Administrador en Gestión documental

1. PROGRAMA
Administración Documental en el Entorno Laboral
Actividad 1
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de
la Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los
conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes
procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o
una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de
acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
• Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos,
cumpliendo con la normatividad vigente.
• Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido
de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.
Respuesta
1. La empresa que seleccione es una empresa de salud que se llama E.S.E IMSALUD
de acuerdo con el proceso administrativo que debe seguirse para lograr los objetivos,
en la clínica podemos identificar:
a) Planeación: El proceso de planeación no está definido, por lo tanto, el flujo de
comunicaciones no se realiza correctamente. Sabiendo que esta primera etapa es
fundamental para llevar a cabo los siguientes pasos.
b) Organización: El proceso de organización lo hemos venido mejorando
considerablemente, ya que el auxiliar administrativo es el encargado de empezar a
organizar los archivos, pero sin lugar a dudas, hay que mejorar en este aspecto,
porque los documentos no se organizan conforme a las normas vigentes.
c) Ejecución: en la ejecución estamos tratando de obtener los mejores resultados ya
que estamos logrando que las historias clínicas queden archivadas según el uso que
se le da, y así se logre dar respuesta a las glosas o a los requerimientos de los
usuarios o empleados de la misma.
d) control: todavía estamos tratando de tener un control y un seguimiento para lograr
los objetivos que nos hemos planteado. Sin lugar a duda estamos apenas tratando de
implementar un sistema archivístico, es por eso la importancia de este curso.
Estoy todavía aprendido la importancia de llevar a cabo el proceso administrativo en la
gestión de los archivos para que la empresa logre sus objetivos.

2. 2. En la clínica como ya había escrito anteriormente la clasificación de los archivos es
responsabilidad del auxiliar administrativo y se realiza teniendo en cuenta la
asignación de la cita, el ingreso de los pacientes, la atención del médico, historia
clínica, procedimientos diagnósticos.
Inicialmente todo llega a la recepción y allí son clasificadas para darles el respectivo
trámite.
Como hay una sola dependencia, es allí donde se encarga de darle trámite a los
documentos y el responsable es el auxiliar administrativo y la administración. Aclaro
que es una clínica pequeña y que estamos aprendiendo para mejorar nuestra función,
por eso el interés en el curso.
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN
El archivo que se maneja es centralizado
SEGÚN SU USO
Archivo activo: son documentos en proceso de tramite como: historias laborales,
historias clínicas, procedimientos diagnósticos, ordenes médicas. etc. Su consulta es
permanente.
Archivo semi activo: consulta es menor. Como historias laborales, contratos,
resoluciones de la secretaria de salud, libros médicos, enciclopedias médicas.
Archivo inactivo: son documentos que no se consultan como procedimientos
diagnósticos de más de 1 año.
SEGÚN SU CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTIÓN: documentos solicitados frecuentemente, como: Historias
clínicas, reportes endoscópicos.
ARCHIVO CENTRAL: Se ubica la documentación que es de poca consulta como:
hojas de vida laborales de personal retirado, resultados de patologías que no
reclaman y resultados endoscópicos que no reclaman.
ARCHIVO HISTÓRICO: se trasfieren a este archivo la documentación del archivo
central.
SEGÚN SU NATURALEZA
El archivo de esta institución es de carácter privado