Proyect charter sabanetto

PROYECT CHARTER
Proveedor y comercializador de productos y
servicios de tecnología
CARLOS BOHORQUEZ
ANDRES CALDERON
SERGIO CAICEDO
ESPECIALIZACION GESTION DE
SISTEMAS DE INFORMACION
ELEMENTOS TECNOLOGICOS YSOFTWARE
12 DE SEPTIEMBRE DE 2019

PROYECT CHARTER
ELEMENTOS TECNOLOGICOS Y SOFTWARE
Versión 1.0
Proveedor y comercializadora de productos y servicios de Tecnología - SABANETTO]
1
Contenido
Información del Proyecto
1.- Propósito y Justificación del Proyecto
2.- Descripción del Proyecto
3.- Requerimientos de alto nivel
4.- Riesgos principales
5.- Supuestos
6.- Objetivos
7.- Listado de hitos
8.- Presupuesto estimado
9.- Listado de interesados
10.- Niveles de autoridad del Director del Proyecto
11.- Criterios de aprobación
12- Aprobaciones

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2
Información del Proyecto
Empresa/Organización SABANETTO
Nombre del proyecto Proveedor ycomercializadora de
productos y servicios de tecnología, a
partir de productos desarrollados por
fabricantes de software
Fecha de elaboración 12 DE septiembre de 2019
Cliente Académico - Docente
Patrocinador principal
Director del proyecto Carlos Bohórquez

PROYECT CHARTER
Versión 1.0
3
Propósito y Justificación del Proyecto
Con la finalidad de brindar un servicio efectivo de comunicación y difusión, optimizando
los servicios de información que satisfagan los requerimientos de colaboración y el
posicionamiento de los productos y servicios que ofrece SABANETTO a la sociedad en
general, se plantea el desarrollo de un portal como herramienta de tecnología de punta con
estándares mundiales para el manejo de información y servicios en un ambiente Web para su
comercialización de los productos de fabricantes de software y elementos tecnológicos.
2.- Descripción del Proyecto
En la siguiente se establece el acta constitutiva del proyecto mencionado, estableciendo
el inicio formal del proyecto y la definición de las líneas de acción, alcance, entregables,
factores y responsables del éxito de este proyecto.
3.- Requerimientos de alto nivel
El principal objetivo del Proyecto Académico es llevar a cabo el proyecto técnico
propuesto, cumpliendo con las especificaciones de nuestro cliente (profesor), maximizando la
calidad de los entregables (nota final), cumpliendo con los plazos establecidos (reuniones de
seguimiento externo, presentaciones y entrega final) y con los costes previstos en la etapa de
planificación.
También forma parte del conjunto de objetivos de este proyecto el aprendizaje de una
metodología concreta de gestión de proyectos. Para el desarrollo de este proyecto como del
proyecto técnico, se ha escogido la metodología PMBOK (Project Management Body Of
Knowledge), aunque en este punto tan preliminar del proyecto no se descarta utilizar otras
metodologías
4.- Riesgos principales
El riesgo es un evento incierto, que de ocurrir afectaría positiva o negativamente al
menos un objetivo del proyecto (coste, tiempo, alcance y calidad).
La gestión de riesgos:
R1 - Cambio en el precio de moneda extranjera (dolar)
Debido a que Sabanetto tiene proveedores internacionales. Los cambios en el precio de las
divisas pueden afectar los costos de manera positiva o negativa.
Se realizan acuerdos con los proveedores para mantener los precios en monedas locales con
el fin de que se mantenga el precio de la cotización en pesos y se genere una estabilidad en los
costos
Responsable:
Gerente financiero - Jefe de compras y logística
R2 - Cambios en la legislación local

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4
Licencias no contempladas o inconvenientes que se puedan presentar por cambio en la
legislación tales como aumento de impuestos, cambios en la ley de importación.
En la planeación tener presente el tiempo de antelación con el cual se deben tramitar las
licencias, evitar el uso de elementos que requieran licencias como software libres, frecuencias
no licenciadas etc
Responsable: Asesor legal - Gerente del proyecto
R3- Retrasos en la compra y logística de los equipos
Debido a que esta tarea es vital para poder realizar la implementación de los servicios, puede
generar impactos negativos y costosos si llegase a presentarse ya que retrasaría el proyecto
Se duplica el personal con el fin de cumplir con el cronograma
Responsable: Jefe de compra y logística - Líderes de cada área
R5- Accidentes laborales
Los accidentes laborales pueden retrasar el proyecto dependiendo el personal afectado
Tener un backup por área que pueda suplir las funciones de la persona accidentada
Responsable: Recursos humanos
R6-Perdida de personal clave
La rotación del personal es un factor que puede afectar el desarrollo del proyecto ya que hay
personal de vital importancia
En las convocatorias para suplir los cargos, tener en cuenta el segundo lugar y si no han
pasado un periodo superior a 4 meses después de la contratación del cargo tener este
candidato para suplir el cargo.
Responsable: Recursos humanos
Riesgo Probabilidad de
ocurrencia (1-5)
Impacto
R1 4 4
R2 2 4

