Administración de sistemas de información

1
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EFECTOS DE
GESTIÓN CON ÉNFASIS EN INVENTARIOS, EN LA EMPRESA
CONCENTRADOS DEL CAMPO LTDA., UBICADA EN EL MUNICIPIO DE SAN
PEDRO DE LOS MILAGROS - ANTIOQUIA
VERÓNICA YANED OQUENDO OSPINA
POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS
MEDELLÍN
2013

2
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EFECTOS DE
GESTIÓN CON ÉNFASIS EN INVENTARIOS, EN LA EMPRESA
CONCENTRADOS DEL CAMPO LTDA., UBICADA EN EL MUNICIPIO DE SAN
PEDRO DE LOS MILAGROS – ANTIOQUIA
VERÓNICA YANED OQUENDO OSPINA
Informe Final de práctica empresarial, presentado como requisito parcial
para optar al título de Administradora de Empresas Agropecuarias
Asesor
HUMBERTO GONZÁLEZ GONZÁLEZ
Economista
POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS
MEDELLÍN
2013

3
DEDICATORIA
A mis Padres,
Doralba Ospina Y Roberto Oquendo.
Cuando nací, mis padres aplaudieron mis últimos logros y me sostuvieron en mis
primeros pasos. Cuando me hacía mayor, me enseñaron la diferencia entre el bien
y el mal. De adolescente, eran la autoridad que ponía límites a mis deseos. Ahora
que soy adulta, me siento orgullosa de haber llegado a este mundo, para ser su
hija; gracias padres, porque por su esfuerzo y lucha, he llegado a donde estoy,
gracias porque, siempre, han sido testigos de todos mis triunfos y me han
levantado de mis fracasos; los amo, profundamente.
A mi hermanito,
Juan Guillermo Oquendo.
Jamás pasarán en mí los recuerdos de nuestra infancia, las peleas que tuvimos y
los juegos que disfrutamos juntos; aunque ya hayamos crecido y los compromisos
de la vida nos alejen, siempre serás mi hermanito menor…Te quiero.

4
AGRADECIMIENTOS
A la Empresa Concentrados del Campo Ltda., San Pedro de los Milagros
Antioquia. Porque me abrió las puertas al aprendizaje práctico.
Al Doctor Fabio Gustavo Burgos Delgado, Gerente de la empresa Concentrados
del Campo Ltda., por brindarme la oportunidad de realizar mi práctica empresarial
en su empresa, que sin duda será valioso para mi formación y futuro profesional.
A todo el personal Administrativo y de Producción de Concentrados del Campo,
quienes me acogieron en esta empresa y compartieron conmigo, parte de sus
experiencias, al transmitirme conocimiento e impulsarme a vivir y disfrutar una
nueva etapa de mi vida.

5
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN 12
OBJETIVOS 14
1. REVISIÓN DE LITERATURA 15
1.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 15
1.1.1 Definición. 15
1.1.2 Componentes. 15
1.1.2.1 Objetivos. 16
1.1.3 Clasificación. 16
1.1.3.1 Para la administración. 16
1.1.3.2 En áreas funcionales de la empresa. 17
1.1.3.3 En diferentes sectores empresariales. 17
1.1.4 Datos e información. 18
1.1.4.1 Datos. 18
1.1.4.2 Información. 18
1.1.4.3 Información y sistemas. 18
1.1.4.4 Información y administradores. 19
1.2 INVENTARIOS 19
1.2.1 Relación con productos y cantidad de inventarios. 19
1.2.1.1 Planeación de los materiales requeridos. 20
1.2.1.2 Planeación de recursos para la producción. 21
1.2.2 Gestión de inventarios. 21
1.2.2.1 Objetivo de la gestión de inventarios. 21
1.2.2.2 Concepto de stock o mercancía en reserva. 22
1.2.3 Costos de los inventarios. 22
1.2.3.1 Costos de pedido. 22
1.2.3.2 Costos de almacenamiento. 22
1.2.3.3 Costos de quiebre de stocks. 22
1.2.3.4 Costos de adquisición. 22
1.2.4 Administración. 22
1.2.4.1 Stock máximo. 22
1.2.4.2 Stock mínimo (stock de seguridad). 23
1.2.4.3 Plazo de aprovisionamiento (plazo de entrega). 23
1.2.4.4 Punto de pedido. 23
1.2.5 Minimización de la inversión de inventarios. 23

6
pág.
2. MATERIALES Y MÉTODOS 24
2.1 LOCALIZACIÓN Y GENERALIDADES DE LA EMPRESA 24
2.2 MATERIALES 25
2.3 MÉTODOS 27
2.4 ANÁLISIS DE RESULTADOS 29
3. RESULTADOS Y DISCUSIÓN 30
3.1 MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN CON BASE EN LA
CONSTRUCCIÓN DE INTRANET PARA INVENTARIOS 30
3.2 IDENTIFICACIÓN DE PUNTOS CRÍTICOS EN EL PROCESO DE
FABRICACIÓN DEL ALIMENTO CONCENTRADO 40
3.2.1 Pasos a seguir en la fabricación del alimento concentrado. 41
3.2.2 Proceso de producir la formulación. 42
3.2.3 Almacenamiento de materia prima y producto terminado. 45
3.2.3.1 Características del almacenamiento. 47
3.2.4 Proceso de elaboración de inventarios en la empresa Concentrados
del Campo Ltda. 47
3.3 PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES A LOS PUNTOS CRÍTICOS
ENCONTRADOS PROCEDENTES DEL PROCESO DE FABRICACIÓN
DEL ALIMENTO CONCENTRADO 51
3.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA PLANIFICACIÓN DE
MATERIA PRIMA Y CONTROL DE INVENTARIO EN BODEGA 57
4. CONCLUSIONES 64
5. RECOMENDACIONES 65
BIBLIOGRAFÍA 66
CIBERGRAFÍA 67
ANEXOS 68

7
LISTA DE CUADROS
pág.
Cuadro 1. Componentes de un sistema de información. 15
Cuadro 2. Control de ingreso de mercancía. 48
Cuadro 3. Relación de compras. 48
Cuadro 4. Puntos críticos y plan de mejoramiento. 52
Cuadro 5. Recurrencia de puntos críticos mensuales. 54
Cuadro 6. Falencias a resolver en escala de importancia. 55

8
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Mapa del municipio de San Pedro de Los Milagros. 24
Figura 2. Diagrama de contexto, área de operaciones generales. 32
Figura 3. Proceso de entrada de materia prima a la bodega de
almacenamiento. 33
Figura 4. Proceso de salida de producto terminado de la bodega de
almacenamiento. 34
Figura 5. Modelo de relación de datos lógico para inventario. 35
Figura 6. Estructura organizacional de la empresa Concentrados del
Campo Ltda. 36
Figura 7. Estructura de intranet propuesta para un diseño real. 37
Figura 8. Maquetación o diseño de página de intranet. 38
Figura 9. Diagrama de contexto de aplicación. 39
Figura 10.A Mezcladora horizontal. 43
Figura 11.B Mezcladora vertical, para adición de líquidos. 43
Figura 12.C Tanque de mieles. 43
Figura 13.D Pesadora manual. 43
Figura 14.A Arrume en sacos de materia prima, en bodega 1. 46
Figura 15.B Arrume en sacos de producto terminado en bodega 2. 46
Figura 16.C Bodega de empaque genérico y de la empresa. 46
Figura 17.D Bodega de vitaminas arrume en sacos de 20 Kg. 46

9
pág.
Figura 18. Orden de pedido. 49
Figura 19. Altos costos de producción por recurrencia de puntos
Críticos. 56
Figura 20. Plantilla de sistemas de información para efectos de control
de inventario, hoja de registro. 59
Figura 21. Plantilla para efectos de control de inventario, hoja de
Materiales. 60
Figura 22. Ampliación del contexto de la hoja de registro para control
de inventario. 61
Figura 23. Ampliación del contexto de la hoja de materiales para
control de inventario. 62

10
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A. Formulación. 69
Anexo B. Vagón manual para transporte interno de materia prima y
producto terminado. 70
Anexo C. Incumplimiento de normas de seguridad por parte de los
Operarios, en diferentes actividades. 71
Anexo D. Planilla de control de ingreso de materia prima. 72

11
RESUMEN
Los sistemas de información, no son más que herramientas sistemáticas o
computarizadas, las cuales constituyen gran ayuda para el proceso de
optimización de los recursos, en materia de recolección de datos, transferencia y
presentación de la información de todas las áreas de una empresa. En este
trabajo, se hace énfasis en los sistemas de información para uso de inventarios.
Este trabajo buscó aportar una solución a la empresa Concentrados del Campo
Ltda., mediante la implantación de sistemas de información, con énfasis en
inventarios, a una problemática desencadenada, principalmente, por la mala
planificación de materias primas, la cual se le atribuyen otra serie de factores
negativos, que perjudican el normal desarrollo de los inventarios, las operaciones
de fabricación en la producción y la armonía con los clientes de la empresa,
provocando quiebres de stock y aumentando los costos de producción.
Con respecto a lo expresado, se obtuvieron como resultado fundamental,
herramientas que, administradas apropiadamente, pueden cooperar de manera
eficiente, a disminuir los costos de producción, en torno a altos volúmenes de
almacenamiento de materias primas y, por reproceso continuo del producto
terminado defectuoso, a partir de la utilización de recursos sistematizados que
ayudan a la interacción de información útil, en el momento oportuno, entre
departamentos de la empresa, para mejorar su comunicación; con el cliente para
ofrecerle asesoría y mejor servicio y, con los proveedores de materiales para
abastecimiento, bajo el modelo de “Justo a Tiempo”, para efectos de productividad
y eficiencia en las operaciones.
Palabras clave: sistemas de información, costos, inventarios, justo a tiempo,
planificación, productividad.

12
INTRODUCCIÓN
La empresa Concentrados del Campo Ltda., es una industria pequeña de
fabricación de alimento concentrado para la nutrición animal. De acuerdo con ello,
el manejo que se le dé a la administración de la información, internamente es muy
importante. Por tal razón, no es recomendable llevar los datos de forma manual;
sin embargo, en esta sociedad aún, existen procedimientos, como por ejemplo, la
planificación de requerimientos de materias primas, que se lleva a cabo,
manualmente, lo que hace que, en ocasiones, se presenten inconvenientes por
pérdidas de datos y otros desencadenantes como lentitud y entorpecimiento en los
procesos de fabricación y, por ende, demoras en las entregas del producto final, al
cliente. Por consiguiente, cada día, se proponen más soluciones en el mercado,
en cuanto a modelos de software, que ayuden a la alta gerencia en materia de
toma de decisiones y a la tarea de administrar, eficientemente, los recursos de
datos, con el fin de satisfacer las necesidades de información.
El presente trabajo beneficia a la empresa Concentrados del Campo Ltda., en la
administración de los sistemas de información, en el área de inventarios, pues
ésta, no posee herramientas sistematizadas, que ayuden a una buena
optimización en sus procesos. Incluso, como consecuencia de la mala
administración de datos, la empresa ha desarrollado limitaciones como quiebres
de stock, al no programar, adecuadamente, las actividades de producción y
requerimientos de materiales. La aplicación real de este trabajo, podrá brindarle a
esta organización, herramientas de conocimiento, más profundas, acerca de sus
operaciones internas y, a su vez, la solución a los puntos críticos, los cuales
incrementan sus costos.
La importancia de este trabajo radica, en el reconocimiento de la necesidad de
contar con sistemas que permitan la gestión inteligente, de los recursos de
información disponible en las empresas y, a su vez, la identificación de los
problemas o puntos críticos que afectan los procesos operativos y de inventario,
su comprensión y el aporte a la solución o reducción de riesgos. De igual manera,
cabe resaltar, la importancia de la administración en las grandes o pequeñas
empresas y que el éxito de éstas, radica en la buena administración de los
recursos, ya sean humanos o materiales, en el direccionamiento a través de
objetivos claros, que permitan lograr productividad y eficiencia, los cuales son
directamente proporcionales, a una buena gestión administrativa, que proporcione
los lineamientos necesarios para competir en el mercado.
La metodología aplicada en el desarrollo del trabajo se enfocó en la estadística
descriptiva, la cual comprende el registro, la representación e interpretación de
todos los datos recopilados.

