sistemas de información gerencial

1. “AÑO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU”
TITULO
“CICLO DE VIDA DE SISTEMAS DE LA FUENTE DE SODA “LA CASITA DEL
DULCE”
PRESENTADO POR:
URBINA MEZA HUBER ALFREDO
DOCENTE
Dr. JESUS MERINO VELASQUEZ
TUMBES - PERU
2016

2. FUENTE DE SODA “LA CASITA DEL DULCE”
INTRODUCCION
Fuente de Soda “LA CASITA DEL DULCE” es una empresa dedicada a la
venta de pasteles, desayunos y bebidas para el deleite y placer de las
personas. Esta organizada por un administrador, 1 cocinera, 1 ayudante de
cocina 1 mozo. La empresa viene funcionando desde hace más de 8 años
y es una de las dulcerías más conocidas por los Tumbesinos. Además, es
visitada por turistas nacionales y extranjeros que desean pasar un
momento agradable degustando la variedad de postres y jugos que se
ofrecen.
La dulcería es una empresa familiar, dirigida por el señor Jorge que
administra el local y su esposa que ayuda a preparar los postres. En él se
ofrecen Tortas, desayunos, Jugos de Frutas, Batidos, Gaseosas, Agua
Mineral, chicha Morada, etc. Está ubicada en calle Huáscar s/n – Tumbes.

3. A. FASE DE PLANIFICACIÓN
1. RECONOCER EL PROBLEMA.
La fuente de Soda es una empresa que ofrece servicios de comida rápida,
especialmente postres, tortas, jugos, sandwish y hamburguesas de diferentes
tipos. Uno de los problemas que hemos identificado es que existe una demora
en la entrega de los pedidos ocasionando retrasos y malestar en los clientes.
Por ésta razón hemos creído conveniente proponer un sistema de registro
que garantizaría la satisfacción del cliente. Así como la adquisición de
insumos en forma óptima.
2. DEFINIR EL PROBLEMA.
 Confusión en la entrega de pedido.
 Descoordinación entre los mozos y cocineras
 Deficiente control con los clientes
3. FIJAR LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA.
 Minimizar el tiempo de entrega de los pedidos.
 Mejorar el servicio al cliente.
 Obtener una base de datos de clientes
 Contar con información fidedigna, para mejorar la gestión de la fuente
de soda.
4. REALIZAR UN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.
 Técnica: La empresa no cuenta con un hardware y software modernos con
capacidad suficiente para el almacenamiento de datos que se ingresaran
en el registro del cliente.
 Rendimiento económico: Comparando con los costos que abarcaría la
implementación del sistema con los beneficios no solo de registrar
eficientemente lo clientes.

4.  Operativa: Para el buen uso del sistema se requiere el ingreso ordenado y
correcto de los datos respectivos así mismo tener conocimiento de las
formulas, parámetros y procesos a lo que está inmerso cada uno de ellos.
Por ello se contará con el apoyo y capacitación de las personas que
crearon el sistema.
5. PREPARAR UNA PROPUESTA DE ESTUDIO DE SISTEMAS.
 Resumen ejecutivo
El sistema que se implementara permitir no solo tener una base de datos
actualizados que manejará internamente la empresa sino además permitir
a la empresa tener conocimiento de cuánto va a percibir por el servicio y la
hora en el que se establece mayor fluctuación de cliente. Por ellos se
requiere contar con personal que tenga conocimientos de computación
para ser capacitados y adiestrados en el manejo del sistema y éstos a su
vez se hagan cargo de la capacitación posterior a los demás encargados.
 Objetivo y restricciones del sistema
El sistema tiene como prioridad el manejo rápido y eficiente de la
información para tomar decisiones, asimismo la reducción en los procesos
de trabajo dentro de la empresa y aquellas actividades que impiden el
eficiente manejo de las operaciones, para ello se requiere contar con una
PC que cuente estrictamente con un antivirus actualizado para mantener la
información de manera segura. Y brindar una atención más oportuna.
El sistema solo será de uso interno y por el personal designado para su
manejo el cual se encargara de controlar cada proceso.
 Proyecto de estudio de sistema recomendado
 Actividades a realizar
o Preparar la documentación del programa.
o Diseñar base de datos.
o Diseñar Red.
o Codificar programa.

