Guia de reuniones hibridas y remotas #CADE Te decimos como

1. Colaborar sin compromiso
Guía para reuniones
híbridas y remotas
eficaces
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2. Contenido
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/ Guía para reuniones híbridas
/ Guía para el trabajo remoto
/Guía para reuniones técnicas
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
1 /
Guía para
el trabajo
híbrido
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Antes de la reunión
Prepare a todos los asistentes eligiendo el formato de reunión
que mejor se adapte a sus necesidades, estableciendo las
expectativas de los mismos y gestionando los roles y el acceso.
Elija el espacio adecuado:
Determine los resultados que desea ofrecer y reserve el
espacio adecuado para ello. O, si se trata de una lluvia de
ideas, considere un espacio con una pizarra. Si se trata de una
presentación, prepare un espacio con un ángulo de cámara claro
del presentador, para que los participantes en persona y remotos
puedan acompañarlo.
Tómese cinco minutos para la transición:
Programe reuniones con una pausa de cinco minutos al comienzo
o al final de la hora o media hora. Esto permite un rápido
descanso entre las reuniones para mejorar la concentración y la
participación.
Manténgase informado:
Con los componentes Fluid, todos los invitados a la reunión
podrán colaborar en la agenda para garantizar que los objetivos
estén claros y que la reunión sea productiva. Abra los detalles de la
reunión para ver y colaborar con la agenda antes de que empiece
la reunión.
Comience la reunión tan pronto como
los participantes entren en la sala:
Cuando ingrese en la sala, únase a la reunión desde la consola
de la sala de conferencias antes de que comiencen el chat y las
interacciones sociales entre los asistentes presenciales, para que los
asistentes remotos puedan participar.
Únase a las reuniones desde sus dispositivos
personales en la sala:
Traiga su dispositivo personal a la sala para utilizar los recursos
de acompañamiento como levantar la mano, chatear y usar
reacciones. Además, no dude en unirse a la reunión con la cámara
encendida si desea mostrarse más visible.
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Durante la reunión
Aproveche el tiempo de los asistentes mientras organiza
reuniones que reflejen su cultura y utilice herramientas que
hagan la experiencia más atractiva.
Encuentre el tipo de visualización ideal:
Elija entre las vistas de la galería en la sala, como el modo
conjunto y la galería grande, para garantizar la mejor disposición
para presentar y ver al público, especialmente a los que se unen a
la reunión de forma remota.
Manténgase enfocado:
Con los componentes Fluid, los asistentes pueden seguir
fácilmente la agenda y colaborar en las notas y tareas de la
reunión directamente en la misma. Si se le asignan tareas durante
la reunión, podrán acceder a ellas a través de aplicaciones, como
Planner y To Do.
Tenga en cuenta la inclusión:
Haga check-in de los asistentes remotos y manténgase atento en
la ventana de chat para ver si hay preguntas o ideas compartidas.
Active las tanscripcionesen vivo y grabe la reunión para mejorar la
experiencia en tiempo real y para quienes no hayan podido asistir,
que la puedan ver más tarde.
Mantenga las reuniones interactivas y atractivas:
Utilice el recurso Levantar la mano para darles a todos la
oportunidad de hablar, chatear y hacer un seguimiento de las
preguntas y los comentarios, un moderador para facilitar el debate y
acompañar la participación, y salas de reuniones para incentivar la
colaboración en grupos pequeños.
Realice una lluvia de ideas efectiva en tiempo
real:
Utilice una pizarra digital compartida entre la sala y los participantes
remotos. O, si se utiliza una pizarra física, asegúrese de que la
cámara de contenidos esté encendida en la sala para captar
claramente lo que está escrito.
Haga que la copresentación sea fluida:
Utilice PowerPoint Live en Microsoft Teams para facilitar la transición
a los copresentadores, tanto si están en la sala como si participan
a distancia. Además, las personas que se incorporan tarde pueden
desplazarse por el contenido para ponerse al día.
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Después de la reunión
Asegúrese de que el progreso continúa después de la reunión
y de que las personas adecuadas estén informadas de las
decisiones y los resultados.
Finalice la reunión con cierto impacto:
Utilice el banner de alerta de 5 minutos para finalizar y alinear
los próximos pasos. Incluya los siguientes pasos en el chat de la
reunión o en la pestaña de notas en la reunión de Teams.
Mantenga todo en un solo lugar:
Con los componentes Fluid y el resumen de la reunión, las
notas y tareas se comparten automáticamente dentro del
contexto de la reunión, junto con la grabación, la transcripción y
el contenido compartido.
Continúe con la conversación:
Los participantes podrán continuar el debate en el chat
de la reunión para verificar las actualizaciones dentro del
contexto de la reunión y de las reuniones recurrentes.
