Diagnóstico Administrativo

2. CONCEPTO
• Es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito
fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área
objeto de estudio.

3. ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO
1. Recopilación de información.
La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, ya que representa la
base para las futuras conclusiones.

4. 2. Análisis organizacional o administrativo
a) Análisis de la estructura
Estudio de cada uno de los componentes que integran la estructura
organizacional, para determinar si se cumple con la misión, visión de la
empresa.
b) Análisis de las funciones
Estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, en donde es
importante verificar:
• Funciones principales del área.
• Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto
de trabajo con los objetivos del área.

5. c) Análisis de los procesos
Los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de estudio, así como
el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la
organización.
d) Análisis de las relaciones
Estudio de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los
elementos integrantes de la organización.

6. 3. Obtención de conclusiones
Revisar sobre la evolución y desarrollo que han sufrido a través del
tiempo y comparación de los datos obtenidos con otros similares,
para verificar si se ha logrado el objetivo.

7. 4. Propuesta y plan de acción
Sincronización del detalle de las acciones a tomar, para tener la facilidad de
soluciones posibles en la organización o reorganización.
La propuesta y plan de acción en términos generales describe:
• Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las
oportunidades detectadas.
• Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las
amenazas detectadas

8. ÁREAS DE ESTUDIO DEL DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO
Estructuras orgánicas por procesos
Diseño de manuales de procedimientos
Mejoramiento de procesos
Utilización y distribución del espacio físico
Estudio sobre diseño y rediseño de formularios
Estudios en el área de personal
Estudio de desarrollo organizacional
Planificación estratégica
Reingeniería de procesos
Sistemas de documentación y archivo
Fortalecimiento y modernización institucional

9. 1.ESTRUCTURAS ORGÁNICAS POR
PROCESOS
Estructura Lineal:
es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los
subordinados, tiene autoridad única y absoluta sobre
sus subordinados.
Ventajas
- Es sencilla y de fácil comprensión.
- Clara delimitación de las responsabilidades de los
cargos involucrados
- Estabilidad considerable
Desventajas
- Rígida e Inflexible
- Excesivo énfasis en la jefatura

10. Estructura Funcional:
principio de la especialización de funciones para cada tarea. El principio funcional
distingue y especializa.
Ventajas
- Proporciona el máximo de especialización a los diversos cargos de la organización
- Permite la mejor supervisión técnica posible.
- Separa las funciones de planeación y de control de las funciones de ejecución
Desventajas
- Dispersión, en consecuencia perdida de la unidad de mando
- Subordinación simple
- Tendencia a la competencia entre los especialistas

11. Estructura Línea y Staff:
combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta
asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en
línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y
asesoramiento.
Ventajas
-Asegura asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio
de autoridad.
-Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos
de staff.
Desventajas
-Conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversa.
-Dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio dinámico
entre línea y staff.

12. Estructura en Comité
• Es aquella en donde la autoridad y la responsabilidad son
compartidas conjuntamente por un grupo de personas en
de una. En ellas se reúne el comité, por lo general para
una decisión
Estructura Matricial
• Se trata de una estructura en la que especialistas de
diferentes partes de la organización se unen para
trabajar en proyectos específicos.

14. Se los puede definir en tres palabras claves:
MANUAL.-
Es una recopilación de texto
en una detallada y minuciosa
todas las instrucciones
PROCESO.-
Es una secuencia de pasos
necesarios para realizar una
actividad
PROCEDIMIENTO.-
Es la aplicación secuenciada
de tareas con sus respectivas
relaciones.

15. El manual de procedimientos es muy importante ya que no es
simplemente una recopilación de procesos, sino también
incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones
que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
su responsabilidad y participación.
Facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

16. Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y
lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y
funciones del trabajador.
Proporcionar
información que
sirva de base para
evaluar la
eficiencia del
sistema
Incorporar a los
sistemas y
procedimientos
administrativos, la
utilización de
herramientas que
ayuden a agilizar
Proporcionar una
herramienta que
facilite el proceso
de inducción y
capacitación del
personal

17. La existencia del manual de procesos en la configuración de la
organización permite facilitar la adaptación de cada factor de
la empresa.
FUNCIONES
BÁSICAS DEL
MANUAL DE
PROCESOS
 El establecimiento de objetivos
 La definición de políticas, guías
 La evaluación del sistema de organización.
 Las limitaciones de autoridad y
responsabilidad.
 Las normas de protección y utilización de
recursos.
 La aplicación de un sistema de méritos y
sanciones para la administración de
personal.