5. o Probar programa.
o Capacitar usuarios.
 Recursos humanos requeridos
Se requiere contar con 2 mozos, y una persona encargada del sistema.
 Impacto Esperado del sistema
El impacto que se espera que tenga la implementación y posterior uso del
sistema es el eficiente control con los montos a percibir por los servicios y
la obtención de información para tomar decisiones.
 Impacto Sobre las Operaciones de la Empresa
Con respecto a las operaciones dentro de la empresa será de gran
ayuda para reducir los tiempos de entrega de los pedidos.
6. (APROBAR) O RECHAZAR EL PROYECTO DE ESTUDIO.
El sistema planteado si responde a las expectativas de reducir el tiempo de
entrega de pedido, además de requerir información oportuna, de la misma
manera permitir el control efectivo de los ingresos, pedidos más frecuentes.
7. ESTABLECER UN MECANISMO DE CONTROL.
SUB TAREAS RESPONSABLE
TIEMPO
(días)
1. Preparar la documentación para el sistema ADMINISTRADORAS 3
2. Diseñar la base de datos (precio, tipos de
bebidas, tipo de postres, tipo de postres)
ADMINISTRADORAS 5
3. Revisar diseño
ADMINISTRADORAS Y
PROGRAMADOR
2
4. Codificar el programa PROGRAMADOR 3
5. Aprobar el programa ADMINISTRADORAS 2
6. Preparar base de datos PROGRAMADOR 3
7. Capacitar a los encargados del área ADMINISTRADORAS 10

6. B. FASE DE ANÁLISIS
1. ANUNCIAR EL ESTUDIO DEL SISTEMA
Primero se anunciara sobre la planeación del software a la Administración, los
cuales ya habrán reconocido la viabilidad del software.
Luego será anunciado a todos los colaboradores en este caso al cajero que
va registrar todos los ingresos y salidas de dinero.
También a los mozos y a la cocinera, ya sea que estén implicados en el área
al cual se va a aplicar la instalación del servicio computarizado como a los
que no se encuentran en dicha área, ya que se anunciaran también los
beneficios y se pedirá el compromiso de todos para el buen funcionamiento
del software.
Para ello conoceremos un nuevo proceso para aplicarse al personal:
PROCESO ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
MOZO
1
CLIENTE ATENDER CAJA
TIEMPO
(MIN)
1. Ingresoal cliente
● 2
2. Ubicaciónde mesa ● 2
3. Alcance de la carta de pedidos ● 1
4. Toma de pedidos ● 5
5. Preparación del pedido ● 15
6. Entrega del pedido ● 4
7. Emisióndel detalle de consumo ● 3
8. Pago ● 3
9. Entrega del comprobante ● 2
10.Retiro del cliente ● 2
TOTAL DE TIEMPO 39

7. PROCESO NUEVO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
MOZO
1
MOZO
2
CLIENTE ATENDER CAJA
TIEMPO
(MIN)
1. Ingresoal cliente ● 2
2. Ubicaciónde mesa ● 2
3. Alcance de la carta de pedidos ● 1
4. Toma de pedidos ● 2
5. Registro del pedido al sistema
integrado
● 2
6. Visualización del pedido en el
sistema
● 2
7. Preparación del pedido ● 8
8. Entrega del pedido ● 1
9. Emisióndel detalle de consumo ● 1
10.Pago ● 2
11.Entrega del comprobante de
pago
● 2
12.Retiro del cliente ● 1
TOTAL DE TIEMPO 26