13
Las dificultades o limitaciones para la realización de la práctica profesional o
empresarial, en esta empresa, partieron en torno a la deficiencia, por antigüedad,
en equipos de computadores o hardware; allí, todavía se trabaja en computadores
con sistema operativo de Windows 95 y, las conexiones a internet, transcurren
lentamente. En realidad, el presupuesto se considera el principal factor que ha
limitado los servicios y la información que los computadores pueden proporcionar
dentro de la empresa. Por otra parte, hay procesos, los cuales se deben ejecutar
minuciosamente y, en ocasiones, se pierde el trabajo realizado, por bloqueos en
estas máquinas, las cuales se obstruyen, constantemente, varias veces, al día, lo
que retrasa las labores encomendadas.
Con el alcance de este trabajo se pretende disminuir los altos costos de
producción en la empresa, a causa de factores denominados quiebres de stock.
Además, se pretende que el diseño de una intranet de uso para inventarios,
contribuya a la comunicación efectiva de información entre departamentos de la
organización, a la fidelización de clientes, a la optimización del sistema de
inventarios a través de la interacción en línea con proveedores de materia, que
velen por el abastecimiento de la producción justo a tiempo y, con ello, reducir
costos por altos volúmenes de almacenamiento de materiales. Por último, se
espera, que el sistema de información para control de inventarios, proporcione una
mejor planificación de requerimientos de materia prima, en el momento justo, a la
hora precisa.
El significado de este trabajo en el avance del campo respectivo, corresponde a la
contribución más importante de la implantación de un sistema de información, al
funcionamiento sólido de una empresa, el cual corresponde a la automatización
del intercambio de información entre departamentos y divisiones de la misma, que
constituyen una parte significativa de todas las interacciones de jerarquías, en pro,
de lograr un objetivo común.
La aplicación de la administración de los sistemas de información para inventarios,
puede destinarse en cualquier tipo de empresa dedicada a la manufactura o
transformación de materias primas a producto terminado, debido a que este tipo
de industria exige, permanentemente, una mejora continua, en los procesos de
producción, porque se optimizan, adecuadamente, los recursos operativos.

14
OBJETIVOS
GENERAL
Administrar los sistemas de información para efectos de gestión, con énfasis en
inventarios, en la empresa Concentrados del Campo Ltda., ubicada en el
municipio de San Pedro de los Milagros – Antioquia.
ESPECÍFICOS
Plantear un modelo de gestión de la información, con base en la posible
construcción de una intranet de uso para inventarios.
Identificar puntos críticos en el manejo de la información generada desde el
proceso de producción del concentrado, hasta que sale como producto terminado
y sus efectos en el manejo de inventarios.
Plantear posibles soluciones con relación a falencias encontradas en el proceso
de producción, que puedan alterar el inventario y sus costos asociados.
Proponer un sistema de información mediante el diseño de una plantilla de control
de inventarios, que contribuya a la optimización de la planificación de materia
prima.

15
1. REVISIÓN DE LITERATURA
1.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1.1 Definición. Serie de elementos que funcionan en conjunto para alcanzar un
objetivo, o varios objetivos en común, al aceptar una entrada, procesarla y producir
una salida, de manera organizada.1
1.1.2 Componentes. Las organizaciones buscan y utilizan información, de
manera específica, para tomar decisiones y resolver problemas de manera
efectiva, dos prácticas muy relacionadas que constituyen los cimientos de
toda empresa exitosa. Un problema es cualquier situación indeseable, tanto
la solución de problemas como la toma de decisiones, requieren manejo de
información. Conseguir de manera eficiente la información adecuada,
clasificarse para que pueda usarse según se necesite y su uso, sirve para
ayudar a una organización, a lograr sus objetivos comerciales; son la clave
para que la empresa perdure en el tiempo2
.
En una empresa, un sistema de información se compone de datos, hardware, software,
personas y procedimientos, los cuales se enuncian, a continuación, en el Cuadro 1.
Cuadro 1. Componentes de un sistema de información.
COMPONENTE DEFINICIÓN
Datos
Hechos concretos en su estado primario,
que el sistema toma para producir
información.
Hardware
Un computador y su equipo periférico:
dispositivos de entrada, salida y
almacenamiento.
Software
Conjunto de instrucciones que indican a
la computadora cómo obtener datos,
procesarlos, desplegar información y
almacenar datos e información.
Telecomunicaciones
Hardware y software que facilitan la
transmisión y recepción rápida de texto,
imágenes, sonido y animación en forma
de datos electrónicos.
Personal
Profesionales y usuarios del sistema de
información que analizan las necesidades
de información de una organización.
Continúa…
1
EFFY y OZ. Administración de sistemas de información. Sistemas de información para los
negocios. 2 ed. Madrid: Thonson/Learning, 2001. p. 8.
2
Ibíd., p. 9.

16
Cuadro 2. (Continuación)
COMPONENTE DEFINICIÓN
Procedimientos
Reglas para el logro de operaciones
óptimas y seguras en el procesamiento
de datos.
Fuente: EFFY y OZ. Administración de sistemas de información. Sistemas de
información para los negocios. 2 ed. Madrid: Thonson/Learning, 2001. p. 16.
1.1.2.1 Objetivos. Un sistema no incluye un solo objetivo, incluye varios
subsistemas (componentes de un sistema más grande), con subobjetivos,
los cuales contribuyen a lograr el objetivo principal.3
Éstos, pueden compartir
un mismo ambiente, estar conectados con otro por medio de un límite
compartido, o interface. Por eso, puede decirse que está conectado con su
ambiente mediante interfaces de entrada y salida; por último, una estructura
que tiene la capacidad de cambiarse a sí mismo, o a su ambiente, para
sobrevivir, es un sistema adaptativo4
.
Como ejemplo pueden considerarse los diferentes departamentos de un
negocio de producción. El departamento de Mercadotecnia trata de
promover la venta de los productos; el de Ingeniería trata de diseñar nuevos
productos y mejorar los existentes; el de Finanzas trata de planear un
presupuesto claro y devengar intereses por cada centavo no utilizado, al final
del día. Cada departamento es un subsistema más grande (la empresa),
cuyo objetivo es obtener la máxima ganancia5
.
1.1.3 Clasificación.
1.1.3.1 Para la administración. En la década de los setenta, los administradores,
se dieron cuenta de que podían utilizar sistemas de información por
computador para la planeación, control, toma de decisiones y resolución de
problemas, en lugar de solo informar sobre las transacciones. A estos
nuevos tipos se les conoció como “sistemas de información para la
planeación o SIA”.
Los administradores de nivel medio y alto necesitan seleccionar un curso de
acción, entre muchas alternativas. Debido a que no tienen el suficiente
tiempo, ni los recursos para estudiar y asimilar, largos y detallados informes
de datos e información, las organizaciones, empezaron a construir sistemas
de información, específicamente diseñados para ayudar a la toma de
3
Ibíd., p.10.
4
O’BRIEN, James y MARAKAS, George. Sistemas de información gerencial. Recursos de datos. 7
ed. México: McGraw-Hill /Interamericana de México, 2006. p.16.
5
EFFY y OZ. Op. Cit., p. 11.

17
decisiones. Éstos son los “sistemas de apoyo para la toma de decisiones,
SATD”.
Los SATD, están programados para procesar datos en bruto, hacer
comparaciones y generar información que le ayude al administrador a
obtener las mejores alternativas para inversión financiera, estrategia de
mercadotecnia, aprobación de crédito y similares, pero no constituyen una
alternativa absoluta a la reflexión humana6
.
1.1.3.2 En áreas funcionales de la empresa. Cada tipo de sistemas de
información sirve para diferentes propósitos en una organización, en lo que
se conoce como “áreas funcionales de la empresa o negocio” (servicios
internos que brindan apoyo al negocio principal de una empresa). Las áreas
funcionales de negocios incluyen, contabilidad, finanzas, mercadotecnia y
recursos humanos7
.
1.1.3.3 En diferentes sectores empresariales. Un sector empresarial está
definido por el tipo general de actividad que desarrolla o por el tipo de
organización en que se da la actividad. Cada sector utiliza sistemas de
información de diferentes tipos. De igual manera, los sistemas suelen
adaptarse a necesidades específicas en el sector en que se emplean.
 Producción. Los sistemas de información se usan en toda la
operación de producción, desde el control de inventarios hasta el pago a
proveedores; ayudan a asignar recursos, como personal, materias primas y
tiempo, para optimizar la productividad.
Los sistemas de control de inventarios ayudan a planear las cantidades
óptimas de materias primas que se deben reponer, de modo que la empresa
no pague demasiado, por materiales que no se usarán, durante mucho
tiempo; mientras asegura que los materiales estén disponibles cuando se
requieran. Las operaciones de producción utilizan sistemas de información
para procesar los pedidos de los clientes, calendarizar la producción, realizar
el control de calidad y preparar documentación de embarque. En un ambiente
global fuertemente competitivo para mantener los costos, puede ser la
diferencia entre el éxito y el fracaso, en una empresa productiva. Los sistemas
de información para la planeación de recursos juegan un papel vital en
determinar cuál recurso usar, en el momento oportuno.
Los almacenes son manejados por computador, los sistemas de información
especializados avisan, automáticamente, cuándo debe sustituirse un artículo.
También, lo hacen cuando un artículo, se encuentra en cantidad económica
de pedido, que es la cantidad suficiente de artículos, antes de que ya no
6
7

18
queden reservas, mientras que se reduce, al máximo, el valor de los productos
del almacén y el costo del almacenamiento, entonces, la mercancía se ordena
de inmediato, para evitar que se detenga la producción.
Los sistemas más modernos están conectados, directamente, al proveedor, de
modo que éste observa el inventario y envía los artículos que pronto harán
falta, sin que los empleados del almacén tengan que esforzarse demasiado8
.
1.1.4 Datos e información.
1.1.4.1 Datos. Son la materia prima en la producción de información, adquieren
significado dentro de un contexto, la información puede consistir de datos
primarios o datos manipulados a través de la suma, la resta, la división o cualquier
otra operación que conduzca a una mayor comprensión de una situación9
.
Son símbolos que describen condiciones, hechos y situaciones, se
caracterizan por no contener ninguna información. Un dato puede significar
un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que
represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. La
importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un
contexto para convertirse en información. Por si mismos no tienen capacidad
de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento
de quien los recibe. Para ser útiles, deben convertirse en información para
ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones10
.
1.1.4.2 Información. Un proceso es cualquier manipulación de datos, por lo
general con el objetivo de producir información. Sin embargo, algunos
procesos producen otro conjunto de datos provisionales. Por lo tanto,
mientras que los datos son materia prima, la información es una salida. Así
como las materias primas se procesan en la producción para crear productos
finales útiles, los datos primarios se procesan en sistemas para obtener
información final útil11
.
1.1.4.3 Información y sistemas. Los sistemas de información son todos los
elementos que funcionan, en conjunto, para procesar datos y producir
información. Casi todos los sistemas de información para los negocios se
componen de muchos subsistemas con sus respectivos subobjetivos y, todos
contribuyen a lograr el objetivo principal de la empresa12
.
1.1.4.4 Información y administradores. Considerar a una organización desde
el punto de vista de sus suborganizaciones o subsistemas (llamado
razonamiento de sistemas), es un método eficaz de administración, porque
8
Ibíd., p. 15- 24.
9
Ibíd., p. 8.
10
O’BRIEN, James y MARAKAS, George. Op. Cit., p.15.
11
12
Ibíd., p. 13.

