2. Organización
Toda empresa, sea pequeña, mediana o
grande, debe aplicar el proceso administrativo
(previsión, planeación, organización,
integración, dirección y control).
Para que su funcionamiento sea eficiente, ello
le permite crear una estructura interna eficaz
en la que se enmarquen, deleguen, coordinen
y controlen todas las actividades de la
empresa.
2
3. Organización
Organización, es toda aquella entidad social
en la que varias personas interactúan con el
propósito de alcanzar objetivos específicos.
También debe entenderse que al organizar
una empresa, se armonizan todos los
recursos con que cuentan (humanos,
materiales e intangibles), para la consecución
de sus objetivos, hasta convertirla en un
sistema en el cual se proyecten y controlen
todas las funciones de la empresa 3
4. Organización
La organización de una empresa permite,
establecer un sistema con características de
funcionalidad y orden además de coordinar y
controlar sus funciones con eficiencia,
asegurando el rendimiento adecuado de todos
los recursos disponibles, todo lo anterior con
el propósito de alcanzar sus metas mediante
una estructura precisa que clarifique una
división de actividades y muestre como se
relacionan estas, el grado de especialización
que alcanzan y su jerarquía o autoridad 4
5. Estructura Organizacional
Es la interacción de las partes que componen
una empresa; especifica la división de
actividades y muestras de la relación entre
funciones o actividades y tiene como
elementos fundamentales:
5
6. Estructura Organizacional
La especialización de actividades, que es
la agrupación en unidades de trabajo, también
llamada departamentalización.
La estandarización, que uniforma de
manera congruente las instrucciones y
normas a partir de políticas y procedimientos
hacia los subordinados
6
7. Estructura Organizacional
La Coordinación, que posibilita la armonía
y coincidencia de todas las actividades de la
empresa para alcanzar sus objetivos.
El tamaño, con el cual se determina si una
empresa es pequeña, mediana o grande y
bajo qué sistema trabajará:
Centralizado, descentralizado o mixto
7
8. Estructura Organizacional
Mediante la estructura organizacional se
puede visualizar si la empresa se maneja bajo
un sistema centralizado, descentralizado o
mixto para la toma de decisiones.
8
9. En principio para lograr una adecuada
organización del departamento de compras,
se deben considerar los siguientes aspectos:
Objetivos
Determinar con claridad los objetivos del
departamento de compras que
indiscutiblemente serán congruentes con los
de la empresa
9
10. Funcionalidad:
El trabajo debe ser coordinado para alcanzar
los objetivos propuestos
Organización:
Se debe establecer el tipo de organización
que más se adapte a las necesidades y
propósito de la empresa y crear la estructura
organizacional que defina el sistema bajo el
cual trabajará
10
11. Tipos de Organización
o Lineal: De arriba abajo
o Funcional: Delegar en otra persona
determinada autoridad que normalmente ejerce
un gerente de línea; actividades limitadas y
definidas
o De asesoría o staff: Estructura organizacional
con apoyo de especialistas para la toma de
decisiones
11
o Combinado: Con autoridad lineal de arriba
hacia abajo y apoyados en especialistas para la
toma de decisiones
12. Organización de departamentos de
12
compras
En una empresa pequeña, se entiende que
el volumen de compras es mínimo y poco
heterogéneo, por lo que se puede organizar
de tal forma que dicha función recaiga en una
sola persona con un asistente que le auxilie
para realizar trabajos complementarios.
Este tipo de organización no implica
ningún problema y se trabaja de manera
centralizada
13. Organización de departamentos de
13
compras
En una empresa mediana, donde la actividad
de compras es más compleja, la organización
deberá ser de otra índole y con personal más
capacitado y en algunos casos, con cierto
grado de especialización.
Se puede trabajar con un sistema
centralizado o descentralizado
14. Organización de departamentos de
14
compras
En una empresa grande, donde la tarea de
compras es más amplia y especializada, la
organización de este departamento deberá
estar bien definida en cuanto a sus funciones,
procedimientos, políticas y objetivos y
dependiendo de su naturaleza.
Se puede establecer una organización
centralizada, descentralizada o mixta.