8. 2. ORGANIZAR EL EQUIPO DE PROYECTO
 El equipo del proyecto estará conformado por las administradorasde la
fuente de soda.
 También está conformado por el programador el cual se encargara de
elaborar el programa con las especificaciones requeridas y las
instalaciones necesarias para llevar a cabo el programa.
 Como áreas de línea tenemos al área de cocina y el área de atención al
cliente, las cuales se encargan de realizar las actividades ejecutivas de la
empresa, que permiten que la empresa logre obtener beneficios.
 Y por último el área de contabilidad, que se encargará de controlar el flujo
de efectivo y los pasivos que circulan dentro de la empresa.
ESTRUCTURA
PROGRAMADOR DE
SOFTWARE
CONTABILIDAD
COCINA
ATENCIÓN AL
CLIENTE
ADMINISTRACIÓN

9. 3. DEFINIR LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
En la actualidad se maneja un registro mediante una hoja formato donde
transcriben los datos tanto del cliente, proveedores y tipo de producto, estas
hojas formatos se maneja para el control interno en la empresa con el fin de
tener una base de datos propia en ella se detalla lo siguiente:
DATOS DEL CLIENTE:
 Nombres y apellidos
 Cantidad de consumo
 Fecha y hora de pedido.
 Nº de mesa.
 Tipo de pago.
OTROS DATOS:
 Hora de pedido
 Nombre del mozo.
 Código del mozo.
 Cantidad, precio
 Tipo de postre, bebida, etc.
 Fecha
4. DEFINIR LOS CRITERIOS DE DESEMPEÑO DEL SISTEMA
Cuando el administrador requiere de un informe de los gastos e ingresos
mensuales incurridos, este exigirá el informe cumpliendo ciertos criterios:
 Los informes deben de prepararse tanto en impresa como en pantalla.
 Agrupar cronológicamente las fechas de entrada y salida de los productos
que se compraron más.
 Seleccionar a los clientes que más frecuentan el restaurante.
 Especificar los ingresos por día y cliente.

10.  Codificar las bebidas, postres, tortas, piqueosde la carta.
C. FASE DE DISEÑO
1. PREPARAR EL DISEÑO DE SISTEMA DETALLADO
Al realizar el análisis de los datos para el registro del cliente se diseñara un
formato en Excel que será de gran ayuda para minimizar la cantidad de
papeles de trabajo que se manejan actualmente dentro del área.
Este programa ostentará información interna importante para la empresa para
la toma de decisiones una base de datos actualizada que se manejara de
manera computarizada y que se actualizara diariamente.
El sistema permitirá además que el administrador tenga conocimiento a
mayores detalles y controlara el ingreso percibido por el servicio.
El sistema a implementar muestra el siguiente diseño con los datos:

11. N°
PEDIDO
CLIENTE FECHA HORA MESA
TIPO DE
VENTA
MOZO PEDIDO
MONTO DE
CONSUMO
001 GARCIA MORAN MARIA 01/01/2015 7:15:36PM 5 CONTADO 1 TORTA DE CHOCOLATE S/. 5.00
002 LUPU MORAN LORENZO 01/01/2015 7:25:49PM 2 CONTADO 2 SANDWISH DE POLLO
S/. 15.00002 LUPU MORAN LORENZO 01/01/2015 7:25:49PM 2 CONTADO 2 BATIDO DE FRESA
002 LUPU MORAN LORENZO 01/01/2015 7:25:49PM 2 CONTADO 2 TORTA DE FRESA
003 SARANGO CASARIEGO SILVIO 01/01/2015 7:45:33PM 1 TARJ CRED 1 TORTA TRES LECHES S/. 6.00
004 CRUZ CURAY MORAIMA 01/01/2015 7:55:49PM 3 CONTADO 1 HAMBURGUESA ROYAL S/. 9.00
005 MAZA MIJA 01/01/2015 8:15:36PM 4 CONTADO 2 CHICHA MORADA S/. 2.00
006 OYOLA MORAN HERNÁN 02/01/2015 9:25:49PM 5 CONTADO 1 FLAN S/. 2.50
007 LUPU SARANGO FREDY 03/01/2015 6:05:36PM 2 CONTADO 1 GELATINA S/. 2.50
008 SARANGO SILVA MARITZA 03/01/2015 7:25:49PM 1 CONTADO 2 TORTA HELADA S/. 5.00
009 INFANTES MORAN ERICKSON 03/01/2015 7:15:36PM 3 CONTADO 1 BATIDO DE DURAZNO S/. 5.00
010 MARTINEZ MORAN TEYRIS 03/01/2015 8:15:36PM 4 CONTADO 1 TORTA TRES LECHES S/. 6.00
011 REVOLLEDO MORAN GREYS 03/01/2015 9:25:49PM 5 CONTADO 2 HAMBURGUESA ROYAL S/. 9.00
012 MORÁN PRADO MILDRE 03/01/2015 6:05:36PM 2 TARJ CRED 1 CHICHA MORADA S/. 2.00
013 REVOLLEDO SARANGO 03/01/2015 7:25:49PM 1 CONTADO 1 FLAN S/. 2.50
014 VELASQUEZ SARANGO SMAIKER 04/01/2015 7:15:36PM 3 CONTADO 2 GELATINA S/. 2.50
015
FARIAS SARANGO PAULA DEL
05/01/2015 8:15:36PM 4 CONTADO 1
TORTA DELFIN DE
CHOCOLATE
S/. 5.00
016 MORAN MORAN IRIS DEL PILAR 05/01/2015 9:25:49PM 5 CONTADO 1 BATIDO DE FRESA S/. 7.00
017 LUPU BOGGIO YOVANI 05/01/2015 6:05:36PM 2 TARJ CRED 2 TORTA TRES LECHES S/. 6.00
018 FARIAS DIOSESFELIPE RONI 05/01/2015 7:25:49PM 1 CONTADO 1 HAMBURGUESA ROYAL S/. 9.00
D. FASE DE IMPLEMENTACIÓN
1. PLANEAR LA IMPLEMENTACIÓN
Para implementar el sistema primero se diseñara un manual que servirá como
guía al personal encargado de manejar el sistema dentro del área de garantía.
Se capacitara a la persona que tendrá a su cargo el uso del sistema en los
términos del manejo, realizando las pruebas pilotos respectivas a fin de
detectas posibles problemas en el sistema.
Asimismo se ingresaran la base de datos que se maneja actualmente al
sistema para tener un eficiente uso del mismo y poder tomar decisiones.

12. Proceso de Planeación de la Implementación
2. ANUNCIAR LA IMPLEMENTACIÓN
Para anunciar la decisión de implementar el sistema el administrador realizara
una reunión oficial, la cual no solo les comunicara la decisión de
implementación, sino que mediante dicha reunión se pedirá el compromiso de
todos los implicados para realizar las operaciones eficientemente,
mostrándoles los beneficios que se obtendrán con el programa.
3. OBTENER LOS RECURSOS HARDWARE
Complemento de computadora que incluye:
 1 Pantalla LCD.
 1 CPU Intel Core i3 con 4Gb de memoria RAM.
 250 Gb de Disco Duro.
 Redes Inalámbricas.
 Mouse.
 Teclado

13. 4. UTILIZACIÓN DEL EXCEL
Para implementar el software se ha realizado un archivo en la hoja de Excel.
E. FASE DE USO
1. USAR EL SISTEMA
El administrador al igual que el cajero hará uso del sistema para cumplir con
los objetivos que se identificaron en la fase de planificación.
2. SOMETER EL SISTEMA A AUDITORIA
Una vez que el nuevo sistema se ha instalado, después de haberse
estabilizado se debe hacer un control interno cumpliendo con los criterios de
desempeño. Los resultados deben de informarse a la administración.