19
crea una estructura excelente para la toma de decisiones y solución de
problemas. Una de las contribuciones más importantes de un sistema de
información, al funcionamiento sólido de una organización, es la
automatización del intercambio de información entre subsistemas de
negocios (como departamentos y divisiones)13
.
La información es un recurso vital de las organizaciones, que tiene que
administrarse como cualquier otro activo importante de un negocio. En la
actualidad, las empresas, no pueden sobrevivir o tener éxito, sin información
de calidad acerca de sus operaciones internas y de su ambiente externo14
.
1.2 INVENTARIOS
1.2.1 Relación con producción y cantidad de inventarios. La producción
es el proceso de convertir materias primas en productos. Tal vez el logro
más importante de la tecnología de información es haber conseguido una
mayor agilidad, que es la capacidad de una empresa para ajustar su proceso
de producción, en tiempo real, para satisfacer demandas de mercado y
producción. Los sistemas de información han sido fundamentales en la
reducción de costos de producción, incluyendo los costos de administración
de recursos y el control de inventarios.
La tecnología de la información colabora en las siguientes actividades de
producción:
 Ayuda a programar las actividades de planta, optimizando el uso
combinado de todos los recursos: máquinas, personal, herramientas, materias
primas y materiales temporales.
 Ayuda a planear requisitos de materiales, de acuerdo con las
demandas actuales y previstas.
 Ayuda a reubicar material, rápidamente, de una orden a otra, para
evitar que se sobrepasen las fechas de vencimiento.
 Permiten que los usuarios administren inventarios, en tiempo real,
tomando en consideración la demanda y la capacidad de respuesta de todos
los centros de trabajo.
 Ayuda a clasificar las órdenes de trabajo, de acuerdo con las
características de unidades ordenadas, como el color y tamaño de los
productos.
13
Ibíd., p. 22.
14
O’BRIEN, y MARAKAS,. Op. Cit., p. 140.

20
 Considera las características de cada recurso (como mano de obra
calificada, configuración del equipo y herramientas especializadas), para llevar
a cabo su tarea.
Por ejemplo, el personal y las materias primas pueden desplazarse de una
planta a otra, para subsanar problemas, en una máquina o en emergencia
reportada por un cliente, además de diseñar cambios que pueden implantarse,
rápidamente, para responder a los cambios de opinión del cliente15
.
1.2.1.1 Planeación de los materiales requeridos. Un área de producción,
notablemente mejorada, gracias a un sistema de información, es el control
de inventarios, o planeación de requerimientos de materiales (MRP); las
técnicas de control de inventarios tradicionales, operaban de acuerdo con el
principio básico, de que el futuro inventario, se basa, necesariamente, en el
anterior: una vez usado, el inventario se reemplazaba. Por el contrario, en
MRP, para el reabastecimiento se toma en cuenta la necesidad futura que el
software de MRP calcula de acuerdo con los pronósticos de demanda.
Estos programas toman la demanda de los clientes como entrada inicial; la
entrada principal en los programas de MRP es la cantidad de productos
necesarios y el tiempo en que habrán de requerirse; después calculan la
cantidad de recursos requeridos para producir subpartes y ensambles. Los
programas emplean pronósticos, a largo plazo, para colocar pedidos de
materiales que emplean mayor tiempo de producción. Otra entrada
importante para las aplicaciones de MRP, incluye una lista de todas las
materias primas y demandas de subcomponentes, llamada lista de
materiales y la cantidad económica del pedido de diferentes materias primas.
La cantidad económica del pedido de una materia prima es la cantidad
óptima, que permite a un negocio, reducir el exceso de inventario y ahorrar
costos, si existe el riesgo de que falten productos en el almacén y no se
cumplan las fechas límite de producción. Un programa especial calcula el
pedido, considerando varios factores: el costo unitario, el programa de
descuento para grandes cantidades, el costo de almacenamiento en forma
ordenada, el costo de usos alternos del dinero (como los intereses que
podría devengar el dinero, si no se gastara en el inventario), y otros factores
que afectan el costo de pedir el producto. Algunas aplicaciones de MRP se
relacionan con un sistema de información de compras para producir
automáticamente órdenes de compra cuando la cantidad en stock alcanza el
nivel de reabastecimiento. La orden de compra incluye la cantidad
económica del pedido16
.
1.2.1.2 Planeación de recursos para producción. La planeación de recursos
para la producción, combina la planeación de requerimientos de materiales,
con otras actividades relacionadas con la producción, a fin de planear todo el
15
Ibíd., p. 141.
16

21
proceso de producción, no sólo el inventario. Estos sistemas de planeación
de recursos pueden modificar, rápidamente, los programas, para colocar los
pedidos, rastrear la producción en tiempo real y subsanar fallas en la calidad.
La entrada más importante de estos sistemas es la programación maestra de
la producción, que especifica cómo se usará una capacidad de producción,
para satisfacer las demandas de los clientes y mantener los inventarios. Este
sistema ayuda a balancear economías de producción, demandas del cliente,
capacidad de producción y niveles de inventario sobre un horizonte de
planeación de varios meses.
Estos sistemas han sido exitosos y han hecho una contribución importante a
la producción “justo a tiempo”, donde los proveedores envían partes,
directamente, a las líneas de ensamble, ahorrando el costo de
almacenamiento de materias primas, partes y ensambles.
De manera ideal, los sistemas de información de organizaciones de
producción y sus proveedores, se vincularían como si fueran subsistemas de
un gran sistema. La aplicación de estos sistemas, en una organización que
fabrica un producto final, planearía y determinaría los artículos que necesita,
sus cantidades y los tiempos exactos en que se necesitan, en las líneas de
ensamble. Los proveedores enviarían artículos, directamente, a la línea,
justo antes de incorporarlas al producto final17
.
1.2.2 Gestión de inventarios.
1.2.2.1 Objetivo de la gestión de inventarios. Se traduce, entre otros
aspectos, en ofrecer el producto cuando el cliente lo solicita, en la cantidad
deseada y en las condiciones adecuadas. Es decir, la empresa debe
disponer de un conjunto de mercancías en depósito o en reservas y, con
mayor razón, si el tiempo que transcurre desde que se inicia el proceso de
producción hasta que se completa, o el plazo de entrega de los proveedores,
es largo, según sea un producto terminado de fabricación propia o
subcontratada. Pero, la tenencia de mercancía en depósito genera unos
costos, que son crecientes en función del nivel de inventarios. Así es, que el
objetivo de la gestión de inventarios, consiste en armonizar dos variables: el
servicio al cliente, a un costo razonable18
.
1.2.2.2 Concepto de Stock o mercancía en reserva. El stock, es una
provisión de artículos, en espera de su utilización posterior, con el objetivo de
disponer de la cantidad necesaria, en el momento oportuno, en el lugar
preciso y con el mínimo costo19
.
17
Ibíd., p. 25- 28.
18
MAULEÓN, TORRES. Mikel. Gestión de stock, Excel como herramienta de análisis. Madrid:
Díaz de Santos, 2008. p. 1- 2.
19
Ibíd., p. 3- 5.

22
La teoría de inventario trata de la determinación de los procedimientos
óptimos, de adquisición de existencias de artículos, para satisfacer la
demanda futura. Es la recolección de la enorme variedad de mercancías, de
las cuales, alguien, tiene que encargarse de mantener existencias20
.
1.2.3 Costos de los inventarios.
1.2.3.1 Costos de pedido. Costos de realizar un pedido: administrativos (gestión
con proveedores), transporte, descarga, seguros,… Existe relación inversa al
volumen de inventarios, porque cuanto mayor volumen de existencias, menor
número de pedidos a realizar en el año.
1.2.3.2 Costos de almacenamiento. Costos de mantener las existencias en el
almacén: espacio, administrativos (personal y sistema gestión), económicos
(obsolescencia, depreciación), financieros (intereses de financiar capitales
invertidos),…
1.2.3.3 Costos de quiebre de stocks. Costos que tiene la empresa cuando se
queda sin existencias, no puede producir o no puede entregar el pedido a un
cliente.
1.2.3.4 Costos de adquisición. Costos de comprar el producto al proveedor:
precio de compra (P), demanda esperada (D)21
.
1.2.4 Administración.
1.2.4.1 Stock máximo. Cantidad mayor de existencias que se pueden mantener en
un almacén.
1.2.4.2 Stock mínimo (Stock de seguridad). Cantidad menor de existencias de un
material que se puede mantener en un almacén, bajo el cual el riesgo de
ruptura de stocks es muy alto.
1.2.4.3 Plazo de aprovisionamiento (o plazo de entrega). Tiempo que tarda el
proveedor en servir un pedido, o tiempo que transcurre desde la emisión del
pedido hasta la recepción física del mismo.
1.2.4.4 Punto de pedido. Nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido
para reaprovisionar el almacén, teniendo en cuenta el plazo de
aprovisionamiento, para no quedar por debajo del stock de seguridad22
.
20
MARTÍN K., Starr y MILLER W., David. Control de inventarios, teoría y práctica. México: Diana,
1973. p. 17.
21
MAULEÓN. Op. Cit., p. 10- 12.
22
MARTÍN K., y MILLER. Op. Cit., p. 19 – 20.

23
1.2.5 Minimización de la inversión de inventarios. Lo ideal para las empresas
sería contar con un inventario mínimo, cuyo costo fuera de cero pesos, para que la
empresa sólo produjera o vendiera bajo pedido; pero, debido a que la mayoría de
las empresas tienen producción en serie, esta situación, difícilmente, se alcanza,
las empresas deben contar con inventarios, tanto en producto terminado, como en
producto en proceso y materias primas; lo que buscaría la gerencia sería
minimizarlo, para liberar la inversión inmovilizada; porque no se puede perder de
vista, que el poseer tiene costo y el costo de mantener el inventario es elevado, de
modo que saldría muy costoso mantener un inventario, suficiente, para responder,
de forma inmediata, a cada solicitud, de cada artículo, de cada cliente. Así, pues,
las ventajas de los inventarios bajos son las siguientes:
 Liberación del capital de trabajo
 Estar al día con la innovación
 Menores gastos administrativos
 Menor número de personas de administración
 Ahorros en los costos de almacenamiento23
23
BOGOTÁ EMPRENDE. Cómo hacer una buena planificación de inventarios. [En Línea].
Colombia, marzo 2010 [citado en septiembre 26 de 2012]. Disponible en Internet: <URL:
http://www.bogotaemprende.com/documentos/3599_31_03_10_2doc_inventarios.pdf>.

24
2. MATERIALES Y MÉTODOS
2.1 LOCALIZACIÓN Y GENERALIDADES DE LA EMPRESA
La empresa Concentrados del Campo Ltda., lugar donde se hizo la práctica
empresarial “se encuentra localizada en el municipio de San Pedro de los
Milagros, en la subregión norte del departamento de Antioquia. El municipio tiene
una extensión de 229 kilómetros cuadrados, con una temperatura media de 16° C
y una altura sobre el nivel del mar de 2475 metros; está ubicado en la zona de
vida Bosque Muy Húmedo Montano Bajo (bmh–MB), A una distancia de 44
kilómetros del municipio de Medellín” (Ver Figura 1)24
.
Figura 1. Mapa del municipio de San Pedro de los Milagros.
Fuente: ALCALDÍA DE SAN PEDRO DE LOS MILAGROS. Sitio oficial de San
Pedro de los Milagros en Antioquia. Información general del municipio. Escala:
2012. Colombia.
Esta empresa está dedicada a la elaboración de alimento concentrado para la
nutrición animal de diferentes líneas (ganadería, avicultura, porcicultura y,
equinos). Entre sus líneas o productos se destacan las siguientes:
24
ALCALDÍA DE SAN PEDRO DE LOS MILAGROS. Sitio oficial de San Pedro de los Milagros en
Antioquia. Información general del municipio. [En Línea]. Colombia, sept. 2012. [Citado en octubre
20 de 2012]. Disponible en Internet: <URL: http://sanpedrodelosmilagros-
antioquia.gov.co/nuestromunicipio.shtml?apc=mIxx-1-&m=f>.

25
Ganadería:
 Terneras Campo: Registro ICA 6911 AL
 Leche Campo 75%: Registro ICA 8000 AL
 Leche Campo: Registro ICA 6185 AL
 Suplecampo: Registro ICA 6858 AL
 Sal mineralizada 8%: Registro ICA 6679 AL
 Sal mineralizada 6%: Registro ICA 7595 AL
Avicultura:
 Pollitas Campo iniciación: Registro ICA 7091 AL
 Pollas Campo levante: Registro ICA 7090 AL
 Ponedora Campo prepico: Registro ICA 7951 AL
 Ponedoras Campo: Registro ICA 6857 AL
 Pollos Campo finalización: Registro ICA 7952 AL
 Codornices Campo producción: Registro ICA 7092 AL
Porcicultura:
 Cerdos Iniciador: Registro ICA 6113 AL
 Cerdos Campo levante: Registro ICA 6114 AL
 Cerdos Campo engorde: Registro ICA 6088 AL
 Cerdas Campo gestación: Registro ICA 6087 AL
 Cerdas Campo lactancia: Registro ICA 6089 AL
Equinos:
 Caballos Campo: Registro ICA 7352 AL25
.
2.2 MATERIALES
Para el logro del objetivo 1. “Plantear un modelo de gestión de la información con
base en la posible construcción de una intranet de uso para inventarios.”; se
utilizaron los siguientes materiales:
 Hardware o soporte físico adecuado. Partes físicas integradas de un
computador (CPU, teclado, pantalla, impresora, etc).
25
CONCENTRADOS DEL CAMPO LTDA. Líneas de productos para la venta al público. En:
Plegable informativo. San Pedro de los Milagros: Concentrados del Campo Ltda., 2012.

