Los Formularios de Google: creación, gestión y administración de respuestas

Formularios de Google
Ana Garrido y Teresa Montaner
Julio 2019
MEJORA DE LA
COMPETENCIA DE
CREACIÓN DE
CONTENIDOS DIGITALES

Julio 2019 2
Ana Garrido Rubio agarrido@unizar.es Facultad Economía y Empresa
Teresa Montaner Gutiérrez montagut@unizar.es Facultad Economía y Empresa
Formularios de Google:
Creación, Gestión y
Administración de Respuestas
http://bit.ly/CEVerano2019-Forms

Julio 2019 3
portalcorreo.unizar.es

Julio 2019 4
Con tu cuenta Google UNIZAR
Rellenad el FORMULARIO
http://bit.ly/2MXG5n0
PARA EMPEZAR….

Julio 2019 5
PARA EMPEZAR….
OPCIONAL
Con OTRA cuenta (NO UNIZAR)
Rellenad el FORMULARIO
http://bit.ly/2Kr8902

Julio 2019
APLICACIONES DE LOS FORMULARIOS A LA DOCENCIA
• Formación de grupos de trabajo
• Inscripción a jornadas o seminarios
• Encuestas de satisfacción/valoración de la
asignatura
• One Minute Paper
• Trivial …

Julio 2019
FORMULARIOS: CUESTIONES GENERALES
Los formularios son un documento de Drive y para
crear un nuevo hay que acceder desde

Julio 2019
CREACIÓN DE UN FORMULARIO ON LINE
Seleccionamos Nuevo  Más  Formularios de Google
En el momento en que
creemos el formulario,
empezaremos a diseñar el
cuestionario

Julio 2019
Donde diseñaremos
el cuestionario
Donde se recogerán las
respuestas al mismo
Al crearlo aparecen diferenciadas dos pestañas

Julio 2019
Espacio para poner
la introducción de
la encuesta
Empezaremos a
escribir las preguntas
del formulario
Hay once tipos de
preguntas entre las
que se puede elegir
Título de la
encuesta
Si queremos, podemos hacer
preguntas obligatorias
DUPLICAR
ELIMINAR

Julio 2019
Otras OPCIONES:
“Añadir PREGUNTA”
“Importar PREGUNTAS”
“Añadir TÍTULO y DESCRIPCIÓN”
“Añadir IMAGEN”
“Añadir VIDEO”
“Añadir SECCIÓN”
Paleta de
colores
Vista previa
Configuración
(presentación y final)
Si queremos, podemos insertar
una imagen en la pregunta

Julio 2019

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
Botón MOSTRAR:
Las opciones CAMBIAN en
función del tipo de pregunta

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
En su última actualización, Google
Drive nos sugiere tipo de pregunta
… e incluso posibles respuestas a esta

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
RESPUESTA CORTA
Sirven para preguntas abiertas en las que dejamos
poco espacio para contestar.
VALIDACIÓN de DATOS:
Podemos asegurar que los encuestados
rellenen las respuestas de acuerdo con
unas directrices que establezcamos

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
• Los campos "Texto" tienen cuatro tipos de opciones de
validación:
 Número: Para asegurar que la respuesta sea un número de
un determinado tipo.
 Texto: Para asegurar que la respuesta sea texto con una
determinada propiedad.
 Longitud: Para asegurar que la respuesta tenga un mínimo
o máximo de caracteres
 Expresión regular: Asegurar que el texto contenga o
coincida con una determinada expresión regular.
VALIDAR RESPUESTAS
RESPUESTA CORTA

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
VALIDAR RESPUESTAS
RESPUESTA CORTA

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
PARRAFO
También para preguntas abiertas pero en este caso
dejamos más espacio para contestar.

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
PÁRRAFO
VALIDAR RESPUESTAS
• Los campos "Texto de Párrafo" tienen dos tipos de
opciones de validación:
 Longitud: Para asegurar que la respuesta tenga un
mínimo o máximo de caracteres.
 Expresión regular: Asegurar que el texto contenga o
coincida con una determinada expresión regular.

Julio 2019
SELECCIÓN MÚLTIPLE
Permiten incluir filtros
(ir a una sección).
Es una pregunta cerrada de respuesta ÚNICA. En la pantalla
aparecerán todas las respuestas que hayamos definido.
TIPOS DE PREGUNTAS
Podemos
insertar una
imagen por
respuesta
Si queremos, se
pueden ordenar
aleatoriamente las
opciones de
respuesta

Julio 2019
CASILLAS DE VERIFICACIÓN
Es una pregunta cerrada de respuesta MÚLTIPLE
TIPOS DE PREGUNTAS
¿Qué días de la semana te gusta salir?
Se pueden ordenar aleatoriamente
las opciones de respuesta

