El 70 % de los costos están comprometidos desde antes de su realización. Por esto es importante planificar la base de costo en vez de hacer trabajo de remediación como son los proyectos de BPR.

1. OpOpOpOpOptimice su base de costimice su base de costimice su base de costimice su base de costimice su base de costttttososososos
PPPPPororororor: Sil: Sil: Sil: Sil: Silvia Meljem, Pvia Meljem, Pvia Meljem, Pvia Meljem, Pvia Meljem, Pedro San Maredro San Maredro San Maredro San Maredro San Martíntíntíntíntín
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Financial
Management
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2. 2 IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
Tradicionalmente los dirigentes de las organizaciones se enfrentan ante situaciones externas como entornos más
competitivos, crisis económicas y eventos extraordinarios, como en septiembre 11 de 2001, y cuestionan los
modelos de hacer negocios. Muchos de estos modelos, para permanecer como negocio en marcha, se ven obliga-
dos a mantener una base de costos optima, y en la mayoría de las ocasiones los directivos toman decisiones
desesperadas, por ejemplo:
“La empresa fabricante de equipo fotográfico Polaroid anunció que en los próximos 18 meses tiene previsto
despedir a 2 mil de los 8 mil trabajadores que emplea en el mundo, según informó la compañía” Fuente: Reforma
junio 14 de 2001.
“Dell, fabricante de computadoras, recortará hasta 4 mil puestos de trabajo de sus plantas de Texas por la caída en
la demanda de sistemas y servicios” Fuente: Reforma mayo 8 de 2001.
“La empresa líder en fotografía Eastman Kodak dio a conocer el martes sus planes para recortar entre 3,000 y
3,500 empleos en todo el mundo, argumentando que la medida ahorrará entre 200 y 250 millones de dólares al
año para finales de 2002” Fuente: CNN en Español abril 17 de 2001.
“Phillips, la compañía electrónica holandesa fabricante de microprocesadores, dijo que eliminaría 7,000 empleos y
presentaría su segundo trimestre de pérdidas debido a una caída en el mercado de las telecomunicaciones y las
computadoras. Agregó que es necesario efectuar esos recortes para mantener cierto equilibrio entre los costos y los
ingresos” Fuente: CNN en Español abril 17 de 2001.
“Muchas empresas
entran en un período de
reducción de costos
como si estuvieran en
un proceso de quebran-
to o cierre, no lo ven
como un negocio en
marcha que está
pasando por un período
difícil, el cual no será el
único de los que
tendrán que afrontar,
para lo cual deben estar
mejor preparadas en el
futuro”
¿Cuántas de estas mismas organizaciones seguirán teniendo problemas en
su base de costos?
Los esfuerzos tradicionales para reducir costos se centran principalmente en su parte variable y en lo fácil, como es
el rubro de personal o materias primas; sin embargo, estos esfuerzos no están alineados a las necesidades y
requerimientos de la operación, ni a los temas estratégicos del negocio. Por lo general estos esfuerzos de reducción
de costos se hacen como una reacción ante los eventos financieros y del medio ambiente, originando los siguientes
resultados:
* “El 80% del costo está en inversiones no productivas”
* “Corrimos a la gente que tenía experiencia y que necesitamos ahora”
* “Ya bajamos costos pero seguimos teniendo problemas”
* “No tenemos los resultados esperados”
* “El personal está desmotivado y ya no coopera”

3. 3IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
Una mala planeación para optimizar la base de costos puede ocasionar una merma de la ventaja
competitiva traducida en inexperiencia para participar en el mercado, deterioro del nivel de servicio,
desmotivación de empleados, enfoque en los centavos en vez de los dólares. Estos efectos hacen que el
desempeño se deteriore en el mediano y largo plazos.
Enfoque en la estrategia e impulsores de valor
En un análisis de estrategia competitiva elaborado por PwC Consulting, concluye que las compañías que
enfrentan mayores niveles de competencia se benefician más de las reducciones de costo que de los
incrementos en precio. Sin embargo, la manera más adecuada para hacerlo debe ser con un enfoque en la
estrategia y competencias clave del negocio.
Como se puede observar en la figura 1, la optimización de la base de costo debe comenzar por un análisis
del modelo de negocio en cuanto a sus intereses estratégicos y esquemas de operación de los procesos
del negocio, para comprender cómo éstos en su conjunto, repercuten en la creación de valor del negocio a
través de diversos impulsores.
Figura 1
La optimización de la base de costos debe ser
coherente con el modelo de negocio
Alineación y
conexión
Crecimiento en ventas
Margen de efectivo
Capital Fijo
Crecimiento del período
Capital de trabajo
Costo de capital
Ratio de impuestos
Impulsores de Valor
= Procesos del negocio y
reconfiguración del modelo
de negocio
Estrategia
Métricas Desempeño
Activity Based Management
Asset Management
Capacity Management
Performance/Cost Management
Target Pricing
Fuente:
La optimización de la base de costos debe ser
coherente con el modelo de negocio
Alineación y
conexión
Alineación y
conexión
Crecimiento en ventas
Margen de efectivo
Capital Fijo
Crecimiento del período
Capital de trabajo
Costo de capital
Ratio de impuestos
Impulsores de Valor
= Procesos del negocio y
reconfiguración del modelo
de negocio
Estrategia
Métricas Desempeño
Activity Based Management
Asset Management
Capacity Management
Performance/Cost Management
Target Pricing
Activity Based Management
Asset Management
Capacity Management
Performance/Cost Management
Target Pricing
Fuente:Fuente: IBM Business Consulting Services