26
 Software Microsoft® 2010, plataforma de programas que dan vida al hardware.
 Adobe® Illustrator® CS4, programa que sirve para la elaboración de
gráficos y figuras.
 Diagrama de intranet (bajo el modelo Empresa - Cliente - Servidor-
Proveedor) o Servidor de base de datos: es donde reside el motor de base de
datos relacional, que se encarga de la persistencia de datos del sistema. Donde el
cliente o el proveedor ingresaría y/o consultaría datos al sistema de intranet.
 Diagramas de estructura: Se elaboraron recolectando datos sobre la
empresa (inventarios y proveedores) y conexión a red de datos. Las funciones de
estos son derivadas de los diagramas de flujo de datos que entran y salen del
proceso y de las transformaciones que generan éstos en la salida a partir de los
mismos en la entrada.
Para el logro del objetivo 2. “Identificar puntos críticos en el manejo de la
información generada desde el proceso de producción del concentrado, hasta que
sale como producto terminado y sus efectos en el manejo de inventarios”; se
necesitaron los siguientes materiales:
 Diario de campo: herramienta que ayuda a recrear experiencias vividas a
partir de una situación observada y que es registrada de manera coherente y
organizada con relación a un contexto.
 Programa administrativo AS 2000, Megasistemas: es una herramienta que
ayuda al descuento de las fórmulas de producción, indispensables para el manejo
de inventarios.
 Kárdex manual: es un fichero donde se registran las transacciones de
entradas y salidas y su saldo final, para el manejo de inventario.
 Registros: formatos o planillas manuales que se deben diligenciar para un
adecuado seguimiento del inventario.
 Cámara digital fotográfica: utilizada para captar y registrar imágenes de un
suceso en tiempo real.
Para el logro del objetivo 3. “Plantear posibles soluciones con relación a falencias
encontradas en el proceso de producción, que puedan alterar el inventario y sus
costos asociados”; se emplearon los siguientes materiales:
 Registro en diario de campo: registrar cada detalle de un potencial
problema, con el objetivo de ampliarlo en un contexto y contribuir a una posible
solución.

27
Para el logro del objetivo 4. “Proponer un sistema de información mediante el
diseño de una plantilla de control de inventarios, que contribuya a la optimización
de la planificación de materia prima”; se tuvieron en cuenta los siguientes
materiales:
 Hardware (computador): todo un componente de partes integradas,
necesarias para trabajar en la elaboración de un registro.
 Microsoft office Excel® 2010: programa de cálculo compuesto por celdas
que permite la construcción de plantillas, modelos y registros de datos.
 Listado de materias primas, con sus respectivos proveedores.
 Códigos: los códigos que representan la materia prima.
2.3 MÉTODOS
Para el logro de los objetivos, se expuso el caso de una empresa de fabricación de
alimento concentrado para animales, en la cual se analiza la administración de
sistemas de información, para efectos de gestión, con énfasis en inventarios, con
el objetivo de modernizar la empresa, en aspectos que no existían.
En primera instancia, se hizo una identificación y un reconocimiento de los
procesos del área de planta y, por su puesto, del área de gestión administrativa.
De acuerdo con esta situación, se tomó la decisión de proponer un sistema de
información que ayude a la gerencia, en aspectos de toma de decisiones
oportunas y a una excelente gestión del inventario.
Para el logro del objetivo 1, “Plantear un modelo de gestión de la información con
base en la posible construcción de una intranet de uso para inventarios.”; se
siguieron los siguientes procedimientos:
 Se realizaron diagramas de flujo de contexto de datos, determinando
cuáles eran las áreas de la empresa que participarían del sistema como fuentes
de información.
 Se procedió a definir un modelo de relación de datos ajustado al contexto
de sistemas de información para inventarios.
 Se recolectó información de la estructura organizacional de la empresa
Concentrados del Campo Ltda.

28
 Se realizó una estructura de intranet y una maquetación (diseño), con el
objetivo de mostrar los diferentes componentes de una página de intranet de uso
para inventarios, mostrando los elementos de los cuales está compuesta.
 Se procedió a segmentar la información de acuerdo con cuatro (4)
funcionalidades: la administración del sistema de información, el almacén de
suministros, los proveedores y el inventario, en torno a un contexto de aplicación.
Para el logro del objetivo 2, “Identificar puntos críticos en el manejo de la
información generada desde el proceso de producción del concentrado, hasta que
sale como producto terminado y sus efectos en el manejo de inventarios”, se
realizaron los siguientes procedimientos:
 Se elaboró la descripción de las diferentes etapas del proceso de
producción del alimento concentrado.
 Se elaboró la descripción de la etapa de almacenamiento y transporte de
materia prima y producto terminado.
 Se describió el proceso de elaboración de un inventario.
 Se tomaron fotografías como parte del proceso de descripción de un
contexto, las cuales ayudan a recrear la realidad de la empresa.
Para el logro del objetivo 3. “Plantear posibles soluciones con relación a falencias
encontradas en el proceso de producción, que puedan alterar el inventario y sus
costos asociados”, se acudió en el siguiente procedimiento:
 A través del seguimiento en un diario de campo, se sustrajo una lista de
problemas que afectaron el proceso de producción y, por ende, el inventario y,
mediante ello se elaboró un cuadro que indica su justificación y el plan de
mejoramiento.
 Se expresó, por medio de un cuadro, la frecuencia mensual en la que la
empresa incurre en los puntos críticos (falencias) encontrados y, mediante esto, se
procedió a graficar.
 Observación: de los diferentes acontecimientos sobre cómo se efectúan las
actividades que pueden convertirse en potenciales problemas.
Para el logro del objetivo 4. “Proponer un sistema de información mediante el
diseño de una plantilla de control de inventarios, que contribuya a la optimización
de la planificación de materia prima”, se realizó lo siguiente:
 Clasificación, es decir; si son gramíneas, cereales, etc.

29
 Se procedió a elaborar una plantilla de registro de control de inventario,
utilizando la hoja de cálculo de Microsoft Excel®, con información y datos del
manejo interno real de materias primas en la empresa Concentrados del Campo.
 Para la elaboración de la plantilla de control, se utilizó insertar función (fx) y,
se escogió la función de fórmulas condicionales “Si” (específicamente, para las
celdas de materia prima de la hoja de registro y solicitar de la hoja de materiales),
bajo la siguiente estructura: =SÍ (PREGUNTA; Qué debería hacer si la respuesta a
la pregunta es verdadera; Qué debería hacer si la respuesta a la pregunta es
falsa). Para las casillas de stock de la hoja de materiales, se utilizó el condicional
“Sumar si” de acuerdo al criterio que determina las celdas a sumar y restar
(columnas de entradas y salidas de la hoja de registro), bajo la estructura de
=SUMAR.SÍ (Rango de celdas a evaluar;Condición;Rango_suma).
 Las fórmulas concretas utilizadas para las celdas mencionadas, fueron las
siguientes:
Materia Prima, hoja de registro:
=SI(B13>0;BUSCAR V(B13;listadomateriales;2;0);”escribircódigo”
Stock, hoja de materiales:
=SUMAR.SI(códigoregistro;A6;entrada)-SUMAR.SI(codigoderegistro;A6;salida)
Solicitar, hoja de materiales:
=SI(F6>0;SI(G6<F6+1;”solicitarmaterial”;”haysuficiente”);”sindatostockminimo”)
2.4 ANÁLISIS DE RESULTADOS
Los resultados obtenidos en esta práctica, se alcanzaron con base en la
metodología de estadística descriptiva, que comprende la descripción, registro e
interpretación de los datos recolectados.

30
3. RESULTADOS Y DISCUSIÓN
3.1 MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN CON BASE EN LA
CONSTRUCCIÓN DE INTRANET PARA INVENTARIOS
A continuación, se planteó la creación de un diseño orientado, a una intranet para
inventarios, ajustada a las operaciones reales y específicas de la empresa,
Concentrados del Campo Ltda. Una intranet, es importante para el sector de la
pequeña industria, debido a que, proporciona un instrumento, que permite
implementar los procesos de forma ordenada y sistemática, con lo cual, se
ahorraría tiempo, costos y se aprovecharía de forma más eficiente los recursos
tecnológicos, de la empresa.
En el diagrama de contexto del área de operaciones generales, se observa, que
los diferentes sectores de la empresa, tienen una relación directa con el manejo y
control de inventarios, debido a que, participan como fuentes de información
directa. Cada uno de estos subsistemas, interactúa y procesa la información,
generando reportes; con el objetivo de lograr un bienestar común, en torno al
manejo y control de inventarios (Ver Figura 2 – pág. 32).
En el proceso de entrada de materia prima a la bodega de almacenamiento, el
analista de compras; genera la orden de compra, la cual es recibida en la bodega
de materia prima, de igual manera, llega por parte de los proveedores, la remisión
de la misma a entregar. En ella, se especifica, el volumen de compra. En caso de
faltantes en la bodega de materiales, se genera un reporte que llega de nuevo al
proveedor. Todo esto pasa por una revisión, generándose nuevamente, un reporte
que llega a bodega, detallando el material defectuoso (Ver Figura 3 – pág. 33).
También, en el diagrama de Proceso de salida, de producto terminado, de la
bodega de almacenamiento; se esquematiza, cómo la planta de producción,
genera el producto terminado, y cómo pasa a su respectivo bodegaje. Allí, se
representa cómo se produce la salida del mismo, donde el analista de compras,
verifica la existencia de ese producto, y se ocasiona la orden de salida (Ver Figura
4 – pág. 34).
El modelo de relación, de datos lógico para inventarios, se utiliza para modelar
problemas reales y administrar datos dinámicamente. La idea fundamental de esta
figura, es mostrar las relaciones, que podrían considerarse en forma lógica, en
conjunto de datos (proveedores, empresa y clientes), siendo ésta, conceptualizada
de una manera fácil de imaginar (Ver Figura 5 – pág. 35).
En la estructura organizacional de la empresa, se detalla cada departamento con
sus respectivos representantes. La importancia de esta figura, realmente es

31
mostrar la generalidad y divisiones de los departamentos y encargados en la
actualidad (Ver Figura 6 – pág. 36).
En la estructura de la intranet, se comienza con una página de inicio, también
llamada página maestra, el usuario a través de ella, puede seguir los enlaces a
otras páginas internas, dentro del sitio. Ésta, está dividida en cinco (5) niveles,
donde se realiza vínculos verticales, y puede regresarse al anterior nivel o avanzar
(Ver Figura 7 – pág. 37).
En la maquetación o diseño de la página de intranet, se observa cómo por medio
de ese esquema, se está diseñando de manera organizada, funcional y eficiente,
el contenido del sitio, agrupando la información en forma gráfica, facilitando la
navegación y búsqueda de información al usuario, dentro del portal, de manera
rápida, fiable y segura.
La maquetación, presenta el contenido de diferentes opciones, representadas en
las subpáginas. En la página de inicio: se encuentra la información referente a la
empresa, y las distintas opciones que tendrá la intranet, en materia de servicios,
así como los departamentos que la conforman y, la información que será
publicada por cada uno de ellos.
Como por ejemplo, el departamento de Gerencia, dando directrices a todo el
personal, entre sus servicios, puede mencionarse; actas, juntas, reuniones,
documentos de administración, agendas, etc. También el departamento de
Compras: donde se publicaría información, acerca de cómo se realiza las compras
de materiales, así como los procedimientos, catálogos de productos, etc. Ventas:
publicaría información como: catálogos de productos, productos en promoción,
lanzamiento de nuevas líneas, etc. (Ver Figura 8 – pág. 38).
En el diagrama del contexto de aplicación, se pretende mostrar realmente lo que
es el motor de datos, donde reside la información. Allí se muestra, la integración
de todos los departamentos, que juegan un papel importante en el manejo del
inventario, y qué información aporta cada uno de ellos al sistema de intranet, en
materia de servicios.
Las funcionalidades de este diagrama se encuentran divididas en cuatro (4),
donde en primer lugar se encuentra, los inventarios; la cual provee, al gerente, de
información necesaria para administrar los activos. En segunda instancia, se
encuentra el administrador: el cual, básicamente actualiza la red de datos y
clasifica la información a publicar. En tercer lugar se encuentra el almacén de
suministros: donde se captura toda la información, que da cuenta, del estado de la
materia prima. Y en cuarto lugar: los proveedores, quienes revisan
periódicamente, el estado real, de las existencias de materiales (Ver Figura 9 –
pág. 39).