18.  Permite conocer el funcionamiento
interno con lo que respecta a
descripción de tareas.
 Auxilian en la inducción del puesto y al
adiestramiento.
 Sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema
Confusión en las responsabilidades
No habrá normas establecidas
No hay un control eficaz de las actividades
No hay un procedimiento establecido

19.  Identificación
 Índice o contenido
 Prólogo y/o introducción
 Objetivos de los procedimientos
 Áreas de aplicación y/o alcance de los
procedimientos
 Responsables
 Diagramas de flujo
 Políticas o normas de operación
 Formulario de registro.
 Glosario de términos.

20. Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una
organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo
para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:

21. ESTUDIO
PRELIMINAR
• Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y
actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.
PREPARACIÓN
DEL PROYECTO
• Una vez recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe
preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado.
ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN
RESULTANTE DE
LOS
PROCEDIMIENTOS
• En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los
elementos de información o grupos de datos que se integraron.
PRESENTACIÓN
DEL PROYECTO
• PARTICIPANTES
• RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN

22. 3.MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando
también los controles, reforzando los mecanismos internos
para responder a las contingencias y las demandas de
nuevos y futuros clientes.
La mejora de procesos es un reto para toda empresa de
estructura tradicional y para sistemas jerárquicos
convencionales.

23. Mejora de procesos:
Método de las ocho fases
Formación del grupo de
mejora (equipo) Definición del problema
Implementación de
soluciones de contención
Medición y análisis: Identificación de
las causas raíces
Análisis de soluciones
para las causas raíces
Elección e
implementación de
soluciones raíces
(comprobación)
Prevención de re
ocurrencias del
problema y causas
raíces
Reconocimiento del
equipo de mejora
corresponde a una metodología
sistematizada para la aplicación
de mejoras en los procesos

24. 4.-UTILIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
FÍSICO

25. Es importante el espacio físico para así disminuir los
efectos negativos que este provoca como la iluminación
difusa que es la luz reflejada de una iluminación directa.
La distribución del espacio físico debe tener en cuenta los
siguientes factores
• Las relaciones de trabajo entre las unidades que la
componen.
• Los sistemas de información y procesos de
comunicación establecidos.
• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y su
comodidad en su realización.
• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los
lugares mas accesibles.
La distribución del espacio debe fomentar el respeto a las
creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres y formas
de hacer las cosas de los integrantes de la organización

30. Toda empresa, independientemente de su tamaño, la
actividad económica que realice y su naturaleza requiere de una
optima gestión de sus recursos humanos.
En esta ocasión me enfocare en las principales funciones que desempeña
el área de Recursos Humanos dentro las empresas.

31. Esta función tiene como objetivo proveer a la empresa de los
recursos humanos idoneos en base a una adecuada planeación,
tanto en cantidad como en calidad, para desarrollar todos los
procesos del negocio.

32. Reclutamiento
• consiste buscar y
atraer solicitantes
capaces para cubrir
las vacantes que se
presenten.
Selección
• Analizar las
habilidades,
aptitudes,
capacidades y
cualidades de los
solicitantes a fin de
decidir, sobre bases
objetivas, cuál tienen
mayor potencial para
el desempeño de un
puesto y
posibilidades de un
desarrollo futuro,
tanto personal como
de la organización.
Contratación
• Formalizar con
apego a la Ley la
futura relación de
trabajo para
garantizar los
intereses, derechos y
deberes tanto del
trabajador como de
la empresa.
Inducción
• Proporcionar al
empleado de nuevo
ingreso
información relativa
a las instalaciones de
la empresa, puesto
trabajo y grupos
sociales existentes a
fin de lograr una
identificación con la
organización.