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Guía de trabajo
remoto
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Trabajar de forma remota puede reducir las distracciones
en el lugar de trabajo, pero puede introducir una serie de
factores personales a tener en cuenta.
La configuración adecuada de la oficina en casa puede permitir a
los colaboradores realizar su trabajo y mantener las conexiones
con los colegas.
Vea algunos consejos y trucos útiles a continuación, así como
la forma en que los colaboradores de Microsoft han adoptado
el trabajo remoto y un recorrido útil por las configuraciones
recomendadas.
Explorar las configuraciones de trabajo >>
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Antes de la reunión
Prepárese para el éxito eligiendo el espacio y la configuración
que mejor se adapte a sus necesidades.
Optimice su espacio:
Seleccione un escritorio y una silla ergonómicos proporcionales
al tamaño de su espacio de trabajo. El uso de muebles ajustables
permite mantener una postura saludable aumentando la
comodidad y el bienestar, a la vez que se adapta a los espacios
existentes en el hogar.
Utilice periféricos dedicados:
El parlante y la cámara web incluidos en una portátil son
convenientes, pero los periféricos certificados para los equipos
están comprobados y demostrados para ofrecer un audio y un
vídeo ideales, tanto por su parte como por la de los participantes
en la reunión. También podrán descargar parte de la tensión en
su PC, liberándola para que funcione más rápido.
Tenga en cuenta lo que está siendo
compartido:
Analice el campo de visión de la cámara y el nivel de captación de
audio antes de unirse a una reunión. El panorama de la reunión
puede mostrar lo que la otra parte puede ver e implementar el
desenfoque de fondo o la sustitución en los casos en los que es
posible que se desee ser discreto con los ajustes.
Manténgase informado:
Con los componentes Fluid, todos los invitados a la reunión
podrán colaborar en la agenda para garantizar que los
objetivos estén claros y que la reunión sea productiva. Abra
los detalles de la reunión para ver y colaborar con la agenda
antes de que empiece la reunión.
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Durante la reunión
Sea visto y escuchado claramente con las reuniones y
dispositivos de Teams, le permitirá participar y presentar con
confianza.
Aumente el área de superficie de la pantalla:
Una pantalla grande o varias pantallas pueden mejorar en gran
medida la productividad al darle más espacio para trabajar.
Obtenga más información con varias ventanas abiertas y
acompañe la vista de reunión que ha elegido, como el modo
conjunto, con mayor detalle sin tener que elegir entre el contenido
o los participantes de la reunión.
Tenga en cuenta la iluminación:
Una luz insuficiente puede provocar fatiga visual y un aspecto
sombrío o resplandeciente. Añada una fuente de luz detrás de su
computadora o utilice un periférico con iluminación incorporada
para que luzca claramente independientemente del brillo a lo
largo del día.
Adopte el movimiento:
Siéntase libre de caminar alrededor de su campo de visión,
exprésese con gestos o utilice una pizarra blanca tradicional o
digital, lápiz y papel. El seguimiento automático del orador, la
captura de contenido y el posicionamiento ajustable con cámaras
web le permiten presentarse de forma natural y cómoda.
Manténgase enfocado:
Con los componentes Fluid, los asistentes pueden seguir
fácilmente la agenda y colaborar en las notas y tareas de la
reunión directamente en la misma. Si se le asignan tareas
durante la reunión, podrán acceder a ellas a través de
aplicaciones, como Planner y To Do.
Utilice herramientas para interactuar y
participar en las reuniones:
Utilice el recurso Levantar la mano para darles a todos la
oportunidad de hablar, chatear y hacer un seguimiento de
las preguntas y los comentarios, un moderador para facilitar el
debate y acompañar la participación, y salas de reuniones para
incentivar la colaboración en grupos pequeños.
Haga que la copresentación sea fluida:
Utilice PowerPoint Live en Microsoft Teams para facilitar la
transición a los copresentadores, tanto si están en la sala
como si participan a distancia. Además, las personas que se
incorporan tarde pueden desplazarse por el contenido para
ponerse al día.
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Después de la reunión
Asegúrese de que el progreso continúe después de que
finalice la reunión y de que siempre permanezca en el flujo de
trabajo.
Finalice la reunión con cierto impacto:
Utilice el banner de alerta de 5 minutos para finalizar y alinear
los próximos pasos. Incluya los siguientes pasos en el chat de la
reunión o en la pestaña de notas en la reunión de Teams.
Mantenga todo en un solo lugar:
Con los componentes Fluid y el resumen de la reunión, las
notas y tareas se comparten automáticamente dentro del
contexto de la reunión, junto con la grabación, la transcripción y
el contenido compartido.