32
Figura 2. Diagrama de contexto, área de operaciones generales.

33
Figura 3. Proceso de entrada de materia prima a la bodega de almacenamiento.

34
Figura 4. Proceso de salida de producto terminado de la bodega de almacenamiento.

35
Figura 5. Modelo de relación de datos lógico para inventarios.

36
Figura 6. Estructura organizacional de la empresa Concentrados del Campo Ltda.

37
Figura 7. Estructura de intranet propuesta para un diseño real.

38
Figura 8. Maquetación o diseño de página de intranet.

39
Figura 9. Diagrama de contexto de aplicación.

40
 Discusión. Los resultados obtenidos a través de la elaboración de este
trabajo indican que, los datos que se obtienen, de manera interna, en las
empresas, no son, únicamente, transacciones y operaciones cotidianas. Si los
datos acumulados, se organizan adecuadamente y se emplean las herramientas
apropiadas para procesarlos, pueden brindar un gran apoyo para la administración
y la alta gerencia, en materia de toma de decisiones oportunas, productividad y
eficiencia.
Por ejemplo, el resultado de proponer un diseño para la construcción de una
intranet de uso para inventarios, involucró el análisis de datos que se generan en
el área de producción, desde los requerimientos de materia prima, así como su
transformación o manufactura, los proveedores, qué áreas de la empresa
intervienen en el proceso de pedido de materia prima y qué controles se le
realizan a ésta y, por su puesto, el proceso mediante el cual el producto
terminado llega al cliente. Cuando se examinó, a fondo, toda esta cadena de
procesos, se evidenciaron mediante los resultados obtenidos que, para la
construcción de una intranet, todas las áreas de la empresa están involucradas,
interiormente, a través de la ejecución de sus procesos y, externamente con los
proveedores y el cliente, principalmente, porque constituye la razón de ser de la
empresa.
El resultado del diseño de intranet como posible aplicación práctica por la
empresa Concentrados del Campo, consiste en que se incrementará la lealtad y
fidelización de los clientes. Permitirá que cada jerarquía de departamentos
optimice su comunicación y mejore el flujo oportuno de información entre los
empleados, los clientes, los socios y los proveedores. De hecho, que como
usuarios de la red de intranet, puedan crear reportes y, con ellos alimentar la red
de datos, brindar información a los clientes sobre los productos y, que los
proveedores de materia prima, puedan abastecer, justo a tiempo, los
requerimientos de materiales para la manufactura del producto terminado, y
mediante la red podrían visualizar los niveles de abastecimiento del inventario en
tiempo real.
Las anteriores figuras de diseño de intranet, aún no se han implementado en la
empresa. En primera instancia, porque debe estudiarse, la posibilidad, en materia
económica, de llevarse a cabo realmente, porque la empresa, en la actualidad, se
está recuperando, de un periodo donde hace ya dos (2) años, estuvo a punto de
quebrar totalmente, y liquidar la sociedad.
3.2 IDENTIFICACIÓN DE PUNTOS CRÍTICOS EN EL PROCESO DE
FABRICACIÓN DEL ALIMENTO CONCENTRADO
A continuación se presenta la descripción de todo el proceso de fabricación del
alimento, que se realiza dentro de la empresa Concentrados del Campo Ltda.,

41
pasando por las distintas etapas, tales como: producir la formulación, el
almacenamiento de materias primas y producto terminado, las características del
almacenamiento y finalmente, el proceso de elaboración de inventarios.
Por consiguiente, la información descrita, fue redactada, dando pie a la
identificación de los puntos críticos, considerados en este trabajo, como falencias;
que deben ser corregidas, porque entorpecen las operaciones y causan graves
problemas, que incrementan silenciosamente los costos de producción de la
industria, afectando el normal desarrollo de la empresa y alterando el inventario.
Los puntos críticos, que se encontrarán en el siguiente texto, son: mala
planificación de materias primas, demoras en el proceso de fabricación vs
demoras en la entrega al cliente, incremento de costos de producción por
reproceso, maquinaria desactualizada, incumplimiento de normas de seguridad
industrial y, carencia de señalización en planta de lugares de precaución.
Esto facilita que las directrices, o los altos mandos de la sociedad empresarial,
sean más conscientes, de las irregularidades que se presentan en planta, cuando
no existe un verdadero control de las operaciones internas y como éstas afectan la
demanda por parte del cliente.
3.2.1 Pasos a seguir en la fabricación del alimento concentrado. El proceso
de fabricación de este alimento consta de las siguientes etapas:
 Formulación
 Recepción de materias primas
 Almacenamiento de las materias primas
 Limpieza de la materia prima
 Molturación
 Dosificación
 Mezclado
 Empacado
3.2.2 Proceso para producir la formulación. En el área de planta, llegan
fórmulas de producción, las cuales se expresan en baches (peso en toneladas);
éstas son básicamente, una lista de ingredientes, que lleva un producto en
específico y, que va dirigido hacia una población animal (aves, cerdos, bovinos y
equinos), especialmente que demanda un alimento concentrado, bajo en fibra,
pero alto en energía. Por ejemplo, en el caso del concentrado para ganadería, el
propósito es lograr que las vacas lecheras de alto potencial para la producción, se
provean de una fuente de energía y proteína, para suplementar el forraje, los
cuales llenan sus requerimientos nutricionales (Ver Anexo A).

42
En esta formulación de ganadería, es factible encontrar diferentes componentes o
ingredientes, tales como:
 Granos de cereales y sus subproductos (cebada, maíz, sorgo, arroz y trigo),
alimentos de alta energía, pero pobres en proteína.
 Los salvados de cereales (arroz y trigo), que agregan fibra a la dieta y
contienen entre 14% a 17% de proteína. El salvado de trigo, además, es una
fuente de fósforo.
 Subproductos de panadería, los cuales son una excelente fuente de
carbohidrato.
 Rebrotes de malta (granos germinados de cebada o germen de malta), los
cuales proveen energia al animal.
 Raíces y tubérculos, poseen buena fuente de carbohidratos, pero bajos en
proteína.
 Subproductos de la industria azucarera, como la melaza, alta en
carbohidratos fácilmente digestibles, que lo hace un alimento palatable.
 Semillas oleaginosas (soya, algodón, girasol), que por su alto contenido en
aceite, aportan energía y, además, proveen proteína.
 Proteínas de origen animal (harinas de carne o hueso y de pescado), que
constituyen una fuente de fósforo y calcio.
 Vitaminas y minerales, tales como: calcio, fósforo, magnesio azufre y
cloruro de sodio, vitaminas A, D y E y K, complejo B.
La maquinaria que se utiliza en la empresa Concentrados del Campo Ltda., no
corresponde a los criterios de actualización y modernización, sino que por el
contrario, es desactualizada y obsoleta, tanto así, que dificulta el proceso de
fabricación del concentrado y ocasiona inconvenientes para la agilidad del mismo.
Debido a esto, en ocasiones, estas máquinas, dejan de funcionar, por fallas
mecánicas. Sin embargo, el proceso debe continuar y, los ingredientes descritos,
proceden a molerse y, mezclarse, en la mezcladora vertical, para obtener un
producto homogéneo (Ver Figura 10. A).
Este proceso tiene una duración que depende del tipo de producto. Por ejemplo,
para el caso de la ganadería, se muele; en este caso la molienda es más rápida,
es decir, para un bache de 1 tonelada tardaría, aproximadamente, 15 minutos.
Para el caso de la molienda de la avicultura y la porcicultura, este alimento es
mucho más pequeño y, si éste, va a ser peletizado, el proceso es diferente,
porque el concentrado pasa a ser triturado y tiene una duración de,
aproximadamente, 30 a 40 minutos. En el caso de que los martillos de la máquina
sean nuevos, la molienda tiene una duración aproximada de ¼ de hora por
tonelada de alimento.
Después del proceso de triturado en el molino, el alimento concentrado pasa a la
mezcladora vertical, donde se hace la adición de líquidos, tales como: cebo, aceite
de palma (a excepción de la ganadería) (Ver Figura 11. B), vitaminas y minerales
para cualquier tipo de línea de producto (avicultura, porcicultura, ganadería y

43
equinos), lo cual se realiza en el área de premezclas, donde se almacenan,
previamente, los microingredientes.
Los productos de ganadería pasan por la enmieladora donde se adiciona la
melaza, la cual sale del tanque de depósito de mieles, el cual posee una serie de
tuberías conectadas a la enmieladora; simplemente, se abre el tanque, con una
llave a proporción, para llevar a cabo el enmelado, que son, básicamente, dos
piñones que giran la carga con potencia y adicionan la miel con el objetivo de
humedecer el cuido, para darle un toque equilibrado de palatabilidad (Ver Figura
12. C). En la tolva, se tarda, aproximadamente, 5 minutos. Luego, el producto es
recibido y pesado en cantidades de 40 Kg, el costal es cosido y, sale para ser
comercializado. (Ver Figura 13. D).
Figura 10.A, Mezcladora Horizontal Figura 11.B, Mezcladora Vertical,
para adición de líquidos.
Figura 12.C, Tanque de Mieles. Figura 13.D, Pesadora Manual.

44
Para el proceso de ensacado del producto, se cuenta con básculas manuales y a
medida de se vacea al saco, el contenido de 40 Kg, que es la cantidad establecida
para la venta, la báscula da un tope e indica la cantidad exacta de concentrado;
luego, se cose con cosedora eléctrica.
En ocasiones, el bodeguero, no ha realizado una buena planificación de materias
primas, la cual debería hacerse por medio de programas como Microsoft Excel ®;
sin embargo, éste, las realiza de forma manual, lo que, en ocasiones, ha
significado olvidos, pérdidas del registro, etc. Debido a esta mala planificación de
materias primas, algunas veces, los operarios, deben pausar la fabricación,
porque son alertados de que falta algún material para continuar el proceso. Por
tanto, el encargado de la producción debe proceder a comunicarse con el gerente,
quien es, a su vez, Zootecnista, para preguntarle por cuál materia prima podría
reemplazarse la faltante, para garantizarle al consumidor, que el reemplazo
cumpla con los respectivos requerimientos nutricionales para el animal y, porque
de no ser así, el alimento podría ser decomisado por el Instituto Colombiano
Agropecuario (ICA), quien visita de sorpresa y, realiza toma de muestras del
producto terminado, que es analizado, posteriormente, en el laboratorio. Debido a
esto, la empresa debe tener precaución de que el ICA, no les retire la licencia de
venta del producto, por malas prácticas de manufactura,
Si el producto sale con algún defecto, se le denomina lote en cuarentena
(semáforo rojo) y, no puede clasificarse como apto para el consumo. En estos
casos puede haberse presentado algún olvido, en la adición de algún ingrediente
indispensable para el buen desarrollo de la población objetivo; esto, tiene una
solución, la cual consiste en intervenir de nuevo el producto (reprocesarlo), y para
ello, se descose y se vacea a la máquina mezcladora, agregándole el ingrediente
faltante; de esta manera, no se alteraría el inventario, al final del mes.
Lo descrito, desencadena que el producto, demore más tiempo en ser terminado y
que deba realizarse una nueva formulación, según los nuevos requerimientos de
materia prima, lo que conduce a mayores costos y tiempo desperdiciado por el
reproceso, Lo que ocasiona, que la empresa incurra en demoras en las entregas a
los clientes (quienes llaman a quejarse, porque necesitan el cuido de forma
inmediata).
En el área de empaques, se manejan varias clasificaciones; por ejemplo, para
avicultura, existe, prepico y pollo, pollos levante iniciador y final. En el cerdo;
levante, engorde, gestación y lactancia. En lechería; Leche 17%- 72%- 75%- 80%
y, terneras. También, empaque Genérico verde, que es aquel que no contiene
ficha técnica.
Las ventajas del uso de empaques de costales de fibra, radica en que facilitan el
control de los inventarios, son de fácil identificación, su medición es controlada, la