33. 7. Estudio de desarrollo
organizacional
Es un proceso sistemático y
planificado en el que se utilizan los
principios de las ciencias del
comportamiento para
incrementar la efectividad individual
y la de la organización y así pueda
adaptarse a las nuevas exigencias,
problemas y desafíos que surgen
constantemente.

36. 8. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Es un sistema de liderazgo que se inicia con una visión sobre el
destino a dirigirse y, planteando estrategias que permitan
trasladarse desde la situación actual hasta la futura. Conocer el
entorno de la
organización y
su
circunstancia.
Formular la
visión del
futuro.
Prever la selección de
estrategias óptimas que
surgen en el camino.
•Análisis FOFA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades
y Amenazas).
Tener clara la
misión (¿Qué
haremos? y
¿Dónde lo
haremos?).

39. 9. Reingeniería de procesos
La Reingeniería de Procesos, consiste en la revisión fundamental y
el rediseño radical de procesos operativos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de
rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez.
El enfoque básico de la reingeniería de procesos se compone de tres fases:
Fase 1. Descubrimiento: La empresa define una visión estratégica en busca del domino y de la
competitividad renovada en el mercado, determinando la manera en que sus procesos pueden ser
modificados con el fin de alcanzar la visión estratégica establecida.
Fase 2. Rediseño: Se detalla, planifica y organiza el proceso de rediseño.
Fase 3. Ejecución: Se lleva a cabo el rediseño para alcanzar la visión estratégica establecida.

40. SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN Y
ARCHIVO

41. • La implantación de un Sistema de Documentos y archivos es un paso decisivo de cualquier
organización dentro de su política de calidad y mejora continua.
• El Sistema de Documentos y archivos es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la
concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos
y archivísticos necesarios, desde la creación o recepción de los documentos en los archivos
de gestión hasta su destrucción o conservación en el Archivo General, es decir, durante el
ciclo de vida completo de los documentos.

43. Mejoramiento
De la Eficiencia y
Eficacia
• Proceso 1:
• La acción de crear eficacia, mediante la mejora de
capacidades organizativas específicas, tales como la
infraestructura, operaciones, salud financiera, y programas.
Mejora de
capacidades
organizativas
• Proceso 2:
• Es el resultado de una serie de acciones que implícita o
explícitamente pretenden encontrar una mayor atención
en su manera de operar y organizarse.

44. Comprende
tres planos
o
momentos
dinámicos:
1.) Un Proyecto.- es decir una misión, una apuesta política, una utopía
capaz de convocar a un determinado grupo de personas para organizarse
en función del logro de un conjunto de objetivos con los que se identifican.
2.) Una Organización.- es decir un conjunto de relaciones sociales que
posibilitan (o no) avanzar en la realización del proyecto.
3.) Un conjunto de Recursos.- tanto humanos como materiales y
financieros, que viabilizan (o no)la realización del proyecto.

45. • Aumento de la demanda social a la
pretenden responder las
organizaciones.
• Modelos de organización interna ya
resultan obsoletos.
• Falta de instrumentos y herramientas
concretas para organizar, sistematizar y
planificar mejor el trabajo.
• Crisis financieras, problemas de
liderazgo, falta de eficiencia y eficacia.
• Modernización institucional se orienta
hacia una innovación organizativa:
infraestructura física, cambios
orientados a una nueva cultura de
gestión administrativa que permita
brindar un servicio eficiente, eficaz y
efectivo logrando satisfacer las
necesidades y expectativas de los
usuarios y/o clientes.

46. BIBLIOGRAFÍA Y LINKOGRAFÍA
• Martínez Chávez , V. M. (2015). Diagnístico administrativo holístico: procedimientos
y procesos. México: Trillas.
• Martínez Chávez, V. M. (2010). Diagnóstico administrativo holístico: procedimientos,
procesos y benchmarking. México: Trillas.
• Sainz De Vicuña Ancín, J. M. (2015). El plan estratégico en la práctica. Madrid: Esic.