.
4. Una lista de “en
espera”.
5. Calendario de
acciones e
información.
6. Listas de
acciones
siguientes.
7. Lista de
proyectos.
8. Listas de
verificación.

Actividad:
‘Construcción
de la Torre’

ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4 ETAPA 5
COMPETENCIA
COMPROMISO
ETAPA 1
ORIENTACIÓN
ETAPA 2
INSATISFACCIÓN
ETAPA 3
RESOLUCIÓN
ETAPA 4
PRODUCCIÓN
ETAPA 5
TERMINACIÓN
Etapas de los equipos con altos desempeños

Fases de Desarrollo Grupal 1: Orientación
• Baja productividad.
• Las metas no están claras.
• Las habilidades y conocimientos del equipo no están desarrolladas.
• Moral relativamente alta: los miembros tienen interés y expectativas
positivas acerca del grupo.
• Los miembros del grupo dependen del líder.
• Tienen cierta ansiedad sobre sus funciones individuales y la conexión con
el grupo.

Fases de Desarrollo Grupal 2: Insatisfacción
• La productividad aumenta lentamente.
• Las habilidades y conocimientos del grupo empiezan a desarrollarse.
• La moral desciende a un nivel bajo al no conseguir alcanzar con facilidad
las expectativas y esperanzas iniciales. Inevitable efecto después de la
"luna de miel”.
• Los sentimientos de frustración, competitividad y confusión resultan
evidentes.

Fases de Desarrollo Grupal 3: Resolución
• La productividad sigue aumentando.
• Las habilidades y conocimientos del grupo continúan su desarrollo.
• Las metas se ven con más claridad o han sido redefinidas.
• La moral empieza a mejorar a medida que el grupo desarrolla métodos
para poder trabajar juntos.
• Los sentimientos negativos se van resolviendo.
• Aumenta la cohesión y los sentimientos positivos.
• Empieza a desarrollarse la confianza del grupo.

Fases de Desarrollo Grupal 4: Producción
• El equipo ha desarrollado las habilidades y conocimientos necesarios para
trabajar bien juntos y producir los resultados deseados.
• Los miembros del equipo tienen sentimientos positivos acerca de los
demás miembros y sobre los logros del equipo.
• Ya no dependen sólo del líder. Cada miembro asume el papel de líder si es
necesario. Esta fase es indicativa de un equipo de trabajo.

7. El proceso de delegación
Fases de la delegación
QUÉ
Decisiones
frecuentes
Funciones de
carácter creativo
Funciones que
añaden
polivalencia
Funciones
Técnicas
operativas ENQUIÉN
En quien tiene el
interés o la
habilidad
Quien tiene
tiempo
Quien se prepara
para una
promoción
Quién fue pasado
por alto la última
vez
CÓMO
Definir el proyecto
Dar autoridad,
recursos y apoyo
Seguimiento del
trabajo

1. Definir la asignación: clarificar que se delega y a quien.
Identificar al colaborador más capacitado / motivado
2. Informe de esta decisión a todas las personas que se
puedan ver afectadas
3. Facilite la información necesaria al colaborador para que
pueda ejecutar la tarea.
4. Aclare la expectativas y los márgenes de actuación
5. Establezca tiempos claros de ejecución
6. Defina métodos de control que sean conocidos: sistemas
de retroalimentación para verificar el trabajo
7. Conceda el derecho a equivocarse
8. Pida a sus colaboradores “soluciones”, no “problemas”
Elementos Clave de la delegación

6. “Como yo no lo hará nadie”
ERROR Nº 6.
‘Si lo quieres
pronto y bien,
hazlo tú
mismo’
LO
INTELIGENTE
ES:
‘DELEGAR’
7. “No puedo fiarme”
ERROR Nº 7.
‘’No delego
porque no
tengo gente
competente’
LA VERDAD
ES: ‘Que
nunca tendrás
gente
competente si
no delegas’
9. “No he de perder autoridad ”
ERROR Nº 9.
‘’Para
delegar no
tengo que
ceder
autoridad’
LA VERDAD
ES QUE:
‘delegar
implica
compartir
autoridad’
8. “Hay que ser equitativo”
ERROR Nº 8.
‘Como he
delegado a
Fulano, tengo
que delegar a
Mengano’’
LO
INTELIGENTE
ES: ’Delegar
según las
capacidades’
‘Hay que identificar siempre al
colaborador más idóneo para
cada tarea’
‘La clave del uso eficaz del
tiempo es hacer lo más
importante, lo demás es
delegable’
La competencia no aparece de
repente, sino por la formación, la
capacitación y el ejercicio de lo
aprendido’
‘Encontrando el justo
equilibrio de autonomía y
subordinación en el proyecto’
La delegación (y sus errores)

8. Técnicas para gestionar el estrés
ESTADO ‘F’
• FRAGMENTACIÓN
• FRUSTRACIÓN
• FRENESÍ
https://www.youtube.com/watch?v=S0IKWEYD_xg
‘ESTRÉS,
PELIGRO DE
MUERTE
(ODISEA)’
Cómo nos afecta la ‘vida moderna’
ESTADO ‘C’
• CULTIVAMOS (grandes ideas)
• CUIDAMOS (lo importante)
• CORTAMOS (con lo inútil)
• CONTROLAMOS (nuestra vida)
• CONECTAMOS (con la existencia)