Minimice las distracciones:
Herramientas como lacancelación automática del ruido, el
desenfoque de fondo y la sustitución ayudan a reducir las
distracciones ambientales que pueden estar presentes cuando
se trabaja en casa. Unos auriculares pueden resultar útiles para
concentrarse en tareas independientes.
Utilice comandos rápidos:
Los periféricos de Teams suelen tener un botón de Teams con
controles de llamada al alcance de la mano. Abra fácilmente
la interfaz de Teams cuando vea una notificación o, mejor aún,
implemente un dispositivo complementario como la pantalla de
Teams para permitir reacciones rápidas sin cambiar de contexto.
Transferencia entre dispositivos:
Los descansos entre reuniones para hidratarse, tomar un refrigerio
o estirarse son imprescindibles para el bienestar en caso de
reuniones remotas. Acompañe su trabajo desde otras partes de
su casa o incluso a un viaje con la función de "transferencia"
de llamadas o reuniones y colóquese auriculares móviles para
mantenerse al tanto cuando no se encuentra en su escritorio.
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Vea a continuación tres formas sencillas de empezar con los equipos, y visite aka.ms/Teamsdevices para
obtener más información
Configuración en cualquier lugar
Un auricular certificado por Teams puede permitir
que incluso la configuración más simple se convierta
en una zona de colaboración productiva. Reduzca el
ruido de fondo y las distracciones con las funciones
integradas de Teams y trabaje con comodidad y
concentración con un accesorio de audio.
Productos utilizados: Auriculares con cable e
inalámbricos de Microsoft
Maximizador de tareas
Dos monitores de 21" junto con una barra de
vídeo permiten a los usuarios ver información en
una pantalla y a los participantes de las reuniones
en otra. Una experiencia similar se encuentra en
un monitor Teams de pantalla ancha de 34"con
periféricos incorporados y botón Teams.
Productos utilizados: Poly Studio P15, Dell Video
Monitor de conferencias
Para obtener más configuraciones, acompañe este vídeo
Reuniones poderosas en casa
Lleve la sala de conferencias a casa con una
configuración de sala combinada con una pantalla
grande.
Esta configuración es perfecta para personas que
necesitan interactuar con partes virtuales o usan
la comunicación verbal con frecuencia.
Productos utilizados: Poly Studio X30
Ver configuraciones
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Anatomía de una configuración de
trabajo remoto
Una oficina en casa debe ser cómoda, productiva y personalizada según
el estilo y la situación de vida de un individuo. Considere los siguientes
principios y reflexione sobre:
1 Mobiliario
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Un escritorio y una silla ajustables pueden ayudar a los colaboradores a alternar
entre estar sentados y permanecer de pie durante el día. Para la mayoría de las
personas, un escritorio a aproximadamente 75 cm por encima del suelo y una
silla inclinada hacia atrás a 110 grados proporcionarán una base cómoda. Los
ojos de un usuario deben alinearse con un punto 5 a 7 cm por debajo de la parte
superior de un monitor o pantalla para reducir la tensión corporal.
Iluminación
La luz natural, los dispositivos existentes, las luces de pie y las luces de escritorio
pueden ayudar tanto a la vista del usuario como a su apariencia en las reuniones.
Enfrentarse a una fuente de luz puede reducir las sombras en los vídeos; en
caso de configuraciones más tenues, pruebe un dispositivo con iluminación
incorporada como la Aver Cam 130 y el monitor Poly Studio P21.
Pantallas
El número y el tamaño de las pantallas desde las que los usuarios trabajan
pueden afectar en gran medida la calidad de su experiencia de trabajo remoto.
Un monitor independiente puede mejorar la postura con una colocación
adecuada y una configuración de doble pantalla puede mejorar la productividad
y la colaboración. Teams ahora ofrece monitores con funcionalidad de Teams
incorporada en el monitor de videoconferencia Dell y Poly Studio P21.
Audio
Sin un audio adecuado, tanto del lado del usuario como del lado de la reunión,
la colaboración puede ser increíblemente compleja. Por lo tanto, los accesorios
que amplifican el sonido y que han sido desarrollados para capturar la voz sin
transmitir ruido de fondo son imprescindibles. Los dispositivos certificados para
Teams son sometidos a pruebas de funciones como la cancelación automática de
ruido, la calidad de sonido y la transmisión de voz para que los usuarios sepan
que se les oye con claridad y no se pierdan nada de lo que se dice en sus salas de
reuniones virtuales.
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5 Vídeo
Una cámara web o barra de vídeo correctamente colocadas puede mejorar en gran
medida la claridad y la calidad con la que aparecen los usuarios en las reuniones y
mejorar las conexiones en las reuniones virtuales al proporcionar una mejor mirada.