45
distribución del producto dentro del saco es uniforme y generan economía, a
través del reciclaje.
Por otra parte, cuando el producto terminado ha sido envasado en empaque
genérico por 40 kilos, es decir, que el costal no contiene ningún tipo de
especificaciones técnicas, se recurre a las etiquetas, las cuales anuncian los
ingredientes y las recomendaciones. Esto es necesario porque de no ser así,
puede darse el caso de que el producto pueda ser decomisado por el ICA.
Especificar la fecha y el lote es muy importante, no sólo por las exigencias del ICA,
sino que pueden evitarse problemas con granjeros, que recojan el producto de la
empresa, lo ingresen a sus fincas y, luego, el producto, se exponga a condiciones
como la humedad externa y mal uso, donde el concentrado pueda adquirir hongos,
en estos casos en donde se evidencie la queja por parte del cliente a la empresa
y, el producto contenga su respectivo lote y fecha, la compañía puede salir bien
librada, argumentando las posibles causas, por las cuales el producto, pudo
haberse contaminado, siendo proveniente de un lote nuevo.
3.2.3 Almacenamiento de materias primas y producto terminado. El
almacenamiento tiene como finalidad, conservar los productos, a través de un
tiempo, de acuerdo con la durabilidad del producto. La empresa Concentrados del
Campo Ltda., utiliza el almacenamiento en sacos, ya sea materia prima (Ver
Figura 14. A) o producto terminado (Ver Figura 15. B). Para ello, utilizan dos (2)
bodegas distintas para ambas categorías y, dos (2) más, tanto para el empaque
(Ver Figura 16. C), como para las vitaminas (Ver Figura 17. D). El material
ensacado, se coloca formado en arrumes, entre 60, 70 y 75 bultos. El manejo
interno y descarga se realiza, manualmente; los bultos del producto terminado se
pesan por 40 Kg, los de las materias primas tienen un peso variable entre 58 y 60
Kg; no todos los sacos conservan el mismo peso, por ejemplo, los de las vitaminas
pesan 20 Kg. La empresa no cuenta con almacenamiento a granel, debido a que
no poseen tecnología de silos o tolvas de gran tamaño; este sistema se realiza
más rápidamente que el sistema en sacos, pero para la empresa, implica más
tecnología y, por tanto, mayores costos e inversiones.
Las materias primas llegan a la empresa, en transporte pesado de mulas, las
cuales pueden tener una capacidad de 35000 Kg de materia prima, almacenada,
en sacos. Cada camión que se descarga, se almacena en un solo arrume, es
decir; si llegan a la empresa seis (6) camiones al día, son seis (6) arrumes
diferentes, para efectos de control y de rotación de los productos y con base en
esto, garantizar una adecuada trazabilidad.
El transporte de los productos terminados y materias primas, al interior de la
planta, se realiza por medio de vagones manuales de acero inoxidable, de cuatro
(4) ruedas, que facilitan el desplazamiento de los bultos, a sus respectivos
bodegajes (Ver Anexo B).

46
El producto terminado que va con destino a los clientes de diferentes lugares
geográficos, es entregado en un camión, al cual le agrupan los diferentes pedidos
que debe entregar, diseñando una ruta de entrega ordenada, para acceder a cada
cliente y entregarle su pedido.
Tanto en el proceso de fabricación, como en el almacenamiento y en la carga y
descarga del carro transportador, los operarios, no cumplen con las normas de
seguridad, mínimas, para evitar accidentes, es decir, no portan equipamiento para
trabajar en alturas, no portan cinturón de seguridad, para una correcta postura y
evitar hernias. Por otra parte, la empresa, no cuenta con señalización, para
resaltar los lugares dentro de la planta de producción y las bodegas de
almacenamiento donde debería tenerse más cuidado (Ver Anexo C).
Figura 14.A Arrume en sacos de Materia
Prima, en bodega 1.
Figura 15.B Arrume en sacos de
Producto Terminado, en bodega 2.
Figura 16.C Bodega de Empaques
genérico y de la empresa.
Figura 17.D Bodega de Vitaminas,
arrume en sacos de 20 kg.

47
3.2.3.1 Características del almacenamiento. El lugar donde se almacena la
materia prima de la empresa Concentrados del Campo Ltda., es un lugar que
consta de buena ventilación, el área es ancha y la altura es la suficiente, para que
se disipe el calor; de igual manera, cuenta con una serie de ventanas destapadas
y cubiertas, a la vez, por una malla. Las bodegas se encuentran exentas de
goteras por lluvias, humedades, el piso es firme y limpio y los arrumes, se
encuentran sobre bases de madera (estibas), las cuales protegen el producto de la
humedad y del frío del suelo.
Los bultos, nunca, se almacenan en mal estado; si un bulto está roto, quiere decir
que el alimento se contaminó, por lo cual es necesario volver a reprocesar el
producto, para que salga con las condiciones higiénicas apropiadas para el
consumo y no expanda ninguna epidemia o daño al animal.
El tiempo de almacenamiento del producto terminado es variable; por ejemplo; en
la compañía el producto no permanece mucho tiempo en la bodega de producto
terminado, porque la empresa maquila a terceros, continuamente y, el producto,
es recogido con rapidez, una vez esté elaborado, empacado y cosido. De lo
contrario, el producto no podría sobrepasar fechas superiores a los 45 días,
después de los cuales, no se podría garantizar el contenido de vitaminas y
minerales.
Antes de que la materia prima sea procesada, debe pasar por un examen o
análisis, el cual es muy importante, porque asegura que sólo aquellos ingredientes
que cumplen con las especificaciones de calidad, adecuadas, sean aceptados
para ser usados en la manufactura; estas especificaciones de calidad son
controladas por el ICA. El análisis bromatológico que se realiza, tanto a las
materias primas, como a los productos terminados, incluye un análisis de: materia
seca, proteínas, fibra cruda, grasa, elementos nitrogenados, cenizas y humedad.
En el análisis microbiológico, que se efectúa a granos y subproductos, se
determina presencia de hongos, levaduras y estreptococos totales y fecales.
3.2.4 Proceso de elaboración de inventarios en la empresa Concentrados del
Campo Ltda. Los productos terminados deben ser organizados, separados y
clasificados por categorías en arrumes. Esto con el fin de que a cierre de mes los
inventarios se encuentren bien marcados y contados, (por cuánto está cada
plancha). Ejemplo: Una tractomula descarga 800 bultos de salvado de trigo, por 40
kilos cada uno (32.000 kilos = 32 toneladas). Para efectos de control de inventario;
se posee un libro de control de ingresos de mercancía, allí se procede a descargar
toda la información referente al ingreso de materia prima, este libro está
compuesto por una planilla la cual contiene las siguientes columnas: Fecha//
Proveedor// Documento Factura// Producto// Bultos// Kilos// Conductor// Recibe//,
(Ver Anexo D). El objetivo es tener un control sobre el ingreso de la mercancía
proveniente de cualquier tipo de proveedor tales como; Premex, Soya, Dysan,
Pepsico, entre otros, y la empresa conocer cuántas toneladas poseen a la fecha

48
en existencias reales y de qué tipo. Este control sirve para manejar el inventario
final con sus respectivas entradas (Ver Cuadro 2).
Cuadro 2. Control de ingreso de mercancía.
CONTROL DE INGRESO DE MERCANCÍA SAN PEDRO DE LOS MILAGROS
FECHA PROVEEDOR DOCUMENTO PRODUCTO BULTOS KILOS CONDUCTOR RECIBE
8/11/012 PREMEX 165794 VITAMIX CERDOS 7 140 JORGE OSPINA VERÓNICA O.
16/11/012 ANTIOTRADING 30281 DESTILADO DE MAÍZ 50 2000 GUSTAVO MUÑOZ VERÓNICA O.
20/11/012 EDAC 4064 CARBONATO CALCIO 100 5000 DARIO MADRID VERÓNICA O.
La relación de las compras, también, es un ingreso de materia prima. En esta
correlación, se determina; el número de la factura, el mes en que se generó esa
entrada, el proveedor con su respectivo Nit, que lo identifica, la cantidad del
producto en toneladas o Kg, la descripción del producto (de qué tipo), el precio
unitario de negociación, el subtotal y los fletes, (Ver Cuadro 3).
Cuadro 3. Relación de compras.
COSEC. No FECHA NIT. NOMBRE CODIGO CANT DESCRIPCION PRODUCTO PRECIO TOTAL VALOR SUBTOTAL FLETE
CONTAB. FACTURA PROVEEDOR PRODUCTO PROD UNITARIO
201 103387 01/12/2012 800700901-7 EDISER LTDA 1.530 1.530 K. YUCA TIPO R. 278,04 425.400 379.500 379.500 45.900,00
215 113498 02/11/2012 700800999-8 EDISER LTDA 367 367 K. HARINA PESCADO 51.391,62 510.726 499.716 499.716 11.010,00
RELACION DE COMPRAS MES DE NOVIEMBRE DE 2012
Las anteriores entradas de materia prima, se realizan por medio de una orden de
compra, que es expedida por la Central en Medellín; los controles de inventario
son los que determinan qué productos se encuentran agotados, si sus existencias
son muy bajas o, si por el contrario, la industria, se encuentra bien abastecida de
materia prima. Esta orden de pedido se integra por el nombre de la empresa
(Concentrados del Campo Ltda.), su respectivo Nit, el nombre de la empresa a
quien se le pide la materia prima (Cooperativa Regional Agropecuaria), ejemplo; el
Nit, el nombre del producto (Fríjol soya extruida), la cantidad negociada (1200
kilos), el precio unitario ($ 1440), el total ($ 17280000) y la firma de quien autoriza
el pedido (Ver Figura 18).

49
Figura 18. Orden de pedido.
Fuente: Concentrados del Campo Ltda, 2013.
El manejo del kárdex es otro proceso, el cual parte de un saldo inicial (entradas y
salidas) y un saldo final. Las entradas constituyen la producción diaria en planta;
éstas en producción, son registradas, inicialmente, en una planilla que se llama
“Informe diario de Producción y Secuencia”, la cual es conformada por las
siguientes casillas: Fecha// Producto// Lote// # bultos// Total// Firma// Hora//. Las
salidas por el contrario, representan todas las partidas del día (facturación de todo
el producto vendido diariamente). El registro de estos movimientos (entradas y
salidas), es lo que compone el saldo final. El fichero manual, arroja existencias
reales en bodega, es decir, si a un cliente se le facturan 10 bultos de cerdas
gestación, pero sólo se lleva 5 bultos, éste mostrará realmente esa transacción.
Mientras que el sistema, únicamente mostrará lo facturado (10 bultos).
A su vez, se ingresa al sistema, el informe diario de producción, registrándolo
como entradas. Allí, se selecciona el nombre de la producción a ingresar; por
ejemplo si se produjeron 35 toneladas de prepico, en el sistema, se busca como
Ponedoras campo prepico y se ingresa esa producción, si se produjo,
simultáneamente Pollos iniciación, entonces, se ingresa como Pollos campo
iniciador y, así, sucesivamente, con todo el concentrado de diferentes categorías.
Esta actividad debe realizarse todos los días, con el fin de tener un informe diario
de existencias en producto terminado.
Luego de haber realizado el kárdex manual y haber registrado las entradas en el
computador, se procede a imprimir un reporte que se llama “Consulta de
existencias”, éste es básicamente, una lista de todos los productos que se

