AgilityTRes60, Sept 2023. Recorrido sobre diferentes métodos de priorización del trabajo, con especial detalle sobre la priorización de un portfolio de proyectos desde un enfoque Lean y Agile, además de compartir alguna experiencia en el terreno.

1. Priorización de Portfolio
@jmbeas

2. Decidir la importancia o urgencia
relativa de una tarea con
respecto a otras.
Priorizar
¿Qué tarea debería hacer primero?
Ejemplo: Elegir entre terminar un
informe urgente y responder correos.
Asignar fechas y/o horas
específicas para realizar una
tarea.
Programar
¿En qué fecha y hora se hará esta tarea?
Ejemplo: Agendar una reunión para el
miércoles a las 3 pm.
Establecer un enfoque o
estrategia sobre cómo y cuándo
se realizarán las tareas.
Planificar
¿Cómo y cuándo se hará esta tarea?
Ejemplo: Decidir dedicar las mañanas a
tareas de análisis y las tardes a reuniones.
Calendarizar
Schedule

3. Un portfolio de proyectos como su nombre se indica es un conjunto de proyectos que se
gestionan en conjunto y se optimizan para los objetivos financieros y estratégicos de
una organización.
Proyectos
Iniciativas
Features
Épicas
Historias
de
Usuario Tareas
PBIs
Esto es el portfolio
Portfolio de Proyectos

4. MÉTODOS CUALITATIVOS DE PRIORIZACIÓN
HiPPO
Delegar: Asignar tareas o responsabilidades a otros.
Pregunta clave: ¿Quién es la mejor persona para hacer esta tarea?
Ejemplo: Asignar la creación de gráficos a un diseñador gráfico.
Highest Paid Person's Opinion
Encourage a culture of data-​
driven decision-​
making and
ensure diverse input from all team levels in discussions
and evaluations. Use dashboards to make it transparent
to everyone and, if you cannot avoid it, I suggest you label
those requests and assign explicit policies to manage
them (e.g. use a specific swimlane in your kanban board).
This is how you can show the impact of these requests on
the rest of your work, so you can stop working on the
urgent and work on the important instead. This is, by the
way, the foundation of Eisenhower's matrix.
Prioritization is the process of determining the
sequence in which tasks should be tackled based on
their significance, urgency, or other relevant criteria. This
ensures the most vital tasks are addressed first,
optimizing resource allocation, especially when they are
limited.
El triaje es un método de selección y clasificación de
pacientes empleado en la enfermería y en la
medicina de emergencias y desastres. Evalúa las
prioridades de atención, privilegiando la posibilidad
de supervivencia, de acuerdo con las necesidades
terapéuticas y los recursos disponibles.
Eisenhower Matrix is all about quick visuals and
easy choices. But unfortunately, life is more
complicated than that.
As a facilitator, it simplifies the process to ask “If it comes to a
point where you can’t develop these two features
simultaneously, which one do you prefer MORE?”
For instance, defining "low effort" as taking a few days and "high
effort" as spanning several months is sufficient. Similarly, for impact,
a "low" could equate to minor monetary gains, while "high" might
mean a lot of money. For such broad estimations to be effective,
managers must comprehensively grasp both the technical
challenges and business opportunities at play. This is why it’s so
important to assign the values together with the team.

5. Priority = Impact / Effort
Note that Reach * Impact represents the total impact in your business,
i.e. the possible outcomes that can bring that feature. The other two
variables help to understand the feasibility of the feature.
MÉTODOS CUANTITATIVOS DE PRIORIZACIÓN
Dashboard: High impact (9/10) but significant effort (8/10). Score: 9/8 = 1.125
Search Function: Moderate impact (6/10) with low effort (3/10). Score: 6/3 = 2
Let’s give an example. Suppose you're a product manager at an e-​
commerce platform, deciding
between:
Launching a chatbot assistant.
Reach: Expected to engage 40% of daily visitors, let's say 10,000 users.
Impact: Moderate enhancement to user experience, score it as 2.
Confidence: Pretty certain about its benefits, score it as 80%.
Effort: Development and integration require 2 person-​
months.
Priority score: 10,000 * 2 * 0.8 / 2 = 8,000
Offering a new payment gateway.
Reach: Only 5% of monthly users might prefer this method, translating to 1,250 users.
Impact: Significant as it might increase sales for that segment, score it as 3.
Confidence: It's a popular payment method elsewhere, so 90% sure.
Effort: 1 person-​
month.
Priority score: 1,250 * 3 * 0.9 / 1 = 3,375
Reach: How many people will be impacted by that feature
in a defined timeframe, such as customers per quarter, or
transactions per month. Look at your funnel metrics. For
example, if you estimate that 30% of your monthly leads
are going to be converted, use that number.
Impact: For example, you can ask “How much will this feature increase
conversion rate when a customer runs into it?”. A typical range goes
from Massive = 3 to Minimal = 0.25, but you can use your own values.
It’s an early estimate, so you don’t need accuracy.
Confidence: Reflects certainty in your estimates, or the
inverse of the risk you are assuming. Highest = 100% to
Low = 50% (like throwing a coin).
Effort: Use person-​
months, but again, please avoid going into the trap of
detailed estimations. A high-​
level number or a t-​
shirt size estimation (from
XS for extremely easy to XL for extremely hard) is more than enough.
some methods to do that at scale, i.e. to prioritize a big number of items involving more
complex criteria to satisfy your company goals.
Scoring formulas, like this in the impact-​
effort matrix, turn subjective debates into
quantitative decisions, unifying individual perceptions (across departments and
stakeholders) to collective, strategic decisions.