15. Su Funcionamiento al cumplir
objetivos
Las microempresas por lo regular se apoyan
para su organización en la experiencia e
intuición de sus propietarios o socios, otras
deciden apoyarse en especialistas, y las
menos tienen una organización más formal
donde claramente se observa que su
estructura organizacional es compleja y
funcional, con modelos propios para el logro
de sus objetivos
15
16. Su Funcionamiento al cumplir
objetivos
En las empresas medianas, los socios
normalmente ocupan los cargos de dirección
más importantes, aun sin tener la experiencia
que ello requiera; la razón, cuidar su inversión
y no correr riesgos.
16
17. Su Funcionamiento al cumplir
objetivos
En las empresas grandes, es común que los
puestos directivos sean ocupados por
verdaderos especialistas con experiencia,
capacidad y astucia, entre otras aptitudes y
los socios son los que conforman el consejo
de administración, con todas las facultades
para modificar la estructura organizacional de
su empresa, si a su juicio consideran que ello
les permite alcanzar sus objetivos
17
18. 18
Personal de Compras
El personal que realiza funciones de compras
es muy vulnerable cuando se trata de
cuestiones de ética.
Lo anterior obedece a las cantidades de
dinero que maneja o a las partidas
presupuestales de su área
19. 19
Personal de Compras
El personal de compras debe actuar con una
conducta libre de toda sospecha al realizar las
adquisiciones de cumplir con el siguiente
perfil:
• Honradez
• Integridad
• Equidad
• Propiedad
• Responsabilidad
20. 20
Personal de Compras
También en materias de compras, el personal
de dicho departamento debe actuar con
cortesía y lealtad hacia los proveedores.
El comprador NO debe someterse a
obligaciones especiales con los proveedores,
por razón de las excesivas atenciones que
tuvieran con él, aun cuando pudieran
considerarse dentro de las llamadas
“Cortesías comerciales”
21. 21
Comité de Compras
Dicho comité es común en empresas
grandes, y se constituye por acuerdo de los
consejos de administración de las mismas,
integrándose con directivos de otras áreas
relacionadas con el área de compras
22. 22
Comité de Compras
Este comité tiene como propósito fundamental
establecer mecanismos de coordinación
necesarios que permitan el desarrollo
transparente y eficaz de las actividades del
área.
23. 23
Comité de Compras
Frecuentemente están conformados por las
siguientes áreas:
El director general
de la empresa
Finanzas
Producción
Contabilidad
Compras
Almacén
Crédito y
cobranzas, entre
otros.
24. 24
Algunas atribuciones del comité
Establecer las bases sobre las cuales
deben formularse las adquisiciones derivadas
del presupuesto.
Aprobar y modificar, según sea el caso, los
programas de adquisiciones.
Vigilar el funcionamiento estricto de las
adquisiciones
25. 25
Algunas atribuciones del comité
Establecer políticas y normas que deben
observarse en las adquisiciones y selección
de proveedores
Evaluar los resultados obtenidos en la
ejecución del programa integral de
adquisiciones
Recomendar la rotación o reorganización
del comité para darle la debida transparencia
a todas las compras de la empresa.
26. 26
Sistema de Compras
Sistema Centralizado:
Este sistema tiene 2 significados, el primero
se refiere a la concentración de autoridad en
un departamento y el otro más común al
control central de las compras, de ordinario en
las oficinas generales , aunque haya diversas
sucursales en distintos lugares
27. Ventajas de un Sistema Centralizado
Un mayor control sobre el volumen de las
compras
Facilita el control de las piezas compradas,
así como la calidad de las mismas
Mayores descuentos en grandes
volúmenes de compras
27
Utiliza menos personal de compras
28. Ventajas de un Sistema Centralizado
Permite procedimientos uniformes y un
mejor control sobre ellos
Existe mejor control de inventarios, con la
consiguiente disminución de inversiones
28
Evita duplicidad de funciones
Reduce considerablemente el papeleo
29. 29
Desventajas de un Sistema
En situacionCesenutrrgaelnizteasdono siempre se
pueden atender rápidamente los
requerimientos
La perdida de personal valioso, repercute
más en este sistema que en el
descentralizado
El personal que está lejos del punto donde
van a utilizarse los artículos es ajeno a los
problemas regionales.
