Este documento resume un curso sobre costos básicos para micro y pequeñas empresas. El curso cubrirá conceptos de costos, elaboración de presupuestos, herramientas de evaluación y control, y un ejercicio práctico de costeo en Excel. El objetivo es enseñar una metodología básica de costeo que permita determinar el costo de los productos y servicios, conocer los márgenes y ejercer control sobre los recursos.

1. CURSO: “ COSTOS BASICOS PARA LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA” EXPOSITOR: JUAN CARLOS LEON SIERRA CONTADOR PUBLICO ESPECIALISTA EN REVISORIA FISCAL Y AUDITORIA EXTERNA [email_address] FECHA: septiembre 11 DE 2010 LUGAR: IBLI

2. OBJETIVO DEL CURSO Conocer una metodología básica de costeo que permita al empresario determinar el costo a los productos, conocer el margen que genera y ejercer control sobre los recursos y procesos.

3. TEMAS A DESARROLLAR CONCEPTOS BASICOS DE COSTOS Definición, propósito y utilidades de los costos Clasificación de costos Sistemas de costeo ELABORACION DE PRESUPUESTOS Proyección de ventas Costos y gastos fijos Costos y gastos variables Hoja de costos y de utilidad por producto HERRAMIENTAS DE EVALUACION Y CONTROL Costo por hora Margen de contribución Punto de equilibrio Margen de ventas antes de impuesto EJERCICIO DE COSTEO EN PLANTILLA DE EXCEL

4. INTRODUCCION

5. MARCO LEGAL LEYES MIPYMES No. 590 de 2000, No. 905 de 2004, No.1014 de 2006 Microempresa Pequeña empresa Mediana empresa No. de trabajadores: Hasta 10 trabajadores Entre 11 y 50 Entre 51 y 200 Activos totales en smlvm Hasta 499 Entre 501 y 5.000 Entre 5.001 y 30.000 REGIMEN DE IMPUESTO A LAS VENTAS AÑO GRAVABLE 2010 (ver regímen completo en w.w.w.dian.gov.co) Régimen simplificado Régimen común Ingresos brutos por año: Hasta $95.052.000 Superior a $95.052.000 PUC: Manufactura, Comercio, Servicios, Agricultura (Existen Puc especiales: financiero, asegurador, cooperativo ) Cuenta Cuenta 4XXX Cuenta 5XXX Cuenta 6XXX Cuenta 7XXX Nombre de la cuenta: Ingresos Gastos de admón. y ventas Costo de mercancía vendida Costos de producción u oper.

6. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS DE TRANSFORMACIÓN: Toma un material, lo transforma en un producto nuevo, para luego vender. COMERCIALES: Compra productos ya elaborados, agrega algunos costos y luego vende. DE SERVICIOS: Mediante una serie de actividades configura un servicio, que luego lo ejecuta ante consumidores. EXTRACTIVAS: Explotación de recursos naturales (metales, piedras, petróleo, etc.

7. CUAL ES EL PROPOSITO DE TENER UN SISTEMA DE COSTEO? Organizar la información económica y financiera de la empresa y hacer mas eficiente la planeación, el control y la toma de decisiones. Conocer el margen de sus productos y de la empresa. Obtener una estructura de costos dinámica que garantice: Eficiencia. Valor agregado. Rentabilidad. Competitividad. Tener una herramienta que permita el control de los recursos. Crear una cultura del costo o actitud de cada individuo frente al manejo de los recursos: **Tiempo. **Insumos. **Equipos.

8. UTILIDAD DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA Sirven de base para fijar y/o controlar precios de venta. Mediante los costos se cotizan trabajos y evalúan proyectos. Se analizan procesos y se controla la eficiencia. Ayudan a detectar actividades, clientes, agencias o productos en que la empresa pierde dinero. Se conoce el margen de contribución y el punto de equilibrio del producto y de la empresa. Se calculan indicadores de productividad a fin evaluar el desempeño. Con los costos se valorizan inventarios.

