Gerencia - Management

1. en Tecni-Ascensores, C.A.
Proyecto Innovar

2.  Tecni-Ascensores, C.A.
 DOFA
 Organigrama de Tecni-Ascensores, .C.A.
 Misión, Visión
 Normas ISO 9000
 Rediseño del Negocio
 Benchmarking
 Empowerment
 Outsourcing
 Misión, Visión del Proyecto Innovar
 Objetivo General y Objetivos Específicos del Proyecto Innovar
 Cronograma del Proyecto Innovar
 Conclusiones
 Preguntas

3. Levantamiento de la información:
Se utilizó como técnica la entrevista
no estructurada (informal) en la
cual se deja al entrevistado mayor
margen de libertad e iniciativa, se
utilizan preguntas abiertas, no hay
formas estándar.
Personas entrevistadas:
Dos (2) Directores Técnicos
Gerente Administrativo
Secretaria Administrativa
http://es.slideshare.net/Marietta62/tcnicas-e-instrumentos-de-recoleccin-de-informacin-9362561

4. Tecni-Ascensores, C.A.
Actividad: Mantenimiento y reparación de ascensores.
Fecha de inicio de operaciones: 2003
Cantidad de trabajadores: 16
Cartera de Clientes: 52 (90% Condominios)
Facturación Anual: (2015) 25.000.000,00

5. Organigrama de Tecni-Ascensores, C.A.
Director Técnico
Electrónica
(Accionista 50%)
Gerente AdministrativoGerente Técnico
Técnicos
(10)
Mensajero Motorizado
Secretaria
Administrativa
Director Técnico
Mecánica
(Accionista 50%)

6. Debilidades Oportunidades
 Carencia de la Misión y Visión de la Empresa
 Personal directivo sin formación Gerencial.
 Personal técnico carente de una formación
adecuada, desconocen las Normas ISO 9000
 Inexistencia de un Dpto de RRHH.
 No existen Dptos de Marketing, ni Atención al Cliente
 Falta de normas y procedimientos.
 Procesos Administrativos-Contables
manuales.
Fortalezas Amenazas
 Buen músculo financiero.
 Alta capacidad técnica del personal directivo
en electrónica y mecánica.
 Práctica del Networking ̋Red de
Contactos ̋
 Seriedad y Capacidad demostradas para
concluir los proyectos dentro del tiempo
presupuestado.
 Contar con buena asesoría en Seguridad
Industrial.
 Aprovechar el cierre de algunas
empresas transnacionales prestadoras de
servicio de mantenimiento de ascensores.
 Prestar servicios de mantenimiento a los
desarrollos inmobiliarios de la GMV y a
Organismos Gubernamentales.
 Economía Nacional en recesión
 Dificultad para conseguir materiales y
repuestos.
 Altos precios de los escasos materiales y
repuestos disponibles en el mercado.

7. MISIÓN
Mantener en funcionamiento óptimo las unidades de
transporte vertical de nuestros clientes.
VISIÓN
Nuestro esfuerzo se centrará en posicionarnos como una
de las tres empresas más reconocidas en el mercado
nacional como prestadora de servicios de mantenimiento
y reparación de unidades de transporte vertical.

8. Estado Actual (AS IS)
La organización desconoce la existencia de
las Normas ISO 9000
Estado Deseado ( TO BE)
Las Normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices
internacionales para la gestión de la calidad.
NORMA ISO 9004:2009
Gestión para el éxito sostenido de una organización
Proporciona orientación para ayudar a conseguir el éxito
sostenido para cualquier organización en un entorno complejo,
mediante un enfoque de gestión de la calidad.
El éxito sostenido de una organización se logra por su capacidad
para satisfacer las necesidades y las expectativas de sus clientes
y de otras partes interesadas, a largo plazo y de un modo
equilibrado.
Que la organización conozca y adopte las
normas ISO 9000 pertinentes para alcanzar el
éxito.