4. 4 IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
Fundamentos básicos de la optimización
Los principales fundamentos o premisas para tener una base de costo óptima se resumen en los siguientes cinco
puntos básicos:
11111.- Alineación con los obje.- Alineación con los obje.- Alineación con los obje.- Alineación con los obje.- Alineación con los objetivtivtivtivtivos esos esos esos esos estrattrattrattrattratégicos.égicos.égicos.égicos.égicos. La base de costos debe ser coherente y sustento de la estrategia y
modelo del negocio. Cabe mencionar, como ejemplo, que existen empresas que desean competir a través de
una estrategia de costos bajos; sin embargo, su inversión en infraestructura y recursos se comporta de otra
manera.
2.- Enf2.- Enf2.- Enf2.- Enf2.- Enfoqoqoqoqoque en rue en rue en rue en rue en resulesulesulesulesultttttados susados susados susados susados sustttttentententententables a larables a larables a larables a larables a largo plazo.go plazo.go plazo.go plazo.go plazo. Mantener una base de costos óptima no es una reacción
ante el medio ambiente, sino una decisión de negocio que se enfoca en tener una adecuada política de inversión
en bienes de capital y de consumo.
3.- Ef3.- Ef3.- Ef3.- Ef3.- Eficiencia en los procesos.iciencia en los procesos.iciencia en los procesos.iciencia en los procesos.iciencia en los procesos. La base de costos debe facilitar, no complicar, la ejecución de los procesos a través
de esquemas flexibles que se adapten rápidamente a los requerimientos del proceso del negocio. Existen
controles para la asignación de recursos que en muchas ocasiones complican y encarecen a la operación
resultando “más caro el caldo que las albóndigas”.
4.- V4.- V4.- V4.- V4.- Valor al accionisalor al accionisalor al accionisalor al accionisalor al accionisttttta.a.a.a.a. La aplicación de los recursos debe guiar y fortalecer la creación de valor para el accionista a
través de procesos que generen productos y servicios que satisfagan a los clientes y tengan a los empleados
motivados.
5.- Modelo de negocio.5.- Modelo de negocio.5.- Modelo de negocio.5.- Modelo de negocio.5.- Modelo de negocio. La inversión en gente, tecnología e infraestructura, entre otro tipo de componentes, debe
de tener una estructura adecuada.
Anatomía de los costos
Para optimizar la base de costos de la organización se debe seguir un proceso ordenado que cumpla con:
* Mejorar los procesos en todos lados, desde la producción, pasando por la administración y
finanzas.
* Reducir costos sin disminuir la capacidad competitiva de la empresa.
* Optimizar la asignación de activos para maximizar la creación de valor.
* Utilizar la tecnología adquirida a su máxima capacidad.
* Crear el sentido de oportunidad, crecimiento e innovación en las actitudes de la gente.