6. COST OF DELAY (CoD) and WSJF Here is SAFe’s formula for Cost of Delay, as it is today on the website:
Cost of Delay = User-​
Business Value + Time Criticality + Risk Reduction
and/or Opportunity Enablement
There is a problem with the formula. If an option has zero value, then it
shouldn’t matter how time critical it is, the Cost of Delay should be zero.
blackswanfarmi…
Cost of Delay
"Cost of Delay is the golden key that
unlocks many doors. It has an
astonishing power totransform the
mind-set of a development
organisation." - Donald G. Reinertsen -
Cost of Delay is a way of communicating
the impact of time on the outcomes we
hope to…
Cost of Delay = Value x Urgency
Applying the same underlying principles to the SAFe formula give us:
Cost of Delay = (User or Business Value + Risk Reduction and/or
Opportunity Enablement) x (Time Criticality)
Nos vale con
usar
aproximaciones
CoD represents the potential revenue lost or additional
costs incurred due to postponement of a task or project.
Cost of Delay: Theory & Practice with Donald Reinertsen
YouTube
Episode 11 - Dont Be A Ditka
YouTube
"Si te encuentras en una situación donde determinar el
Valor o la Duración es difícil o casi imposible de cuantificar,
entonces CD3 probablemente no sea la herramienta
adecuada para ti. En su lugar, sería más beneficioso
abordar y eliminar otras variabilidades en tu proceso
primero."
"Para el cálculo CD3/WSJF, en vez de estimar la
duración, define un MVP con un máximo de 6
semanas. Si no es viable, ajusta la opción. Clasifica
todas las opciones según el CoD".

7. LEAN PORTFOLIO MANAGEMENT
Qué es Lean Portfolio Management
YouTube
sentrio.io
Qué es Lean Portfolio
Management: Pasos y
beneficios - Sentrio
Lean Portfolio Management es la
aplicación de diferentes principios para
alinear la estrategia empresarial con la
ejecución.
Connect the
Portfolio to the
Enterprise
Strategy
Maintain
a Portfolio
Vision
Enterprise
Architecture
Portfolio
Roadmap
Realize
Portfolio
Vision Through
Epics
Establish
Lean
Budgets and
Guardrails
Establish
Portfolio
Flow
Coordinate
Value
Streams
Support
ART
Execution
Foster
Operational
Excellence
Value Stream
Management
The Lean-​
Agile Center
of Excellence
(LACE)
From
PMO to
VMO
Accelerating
Flow
Forecast
and Budget
Dynamically
Measure
Portfolio
Performance
Outcomes Flow
Competency
Coordinate
Continuous
Compliance
Automating
Compliance
Assuring
Big Data
Security

8. cisr.mit.edu
Four Principles for
Realizing Strategy with
Innovation
To realize organizational strategy better
and faster, companies want the
resources they have-people and
funding-to go to those initiatives that
are most likely to have the greatest
strategic impact. Yet companies struggle
to prioritize the initiatives i…
www.bbva.com
Un nuevo informe de
investigación detalla el
modelo de agenda
única de desarrollo de
BBVA
El informe analiza el exitoso proceso de
implantación del modelo de la agenda
única de desarrollo en el banco.
Principios Fundamentales del Proceso SDA de BBVA:
Evidencia de Valor: Enfocarse en obtener pruebas que muestren el
impacto estratégico de las iniciativas, en lugar de solo mirar los
resultados finales de producción.
Responsabilidad Individual: Priorizar la responsabilidad personal
sobre los comités. Cada individuo debe ser responsable de
proporcionar soluciones tecnológicas y, a la vez, de generar valor.
Priorizar el Talento: El proceso SDA da más importancia a asignar el
talento adecuado a las iniciativas que simplemente a distribuir fondos.
Esta estrategia asegura que las iniciativas cuenten con el expertise
necesario para tener éxito.
Proceso Unificado y Transparente: BBVA promueve una cultura
donde la transparencia es esencial. Todas las iniciativas se rigen por el
mismo proceso basado en evidencias, eliminando influencias políticas
o internas en las decisiones.
1.
2.
3.
4.
Mencionan el rol de los
Shapers (no existían cuando
yo estuve allí)
Mencionan el rol de los
Staffers (estos sí existían
cuando yo estuve allí)
www.slideshare.net
CAS2018 - El poder de
las metaforas
El poder de las metáforas @jmbeas
@jmbeas metáfora Figura retórica de
pensamiento por medio de la cual una
realidad o concepto se expresan por
medio de una re...
Esta imagen
no es de BBVA,
pero eran
similares
En esta charla
menciono cómo
cambiamos la
metáfora de una
boda a un viaje en
tren
blog.jmbeas.es
Un año en BBVA
Ya queda poco para acabar una
magnífica experiencia en BBVA España.
Este artículo pretende ser un recorrido
por los aprendizajes de este año
ayudando a alinear su portfolio de
proyectos con la estr...
Para
más
detalles
La experiencia SDA en BBVA
El reto: conectar
estrategia y
operación a
través del
portfolio
Impedimento:
no eran Value
Streams sino
departamentos
Si no podemos
cambiar la
organización, al
menos podemos
optimizar el
proceso de

9. www.slideshare.net
Kano Analysis
www.citoolkit.com Continuous
Improvement Toolkit Kano Analysis `
www.citoolkit.com 2 The Continuous
Improvement Map Multivariate
Brainstorming IDEF0 Documen...
USER CENTRIC METHODS

10. Priorización de Portfolio
@jmbeas
jmbeas.es
Contacto
Normalmente vivo muy cerca de Madrid
(España) pero puedo desplazarme a
donde sea necesario: a cualquier lugar
del mundo. Si tienes interés en los
servicios que ofrezco, simplemente
ponte en contact...
academia.kleer.la
Portada
El curso fundamental para iniciar tu
camino en la agilidad
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formará parte del
curso online que, si
todo va bien,
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catálogo de la
Academia Kleer