Con el recurso de seguimiento del orador, como el que se encuentra en Poly Studio
P15, los usuarios pueden moverse por el espacio. Muchas cámaras web vienen con
obturadores de privacidad, lo que garantiza que los usuarios tengan el control de lo
que se ve y lo que no se ve. Cámaras web de gran calidad incluyen la nueva cámara
web moderna de Microsoft y Yealink UVC20.
6 Cableado
Con una portátil que alimenta a la computadora, a los segundos monitores,
periféricos de audio, vídeo e iluminación, una estación de trabajo puede verse
repleta de cables. La mayoría de los accesorios de audio y vídeo vienen con un
dongle USB, que optimiza la conexión de los usuarios por Bluetooth y, por lo tanto,
debe conectarse antes de usar. Una estación de acoplamiento, como Surface Dock,
con amplios puertos USB puede admitir dongles, así como convertir salidas HDMI
y fuentes de alimentación en una práctica herramienta de escritorio, fácilmente
disimulable tras la decoración.
7 Movilidad
Ya sea para dar un paseo, tomar un descanso para beber algo o simplemente
cambiar de aires, una de las mejores maneras de mantenerse en contacto es
aprovechar las aplicaciones de productividad para smartphones. Transfiera sus
reuniones al teléfono desde el PC y lleve consigo un par de auriculares con
cancelación de ruido para mantenerse conectado. Pruebe los auriculares de audio
Surface o Bose UC 700.
Vea cómo trabaja un colaborador
de Microsoft desde su casa
Ver su configuración
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Guía para
reuniones
técnicas
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Habilite escenarios híbridos para fomentar la colaboración
Prepare a su empresa para el éxito habilitando escenarios híbridos para fomentar la colaboración. Con salas, teléfono y
reuniones de Microsoft Teams, su empresa estará equipada con las herramientas necesarias para comunicarse y colaborar de
manera efectiva.
Implemente Salas de Microsoft Teams:
La guía interactiva sobre la gestión de dispositivos le guiará a
través del proceso de creación y configuración de una cuenta que
utilizará Salas de Teams, configurará Microsoft Teams Rooms con
la nueva cuenta y luego administrará el dispositivo en el centro de
administración de Microsoft Teams.
Implemente Microsoft Teams para Reuniones:
La guía de adopción de Microsoft Teams proporcionará
orientación para implementar Teams en toda la empresa, incluyendo
modelos de planes de adopción y comunicación.
Implemente Microsoft Teams Phones:
La guía interactiva "Configurar el sistema telefónico" guiará el proceso de creación
e implementación de una cola de llamadas y un asistente automático como parte de
las llamadas de Microsoft Teams.
La guía interactiva "Configurar el enrutamiento directo" guiará el proceso de
conectar un controlador de borde de sesión al enrutamiento directo en Microsoft
Teams y configurar el enrutamiento de voz creando políticas, rutas y usos.
La guía interactiva "Configuración de conferencias de audio" guiará el proceso de
adquirir un número de teléfono y asignarlo como puente de conferencia, configurar
los ajustes del puente de conferencia y establecerlo como predeterminado, y
asignar números de teléfono de acceso telefónico para los usuarios que dirigen las
reuniones, configurar sus ajustes y notificarlos.
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Proteja al personal y a la información en Teams
Teams ha sido diseñado y desarrollado teniendo en cuenta la seguridad, el cumplimiento y la privacidad. Siga estas prácticas
recomendadas para garantizar que su empresa e individuos estén facultados para llevar a cabo reuniones seguras y protegidas.
Seguridad y cumplimiento en Teams:
La guía de seguridad y cumplimiento mostrará las mejores
prácticas para proteger datos, identidades y dispositivos de su
empresa.
Marco de seguridad para Teams:
La guía de seguridad de Microsoft Teams repasa el marco de
seguridad de Teams y las medidas de seguridad predeterminadas.
Además, la guía ofrece las mejores prácticas para que los
administradores aborden las amenazas a las reuniones de Teams.
Privacidad en Teams:
La guía de privacidad de Microsoft Teams explicará el
consumo y el propósito de la recopilación de datos dentro de
Microsoft Teams.
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Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces
Personalice sus políticas organizativas
Prepare a todos los asistentes eligiendo el formato de reunión que mejor se adapte a sus necesidades, estableciendo las
expectativas de los mismos y gestionando los roles y el acceso.
Gestione las políticas de Teams:
La gestión de las políticas Teams guiará el proceso de asignación
y gestión de las políticas de Teams para la empresa.
Integre y administre aplicaciones y flujos de trabajo:
La guía de integración y administración de aplicaciones guiará a
través del proceso de integración y administración de aplicaciones
de Microsoft y de terceros dentro de Teams.
Gestione la configuración de Teams en su empresa:
Gestione la configuración de Teams, como la colaboración
externa, el acceso de invitados y otras configuraciones.
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