Julio 2019
• Los campos “Casillas de Verificación" tienen tres tipos
de opciones de validación:
 Selecciona por lo menos: Para asegurar que se active un
mínimo de casillas de verificación en la respuesta
 Selecciona como máximo: Para asegurar que se active un
máximo de casillas de verificación en la respuesta
 Selecciona exactamente: Para asegurar que se active un
determinado número de casillas de verificación en la
respuesta.
VALIDAR RESPUESTAS
TIPOS DE PREGUNTAS

Julio 2019
DESPLEGABLE
Permiten incluir filtros
(ir a una sección).
Si queremos, se pueden ordenar
aleatoriamente las opciones de
respuesta
Es una pregunta cerrada de respuesta única. En la pantalla
aparecerán las respuestas en una lista desplegable.
TIPOS DE PREGUNTAS

Julio 2019
ESCALA LINEAL
Podemos poner (o no) etiquetas
Sirve para preguntas tipo Likert donde planteamos una
pregunta y el encuestado indica su opinión en una escala con
la amplitud que hayamos definido.
TIPOS DE PREGUNTAS
La amplitud puede ser de 0 hasta 10

Julio 2019
ESCALA LINEAL
TIPOS DE PREGUNTAS

Julio 2019
CUADRÍCULA DE VARIAS OPCIONES
Aquí escribimos los enunciados o
ítems que compongan la escala a
valorar
Si queremos obligar a que
respondan cada afirmación
Cuando queremos que cada columna sea
escogida sólo una vez (Ej. Asociar cada marca
con un único adjetivo)
Al igual que las anteriores, sirven para preguntas tipo Likert
con varios indicadores o ítems.
TIPOS DE PREGUNTAS
Podemos poner cuántos niveles (posiciones)
queramos en la escala. También se pueden
(o no) agregar etiquetas

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS

Julio 2019 31
TIPOS DE PREGUNTAS
CUADRÍCULA DE CASILLAS DE VERIFICACIÓN
Aquí escribimos los diferentes
enunciados o ítems a valorar
Si queremos obligar a que
respondan cada afirmación
Igual que la anterior, pero permite seleccionar varias opciones
de diversas categorías
Podemos poner cuántos niveles (posiciones)
queramos en la escala.

Julio 2019 32
TIPOS DE PREGUNTAS

Julio 2019
FECHA
TIPOS DE PREGUNTAS
Si queremos, se puede incluir también la hora
Se utiliza para introducir una fecha.

Julio 2019
HORA
TIPOS DE PREGUNTAS
Si queremos, en lugar de la hora, podemos pedirle que
indique la duración
Sirve para introducir una hora.

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
SUBIR ARCHIVOS
Permite que los encuestados puedan subir un archivo
Cuando vayan a responder los
encuestados se les mostrará un aviso.
Sólo podrán contestar usuarios con
cuenta de Google

Julio 2019 36
TIPOS DE PREGUNTAS
SUBIR ARCHIVOS
Podemos modificar el tamaño máximo
de archivos subidos

Julio 2019
SUBIR ARCHIVOS
TIPOS DE PREGUNTAS
Permite subir más de
un archivo
El tamaño de archivo permitido
también puede variar

Julio 2019
TIPOS DE PREGUNTAS
SUBIR ARCHIVOS
Podemos limitar los
diferentes tipos de archivos
a subir

Julio 2019
OTROS ELEMENTOS DE LOS FORMULARIOS
IMPORTAR PREGUNTAS
Podemos importar preguntas de otros cuestionarios que
hayamos realizado con anterioridad, al formulario que
estemos creando
Seleccionaremos el
formulario del que
queramos importar
las preguntas

Julio 2019
IMPORTAR PREGUNTAS
Podemos seleccionar las preguntas
y secciones que queramos del
formulario que hemos creado con
anterioridad
Estas se incorporarán en el
formulario que estemos creando
en ese momento

Julio 2019
SECCIÓN
Los formularios de Google Drive permiten dividir el
formulario en partes para que sea más fácil leerlo y
rellenarlo. De esta forma, podríamos agrupar las preguntas
por temas o filtrar bloques de preguntas. Se puede añadir
un título y una descripción a cada sección.

