Este documento describe las medidas de seguridad y prevención de riesgos que deben implementarse en las oficinas. Incluye recomendaciones sobre la adecuada configuración del puesto de trabajo, el manejo manual de cargas, la protección contra incendios y la formación de brigadas de emergencia. También presenta los principales riesgos asociados al trabajo en oficinas como caídas, golpes y lesiones musculoesqueléticas.

2. Decreto 1607 de 2002
Actividad económica
1751201 – Empresas dedicadas a actividades ejecutivas de la administración publica en general,
incluye ministerios, órganos, organismos y dependencias administrativas en los noveles central,
regional y local.
Clase de Riesgo
Nivel 1

3. Al ocurrir un accidente de tránsito en el automóvil contratado por la entidad para transportar a
los contratistas quienresponde?
1. Se toma como accidente de transito así que el Seguro Obligatorio de Accidentes de
Tránsito SOAT cubre en primera instancia el accidente.
2. Al presentarse el accidente dentro de horas laborales y con el automóvil contratado por la
entidad para transporte de contratistas la ARL cubre en su totalidad el accidente sin
importar si el vehículo es el que habitualmente usted utiliza..

4. Los accidentes y sus causas
Instalaciones eléctricas
Manejo manual de cargas
Protección contra incendiosRiesgos asociados y medidas preventivas

5. En la mayoría de las empresas, independientemente del sector de actividad, existen oficinas
donde se desarrollan tareas administrativas que conllevan el tratamiento de información a
través de soporte escrito
o electrónico.
Aunque tradicionalmente se ha considerado que el trabajo que se desarrolla en oficinas y
despachos es un trabajo limpio y seguro, la realidad es que los accidentes ocurren. Si bien es
cierto que los accidentes no suelen ser graves, no por ello deja de ser necesario investigarlos y
tratar de evitarlos.

6. Las caídas al mismo nivel y los golpes contra objetos
se deben normalmente a:
Tropezones con cables de teléfono, de
ordenadores, etc.
Golpes en las piernas con cajones mal cerrados,
con cajas que se encuentran en los lugares de paso,
pasillos con anchura insuficiente, etc.
Resbalones a causa de suelos mojados, etc.
Las lesiones resultantes de estos accidentes suelen
ser: fracturas, luxaciones, torceduras, esguinces,
distensiones y traumatismos superficiales.

7. Medidas preventivas
Algunas medidas preventivas que se deben aplicar pasan
por implantar en la empresa o departamento un plan
organizado de orden y limpieza.
Todo plan de orden y limpieza debe incluir:
La canalización de todo el cableado de ordenadores y
demás instalaciones eléctricas.
Mantener las zonas de paso despejadas; organizando el
almacenamiento de cajas, paquetes, etc.
Indicar mediante señales de advertencia las zonas
peligrosas, por ejemplo: suelos mojados.

8. Los principales riesgos de tipo físico asociados al trabajo en oficinas,
están directamente relacionados con las posturas y movimientos
realizados en el uso de las pantallas de visualización de datos (trabajo
con ordenador).
Por un lado, el permanecer continuamente sentado comportará una
postura estática que, además de afectar a la circulación sanguínea,
puede conllevar fatiga y problemas musculo esqueléticos.
Además, una inadecuada configuración del puesto de trabajo, así como
los hábitos posturales incorrectos adoptados por el trabajador,
supondrán posiciones forzadas de cuello, brazos o espalda, que también
pueden derivar en alteraciones sobre la salud.
Por último, el uso del ordenador implica en ocasiones la realización de
movimientos repetidos, como por ejemplo en las tareas de introducción
de datos, que finalmente pueden repercutir en lesiones especialmente
en la zona de la mano-muñeca.

9. Medidas preventivas
La superficie de trabajo
La superficie o mesa de trabajo debe ser lo suficientemente amplia y espaciosa
para que en ella se puedan depositar cómodamente todos los utensilios necesarios
para el desarrollo de la tarea. Y a la vez debe tener unas dimensiones adecuadas
para que la persona que trabaje en ella pueda alcanzar todos los elementos
necesarios sin necesidad de adoptar posturas forzadas.
Por lo que se refiere a los equipos de trabajo que se suelen encontrar sobre una
mesa de trabajo, éstos pueden ser:
 Pantallas de Visualización de Datos (PVD) con su correspondiente teclado.
 Equipos de telecomunicación: teléfono, fax, etc.
Para que se cumpla lo expuesto anteriormente es necesario controlar los factores
que se especifican en la Tabla.