50
vendieron durante el día y que refleja la existencia actual de cada producto, en
bodega; tanto el kárdex manual como el reporte del sistema deben coincidir en los
datos; de no coincidir, debe procederse a buscarse el error, que generalmente,
está en el kárdex manual, porque en bodega y en el sistema estará mostrando la
existencia real.
La comprobación y recuento de las existencias físicas y/o inventarios, son tareas
en las cuales se trabaja, diariamente, por mantenerse actualizado; por lo cual
debe hacerse un recuento cada cinco (5) días, en una planilla que se llama
“Informe diario de Producción y ventas, detallado por producto”, con el propósito
de valorizarlo vs producción; se realiza con la finalidad de hacer proyecciones,
totalizar ventas y producción al mes. En esta planilla, se registran todas las
transacciones o movimientos hechos anteriormente, dentro del mismo mes en el
kárdex (entradas – salidas); la hoja se compone por las siguientes casillas:
Producto// Saldo anterior// Producción entradas// Salidas// saldo//.
La planta, las máquinas y los operarios, no paran de producir; con cada producto
solicitado por la gerencia, se generan fórmulas de producción, las cuales deben
descontarse. ésta actividad consiste en deducir del sistema, al cual,
posteriormente, se le han realizado las entradas (mediante el informe diario de
producción), cada una de las materias primas que se utilizan en la formulación (la
formulación es como una especie de receta con ingredientes); esto, se realiza con
el fin de conocerse, al final del mes, cuál es el costo directo de fabricación de cada
fórmula, porque el sistema valoriza cada receta, lo cual quiere decir que,
automáticamente, le da un precio total; conociendo ese precio y teniendo claro
cuántos bultos salen por bache producido de 40 Kg c/u, se descarga en el informe
diario de producción, para luego, darle la entrada correspondiente al inventario
valorizado. Finalmente, puede conocerse, al cierre de mes, cuánto cuesta producir
cada bulto por producto y, cuánto deja de utilidad para la empresa. Para llegar a lo
anterior previamente, debe darse un precio o un valor real, a cada producto que
integra la formulación que presente inconsistencias, debido a que el sistema no
toma valor promedio real, esto tiene por nombre “Recosteo de formulación”.
 Discusión. Con respecto, a los puntos críticos, que se encontraron en el
proceso de fabricación del concentrado, elaboración de inventario,
almacenamiento de materias primas y producto terminado. Se obtuvo, un
resultado positivo, puesto que, a través del análisis de la información capturada en
la empresa y sus procesos, se desarrolló un plan de mejoramiento. El resultado de
efectuar dicho plan, ayudaría a programar de una manera más eficiente, las
actividades de la planta, utilizando el uso combinado de todos los recursos que se
encuentran allí, tales como: máquinas, personal y materias primas.

51
Las variables utilizadas, para que la descripción del proceso de producción,
cobijara aspectos más amplios, fueron las siguientes: pasos de la fabricación,
desarrollar la formulación, almacenamiento y elaboración de inventarios.
Los puntos críticos, se identifican, mediante la lectura. El objetivo correspondiente,
para este resultado, busca entregar la mejor solución, para fortalecer un plan de
mejoramiento, que ayude a desvanecer los altos costos de producción y a mitigar
los problemas que les ha ocasionado entregar el producto terminado, tardío.
3.3 PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES A LOS PUNTOS CRÍTICOS
ENCONTRADOS, PROCEDENTES DEL PROCESO DE FABRICACIÓN DEL
ALIMENTO CONCENTRADO
A continuación, se expone, los puntos críticos derivados, de la descripción
realizada en el proceso de fabricación, del alimento concentrado. Cada falencia
encontrada allí, se justificó y se diseñó su respectivo plan de mejoramiento, en
función de mejorar las fallas en las operaciones internas de la empresa (Ver
Cuadro 4 - pág. 52).
Posteriormente, se elaboró un cuadro donde se muestra la recurrencia de los
puntos críticos por cada periodo mensual. Evidenciándose el número de veces en
escala de 1 a 5, en las que se repite éstas falencias (Ver Cuadro 5 – pág. 54).
Con los resultados arrojados, pudo expresarse por medio de un cuadro, cuáles
eran los puntos críticos más graves por resolver, en orden de importancia. Estos
resultados se obtuvieron mediante los datos recopilados de la recurrencia de
falencias, siendo éstas totalizadas y expresadas, determinando su frecuencia y el
porcentaje acumulado (Ver Cuadro 6 – pág. 55).
Cada punto crítico, le cuesta a Concentrados del Campo Ltda, la consecuencia de
tener altos costos de producción. Por ello, aprovechando la información obtenida,
se propuso representar sus falencias de forma gráfica, de modo en que éstos se
comparen con la frecuencia en que recaen en la situación problema (Ver Figura 19
– pág. 56).

52
Cuadro 4. Puntos críticos y plan de mejoramiento.
PUNTOS CRÍTICOS JUSTIFICACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
MALA PLANIFICACIÓN DE
MATERIAS PRIMAS, LAS
CUALES ALTERAN LA
PRODUCCIÓN CONTINUA.
En ocasiones, los operarios, deben
pausar la fabricación, debido a que
son alertados de que falta materia
prima. Esto, se debe a que el
bodeguero maneja la información de
forma manual y no hace uso de
herramientas informáticas, que le
proporcionen datos más acertados, en
el momento oportuno.
Para programar los futuros pedidos es fundamental tener
la información de los materiales que se tiene, al finalizar
cada mes. Actualizar y capacitar el personal (bodeguero),
para que aprendan a utilizar herramientas de ayuda
sistematizada como Microsoft Excel®, el cual les permitirá
programar, a tiempo, los requerimientos de materiales
mensuales.
DEMORA EN EL PROCESO DE
FABRICACIÓN DEL PRODUCTO
TERMINADO
(QUIEBRE DE STOCK) Y
DEMORA EN LA ENTREGA AL
CLIENTE
La mala planificación de materiales,
hace que el producto demore más
tiempo en ser terminado y, por ende,
deban realizar una nueva formulación,
según los nuevos requerimientos de
materia prima. Esta cuestión es una
cadena y, por lo tanto, también, se
generan demoras en la entrega al
cliente.
Implementar desde la gerencia de compras, la exigencia
de un reporte semanal, que incluya el registro de los
materiales en inventario, para así, calcular cuánto,
cuándo y qué debe ordenarse. Esto, permitirá reducir los
costos de inventario, disminuyendo el número de órdenes
al mes y los quiebres de stock que hoy, existen en la
empresa Concentrados del Campo Ltda.
INCREMENTO DE COSTOS DE
PRODUCCIÓN POR
REPROCESO DE DIFERENTES
BACHES.
Debido a que el personal incurre en
tiempo desperdiciado, los cuales se
cargan a los costos directos que éstos,
representan, en términos de mano de
obra.
Adoptar un modelo de “just Time” (justo a tiempo), en el
cual se brinde al cliente, mayor calidad al menor costo
posible y desperdiciando menor cantidad de materiales,
implementando un control cuantitativo a los
requerimientos de cantidad de materia prima, según la
demanda mensual.
Continúa…

53
Cuadro 4. (Continuación)
PUNTOS CRÍTICOS JUSTIFICACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
MAQUINARIA OBSOLETA Y
DESACTUALIZADA.
La empresa no cuenta con una
estructura de maquinaria
actualizada, lo que ocasiona
problemas en el desarrollo de la
fabricación del producto, debido a
fallas técnicas de la maquinaria.
Realizar inversiones en tecnología de maquinaria
para una mejor optimización de los procesos,
invertir en tecnología de silos de almacenamiento
para evitar tanta acumulación de sacos de materia
prima, invertir en tecnología de información que
ayude a la gerencia en la toma de decisiones que
conduzcan al éxito de la empresa.
INCUMPLIMIENTO DE
NORMAS DE SEGURIDAD
POR PARTE DE LOS
OPERARIOS.
Tanto en el proceso de fabricación,
como en el almacenamiento y en la
carga del carro transportador, los
operarios no cumplen con las
normas de seguridad, mínimas, para
evitar accidentes, es decir; no portan
equipamiento para trabajar en
alturas, no portan cinturón de
seguridad, para una correcta
postura y evitar hernias.
Desarrollar talleres educativos, donde se capacite
al personal, en materia de riesgos profesionales,
desarrollar simulacros de emergencia e
implementar sanciones para quienes no hagan
uso de la dotación de seguridad como cinturones.
De igual manera, diseñar un plan de contingencia,
para ocasiones de emergencia y primeros
auxilios.
CARENCIA DE
SEÑALIZACIÓN EN PLANTA
DE LOS LUGARES DE ALTA
PRECAUCIÓN O
PELIGROSIDAD.
La empresa no cuenta con
señalización, para resaltar los
lugares dentro de la planta de
producción y las bodegas de
almacenamiento, donde debería
tenerse más cuidado
Realizar una adecuada señalización de seguridad,
que referida a un objeto, actividad o situación
conlleve al trabajador, hacia una alerta, a velar por
su bienestar e integridad personal, para prevenir
accidentes en su puesto de trabajo, mediante
señales de advertencia, prohibición o salvamento.

54
Cuadro 5. Recurrencia de puntos críticos mensuales.
Mes y fecha
Puntos críticos
AGOSTO
8/012
SEPTIEMBRE
8/012
OCTUBRE
8/012
NOVIEMBRE
8/012
DICIEMBRE
8/012
TOTAL
*Los datos numéricos indicados, en el cuadro cinco (5), reflejan el número de veces, mensual, en escala de 1 a 5 (siendo 1 muy poco
frecuente y 5 muy frecuente), en las cuales se recae o es habitual la repetición de cada punto crítico.
MALA PLANIFICACIÓN
DE MATERIAS PRIMAS. 4 5 4 5 5 23
DEMORA EN EL
PROCESO DE
FABRICACIÓN VS
DEMORA EN LA
ENTREGA AL CLIENTE
5 5 4 4 3 21
INCREMENTO DE
COSTOS DE
PRODUCCIÓN POR
REPROCESO.
4 4 5 5 4 22
MAQUINARIA
OBSOLETA Y
DESACTUALIZADA.
4 3 5 2 3 17
INCUMPLIMIENTO DE
NORMAS DE
SEGURIDAD.
3 3 2 4 2 14
CARENCIA DE
SEÑALIZACIÓN EN
PLANTA DE LUGARES
DE ALTA PRECAUCIÓN
2 4 3 2 4 15
TOTAL 22 24 23 22 21 112

55
Cuadro 6. Falencias a resolver en escala de importancia.
PUNTOS CRÍTICOS FRECUENCIA PORCENTAJE
%
ACUMULADO
%
MALA PLANIFICACIÓN DE
MATERIAS PRIMAS. 23 20 20
INCREMENTO DE COSTOS DE
PRODUCCIÓN POR
REPROCESO.
22 20 40
DEMORA EN EL PROCESO DE
FABRICACIÓN VS
DEMORA EN LA ENTREGA AL
CLIENTE
21 19 59
MAQUINARIA OBSOLETA Y
DESACTUALIZADA 17 15 74
CARENCIA DE SEÑALIZACIÓN
EN PLANTA DE LUGARES DE
ALTA PRECAUCIÓN
15 13 87
INCUMPLIMIENTO DE NORMAS
DE SEGURIDAD. 14 13 100
*En el cuadro seis (6), se muestra la frecuencia de la sumatoria total en la que se incurre en estas falencias,
continuamente y, a su vez, el orden de importancia en el cual deben ser solucionados.

56
Figura 19. Altos costos de producción, por recurrencia de puntos críticos.
*En la figura diecinueve (19), se graficó la frecuencia y el porcentaje, en los cuales se incurre en puntos críticos, lo
cual se interpreta en altos costos de producción para la empresa Concentrados del Campo Ltda.