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5
R3 5 5
R4 3 3
R5 1 3
R6 3 5
O
C
U
R
R
E
N
C
I
A
5 R3
4 R1
3 R4 R6
2 R2
Gráfica: Modelo de estandarización.
DEFINICIÓN INICIAL DE RIESGOS Los Riesgos más significativos que se prevén en la
ejecución del presente Proyecto se detallan a continuación:
GESTIÓN / PLANIFICACIÓN
1) Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte de las
integrantes del grupo.
2) Errores significativos en la definición de alguno de los puntos clave del
proyecto (planificación, alcance, etc.).
RECURSOS HUMANOS
3) Mala comunicación entre los integrantes del grupo.
4) Faltas de asistencia reiteradas de los integrantes del grupo.
5) Incumplimiento de las tareas asignadas por parte de algún integrante del
grupo.
6) La ausencia prolongada o abandono de alguno de los miembros del grupo
por causas ajenas al proyecto.
CALIDAD
7) Baja calidad de los documentos entregables
8) Errores significativos en el desarrollo del proyecto técnico.
AGENTES EXTERNOS (CLIENTE)
9) Cambios significativos en los requerimientos del cliente.

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10) Incumplimiento en las obligaciones del cliente
TECNOLÓGICO
11) Pérdida de información vital del proyecto.
12) Algún miembro del equipo se queda incomunicado en un momento clave.
COMPETENCIA
13) Riesgo de ser superado por la competencia en la evaluación del Proyecto
por parte del cliente.
14)
5.- Supuestos
- Se parte de que las áreas clave para el éxito de este proyecto estarán a disposición.
- Se da por hecho de que se contará con la documentación y la información necesaria para
integrar la aplicación, así como las herramientas de TI y las plantillas utilizadas.
6.- Objetivos
 Desarrollar el plan estratégico de Sabanetto que permita definir las políticas y
estrategias para alcanzar los objetivos organizacionales.
 Realizar la evaluación financiera del proyecto para identificar la viabilidad económica del
proyecto y la Rentabilidad del mismo
 Establecer un esquema de comunicación e interacción dinámica.
 Desarrollar herramientas para presentar la información en Internet.
 Establecer un esquema de administración centralizada y dinámica del portal.
 Definir e implantar un esquema de seguridad de acceso a la información y aplicaciones
que integran el portal.
 Adaptar un esquema de navegación amigable al usuario.
7.- Listado de hitos

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Gráfico 2. Creación propia.
Si lo que se desea es ver la disponibilidad de los agentes implicados en el proyecto será
necesario disponer de un calendario, tal como el que se adjunta a continuación.
Meses
Semanas S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Categorias del producto
Analisis de mercadeo
Analisis de la competencia
Analisis dde usos y habitos
Estrategias de distribución
Estrategías de promoción
Estrategias de comunicación
Ficha tecnica de la encuesta
Estimado de venta
Posibles clientes
Descripcion del proceso
Necesidades y requerimientos
Plan de compras Consumos por unidad de costo
Infraestructura
Parametros tecnicos especiales
Analisis DOFA
Funciones del cargo
Estructura organizacional Estructura organizacional
Aspectos legales Constiturción y legalidad
Perfiles para el cargo
Politicas de nominas
Fuentes de financiación
Modelos Financieros
Egresos Egresos
Cronograma de
inversiones
Cuadro TIR y VPN
Objetivos
Clasificación de los residuos
Politica de residuos.
Sabanetto
sep-19 oct-19 nov-19 dic-19 ene-20 feb-20
Estudios
organizacional
Estrategia organizacional
Costos administrativos
Estudio ecnomico y
financiero
Ingresos
Impacto ecnomico social ambiental
Estudios de
mercados
Investigación de
mercados
Estrategia de mercado
Proyecciones de venta
Estudio técnico
Operación
Infraestructura