10. Medidas preventivas
La sillade trabajo
Del diseño de la silla de trabajo va a depender que el trabajador pueda mantener,
durante su trabajo, la espalda recta y relajada y el cuello en una postura no forzada.
Así como permitir una buena circulación sanguínea en las extremidades inferiores.
Para que podamos considerar que una silla es adecuada para el trabajo debe ser
adaptable al 90% de la población trabajadora y los sistemas de ajuste deben ser de
fácil manejo y cumplir una serie de requisitos que se relacionan a continuación:
 La silla debe ser ajustable en altura del asiento e inclinación y altura del respaldo.
Esta ajustabilidad debe permitir al usuario apoyar los brazos sobre la mesa,
manteniendo los codos con un ángulo de 90º y las muñecas rectas en línea con el
antebrazo, sobre el teclado.
 La silla debe ser giratoria, con cinco puntos de apoyo y ruedas que permitan un
fácil desplazamiento.

11. Medidas preventivas
La sillade trabajo
La silla debe poseer apoyo lumbar con forma cóncava y móvil que permita el correcto apoyo de
la espalda y que a la vez permita el libre movimiento de las caderas.
 Los apoyabrazos se recomiendan sólo en aquellos casos en que no interfieran en los
movimientos necesarios para el correcto desarrollo de la tarea, es decir, deben permitir
acercar la silla al máximo a la mesa. Es por ello que las personas de baja estatura no
pueden utilizar los apoyabrazos ya que al acercar la silla a la mesa éstos impiden una
aproximación a la mesa adecuada. Se recomienda que la superficie esté almohadillada y no
impida el movimiento de los brazos.
 El asiento debe estar ligeramente inclinado hacia atrás (3º - 5º) y obligar a la utilización del
respaldo.
 Asimismo debe estar forrado de un tejido poroso que permita la transpiración y al mismo
tiempo sea acolchado para evitar que se produzcan opresiones de circulación en las
extremidades inferiores.

12. Situación geométrica, altura e
inclinaciónde la pantalla
Con la posición de la pantalla se tiene que conseguir evitar el
dolor y el disconfort de la musculatura del cuello y los
hombros.
Se recomienda situarla a una distancia superior a 40 cm
respecto a los ojos del usuario y a una altura tal que pueda
ser visualizada dentro del espacio comprendido entre la
línea de visión horizontal y la trazada a 60º bajo la
horizontal.

13. El teclado
La colocación y la utilización del teclado es un factor altamente influyente en la
postura que se adopta durante el trabajo con PVD.
Es recomendable que la posición del teclado permita a la persona, mantener los
brazos doblados por el codo, con un ángulo de 90º, con la espalda recta y los hombros
en postura relajada mientras trabaja. Asimismo debe poder apoyar los brazos encima
de la mesa.
Asimismo debe haber un espacio mínimo de 10 cm (desde el teclado hasta el borde de
la mesa) para poder apoyar los brazos y las manos.
Las condiciones que debe cumplir cualquier teclado son:
 Móvil e independiente de la pantalla.
 Inclinable entre 0º y 25º.
 Color mate y claro, con los caracteres en negro.
 Teclas de función bien diferenciadas.

14. El ratón
La utilización del ratón en ciertas tareas,
obliga al usuario a mantener la mano sobre
el ratón durante largos periodos de tiempo.
El trabajo con el ratón puede producir una
postura forzada de la muñeca, si no se tienen
en cuenta las mismas recomendaciones que
para el trabajo con el

15. Muchos accidentes son causados por una inadecuada distribución del espacio para las tareas que se deben desarrollar. Por eso, es importante adecuar el espacio
físico para que nos permita trabajar de manera segura:
 Las mesas bajas y equipos de oficina deben colocarse contra las paredes o las divisiones de las paredes.
 Nunca deje al alcance de la mano objetos punzantes o filosos como alfileres, chinches o tijeras.
 Recuerde que el papel tiene bordes que pueden ocasionar cortes.
 Utilice el portalápices. En el escritorio los lápices deben mantenerse con las puntas hacia dentro.
 No coloque o amontone materiales que obstaculicen el paso dentro de la oficina.
 Nunca abra un cajón por encima de alguien que esté agachado.
 Informe cualquier silla rota, pasamanos suelto, cajón atascado, etc.
 Abra o cierre con cuidado cualquier tipo de puerta.
 Nunca deje cables eléctricos o telefónicos atravesando pasillos o lugares de tránsito. Instale los aparatos en enchufes cercanos para no tener que utilizar
extensiones.