5. 5IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
El esquema de trabajo para optimizar la base de costos debe conducir a una buena asignación de
recursos y estructura de los procesos del negocio. Muchas inversiones como maquinaria especializada,
innovación y desarrollo de productos, deben ser asignadas bajo un adecuado criterio; por ejemplo, el
definido por el Consortium for Advanced Manufacturing – Internacional (CAM-I):
Principios guía para administrar las inversiones del CAM-I1
1. Relacionar las decisiones de inversión con los planes estratégicos y operativos de la
compañía, así como establecer mediciones de desempeño para comparar los resultados
de las decisiones de inversión tomadas contra las metas estratégicas de la compañía.
2. Evaluar constantemente las alternativas de inversión.
3. Evaluar las decisiones de inversión utilizando diversos atributos, así como criterios
financieros y no financieros.
4. Establecer el grado de riesgo para cada alternativa de inversión.
5. Establecer un método y un sistema adecuado para generar información de costos y
desempeño, con el objeto de evaluar las decisiones de inversión.
Esquema de trabajo para optimizar la base de costos
La cada vez más frecuente necesidad de inversión en herramientas de e-negocios y otros elementos más
modernos en infraestructura han hecho que las organizaciones se hayan vuelto más eficientes y a un
menor costo. Sin embargo, en muchas organizaciones el personal ve a las iniciativas de reducción de
costos como el proyecto del mes, o un esfuerzo único, que se llevan a cabo cada vez que los ciclos
económicos se desaceleran. Este tipo de actitud hace que las ventajas en costo sólo se generen por
períodos cortos de tiempo; para que la optimización de la base de costos sea sustentable debe considerar-
se como un proceso constante que esté arraigado a la cultura de la organización, con el fin de que se
refleje en la toma de decisiones.
En la figura 2 se muestra un esquema de trabajo mediante el cual las organizaciones pueden estructurar
sus esfuerzos de optimización de la base de costos. Este esquema se integra por tres grandes fases:
Evaluación, Diseño e Implantación.
1
CAM-I. Managing Strategic and Capital Investment Decisions. EUA Editorial IRWIN. 1994. Pag. 4.

6. 6 IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
Método de Optimización de la base costos
Propuesta
de valor
Áreas de
Enfoque
seleccionadas
Cuantificación
del Gap de
desempeño
Caso de
negocio para
el Gap
Beneficios
medibles
Plan de
mejora
detallado
Nuevos procesos de
administración de
costos y desempeño
Diagnóstico Benchmaking
Evaluar
Oportundades
Desarrollar
Mejoras
Desarrollar
Diseño de
Implantación
Generar
Beneficios
Mejoras
Integradas
Fase 1: Valoración
Semanas 1-6
Fase 2: Diseño
Semanas 7-14
Fase 3: Implantación
Semanas 15 en adelante
Fuente:
Método de Optimización de la base costos
Propuesta
de valor
Áreas de
Enfoque
seleccionadas
Cuantificación
del Gap de
desempeño
Caso de
negocio para
el Gap
Beneficios
medibles
Plan de
mejora
detallado
Nuevos procesos de
administración de
costos y desempeño
Diagnóstico Benchmaking
Evaluar
OportundadesDiagnóstico Benchmaking
Evaluar
Oportundades
Desarrollar
Mejoras
Desarrollar
Diseño de
Implantación
Generar
Beneficios
Mejoras
Integradas
Desarrollar
Mejoras
Desarrollar
Diseño de
Implantación
Generar
Beneficios
Mejoras
Integradas
Fase 1: Valoración
Semanas 1-6
Fase 2: Diseño
Semanas 7-14
Fase 3: Implantación
Semanas 15 en adelante
Fase 1: Valoración
Semanas 1-6
Fase 1: Valoración
Semanas 1-6
Fase 2: Diseño
Semanas 7-14
Fase 2: Diseño
Semanas 7-14
Fase 3: Implantación
Semanas 15 en adelante
Fase 3: Implantación
Semanas 15 en adelanteSemanas 15 en adelante
Fuente:
Fase 1: Valoración
Esta fase consiste en analizar, en un período de 1 a 6 semanas, las áreas de oportunidad en la estructura de costo
de los procesos, la cual en muchas ocasiones no está integrada adecuadamente.
Diagnóstico: Este paso se enfoca en estudiar los elementos que constituyen a los procesos del negocio, como lo
son: tecnología, infraestructura y gente.
Benchmarking: Una vez analizados los elementos de los procesos se compara su desempeño con procesos de otras
empresas y entidades de la misma y/o diferente industria para entender el rezago de nivel de desempeño requerido
para permanecer competitvo.
Evaluar Oportunidades: Consiste en establecer recomendaciones específicas sobre las cuales se modificará la base
de costos de los procesos; es importante mencionar que para mantener una base de costo sustentable es necesario:
* Eliminar el trabajo innecesario y redundante, no al personal.
+ Mejorar la efectividad de las actividades jerarquizando y focalizando el uso de los activos y
los recursos.
* Incrementar la eficiencia simplificando los procesos y eliminando los pasos que no agregan
valor.
* Aprovechar los máximos beneficios que proveen las inversiones hechas en tecnología.
* Establecer y dar seguimiento a mediciones de costo y desempeño para evitar rebotes.
Figura 2
Fuente: IBM Business Consulting Services

