Los sistemas informáticos como herramienta de gestión para el sector cafetero. Ponencia a cargo de D. Pedro Aguirre en el XXV Congreso Español del Café, celebrado del 21 al 23 de junio de 2012 en Bilbao. Organizado por la Federación Española del Café (FEC).

1. LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS COMO HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
Coninpe Consultores Informáticos, S.L.
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2. NUEVOS RETOS ANTE LA EVOLUCIÓN DE LA EMPRESA
Empresas con sistema de
MERCADO
gestión administrativa
69% tienen
Gestión
PERSONAS SERVICIO
Administrativa
Empresas con sistema de
gestión avanzado
ACUERDOS
82% NO tienen
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3. Gestionar
 Gestión administrativa. Etapa superada
 Gestionar la empresa
 Necesitamos el conocimiento de lo que pasa, aquí y ahora
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4. Gestionar
Personas
 Servicio
 Comercial
 Otros
 RR.HH.
Mercado
 Competencia
 Clientes potenciales
 Base de clientes
Dinero
 Acuerdos, préstamos, equipos, …..
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5. Gestionar
Para gestionar debemos contar con:
 Herramientas
 Software Synergy
 Equipos
 Procesos
 Definición
 Procedimiento
 Revisión
 Flexibilidad
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6. Gestionar
Importante, Imprescindible
 Adelantarnos ante los acontecimientos
 Saltan las alarmas automáticamente ante una situación determinada
 Vamos a tener información para que no sea demasiado tarde
 Vamos a conseguir que las personas NO sean imprescindibles
 Que el trabajo realizado no se pierda
 Gestionar el tiempo
 Dedicación adecuada
Pero hay que introducir información !horror!
 Tiene que ser fácil
 No es un coñazo
 Es rápido
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7. CAPTACION NUEVO
BASES DE DATOS ACUERDO COMERCIAL
CLIENTE
PROSPECCIÓN
ATENCIONES SEGUIMIENTO
FIDELIZACIÓN
PROYECTOS CONOCIMIENTO
CLIENTE
CAMPAÑAS Y
PROMOCIONES
CUESTIONARIOS DECISIONES DE
INDICADORES ACCIONES
RENOVACIÓN DE
ACUERDOS
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8. Acceder a la información
 Tiene que ser fácil
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9. Acceder a la información
 Tiene que ser fácil
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10. Gestionar
Indicadores del mercado
 Seguimiento diario actividad comercial (I)
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11. Gestionar
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12. Gestionar
Indicadores del mercado
 Seguimiento diario actividad comercial (II)
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13. Gestionar
Importante, Imprescindible
 Información sobre la actividad de las personas
 Conocemos el mercado
 La competencia
 Los acuerdos
 Que opinan los clientes
 Gestionamos el tiempo de dedicación
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15. Gestionar
El día a día
 Organizar los viajes
 Control de la venta
 Fidelizar al cliente
 Vender
 Que opinan los clientes
 Gestionamos el tiempo de dedicación
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16. PREVENTA AUTOVENTA
PEDIDOS
PROXIMO
CONTACTO
PEDIDOS
AUTOMÁTICOS
ORGANIZAR VIAJES VIAJE PLANIFICADO
NECESIDADES DE
BAJO MÍNIMOS
PEDIDO AUTOMATICO
CARGA
REPARTO
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17. PROPUESTA DEL ALBARÁN
PEDIDO
PAPEL DOCUMENTO MAIL
COBRADO PENDIENTE
ENCUESTA
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18. Gestionar
Indicadores del mercado
 Seguimiento diario de la actividad de ventas
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21. Gestionar
Importante, Imprescindible
 Cualquier persona puede realizar el trabajo
 Dispone de toda la información a su alcance
 Donde ir y en que orden
 Los acuerdos con el cliente
 Consumos, deuda, averías, ……………
 Gestionamos el tiempo de dedicación
 Reporta información para adelantarnos. Alarmas
 Si no hay consumo, por qué?