9. CONCEPTOS DE COSTOS En una empresa industrial, se llama costo de un artículo a la suma de todas las erogaciones de dinero efectuadas en la adquisición y procesamiento de los elementos que conforman el articulo. Para un comerciante el costo de los artículos vendidos, está compuesto por: el precio de adquisición, y otras adiciones menores como: fletes, servicios públicos, sueldos, bodegaje, empaques, adornos, software y hardware, etc. En una empresa de servicios el costo está representado por los erogaciones efectuadas con el fin de adquirir los elementos necesarios para dar forma al servicio y a la satisfacción de la necesidad.

10. LOS COSTOS

11. DEFINICION Es la medición en términos monetarios de la cantidad de recursos económicos utilizados en la generación de un bien o un servicio. Costo es toda erogación de dinero que la empresa utiliza o destina para un fin especifico : elaborar un producto, prestar un servicio Lo que no se mide no se controla

12. EROGACIONES DE DINERO COSTOS Producción GASTOS Adom y ventas PERDIDAS DIRECTOS INDIRECTOS DIRECTOS INDIRECTOS VARIABLES FIJOS VARIABLES FIJOS CLASIFICACION DE LAS EROGACIONES DE DINERO

13. Costos-Gastos Se utilizan para conocer la estructura de la empresa en cuanto a erogaciones de Produc. Admon. Y ventas. Directos-Indirectos Se utilizan para una correcta asignación de costo y gasto a productos, servicios, procesos, actividades, proyectos, clientes, etc. Variables-Fijos Se utiliza para optimizar recursos fijos, tomar decisiones de hacer, comprar o eliminar, aumentar o disminuir unidades, hallar el margen de contribución y el punto de equilibrio.

14. Pérdida: Es un sacrificio extraordinario de valores donde no hay beneficio. Reprocesos Altos desperdicios Devoluciones del cliente. Compras no planeadas Productos imperfectos Tiempo ocioso Deficiente selección de personal Altos ausentismos e incapacidades Publicidad mal diseñada Reuniones improductivas Teléfono mal utilizado Despilfarro de insumos Proveedores no calificados, Otros.

15. TABLA DE CLASIFICACION PROCESO EROGACION de dinero DIRECTOS INDIRECTOS VARIABLES FIJOS PRODUCCION COSTOS Erogaciones requeridas para transf. Materia prima en producto terminado. Para administrar inventarios. Para configurar un servicio. Se identifican directamente con el producto o servicio y lo integran físicamente. Son de fácil medición y cuantificación. Ejemplo en empresa de manufactura: Materia prima Mano de obra operativa, Otros insumos directos (empaque,, envases, transportes por unidad) Los costos son genéricos, no se pueden identificar de manera directa con un producto o servicio específico. Son difíciles de medir, cuantificar y asignar, necesitan una base de prorrateo y el cálculo es aproximado. Ejemplo : arriendo, energía, depreciación, sueldo del coordinador de producción. Aumentan o disminuyen de acuerdo con variaciones en el volumen de unidades producidas. Son fáciles de asignar, controlar y analizar. Unitariamente son fijos. Ejemplo: diez camisas tienen costo de materia prima de $10.000. cinco camisas tendrán un costo de materia prima de $5.000 Permanecen estables ante diferentes volúmenes de producción. Representan la capacidad instalada en dinero, para producir. Unitariamente son variables Ejemplo : Para elaborar 10 camisas pago 50.000 de arriendo. Para elaborar 5 camisas pago 50.000 de arriendo. ADMON ______ VENTA GASTOS Erogaciones que ayudan a cumplir los objetivos de la organización ___________ GASTOS Erogaciones que ayudan a generar los ingresos No aplica _________________ Comisiones por ventas, fletes, empaque y embalajes por unidad. Generalmente todos los gastos de admón. son indirectos al producto: sueldos, arriendos, impuestos, seguros, otros. _________________ Indirectos al producto: sueldos fijos, publicidad, representación, depreciación, otros. No aplica __________________ Aumentan o disminuyen de acuerdo con el volumen de ventas, ejemplo: Comisiones por ventas, fletes, empaque y embalajes por unidad. Permanecen estables ante diferentes volúmenes de producción y ventas: sueldos, arriendos. ______________ Permanecen fijos ante volúmenes de ventas: Sueldos, publicidad, representación, depreciación, otros.