30. 30
Desventajas de un Sistema
El personal dCe ecnomtrparlaizsatideone más carga de
trabajo
Lentitud al trasladar materiales del almacén
general a otras sucursales
Mermas o faltantes en las transferencias de
materiales del almacén general a otras
sucursales
31. 31
Sistema Descentralizado:
En este tipo organización existen varios
grupos independientes de compras que
reporten a sus jefes de las plantas o
sucursales, sean locales o regionales, en vez
de hacerlo a un jefe de adquisiciones general.
32. 32
Ventajas de un Sistema
En situacioDneesscuergnetnrtaelsizsaedpoueden realizar
compras en forma más rápida
Formar personal más experimentado y
especializado
Es posible mantener la responsabilidad y la
autoridad más cerca de los problemas y
permite mayor flexibilidad
33. Desventajas de un Sistema Descentralizado
La empresa tiene menos control sobre las
compras regionales
No siempre se obtiene la misma calidad de
los materiales y piezas compradas
33
Los descuentos son menores
Se utiliza más personal de compras
34. 34
Sistema Mixto:
Este sistema opera en empresas grandes y
con varias sucursales, en las que, por su giro,
realizan de manera descentralizada sus
compras, ya que esto no afecta mayormente
la calidad, precio ni condiciones de pago, y si
les favorece en la continuidad, volúmenes y
condiciones de entrega.
35. 35
Sistema Mixto:
Sin embargo cuando se trata de compras de
maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones
que deben ser aprobadas por el comité de
compras, o que la alta dirección considera
elevadas, las compras se llevan a cabo de
manera centralizada, es decir que al realizar
la misma empresa compras centralizadas y/o
descentralizadas se dice que esta operando
bajo un sistema mixto
36. Políticas de Compras
La política por extensión significa arte o traza
con que se conduce un asunto o se emplean
los medios para alcanzar un fin determinado.
36
37. Políticas de Compras
Para lograr un buen funcionamiento, el
departamento de compras, debe establecer
sus políticas respecto al sistema de compras
que emplea la empresa. Ya que el mismo
afectará a toda una serie de políticas internas,
relativas a la línea de autoridad,
procedimiento y relaciones
interdepartamentales y definirá el alcance y
responsabilidad del departamento de
compras.
37
38. Estas políticas deben:
Reflejar los objetivos y planes del
departamento.
Elaborarse por escrito
Ser flexibles, discretas, sencillas y claras
38
39. Los objetivos deben:
Establecer criterios para tomar decisiones
Ser una herramienta administrativa
Delimitar las responsabilidad de compras
Darse a conocer a todo el personal de
compras
Revisarse y actualizarse periódicamente
39
40. Algunos ejemplos de políticas de compras
son:
Queda prohibido a los empleados aceptar
obsequios o gratificaciones
Todas las adquisiciones de la empresa
deberá realizarlas el departamento de
compras
Todas las importaciones de maquinaria y
equipo será autorizadas por el comité de
40
compras
41. Algunos ejemplos de políticas de compras
son:
Las requisiciones deberán describir
claramente las especificaciones y la fecha en
que se requieran los materiales
Todas las compras superiores a un millón
de pesos deberán estar autorizadas por el
comité de compras de la empresa.
41
42. Procedimiento para la realización de
compras:
42
En un procedimiento se
documenta la secuencia
lógica del deber ser del
departamento de
compras, para delimitar
correctamente los pasos
a seguir y determinar
exactamente quien lo
debe hacer en el se
incluye:
43. Procedimiento para la realización de
compras:
1.- La requisición: Se reciben las
requisiciones provenientes del
departamento de almacén, debidamente
autorizadas.
2.- Localización de las fuentes
proveedoras: Se identifica a los
proveedores que tengan los materiales
requeridos en la plaza, región, e incluso en
el extranjero
43
44. Procedimiento para la realización de
compras:
3.- La solicitud de cotización: Se solicitan
cotizaciones por vía telefónica, fax, correo o
a través de mensajero o correo electrónico.