Julio 2019
SECCIÓN
Para pasar de una sección a otra, la pregunta
“filtro” deberá de ser obligatoria

Julio 2019
SECCIÓN
Le hemos indicado que según la respuesta vaya a
una sección u otra. Cuando hacemos esto, al
finalizar esta sección…
… no pasa a la siguiente sección, sino que
“domina” el filtro de la pregunta

Julio 2019
Los formularios de Google Drive permiten personalizar un
formulario o adaptarlo al público al que va dirigido. Para
ello, haremos clic en el icono de la paleta de colores
AÑADIR UN TEMA O UN COLOR
Podemos modificar el color del
formulario o…
…crear un tema
personalizado
Cambiar el color de fondo o…
… el estilo de la fuente

Julio 2019
Si cambiamos el color
del tema…
…se modifica el color de fondo

Julio 2019
Podemos seleccionar
una imagen como
encabezado …
… pudiendo elegir una de las plantillas
existentes en el panel (están organizadas por
temas) …
… o crear nuestro propio tema subiendo
una imagen personalizada

Julio 2019

Julio 2019
PRÁCTICA I
FORMULARIOS
CREACIÓN DEL CUESTIONARIO
• Crea un formulario que se llame Práctica deportiva_tu
nombre. Antes de hacerlo determina:
• Qué tipos de preguntas son.
• Cuántas secciones son necesarias
• Organización del cuestionario

Julio 2019
PRÁCTICA I
FORMULARIOS

Julio 2019
PRÁCTICA I
FORMULARIOS
ESCALA LINEAL

Julio 2019
PRÁCTICA I
FORMULARIOS

Julio 2019
PRÁCTICA I
FORMULARIOS
PÁRRAFO
RESPUESTA CORTA

Julio 2019
• Si nuestra encuesta contiene FILTROS, deberemos crear A
PRIORI, las diferentes partes / páginas (secciones) de la
encuesta. En el ejemplo de PRÁCTICA DEPORTIVA:
– Sección 1  Inicio de la encuesta (P 1 ¿Practicas semanalmente…?)
– Sección 2  Preguntas EXCLUSIVAS para los deportistas (P2 y P3)
– Sección 3  Preguntas EXCLUSIVAS de los NO deportistas (P4)
– Sección 4  Preguntas COMUNES para AMBOS GRUPOS (a partir
P5)
PRÁCTICA I
FORMULARIOS

Julio 2019
COMPARTIR Y DIFUNDIR FORMULARIOS
COMPARTIR
Google Drive, permite trabajar de manera conjunta en un
formulario con otros colaboradores añadiendo sus nombres o
direcciones de correo electrónico

Julio 2019
DIFUNDIR
Una vez finalizado el
cuestionario, tenemos
que publicarlo. Para ello
existen CUATRO
opciones
Si nuestros encuestados fuesen
exclusivamente usuarios de
Google UNIZAR, podríamos
señalar esta opción para recopilar
automáticamente sus nombres

Julio 2019
1. Enviarlo por correo electrónico
Mails de nuestros destinatarios
Podemos personalizar el
título del mensaje
Podemos añadir un texto al
mensaje.
Podemos mandar el correo sólo
con el link a la encuesta o con el
cuestionario incrustado

Julio 2019
2. Obtener un enlace al formulario: para enviarla
por correo electrónico (no directamente), chat… a nuestros
conocidos o a los destinatarios del estudio para que rellenen
el cuestionario
Como la dirección que Google nos da es muy larga, nos da la
posibilidad de acortarla. También podríamos utilizar
«acortadores» de URL (por ejemplo bit.ly)

Julio 2019
3. Insertar un formulario en un sitio web o en un
blog.
También podemos modificar el tamaño
Si incluimos preguntas de “Subida de
archivos” NO podremos insertar HTML
Podemos copiar el código HTML que
aparece e insertarlo en nuestra web o blog

Julio 2019

Julio 2019
4. Por último, podemos “Compartir”
directamente el formulario en medios
sociales a través de Facebook o Twitter.

Julio 2019
DESTINO DE LAS RESPUESTAS
Una vez creado el formulario habrá que decidir dónde
guardar las respuestas.
RECOGIDA DE RESULTADOS
Tendremos que seleccionar el destino de
las respuestas entre: (1) Nueva hoja de
cálculo o (2) Hoja de cálculo ya existente

Julio 2019

Julio 2019
Podemos activar las notificaciones
de respuestas nuevas
Podemos cambiar el destino de las
respuestas en cualquier momento
También podemos descargar
las respuestas (formato .csv)
Se pueden eliminar las respuestas del formulario pero…
NO de las hojas de cálculo en las que se hayan copiado
anteriormente
Si ya no queremos guardar
más respuestas en una
hoja de cálculo, podemos
desvincularla /
desenlazarla del formulario
en cualquier momento. En
ese caso, se pueden seguir
recibiendo respuestas pero
no se acumulan en la hoja
de cálculo de antes.