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Versión 1.0
8
8.- Presupuesto estimado
El resumen del presupuesto contempla la dedicación de los 4 integrantes del Grupo
de Proyecto, la cual se estima en 400 horas, los gastos por alimentación y desplazamientos,
derivados de las reuniones de seguimiento del proyecto, así como los gastos derivados del uso
de material de oficina y la amortización de parte de los equipos informáticos utilizados durante
este periodo, estimados en pesos, respectivamente. (ver tabla)
Gasto de administracion

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9
GASTO PRECIO
GASTOS DE PUBLICIDAD $240.000
SEGURIDAD $160.000
ARRIENDO DE OFICINA $130.000
PAPELERIA $250.000
SUELDO DE PERSONAL DE OFICINA $1.000.000
CAPACITACIONES $170.000
COMISIONES $150.000
$2.100.000
Costos indirectos
COSTO PRECIO
DEPRECIACION EDIFICIO $ (300.000)
DEPRECIACION MAQ Y EQUIPO -$300.000
GASTOS DE MANTENIMIENTO $900.000
GASTOS SEGUROS $1.500.000
GASTOS ENERGIA $500.000
OTROS GASTOS $200.000
TOTAL CIF MENSUAL
$
2.500.000
9.- Lista de Interesados
Los agentes que tienen relación con el proyecto académico, lo que comúnmente se
denominan stakeholders, son los siguientes:

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10
10.- Niveles de autoridad del Director del Proyecto
NOMBRE CARLOS
BOHORQUEZ
NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA
A:
ANDRES
CALDERON
Director
Desarrollo e
implementación
.
ROL/RESPONSABILIDAD AUTORIZADO
Definición de estrategia con
el equipo de trabajo y
gestionar la aprobación con
el cliente, el inicio del
proyecto.
SI
Contratar y/o retirar
personal del proyecto SI
Compras y contrataciones
directas que no superen los
$2 millones mensuales
SI
SUPERVIS
A A:
DIR
FINANCIERA,
ADMON, RH
EMPLEADOS
PROVEEDORE
S
docente
clientes
externos
proveedores
cliente
interno
Gobierno
direccion
Sponsor

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Uso de reservas de
contingencia sin previo
aviso a la unidad de
compras
NO
Reportar el estado del
proyecto sin previa
validación del líder de la
unidad
NO
Toma de decisiones con el
equipo de trabajo asociados
con la implementación de
acciones correctivas,
siempre y cuando no
exceda el 5% de
presupuesto inicial
SI
11.- Criterios de aprobación
 Correcto funcionamiento de la infraestructura requerida por el proyecto.
 Disponibilidad de los usuarios para las reuniones de definición y consultas.
 El alcance este claramente especificado y entendido por todas las áreas.
12- Aprobaciones
Autorización:
Carlos Bohórquez - Director Proyecto
Sergio Caicedo – Director Financiero
Seguimiento:
Andrés Calderón - Director Desarrollo e Implementación
______________________________ ______________________________
Firma del Director del Proyecto Firma del Patrocinador
______________________________ ______________________________
Nombre Director del Proyecto Nombre del Patrocinador

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Versión 1.0
12
PLANTILLA NUMERO 2.
Proyecto de emprendimiento
Sabanetto
Acta de constitución del Proyecto
Nombre del Proyecto: Sabanetto Proyecto de Emprendiemiento
Director del proyecto: Carlos Bohórquez
Fecha: 12-09-2019
Posición
Título/Nombre/
Departamento
Teléfono
(ext.)
E-mail
Equipo del
Proyecto
 Carlos Bohórquez – Gerente
Proyecto.
 Andrés Calderón gerente de
implantación.
 Sergio Caicedo – Director
Financiero.
6000000 ext
10102
6000000
Ext 10104
6000000
Ext 10105
cebohorquez@sabanetto.
com.
acalderon@sabanetto.co
m
scaicedo@sabanetto.com
Propósito del Proyecto.
● Con el objetivo de crear una empresa proveedora y comercializadora de productos y
servicios de tecnología, a partir de productos desarrollados por fabricantes de software,
ofreciendo soluciones tecnológicas de acuerdo a las necesidades específicas del
mercado, a continuación se presentan los objetivos e indicadores.
Información General
Contactos
Objetivo del Proyecto.