4.- La cotización: Documento que
envían los proveedores en el que se indican
precio, condiciones de entrega, condiciones
de pago y garantía entre otros.
44
45. Procedimiento para la realización de
compras:
5.- Cuadro comparativo: Se elabora un
resumen o comparativo de las cotizaciones
presentadas por los proveedores.
6.- La negociación : Es la etapa más
importante del proceso; en ella se negocian
las condiciones de pago, entrega, precio,
calidad etc. De los materiales buscando
siempre el beneficio mutuo.
45
46. Procedimiento para la realización de
compras:
7.- Orden de compra o pedido : Se elabora
un pedido en firme u orden de compra al
proveedor que ofrezca las mejores
condiciones señaladas en el punto anterior.
8.- El seguimiento de órdenes de compra
: Se establecen formas de control para
activar las órdenes de compra fincadas a los
proveedores y se vigilan las entregas que
éstos realizan
46
47. Procedimiento para la realización de
compras:
9.- Recepción de materiales: Se reciben
las mercancías en el departamento de
almacén
10.- Comprobación exacta de las
mercancias : Se realiza una comprobación
exacta de las mercancías recibidas, con el
pedido u orden de compra fincada
47
48. Procedimiento para la realización de
compras:
11.- Envío al departamento de cotabilidad
de todos los documentos para su pago:
Se deben presentar al departamento de
contabilidad todos los documentos
inherentes a la orden de compra o pedido
(factura, orden de compra, acuse de recibo,
entre otro), para trámite de pago.
48
49. Procedimiento para la realización de
compras:
12.- Punto de recompra: El departamento
de almacén determina el punto de recompra
a través del sistema que haya elegido (por
ejemplo máximos y mínimos)
49
50. Manual de Compras:
El manual de compras, proporciona una
idea clara, lógica e integral de como opera
el área de compras y precisa los pasos que
debe de seguirse en cada una de las
actividades que realiza.
50
51. Manual de Compras:
Normalmente este manual debe considerar,
entre otros los siguientes puntos:
o Introducción
o Índice
o Objetivo
o Misión
o Visión
o Estructura
orgánica de la
empresa y del
área de compras
51
o Políticas
o Procedimientos
o Diagrama de
Flujo
o Formatos
o Instructivo para
su uso
o Glosario
52. Como planear las compras de una
empresa:
En el caso de una empresa industrial, el
departamento de producción determinará la
frecuencia y la cantidad de materias primas
que deban adquirirse, en razón de la labor
que haya realizado el departamento de
ventas
52
53. Como planear las compras de una
empresa:
Cuando es una empresa
que solamente se dedica
a la comercialización de
productos, las compras y
volumen de las mismas
se determinarán
básicamente por las
condiciones de pago y el
ritmo de las ventas.
53
54. Como planear las compras de una
empresa:
54
En las empresas
importantes las
compras deben
basarse en métodos
científicos y
racionales, de manera
que pueda realizarse
de modo correcto.
55. Como planear las compras de una
empresa:
Para ello es de utilidad el pronóstico, que es
un indicador que permite hacer conjeturas
para tratar de determinar cuándo y cuanto se
debe comprar y así encontrar el equilibrio
adecuado entre ambos términos.
55
56. Como planear las compras de una
empresa:
Algunas técnicas cuantitativas para
pronosticar son las siguientes:
56
Pronóstico
Método de
consumo del Ultimo
Periodo
Análisis de
Pareto
57. Método de Consumo del Último Periodo:
Por lo tanto, para 2014 se estima un consumo
similar de 10 toneladas, lo que permitirá prever
compras iguales al último periodo anterior:
57
Método de promedio móvil
Año Toneladas
2009 10
2010 20
2011 30
2012 40
2013 50
150/ 5= 30
58. Método de Consumo del Último Periodo:
Se observa que las cantidades consumidas
en los últimos 5 años son diferentes y el
promedio ha sido de 30 toneladas, por lo
tanto para el 2014 se estima que se
consumirán 30 toneladas.
Lo que permite prever compras mínimas de
30 toneladas, más alguna reserva intocable
para cubrir contingencias.
58
59. Análisis de Pareto
Un buen indicador para diseñar una
adecuada planeación de compras es la
consideración del análisis de pareto, también
conocido como análisis de ABC.