Julio 2019
Desde la hoja de cálculo,
también podemos definir las
Reglas de Notificación (en
este caso, diariamente
recibiremos un correo
electrónico con el resumen
de todos los usuarios que
han enviado un formulario)

Julio 2019 65
DESTINO DE LAS RESPUESTAS: COMPARTIR
• Si creo el formulario y lo comparto, cuando generemos la hoja
de cálculo con las respuestas, AUTOMÁTICAMENTE se
compartirá esta.
• Si creo el formulario, creo la hoja de respuestas y después
comparto el formulario, NO SE COMPARTIRÁ
AUTOMÁTICAMENTE la hoja de respuestas (al querer acceder a
esta desde el formulario que sí tenemos compartido, nos dirá
que se necesita permiso).
POR TANTO, HAY QUE TENER CLARO QUE
QUEREMOS COMPARTIR

Julio 2019
DETENER RECOPILACIÓN DE RESPUESTAS
Quitando la marca “Se aceptan respuestas” el
enlace dejará de funcionar y la encuesta ya no
estará activa (se habrá detenido la recepción de
cuestionarios)
Este mensaje se puede
personalizar

Julio 2019
RESUMEN DE RESPUESTAS
Conforme nos respondan, nos aparecerá un resumen
Podemos seleccionar “individual” y ver qué ha
contestado cada encuestado. Desde esa opción
podremos eliminar aquellas encuestas que no
sean válidas o no nos interesen y
automáticamente el resumen de respuestas se
recalculará.
Eliminar una respuesta del formulario no la
elimina de la hoja de cálculo ni viceversa.

Julio 2019
RESPUESTAS  Caso SUBIR ARCHIVOS
El caso SUBIR ARCHIVOS, es“ESPECIAL”

Julio 2019
Como podemos observar, en los campos “Foto” y “Expectativas” hay un enlace
Si pulsamos sobre el enlace
podremos ver el archivo
subido

Julio 2019
En DRIVE se crea AUTOMÁTICAMENTE una carpeta con las
respuestas (subcarpetas para cada campo)
Cada fichero subido lleva su
propio nombre y el de la
persona que lo ha subido

Julio 2019
CONFIGURACIÓN DE UN FORMULARIO
Si lo activamos, los encuestados recibirán una copia de
sus respuestas.
Activaremos esta opción cuando queramos que cada
encuestado sólo pueda enviar una respuesta. En este caso,
el encuestado deberá iniciar sesión en Google.
Si lo activamos, todos los encuestados podrán ver un
resumen de las respuestas hasta ese momento
Permite decidir si queremos que al terminar la encuesta,
el encuestado pueda modificar alguna de las respuestas
Se pueden registrar las direcciones de correo electrónico de
las personas que rellenen el formulario. A los usuarios que
completen la encuesta se les solicitará que introduzcan su
dirección de correo electrónico antes de enviar el formulario
Si queremos modificar el tamaño máximo de los archivos
a subir

Julio 2019
• La profesora difundirá su cuestionario Pepa-Cream con diferentes
configuraciones:
1. Recopilando las direcciones de correo electrónico
2. Recopilando las direcciones y limitando a 1 respuesta
3. Restringiendo su difusión a usuarios de Universidad de Zaragoza.
4. Recopilando, limitando y restringiendo su difusión a usuarios de
Universidad de Zaragoza.
• Para los 4 casos, contesta
• Desde tu cuenta Google UNIZAR
• OPCIONAL  Responde desde otra cuenta (NO UNIZAR)
PRÁCTICA II
FORMULARIOS
CONFIGURACIÓN DEL CUESTIONARIO
Observa qué ocurre en la pestaña de RESPUESTAS de la
profesora

Julio 2019
Si seleccionamos esta opción, se
recopilarán las direcciones de correo
electrónico de los encuestados. En
mis respuestas, aparecerá el listado
de personas a las que se le ha
enviado y que todavía no han
contestado.
Podría contestar una persona a la que
yo no se lo hubiese enviado
RECOPILAR

Julio 2019
Sólo permite una única
respuesta.
RECOPILAR Y
LIMITAR

Julio 2019
Solamente pueden responder
usuarios autenticados con
Google UNIZAR
RESTRINGIR

Julio 2019
Sólo para usuarios de Google
UNIZAR. Sin embargo, podría
responder una cuenta
autenticada diferente a la
que hemos enviado el
mensaje.
RECOPILAR
RESTRINGIR
LIMITAR

Julio 2019
Además, también podemos modificar el mensaje final que
verán los encuestados cuando finalicen y envíen la encuesta
Podemos elegir si queremos que se muestre o no una
barra de progreso a lo largo de la encuesta
Permite al encuestado volver a contestar la encuesta una
vez enviada, creando un nuevo registro en la hoja de
respuestas. Es incompatible (por eso aparece en gris aquí)
con la opción “limitar a 1 respuesta”
Permite que las preguntas del cuestionario se ordenen
aleatoriamente

Julio 2019
Activaremos esta opción cuando queramos que un
formulario sea test de autoevaluación
Elección de la forma de publicar
resultados
Tipo de feed-back

Julio 2019
MATERIALES PARA PROFUNDIZAR
• Google, 2019. “Formularios” [en línea]. Extraído el 28 de Junio
de 2019 de
https://support.google.com/docs/topic/1360904?hl=es&rd=1
OTROS ASPECTOS A SEÑALAR

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