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Versión 1.0
13
Concepto Objetivos Criterios de Éxito
Alcance
Cumplir con toda la creación de
Sabanetto.
Cumplir con la elaboración de los
siguientes entregables:
Gestión del Proyecto
 Contratos con proveedores
Aprobación de todos los
entregables por parte del
equipo del proyecto.
Aprobación de todos los
Entregables por parte del
proveedor y equipo de
trabajo.
Tiempo
Concluir el proyecto en el
plazo solicitado por el cliente Concluir el proyecto a los
180 días de aprobada la
ejecución del mismo para
dar cumplimiento al cliente,
del 01 de septiembre de
2019 al 30 de Marzo de
2020.
Costo
Cumplir con el presupuesto
estimado del proyecto de
$4.600.000
(cuatro millones seiscientos mil
pesos )
No exceder el presupuesto
del Proyecto.
En la siguiente se establece el acta constitutiva del proyecto mencionado, estableciendo el inicio
formal del proyecto y la definición de las líneas de acción, alcance, entregables, factores y
responsables del éxito de este proyecto.
Descripción de la Necesidad
Justificación del Proyecto

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Con la finalidad de brindar un servicio efectivo de comunicación y difusión, optimizando los
servicios de información que satisfagan los requerimientos de colaboración y el posicionamiento
de los productos y servicios que ofrece SABANETTO a la sociedad en general, se plantea el
desarrollo de un portal como herramienta de tecnología de punta con estándares mundiales para
el manejo de información y servicios en un ambiente Web para su comercialización de los
productos de fabricantes de software y elementos tecnológicos.
- Se parte de que las áreas clave para el éxito de este proyecto estarán a disposición.
- Se da por hecho de que se contará con la documentación y la información necesaria
para integrar la aplicación, así como las herramientas de TI y las plantillas utilizadas.
Descripción del Proyecto, Alcance e Hitos principales.
Nombre Puesto y Área
Carlos Bohórquez Gerente del proyecto
Andres Calderón Gerente de implementación
Sergio Caicedo Gerente financiero
Etapa Entregable Criterios de Aceptación
Estrategias de
mercados
Análisis de Investigación de
mercados, Estrategia de
mercado y Proyecciones de
venta, con el fin de conocer el
entorno de la empresa
Se debe tener en cuenta que se incluyan
todas los requerimientos del proyecto
El acta de aprobación del proyecto será
firmada por el grupo del proyecto.
Estudio técnico
Análisis de Operación, Plan de
compras e Infraestructura
Con el fin de conocer Descripcion del
proceso, necesidades y requerimientos
consumos por unidad de costo
Infraestructura y Parámetros técnicos
especiales
Supuestos
Usuarios del Proyecto
Entregables Finales por Etapa.

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Estudio
Organizacional
Análisis de estrategia
organizacional, estructura
organizacional, aspectos
legales y costos
administrativos.
Realizar el Análisis DOFA
Funciones del cargo
Estructura organizacional
Constitución y legalidad
Perfiles para el cargo
Políticas de nominas
Estudio
financiero
Analizar los Ingresos, Egresos
y el cronograma de
inversiones
Para entregar el informe final de las
Fuentes de financiación, Modelos
Financieros, egresos del proyecto y
Cuadro TIR y VPN
Impacto
económico, social
y ambiental
Se entregarán los objetivos
Clasificación de los residuos y
Política de residuos.
EL entregable debe ir de acuerdo a la
legislación Colombiana.
Riesgo
Descripción
Plan de mitigación
Probabilidad
de
ocurrencia –
impacto
Responsable
R1- Cambio
en el precio
de moneda
extranjera
(euro-dolar)
Debido a que
Sabanetto tiene
proveedores
internacionales. Los
cambios en el precio
de las divisas pueden
afectar los costos de
manera positiva o
negativa
Se realizan acuerdos
con los proveedores
para mantener los
precios en monedas
locales con el fin de que
se mantenga el precio
de la cotización en
pesos y se genere una
estabilidad en los
costos
4-4
Gerente
financiero
Jefe de
compras y
logística
R2 -
Cambios en
la legislación
local
Licencias no
contempladas o
inconvenientes que se
puedan presentar por
cambio en la
legislación tales como
En la planeación tener
presente el tiempo de
antelación con el cual
se deben tramitar las
licencias, evitar el uso
de elementos que
Asesor legal