8. Técnicas para gestionar el estrés
1. REDUCE LA VELOCIDAD
2. HAZ LO QUE MÁS TE IMPORTA
3. CREA SIEMPRE UN ENTORNO EMOCIONAL POSITIVO
4. INVIERTE EL TIEMPO CON INTELIGENCIA
5. IDENTIFICA Y CONTROLA LAS FUENTES DE ‘GEMMELSMERCH’
6. NO REALICES TAREAS MÚLTIPLES DE MANERA INEFICAZ (evitar el frazzing)
7. ENCUENTRA EL RITMO
8. JUEGA
Cómo navegar con sabiduría en las aguas del ‘mundo moderno’
Actividad:
‘Vamos a
aliviar nuestro
estrés’

Plan Personal de Mejora
ANEXO: Plan personal para una óptima GDT
UB EXECUTIVE MBA 2015-2016. Habilidades Directivas. ‘Gestión Eficaz del Tiempo y
productividad’ Plan de Acción Personal ©Alfons M. Viñuela, Octubre de 2016
1
PLAN DE ACCIÓN PERSONAL
MIS METAS A LARGO PLAZO * MIS METAS A CORTO PLAZO **
1
2
3
4
5
* Recuerda que éstas pueden ser PERSONALES, PROFESIONALES, RELACIONALES Y/O
ECONÓMICAS
** ¿Cómo se relacionan con las anteriores? (tal vez te puede servir usar flechas en ambos
sentidos)
2
DEFINIR TAREAS RELACIONADAS A CORTO PLAZO *
1
a
b
c
d
e
2
f
g
h
i
j
3
k
l
m
n
o
4
p
q
r
s
t
5
u
v
x
y
z
* Relacionadas con las metas a corto plazo que has identificado en la hoja anterior.
3
QUÉ OBSTÁCULOS SOLVENTAR / QUE ESTRATEGIAS EMPLEAR *
OBSTÁCULO ESTRATEGIA
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
m
n
o
p
q
r
s
t
u
v
x
y
z
* Como hemos comentado, los OBSTÁCULOS pueden ser externos / internos y las
ESTRATEGIAS serán formas nuevas de enfrentarnos a los obstáculos/problemas detectados
4
REPASANDO CONCEPTOS DE LA ASIGNATURA (GDT y PRODUCTIVIDAD)
PUNTOS
TRATADOS
A MEJORAR PORQUÉ ES
IMPORTANTE QUE
MEJORE
QUÉ ACCIÓN VOY
A HACER PARA
QUE MEJORE
Mi mensaje al
exterior sobre mi
relación con el
tiempo (mi ‘LEY’)
Trabajar por y con
OBJETIVOS
Mi VISIÓN, MISIÓN
y VALORES
LADRONES DEL
TIEMPO
(interrupción de 3as
personas)
PRIORIZAR,
distinguir entre lo
URGENTE y lo
IMPORTANTE
STOP, START,
KEEP Como
trabajar el
cuadrante Q2
Los 7 Hábitos de la
Gente Altamente
Efectiva * ¿alguno
en particular?
Mi relación con mi
Correo Electrónico
(los e-mails)
Mi relación con el
TELÉFONO (Móvil y
fijo) y REDES
SOCIALES
Mi método de
productividad
El proceso de
DELEGACIÓN
¿delego? ¿se
delegar?
Otro …
* No hace falta que busques una respuesta y/o acción para cada casilla. Concéntrate en lo que
será crítico para ti (y que tenga relación con tus metas y objetivos!)
metas
conceptosobstáculos
tareas

1. Qué puedo
mejorar
2. Por qué es
importante
3. Qué voy a hacer
mañana para
empezar a mejorarlo
Aprovechar el tiempo
1
Detener a los ladrones
del tiempo2
Definir metas y
objetivos3
Tener en cuenta la
curva de rendimiento4
Utilizar planes diarios
5
Establecer prioridades
6
Ser positivo
7
Planificar por escrito
8
Delegar
9
Utilizar una agenda de
trabajo10
ANEXO 2:
Acciones posibles para tu Plan de Mejora Personal

“Posiblemente nada distingue tanto al profesional
eficaz como su amor al tiempo.” Peter F. Drucker
• Acosta Vera, José María: ‘El Tiempo, la PNL y la Inteligencia Emocional’. Gestión 2000,
2005.
• Alborés, Pablo: ‘Gestión del tiempo. El Time Management y su aplicación en la empresa
actual’. Ideas Propias, 2005.
• Allen, David: ‘Haz que funcione’ (Getting Things Done). Alienta, 2011
• Bach, Eva – Forés, Anna. ‘La Asertividad. Para gente extraordinaria’. Plataforma, 2009
• Forsyth, Patrick. ‘Cómo administrar su tiempo’. Kogan Page, 2007
• Hallowell, Edward M. ‘No te vuelvas loco’ VíaMagna, 2007
• Lencioni, Patrick: ‘reuniones que matan’. Empresa Activa, 2004
• Mancini, Marc: ‘Gestión Eficaz del tiempo’. McGraw Hill, 2003
• Torrabadella, Paz. ‘Cómo desarrollar la Inteligencia Emocional’. Océano, 2006.
• Ury, William. ‘El poder de un NO positivo’. Ed. Bantam, 2007
B I B L I O G R A F Í A

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