16. COSTOS DIRECTOS - MATERIALES Confecciones Ebanistería Taller reparaciones mecánicas Asesorías contables Materias primas: Telas y entretelas Hilo, resorte Encaje, cintas Marquillas Botones Cierres Materiales auxiliares Papel de trazo Empaques de producción Tiquetes de identif. Otros Otros insumos Repuestos, accesorios y mantenimientos. Energía Madera Bisagras Pintura, laca Clavos, tornillos Herrajes ______ Disolventes Pegantes Pitas, hilos Otros __________ Repuestos, accesorios y mantenimientos. Energía No tiene ___________ Repuestos Soldadura Bandas Pintura, Otros ___________ Energía No tiene _________ Papelería y útilies. Equipos de computo, CD y otros ________ Energía ?

17. COSTOS DIRECTOS - MANO DE OBRA: Es el salario devengado por las personas que participan directamente en el proceso de elaboración de productos o prestación de servicios, su trabajo se puede medir porque entregan unidades, el pago puede ser mensualmente o al destajo (por unidad) e incluye: Salario básico e incentivos. Recargo nocturno Auxilio de transporte Seguridad social (eps, pensión, arp). Parafiscales (caja c, sena, icbf) Prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima) Ropa de trabajo ( 3 veces al año) Pagos extralegales.

18. COSTOS INDIRECTOS - CIF EN EMPRESA DE MANUFACTURA : MATERIALES INDIRECTOS Materiales eléctricos. Repuestos y accesorios. Empaque de protección en producción. Insumos para cafetería. Insumos para aseo. Papelería y útiles de producción. Lubricantes. MANO DE OBRA INDIRECTA. Coordinador producción. Facilitadores. Ayudantes de planta. Secretaria de producción. Mecánicos. Vigilantes OTROS INSUMOS INDIRECTOS: Arriendo planta o depreciación del local. Energía, agua, gas. Servicio de transporte. Servicio de mantenimiento. Depreciaciones.

19. COSTOS - VARIABLES Unidades de producción Tarifa unitaria Costo variable total MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA AL DESTAJO EMPAQUE POR UNIDAD TRANSPORTE DE COMPRAS POR UNIDAD ENERGIA Y REPUESTOS

20. COSTOS FIJOS - PRODUCCION Arriendo de local por mes Vigilancia de producción por mes Sueldo del coordinador de producción por mes Depreciación máquinas por mes Capacitación personal planta por mes Aseguramiento de calidad por mes Seguridad industrial por mes Insumos de aseo por mes Insumos de cafetería por mes Material eléctrico por mes Seguros de mercancías por mes Otros por mes

21. DEPRECIACION Es el valor que van perdiendo los activos por el desgaste en el trabajo o uso. Se debe cargar al costo del producto Nombre del activo Fecha de compra Valor actual Vida útil en meses depreciación por mes Edificios y locales 240 Maquinaria y equipo de trabajo 120 Muebles y enseres 120 Vehículos 60 Software y hardware 36 Total

22. GASTOS – VARIABLES DE ADMON Y VENTAS Unidades de ventas Tarifa unitaria Costo variable total COMISIONES POR VENTAS EMPAQUES DE VENTAS FLETES

23. GASTOS FIJOS DE ADMON Y VENTAS GASTOS DE ADMON GASTOS DE VENTAS Sueldo personal oficina Sueldo personal de ventas Arriendo de oficina ó depreciación Ofic. Arriendos puntos de ventas Papelería y útiles Papelería, facturas, útiles Ofic. Depreciación muebles y enseres Depreciaciones Teléfono e Internet Teléfono e Internet Impuestos Impuestos Gastos legales Gastos legales Capacitación del personal Registro de marcas Intereses por prestamos Publicidad Gastos promociones, muestras.. G. Representación Empaques y fletes, etc.