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aumento de
impuestos,cambios en
la ley de importación
requieran licencias
como software libres,
frecuencias no
licenciadas etc
2-4
Gerente del
proyecto
R3-
Retrasos en
la compra y
logística de
los equipos
Debido a que esta
tarea es vital para
poder realizar la
implementación de los
servicios, puede
generar impactos
negativos y costosos si
llegase a presentarse
ya que retrasaría el
proyecto
Se duplica el personal
con el fin de cumplircon
el cronograma
5-5
Jefe de
compra y
logística
Líderes de
cada área
R4-
Desastres
naturales
Pueden ocasionar
retrasos y perdidas en
el proyecto
Dentro de la planeación
del proyecto se debe
contemplar este riesgo
y se debe generar un
plan de acción
detallado dependiendo
del tipo de desastre
En la mayoría de los
casos la solución es
duplicar o triplicar el
personal con el fin de
recuperar el tiempo que
se perdió.
Este impacto afecta a
partir de la fase de
implementación
3-3
Líderes de
cada área
Recursos
humanos
R5-
Accidentes
laborales
Los accidentes
laborales pueden
retrasar el proyecto
dependiendo el
personal afectado
Tener un backup por
área que pueda suplir
las funciones de la
persona accidentada
1-3
Recursos
humanos

PROYECT CHARTER
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R6-Perdida
de personal
clave
La rotación del
personal es un factor
que puede afectar el
desarrollo del proyecto
ya que hay personal de
vital importancia
En las convocatorias
para suplir los cargos,
tener en cuenta el
segundo lugar y si no
han pasado un periodo
superior a 4 meses
después de la
contratación del cargo
tener este candidato
para suplir el cargo.
3-5
Recursos
humanos
Tablas de riesgos Probabilidad e impacto

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Riesgo Probabilidad de
ocurrencia (1-5)
Impacto
R1 4 4
R2 2 4
R3 5 5
R4 3 3
R5 1 3
R6 3 5
O
C
U
R
R
E
N
C
I
A
5 R3
4 R1
3 R4 R6
2 R2
1 R5
1 2 3 4 5
IMPACTO
A. Autoridad en el Proyecto
Gerente General
Gerente del proyecto
por parte del banco los usuarios y el personal del banco
B. Diagrama de tiempos detallado

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Versión 1.0
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C. Firmas
Las firmas de las siguientes personas formalizan la aprobación del proyecto a través de este
Project Charter. El administrador del proyecto tiene la autoridad para proceder con el proyecto
de acuerdo a lo definido en este documento.
Posición/Título Nombre y Firma Fecha
Cliente o patrocinador del Proyecto
Firmas

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Patrocinador tecnológico del Proyecto (interno o externo, si aplica)
Administrador del Proyecto (alumno líder)
Otros Interesados/Involucrados
Matrizde responsabilidades
N° Táreas
GERENTE GENERAL Proyecto
(Carlos Bohórquez)
DEP. ADMINIST.
(Carlos
Bohórquez)
DEP.
MARKETING
Andres
Calderon
DEP.
OPERATIVO
Andres
Calderon
DEP.
VENTAS
Sergio
Caicedo
DEP.
FINANCIACIÓN
Sergio Caicedo
DEP.
CONTABILIDAD
Sergio Caicedo
1 Investigación de mercados C C R I C C R
2 Estrategia de mercado I I R I C I I
3 Proyecciones de venta I A I I R R R
4 Operación C R I R C I I
5 Plan de compras A R C I R A C
6 Infraestructura R R I I I I I
7 Estrategia organizacional I I I I R I I
8 Estructura organizacional A R C I C C C
9 Aspectos legales A R I I I I I
10 Costos administrativos C R I C C R R
11 Ingresos C C C I I R R
12 Egresos C A A I R A A
13 Cronograma de inversiones A I I I R R R
R - RESP. EJECUCIÓN
A - APRUEBA
C - CONSULTADO
I - INFORMADO

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BIBLIOGRAFÍA
Morelli, R. (2019). Slide Player. Obtenido de Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de
TI: https://slideplayer.es/slide/1131587/
Universidad de Cundinamarca. (s.f.). Gestión de proyectos de la información tecnológica.
Obtenido de Definición Lectura de estudio 2:
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/pluginfile.php/64993/mod_resource/content/2/lectura%202
%20gestion.pdf
Universidad de Cundinamarca. (s.f.). Gestión de proyectos de la información tecnológica.
Obtenido de Las Diez Áreas del Conocimiento de los Proyectos y sus Procesos:
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/pluginfile.php/65010/mod_resource/content/1/Resumen%2
010%20areas%20del%20conocimiento.pdf

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