57
 Discusión. El resultado de implantar la solución a éstos puntos críticos,
mediante el plan de mejoramiento que se especificó, proporcionará la disminución
de los costos de producción, que se generan en planta. De hecho, contribuirá, a
minimizar riesgos industriales, por parte de los operarios, debido a que, si llegara a
producirse, una lesión o accidente laboral, la empresa podría incurrir en grandes
gastos, por parte de la aseguradora, de riesgos profesionales y en multas que se
hubiesen podido prevenir de haber sido detectados a tiempo.
No obstante, el hecho de no haber una señalización, de los lugares de alta
peligrosidad en planta, pueden contribuir a que los operarios más nuevos, puedan
incidir, de hecho, mucho más fácil, en accidentes, que puedan dejar en el
trabajador quizá, lesiones irreversibles.
Tal es el caso, de un operario de hace varios años, al cual le accionaron una de
las máquinas, la cual, era sometida en ese momento a mantenimiento, la persona
que prendió el mecanismo, no se había percatado de esto. Esta eventualidad,
habría podido evitarse de existir al menos en el área de producción, la adecuada
señalización de los lugares de peligro.
3.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA PLANIFICACIÓN DE MATERIAS PRIMAS
Y CONTROL DE INVENTARIO EN BODEGA
Las técnicas de control de inventarios tradicionales operaban de acuerdo con el
principio básico de que el futuro inventario, se basa, necesariamente, en el
anterior. El hecho de proponer un sistema de información mediante el diseño de
una plantilla de control de inventario, que contribuya a la mejora y optimización
del proceso de control de inventarios de materia prima, da una solución a un
problema ya encontrado en la empresa, por parte de su bodeguero, quien no
realiza una buena planificación de materiales requeridos para producir, porque no
cuenta con ningún tipo de ayuda sistematizada, que alerte, automáticamente, de
las mermas de materia prima y cuándo es indispensable realizar una orden de
pedido de materiales, al proveedor.
La plantilla diseñada para el control de inventarios, calcula mediante la operación
de resta, de acuerdo con las entradas de materia prima (compras) y con las
salidas de materia prima (las que se necesitan para realizar una determinada
producción) y, como resultado de esta operación se obtiene el stock y,
automáticamente, la plantilla indica, si es necesario solicitar material o si existe
suficiente (Ver Figura 20 – pág. 59).
En la plantilla de control de inventario se muestra la hoja de registro, donde
ingresando únicamente el código de la materia prima de la hoja de materiales
arrastra los materiales a la hoja de registro. En esta hoja pueden efectuarse las
respectivas entradas por concepto de compras de materia prima y su respectiva

58
salida en los procesos de fabricación del concentrado. Se restan y al hacerlo, se
obtiene la casilla de stock (Ver Figura 20 – pág. 59).
En la plantilla de la hoja de materiales, se muestra las mismas materias primas y
su código, con su respectiva existencia real de stock mínimo en bodega. La casilla
de stock, es obtenida mediante la resta de las entradas y las salidas de la hoja de
registro, mediante este cálculo la casilla solicitar, dice automáticamente; si es
necesario solicitar material o si por el contrario se cuenta con el suficiente (Ver
Figura 21 – pág. 60).
Obsérvese que los criterios expresados en la fórmula para la celda de materia
prima cumplen, de lo contrario se apreciaría el criterio “escribe código” (Ver Figura
22 – pág. 61).
Nótese que el criterio expresado en la celda stock, es el producto de la resta de
las celdas de entradas y salidas de la hoja de registro. A su vez, obsérvese que la
fórmula expresada para la celda solicitar; cumple. Mostrándose si hay suficiente
material o hay que solicitarlo o si por el contrario no se han insertado datos de
stock mínimo (Ver Figura 23– pág. 62).

59
Figura 20. Plantilla de sistema de información para efectos de control de inventario, hoja de registro.

60
Figura 21. Plantilla para efectos de control de inventarios, hoja de materiales.

61
Figura 22. Ampliación del contexto de la hoja de registro para control de inventario.

62
Figura 23. Ampliación del contexto de la hoja de materiales para control de inventario.

63
 Discusión. El resultado de que la empresa adopte, realmente, el diseño de
esta plantilla de control, a su sistema propio de manejo de inventarios, sería
positivo desde el punto de vista de que la plantilla de control, administrada,
eficientemente, permitiría reducir el exceso de inventario y ahorrar costos, sin el
riesgo de que falten productos, en la bodega de almacenamiento y no se cumplan,
a tiempo, las entregas a los clientes. Los operarios de planta no tendrían que
detener la producción, en caso de que no se hubiera detectado, a tiempo, la falta
de algún material para continuar o por algún olvido por parte del bodeguero de
avisar a tiempo, factores que cuestan no solo tiempo sino dinero, representado en
altos costos de producción.
Este contexto, se relaciona con lo expuesto por O’brien y Marakas quienes
proponen que las organizaciones posean un sistema para la planeación de
recursos para la producción, “Los sistemas de planificación de recursos
productivos son sistemas de gestión de información que integran y automatizan
muchas de las prácticas de negocio, asociadas con los aspectos operativos, a fin
de planear todo el proceso de producción, asociado al inventario de una
empresa”26
.
El resultado del diseño de la plantilla de control de inventario de materias primas,
también, se respalda desde el punto de vista de los autores EFFY y OZ, los cuales
argumentan, “Los sistemas de control de inventarios ayudan a planear las
cantidades óptimas de materias primas que se deben reponer, de modo que la
empresa, no pague demasiado, por materiales que no se usarán durante mucho
tiempo, ya que esto genera un costo, mientras asegura que los materiales estén
disponibles cuando se requieran”27
.
Lo que argumentan ambos autores, apoyan lo que se ha desarrollado a lo largo de
este trabajo, y es válido; sin embargo, como opinión personal y a manera de
agregar algo más frente a la posición de ellos, se concluye, diciendo que la
administración de los sistemas de información, en el área de inventarios y de
planeación de requerimientos de materia prima, juegan un papel muy importante
en el momento de determinar qué recursos usar, en qué lugar y en qué momento.
Si los operarios y las máquinas permanecen parados, sin trabajo, durante algunos
minutos, la empresa asume costos que no contribuyen a obtener ganancias; un
adecuado sistema de información contribuye a reducir al máximo nivel, estos
contratiempos. No es necesario tener los más sofisticados programas para que las
operaciones normales de la empresa sean eficientes, se necesita solamente
aprovechar los recursos con los que se cuenta en el entorno, creatividad,
observación y lógica.
26
O’BRIEN, James y MARAKAS, George. Sistemas de información gerencial. Recursos de datos.
7 ed. México: McGraw-Hill /Interamericana de México, 2006. p. 97.
27

64
4. CONCLUSIONES
El desarrollo de sistemas de información, en las empresas, si es posible y
constituye otro activo importante que debe administrarse. El manejo eficiente de la
información y datos que se generan, internamente, en la empresa, proporcionan
sistemas de información, de gran ayuda para la alta gerencia, en materia de toma
de decisiones, el diseño y la posible construcción de una intranet, se constituye
como un aporte significativo al proceso de control de inventarios de la empresa
Concentrados del Campo Ltda., en el cual, cada departamento de la empresa,
involucrado con esta área, suministra información a la red, en tiempo real, tanto a
proveedores, para efectos de abastecimiento bajo el concepto de justo a tiempo,
como a clientes, en materia de información del portafolio de productos que ofrece
la empresa.
La empresa Concentrados del Campo Ltda., posee grandes problemas en torno a
la mala planificación de materias primas, el cual es otro factor desencadenante de
otros problemas en particular como las demoras en los procesos de fabricación y
por ende, las demoras en la entrega de producto terminado, con destino al cliente
final, lo que se traduce en altos costos de producción, los cuales tienen efectos en
los costos de inventario, sin contar con problemas en la maquinaria, seguridad de
los operarios, entre otros. Todos estos factores se denominaron en el desarrollo
de este trabajo puntos críticos, los cuales se identificaron por medio del registro en
diario de campo.
La empresa posee, en la actualidad, graves problemas, denominados quiebres de
stock, los cuales le ocasionan altos costos de producción, logrando identificar los
problemas denominados como puntos críticos, se trabajó en la implementación de
un plan de mejoramiento, para cada problema en específico, que proporcionara
una solución eficaz, a cada una de las falencias encontradas, mediante la
descripción del proceso de fabricación. De efectuarse el plan de mejoramiento
sugerido, la empresa podría superar, significativamente, estos problemas y
disminuir sus costos.
Mediante el desarrollo de un sistema de información, enfocado al diseño de una
plantilla de control de inventarios, se pretendió resolver un problema de mala
planificación de materias primas. La empresa no contaba con datos
sistematizados que proporcionaran información, en tiempo real, de punto de
pedido, colaborando, de manera indirecta, a la disminución de costos, por
requerimientos de materiales justo a tiempo, disminuyendo costos por altos
volúmenes de almacenamiento, que a la larga, sólo constituyen un capital muerto.

65
5. RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta la actualidad moderna y tecnológica, en la cual se vive y, a
atribuyéndole esto, que la empresa Concentrados del Campo Ltda., no cuenta ni
siquiera con una página web, se recomienda: estudiarse la posibilidad económica
de invertir en la aplicación real, de llevar a cabo la intranet, para inventarios. Los
resultados positivos que arroja la instalación de una intranet, pueden brindar un
retorno sobre la inversión favorable, desde el punto de vista en que se pueden
reducir costos operativos, ahorrar tiempo y dinero.
De hacerse realidad la aplicación de la intranet para inventarios, se recomienda
que se establezca un servicio de consultoría y asesoría técnica, en aspectos como
nutrición animal y veterinaria, para asuntos de salubridad, rendimiento y
productividad animal, en línea, ofrecida para clientes redituables, es decir,
asesoría para los clientes más importantes de la empresa, ya sea por criterios
como su permanencia, fidelización o por volúmenes de compra. Para el caso de
los proveedores de materias primas, se recomienda un link, para contactos de
despachos, negociaciones en línea y manejo de inventarios.
Se recomienda que se apliquen las acciones correctivas propuestas en el plan de
mejoramiento, para los puntos críticos encontrados en el proceso de fabricación
del concentrado.
Se recomienda que se aplique la plantilla de control de inventarios, con el objetivo
de que se optimice la planificación de las materias primas requeridas y, se
reduzcan los niveles de stock o de mercancía acumulada en reserva, porque esto
es costoso, por intereses que se dejan de sumar al capital invertido en el
inventario, más costos por vigilancia o protección, control de roedores y plagas y,
el costo de alquiler de bodega.
Con base en la realización de la práctica profesional, en la empresa Concentrados
del campo Ltda., y mediante la puesta en práctica de la plantilla de control de
inventarios, se considera que puede ser, más fácil, ajustarse y trabajar bajo el
programa de “Just Time” o “Justo a Tiempo”, para algunos proveedores que se
encuentren más cercanos al municipio de San Pedro de los Milagros, Antioquia y,
también, para los más lejanos, con un pequeño margen de seguridad. Trabajar
bajo este modelo, ayudaría a la empresa a reducir el inventario y, también, se
reduciría el costo y los riesgos que implica el tener esa mercancía (materia prima)
en bodega, debido a, que se considera que es un capital muerto. De hecho, a los
riesgos en los cuales se incurre como por ejemplo incendios, hongos y, el espacio
liberado por el “Just Time”, se le puede dar un uso de mayor rentabilidad para la
organización, porque la mercancía llegaría, directamente, a producción, para ser
transformada a producto terminado.

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BIBLIOGRAFÍA
CONCENTRADOS DEL CAMPO LTDA. Líneas de productos para la venta al
público. En: Plegable informativo. San Pedro de los Milagros: Concentrados del
Campo Ltda., 2012.
EFFY y OZ. Administración de sistemas de información. Sistemas de información
para los negocios. 2 ed. Madrid: Thonson/Learning, 2001. p. 486.
MARTÍN K., Starr y MILLER W., David. Control de inventarios, teoría y práctica.
México: Diana, 1973. p.283.
MAULEÓN, Torres. Mikel. Gestión de stock, Excel como herramienta de análisis.
Madrid: Díaz de Santos, 2008. p.244.
O’BRIEN, James y MARAKAS, George. Sistemas de información gerencial.
Recursos de datos. 7 ed. México: McGraw-Hill /Interamericana de México, 2006. p.
538.

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CIBERGRAFÍA
BOGOTÁ EMPRENDE. Cómo hacer una buena planificación de inventarios. [En
Línea]. Colombia, marzo 2010 [citado en septiembre 26 de 2012]. Disponible en
Internet: <URL:
http://www.bogotaemprende.com/documentos/3599_31_03_10_2doc_inventarios.
pdf>.
ALCALDÍA DE SAN PEDRO DE LOS MILAGROS. Sitio oficial de San Pedro de
los Milagros en Antioquia. Información general del municipio. [En Línea].
Colombia, sept. 2012. [Citado en octubre 20 de 2012]. Disponible en Internet:
<URL:http://sanpedrodelosmilagros-
antioquia.gov.co/nuestromunicipio.shtml?apc=mIxx-1-&m=f>.

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