24. Un sistema de costos funcional utiliza costos predeterminados, ya que permiten controlar y tomar decisiones a priori. PRE-SUPUESTOS: Es la estimación en cantidades y en pesos de los recursos necesarios para la elaboración, gestión y venta de los productos y servicios, definidos en el plan estratégico de la compañía y para un periodo determinado, que puede ser 6 meses, 12 meses u otro. PRESUPUESTOS

25. RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTOS El presupuesto de costos y gastos fijos se apoya en el Estado de Resultados acumulado seis o doce meses atrás, se elabora para un año y se halla un promedio por mes. Algunas cuentas parten de cero, otras se eliminan para este periodo. Se debe tener en cuenta incrementos en el nivel de actividad e incrementos por IPC futuro. Incluir valores diferidos y provisiones a pagar en el periodo. Negociar los precios de insumos con los proveedores para el año y proyectar tasa de cambio para importaciones. Se debe tener en cuenta todos los recursos que se consumen en el proceso, así sean mínimos, no tiene sentido esconderlos. A los costos no se les carga las ineficiencias de la planta (reprocesos, capacidad ociosa, altos desperdicios). Separar los gastos de la empresa de los gastos del hogar.

26. Adicionar arriendo de local cuando las actividades se desarrollan en la casa. Tener Ppto para el aseguramiento de la calidad. Pppto para tratamiento de residuos, seguridad industrial, seguros de vida, incendio y robo a fin de proteger la empresa de quiebras. OTRAS RECOMENDACIONES

27. MARGEN DE CONTRIBUCION EN $ Para un solo producto: $ MC = precio de venta – costo y gasto variable % MC = (MC $ / precio de venta) * 100 Para varios productos % MC promedio en = (MC total / valor total de las ventas) * 100 Productos Unidades vendidas Precio de venta Valor total de las ventas C+G variable unitario C+G variable total MC unitario MC total TOTALES

28. PUNTO DE EQUILIBRIO ES EL NIVEL DE VENTAS DONDE LA UTILIDAD ES CERO, ES DECIR QUE LA EMPRESA NI GANA NI PIERDE. FORMATO DEL CALCULO: (Costos fijos + gastos fijos) totales por mes PE en pesos = ---------------------------------------- % de margen de contribución- promedio (Costos fijos + gastos fijos) totales por mes PE en unidades = ------------------------------------------- Contribución marginal en pesos, unitaria

29. PRECIO DE VENTA Y COTIZACION Cotizar es determinar por anticipado el precio de venta de un producto, un servicio o un trabajo a realizar. Cada empresa tiene su política de cálculo: Costeo directo . Costeo total . Costeo full FORMATO DE CALCULO : Costo unitario (directo, total o full) Precio de venta = -------------------------------------------- (100% – % de utilidad deseada) $13.420 13.420 -------------- = ------------ = 17.893 100% - 25% 0.75

30. SISTEMAS DE COSTEO

31. QUÉ ES UN SISTEMA DE COSTEO? Es una técnica que mediante procedimientos específicos clasifica , acumula y distribuye costos a productos, servicios u otro objeto. PRODUCTOS Y SERVICIOS: Confección de camisa Construcción de un edificio Programa de calidad Paquete turístico Asesoría jurídica

32. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE COSTEO Un sistema de costos se elige o diseña, dependiendo de las necesidades y del tipo de empresa, para conformarlo se tiene en cuenta principalmente tres elementos: La forma de acumular los costos: Por ordenes de producción (OP) Por procesos Por actividades (ABC) Costos conjuntos La naturaleza del costo: Real o histórico Estimado Estándar El método de costeo Costo directo Costo total (directo + indirecto) Costo full (costos + gastos)

33. SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCION (OP) Que es una OP? Es un proyecto de fabricación especifico que contiene cliente, diseño, tiempo, procesos, máquinas, materia prima, costos, procedimientos, etc Los costos se acumulan por cada OP, al terminar el trabajo, se suman los costos y se distribuyen al número de unidades terminadas. Cada O.P tiene una especificación distinta. El trabajo se puede suspender en el camino. Es útil para empresas de publicidad, diseños, industria de calzado, mueble s , urbanizadoras, artes gráficas etc.