16. El manejo cotidiano de la electricidad nos hace olvidar el respeto que debiéramos tenerle.
Lamentablemente, la mayoría de los accidentes eléctricos resultan graves o mortales, por
eso es necesario que tomemos precauciones:
Nunca sobrecargue los tomacorrientes: coloque un solo enchufe por cada toma. Esto
impide que se recaliente la instalación y previene posibles incendios.
Evite el uso de triples y zapatillas.
Si detecta algún problema en la instalación o en algún equipo, llame a un especialista.
Evite dejar líquidos cerca de instalaciones eléctricas: un derrame puede provocar
cortocircuitos.
Recuerde apagar los equipos cuando no los vaya a usar más o cuando se retire de la
oficina.
Las instalaciones y los equipos deben revisarse periódicamente. Si existieran cables
"pelados" o algún ruido extraño desenchúfelo y avise de inmediato.

17. Tengasiempre en cuenta:
 Para levantar una carga aproxímese bien a ella.
 No doble la cintura al levantar peso.
 Antes de levantar la carga seleccione el camino más conveniente.
 Asegúrese de que el recorrido esté libre de obstáculos u objetos.
 Inspeccione que la carga que vaya a mover no tenga clavos, terminaciones cortantes, partes astilladas, etc.
 Colóquese frente al objeto con los pies levemente separados.
 Doble las rodillas y póngase en cuclillas.
 Mantenga la espalda erguida.
 Levántese con suavidad utilizando la fuerza de sus piernas.
 Busque el equilibrio: los pies enmarcando la carga, ligeramente separados y adelantados uno respecto al otro para aumentar el polígono de sustentación.
 Transporte el peso cerca del cuerpo para poder ver el recorrido.
 Si es necesario, empuje la carga con los dos brazos. No tire de ella.

18. ¿Qué es el fuego?
Es una rápida reacción química de oxidación con desprendimiento de calor y llama que se alimenta consumiendo todo
tipo de combustible.
El fuego, ¿cuándo se transformaen incendio?
Cuando el fuego no está controlado estamos en presencia de un incendio. El fuego es una energía poderosa que puede
destruir vidas humanas y causar grandes pérdidas en nuestro medio ambiente.
Clasesde fuegos
Según el tipo de combustible, el fuego se divide en cuatro clases. Conocerlos nos permitirá seleccionar cuál es el
elemento extintor más apropiado para cada uno.

20. Medidas preventivas
Todas las oficinas deben contar con equipos de extinción (hidrantes o
extintores) en cantidad y distribución apropiada, revisados y
mantenidos periódicamente.
 Todo el personal debe estar capacitado para el uso de los
elementos de extinción.
 Los accesos a los extintores o a los hidrantes no deben obstruirse.
 Deben mantenerse despejadas las salidas, los pasillos y, si las
hubiera, las salidas de emergencia.
 Es necesario contar con iluminación de emergencia en los puntos
estratégicos: pasillos, salidas, etc.
 Las salidas y las rutas que deban seguirse en una posible
evacuación deben estar adecuadamente señalizadas por medio de
carteles y flechas de tamaño y color normalizado.

21. Brigada de primeros Auxilios
Brigada de evacuación
Brigada de control de incendios
Brigada de comunicaciones y vigilancia

22. Brigada de primeros auxilios
Es el grupo interno conformado por los empleados de la
entidad, quienes voluntariamente conforman el grupo de
primeros auxilios, encargados de la atención de las víctimas
resultados de la emergencia. Actuar bajo el mando del
coordinador de primeros auxilios.
Brigada de evacuación
Es el grupo interno conformado por los empleados de la
entidad, quienes voluntariamente conforman la brigada de
evacuación encargada de coordinar el procedimiento de
evacuación de las emergencias que se presenten en la
entidad. Actúa bajo el mando del coordinador de
evacuación.
Brigada de control de incendios
Es el grupo interno conformado por los empleados de la
entidad, quienes voluntariamente conforman el grupo de
control de los conatos de incendios, actuar bajo el mando
del coordinador de control de incendios.
Brigada de comunicaciones y vigilancia
Es el grupo interno conformado por los empleados de la
entidad, quienes voluntariamente conforman la brigada de
comunicaciones y vigilancia; encargada de coordinar los
procedimientos para las comunicaciones y coordinar las
operaciones de vigilancia, de las emergencias. Actúa bajo el
mando del coordinador.

23. PERFILDELBRIGADISTA
Dinámico
Sereno
Iniciativa y sentido de compromiso
Responsable
Don de mando y excelentes relaciones interpersonales
Capacidad de liderazgo
Dispuesto a cumplir con sus funciones
Inteligente y astuto (facilidad de tomar soluciones alternativas).