 Si la competencia nos está atacando
 Si el cliente no está contento
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22. LIQUIDACION DESCARGA
CONTROL
ACTIVIDAD
FACTURACION
COBROS
LIQUIDACION de
ACUERDOS
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23. Gestionar
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24. Gestionar
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25. PREVENTIVO AVERIA
PLANIFICACION
ASIGNACIÓN
EJECUCIÓN
CONTRATO
VENTA
CONTROL
SERVICIO
FACTURACION
INDICADORES GESTIÓN
RENOVACIÓN
CONTRATO
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26. Gestionar
Importante, Imprescindible
 Hacer mantenimiento preventivo
 Canalizar los avisos de clientes
 Organizar el trabajo, gestionamos el tiempo
 Donde ir y en que orden
 Gestionar las urgencias
 Histórico de averías, ……………
 Gestionamos el tiempo de dedicación
 Reporta información para adelantarnos. Alarmas
 Tipos de averías
 Materiales
 Máquinas sobre las que se produce
 Si el cliente no está contento
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29. BALANCE Y CUENTAS DE
PRESUPUESTOS TESORERIA CONTROL INDICADORES
RESULTADOS
EXPLOTACION
ESTADÍSTICA
CUADRO DE MANDO
• ACTIVIDAD COMERCIAL
• ACTIVIDAD DE VENTAS
• ESTADO DE CONTRATOS
• INVENTARIOS
• INDICE DE ABSENTISMOS
• CONTROL DE DEUDA
• INDICE DE AVERIAS
• SATISFACCIÓN CLIENTES
• ETC…
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30. Controlar Indicadores para GESTIONAR
• Buscar la documentación EN UNOS MINUTOS, Y SIN IMPLICAR A
• Hoja excel con anotaciones NADIE MÁS, HEMOS REVISADO LOS
• Fechas, verificaciones, INDICADORES, …………………… PDCA
comprobaciones Planificamos, Hacemos, Chequeamos y
• Apoyo de administración Actuamos
• Etc…
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31. COMPRAS CONTABILIDAD
PRODUCCIÓN CALIDAD
ALMACÉN RRHH
COMERCIAL WEB
SAT DIRECCIÓN
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32. CONTROL
PRESUPUESTARIO
ALMACÉN
GASTOS INVERSIONES
MATERIA PRIMA
INMOVILIZADO
INVENTARIO
AMORTIZACIÓN
VALORACIÓN
PERMANENTE
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33. PLANIFICACIÓN
ORDENES DE TRABAJO
CONTROL DE PLANTA
ALMACÉN MATERIA
TUESTE
PRIMA
INTEGRACION
MÁQUINAS Y EQUIPOS
SILOS ALMACÉN
TOSTADO
FORMULACION
MEZCLAS
CONTROL CALIDAD
MEDICIONES
ENVASADO
ALMACÉN PRODUCTO
TERMINADO
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34. CONTROL DE
CANDIDATOS PERSONAL CONTRATOS
PRESENCIA
ENCUESTAS
CURRICULUM
SATISFACCION
COMISIONES
NOMINAS
SS- IRPF
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35. GESTIÓN DE LAS PERSONAS
1. NADIE ES IMPRESCINDIBLE
Toda la información está en el sistema, al alcance de quien la necesite en cada momento.
 Las sustituciones de personal son sencillas
 No se necesitan reuniones para hacer seguimiento del día a día
 En el sistema tiene cabida todo: opiniones, quejas, atenciones, …
PERSONAS
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36. CATALOGO PROMOCIONES CLIENTES
INFORMACIÓN,
TIENDA ON-LINE AVISOS
FACTURAS
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37. HAY QUE EVOLUCIONAR HACIA UNA GESTIÓN AVANZADA
Una gestión avanzada permite rentabilizar el valor añadido de la empresa: el conocimiento.
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38. 25 AÑOS DANDO SERVICIO
Junto con el cliente:
 Identificamos sus necesidades
 Ofrecemos la tecnología que mejor se adapte a la actividad
 Redefinimos procesos, funciones y tareas del personal
En definitiva, optimizamos la gestión de la actividad
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39. OFRECEMOS SOLUCIONES TECNOLÓGICAS
Contamos con:
• Los mejores profesionales:
• Consultores, técnicos, economistas, programadores, …
• Una amplia experiencia en organización empresarial
• Un programa de gestión desarrollado en base a lo que la empresa necesita
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