34. ORDEN DE PRODUCCION Orden de producción No.____Cliente: ____Fecha de inicio:______ Producto o servicio:_____________ Fecha de entrega:_____ Diseño: ______ Características:____ Cantidad I ____ F ____ REQUERIMIENTOS: Máquinas___________________________________________ Personas___________________________________________ Materiales__________________________________________ ACUMULACIÓN DE COSTOS: COSTO TOTAL POR UNIDAD = COSTO TOTAL O.P / CANTIDAD F Costos de la OP Semana 1 Semana 2 Semana…n Total OP Materiales D Mano de obra D Cif (ppto) Totales

35. ACUMULACION DE COSTOS POR PROCESOS QUE SON LOS PROCESOS? Son secciones o centros de costos en la Cía. En cada uno de ellos se hace un trabajo especializado de operaciones continuas. Consume recursos y tiene responsables. Los costos se acumulan por período en cada proceso. Se parte de un presupuesto. Por cada proceso circula el producto absorbiendo costos. Cada proceso entrega al siguiente un producto mejorado es decir, con valor agregado. No es posible suspender el trabajo en el recorrido Los productos son de características similares y volumen alto, ejemplo: industria plástica, cemento, confecciones, gaseosas, etc

36. ESQUEMA DE COSTOS POR PROCESOS / Procesos proceso1 proceso2 proceso3 Costo total =Sumatoria Presupuesto de costo directo por mes Materiales M. Obra Otros directos Materiales M. Obra Otros directos Materiales M. Obra Otros directos Materiales M. Obra Otros directos Presupuesto de CIF por mes Mater indir MO indir Otros indir Admon y ventas Mater indir MO indir Otros indir Admon y ventas Mater indir MO indir Otros indir Admon y ventas Mater indir MO indir Otros indir Admon y vtas. Bases de distribución Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros Costo por unidad Costo 1 Costo 2 Costo 3 C1,C2,C3

37. SISTEMA DE COSTEO POR ACTIVIDADES (ABC) (Costing Based Activity). Que son las actividades? Es la descomposición del trabajo que conforma un servicio o producto en partes identificables, medibles y útiles de considerar y controlar aisladamente, Ejemplo: Diseñar, comprar, seleccionar las personas, despachar mercancías, etc. El sistema acumula los costos por actividades, que luego transfiere a objetos de costo. Esta metodología controla a la actividad que es quien consume recurso. Método útil en empresas de servicios: hospitales, bancos, empresa de energía, empresa de alta tecnología, etc,. allí el costo del material directo es mínimo y prevalece el indirecto.

38. DISTRIBUCION DE COSTOS POR ACTIVIDADES – ABC Ejemplo: Servicio educativo ACTIVIDADES TOTAL Matricular X X X X Recaudar X X X X Comprar X X X X Selec. Personal X X X Coordinar profesores X X Atención al estudiante X X X Promoción y ventas X X RECURSOS Materiales Salarios Arriendo Servicios públicos Transporte TOTAL PRODUCTOS CARRERA DE CONTADURIA TECNICO ELECTRICISTA SEMINARIO DE COSTOS

39. FORMATOS PARA ORGANIZAR LA INFORMACION DE COSTOS EN EXCEL Y REALIZAR LOS CALCULOS Proyección de ventas mes por mes Presupuesto de producción por mes Liquidación de la mano de obra y obligaciones por mes Calculo de la depreciación por mes Presupuesto de costos y gastos fijos por mes Calculo de la capacidad de producción en minutos-mes Costo por minuto Presupuesto de costos y gastos variables Margen de contribución Punto de equilibrio Precios de venta Calendario y obligaciones laborales

40. “ LO QUE NO SE COSTEA NO SE EVALÚA, NI SE CONTROLA, NI SE MEJORA”

41. BIBIOGRAFÍA Contabilidad de costos. Gómez Bravo Contabilidad de costos. Baker, Jacobson, Ramírez Padilla Cartilla “Los costos y los Gastos”. Fundación Carvajal