7. 7IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
Fase 2: Diseño
Una vez analizada la base de costos y desempeño de los procesos e identificado la brecha contra otras
prácticas de la industria, en la fase de diseño se procede a generar diversos escenarios bajo los cuales se
ejecutarán las operaciones del negocio con una base de costos y desempeño adecuada.
Desarrollar mejoras: De la evaluación de oportunidades se diseñan diferentes esquemas de operación
tomando como referencia la base de costos, ciclo de tiempo de ejecución y grado de funcionalidad de las
operaciones. En estos esquemas de operación son estructurados con diferentes mezclas de infraestructura,
gente y tecnología con el objeto de evaluar sus ventajas y desventajas para seleccionar el esquema
operativo definitivo, “no siempre el esquema operativo más barato es el que genera la base de costos
ideal”.
Desarrollar diseño de implantación: Ya seleccionado el nuevo esquema o escenario de operación, se
procede a detallar el diseño y generar un plan de implantación mediante el cual se asignan nuevas
tecnologías, procesos y gente.
Fase 3: Implantación
La implantación, por muchos considerada como “la parte fácil de la iniciativa” es la más crítica y en la
cual muchas empresas generan los beneficios deseados o fracasan. Para lograr una adecuada implanta-
ción del escenario operativo, es necesario contar con un buen equipo de trabajo que esté motivado y
tenga el apoyo de la alta dirección para hacer que las cosas pasen. Una buena implantación debe:
Generar Beneficios: El diseño del esquema operativo con la nueva base de costos debe estar guiado por
un caso de negocio con beneficios cuantitativos y cualitativos. En muchas organizaciones se hacen
cambios estructurales de la cadena de valor con la esperanza de generar ahorros y otras ventajas, las
cuales no son identificadas lo suficiente. Existen casos frecuentes o más bien típicos, en los cuales las
organizaciones se ven forzadas a generar beneficios y se dejan llevar por el síndrome del “Best Seller”.
Esto ocurre porque en el mercado se observan gurús, consultores, académicos, empresas de tecnología y
la “manga del muerto” que sustentan que la aplicación inmediata de tecnologías y métodos aislados de
trabajo, traerán beneficios en una serie de conceptos, los cuales no están bien sustentados o no se
aprecian los beneficios integrales y repercusiones en la organización.
Mejoras Integradas: Una vez logrados los objetivos iniciales sobre la optimización de la base de costos se
debe generar un ambiente y cambio de comportamiento en la cultura de la empresa para que como un
proceso de mejora continua, se asignen las inversiones, los gastos y se ejecute el trabajo de tal manera
que haga sustentable la ventaja competitiva de la empresa y mantenga su base de costos óptima.

8. 8 IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
Ejemplos de practicas actuales de la industria y beneficios obtenidos
Empresa productora de equipo electrónico rediseñó de sus 2760 puntos de venta de cajas registradoras,
esta empresa redujo el tiempo de ensamblado en un 75%, el número de partes en un 80%, el número de
proveedores en un 65% y un ahorro de 1.1 millones USD en asistencia directa.
Empresa de autopartes utiliza target costing para mantener su rentabilidad e incrementar su participación
en el mercado. Aunque este proceso es difícil y a veces costoso en su ejecución, compañías como esta han
encontrado que esta inversión es crítica para cumplir con sus objetivos estratégicos de manera exitosa.
Empresa automotriz ejecutó una iniciativa de optimización de su base de costos administrativos y de
ventas obteniendo ahorros del 10% en 1999 y 10% en 2000. Al final de la primera fase del proyecto se
detectaron ahorros potenciales por más de 1.4 billones USD.
Una de las empresas más grandes en la producción de autopartes necesitaba establecer un método de
asignación y transferencia de los costos de áreas de servicios compartidos y subcontratista para sus
unidades de negocio. Mediante técnicas de costeo ABC y mediciones de desempeño se establecieron las
bases para realizar dichos cobros.
Como beneficios adicionales en este proyecto se obtuvieron:
* Transferencia de los costos de las áreas de servicios compartidos y subcontratistas a las
unidades de negocio.
* Conocimiento del costo y desempeño de las actividades involucradas en los servicios
otorgados.
* Control al cobro de los servicios de las empresas subcontratadas.
* Identificar áreas de oportunidad para reducción de costos por mas de $15 millones USD.

9. 9IBM Business Consulting Services
Optimice su base de costos
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Profesor de asignatura del Departamento Académico de
Contabilidad y Estrategia financiera del Instituto Tecnolólogico
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mundo en proveer servicios de consultoría en
administración y en tecnología para las
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diversas industrias. Con oficinas en 160 países,
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