En virtud del examen minucioso que se
realiza con los diversos artículos existentes
en almacén, clasificados en 3 grupos (A,B y
C), aquí la base del análisis es el valor que
tienen los artículos consumidos
59
60. Análisis de Pareto
Si todos los artículos del inventario se
listan y para cada artículo se procede a
multiplicar el Costo Unitario por la cantidad
que se utiliza en un año determinado, se
obtendrá el valor del costo anual
Si se clasifican dichos artículos conforme a
su valor, se obtendrá un listado de todos los
que se tienen en el inventario, ordenados
conforme a su valor.
60
61. Análisis de Pareto
Por se observa que aproximadamente 70%
del costo de los materiales es atribuible a
10% de los artículos almacenados, que se
denominan artículos tipo A.
61
62. Análisis de Pareto
Los artículos tipo B se consideran
intermedios; representan 20% del valor del
consumo y constituyen también 20% de los
artículos almacenados.
Los artículos tipo C son heterogéneos y de
poco valor, son muy numerosos y muestran
una parte insignificante del costo de los
materiales almacenados, además de tener
una rotación lenta y que siguiendo con el
ejemplo representan 10% de ellos.
62
63. Análisis de Pareto
Por lo tanto el análisis permite concluir que la
mayor atención debe estar en los artículos
tipo A, estableciendo controles estrictos,
formas precisas y adecuadas para las
compras que realice una empresa, en virtud
de la inversión que representan.
63
64. Análisis de Pareto
64
Análisis de
Pareto a de
ABC
% de existencia de
las mercancías
A-10
B-20
C-70
% de valor de las
mercancías
70
20
10
65. También pueden planearse de acuerdo a su
uso e importancia en:
o Artículos que se consideran indispensables
(materias primas)
o Artículos de consumo inmediato o directo,
que no necesiten almacenamiento (mobiliario
y equipo de oficina
65
66. 66
o Artículos de consumo
esporádico o con fines
muy particulares; su
almacenamiento es
mínimo y transitorio
(refacciones para el
departamento de
producción o
mantenimiento)
67. Función de un sistema de compras
El sistema de compras se compone de las
funciones que a continuación se enlistan y
siguen una secuencia lógica:
1.- Adquisiciones: Precio, Calidad, Cantidad,
Condiciones de entrega, Condiciones de Pago
y Servicio Post venta.
67
68. 2.- Guarda y Almacenamiento: Recepción,
Verificación en cuanto a dimensión, peso y
medida, Clasificación e Inventario.
3.- Proveer a producción: Tipo de Material,
Cantidad, Dimensiones, pero y medida
68
69. Por otra parte, las adquisiciones son una
práctica comercial que depende de diversas
circunstancias:
1.- Fuente de aprovisionamiento: En el país,
en el extranjero.
2.- Clase y costo de empaque: Terrestre,
marítimos y aéreos
69
70. 3.- Condiciones y cotizaciones de los
mercados:
• Procedencia agrícola: Depende de las
cosechas, abundantes o escasas de las
mismas y de su existencia, que determinan la
oferta y la demanda
• Si son de extracción minera: Las
cotizaciones pueden fluctuar según la zona de
explotación, las clases de los materiales y el
costo de la mano de obra.
70
71. 3.- Condiciones y cotizaciones de los
mercados:
• Si proceden de otras industrias: Los precios
pueden depender de su grado de
transformación, de la oferta y la demanda de
los productos, atendiendo principalmente a su
calidad y existencias.
71
72. Uno de los aspectos esenciales a considerar
en las compras está el análisis de valor,
directamente relacionado con el precio, en
cuyo caso el comprador debe analizar
también las características técnicas de los
materiales conjuntamente con el precio de
compra.
El análisis de valor es una investigación o
revisión integral de las materias primas o
materiales comprados.
72
73. En concreto análisis de valor lo definimos,
un enfoque ordenado y creativo que tiene
como objeto la identificación, de una manera
eficiente, de los costos innecesarios, o sea de
aquel costo, que no aporta calidad, utilidad,
vida, apariencia ni ventajas para el cliente
73