9. Las normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices
internacionales para la gestión de la calidad.
Estado Deseado ( TO BE)
Resumen de los pasos para implementar las normas ISO 9000
1) Dar a conocer las normas: objetivos, costos, beneficios, tiempo para la puesta
en marcha, etc.
2) Formación del equipos de trabajo: análisis de la situación actual,
capacitación, recursos necesarios.
3) Diseñar el Sistema de Gestión de Calidad: actividades, decripción de
procesos, creación del Manual de Calidad, procedimientos, registros de
control.
4) Puesta en marcha del Sistema de Gestión de Calidad: uso de todos los
procesos diseñados.
5) Ejecución de Auditorías Internas: Para analizar el funcionamiento del sistema,
cumplimiento de objetivos, etc.
6) Hacer la Auditoría de Certificación: ejecutada por la organización
certificadora.

10. Las normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices
internacionales para la gestión de la calidad.
Estado Deseado ( TO BE)

11. Estado Actual (AS IS)
Procesos Administrativos-Contables
Modelado de este proceso con BPMN
La Contabilidad es procesada semi-
manualmente por un Contador
Externo.
El servicio contable es deficiente, por
lo cual les han aplicado multas por
presentar extemporáneamente las
declaraciones del I.V.A.
Estado Deseado ( TO BE)
Modelado del rediseño de este proceso
con BPMN
Entrenamiento del personal usuario y
puesta en marcha
de un Sistema Administrativo Contable,
para automatizar los procesos de dichas
áreas.
REDISEÑO DEL NEGOCIO: Rediseño de procesos de
negocio, para alinear la estrategia e incrementar la eficiencia.
http://mlv-s1-p.mlstatic.com/sistema-administrativo-integrado-global-1920-MLV34314966_9962-F.jpg

12. Estado Actual
Atención al Cliente
 Modelado de este proceso con
BPMN
 Inexistencias de los Dptos., de
Mercadeo , y de Atención al
Cliente
 La Secretaria recibe las
llamadas telefónicas de los
clientes.
 No se elaboran órdenes de
Servicio
REDISEÑO DEL NEGOCIO
Estado Deseado
 Modelado del rediseño del
proceso de atención al cliente
con BPMN
 Creación de un Dpto, que
cubra el Mercadeo para
promover servicios, y la
Atención al Cliente para
canalizar los requerimientos.
 Estará formado por un
Coordinador de Mercadeo y
Atención al Cliente, y dos (2)
Ejecutivos.

13. Estado Actual
La Gerencia de la empresa, por su nula formación
gerencial, ignora la existencia y utilidad del
Benchmarking, impidiendo que conozca los
procesos y prácticas de las organizaciones líderes
del mercado.
BENCHMARKING: Proceso de investigación que permite a los
mandos realizar comparaciones de procesos y prácticas de
empresa a empresa para identificar lo mejor de lo mejor para
alcanzar ventaja competitiva (Mejora Contínua)
Estado Deseado
Diseñar un proceso de investigación para:
Evaluar las fortalezas y debilidades,
abarcando la documentación del
proceso de trabajo, pasos y prácticas
tanto como la definición de mediciones
de desempeño.
Conocer a los líderes de la industria y
los competidores. Las capacidades
pueden ser diferenciadas, sólo
conociendo las fortalezas y debilidades
de los líderes.
Incorporar lo mejor y ganar
superioridad.
Adaptar e integrar estas mejores
prácticas para alcanzar una posición de
liderazgo.
https://joselspovi.files.wordpress.com/2013/11/diapositiva2.jpg

14. Estado Actual
Autonomía en el
desempeño técnico.
 Por la inadecuada
preparación técnica de los
trabajadores, estos tienen
mucha dependencia de la
asesoría técnica de los
Directores Técnicos y el
Gerente Técnico.
EMPOWERMENT: Se basa en delegar poder a los trabajadores, para motivarlos y de
esta manera aumentar la productividad.
Estado Deseado
 Empoderar a los trabajadores
mediante el impartición de cursos
especializados tanto en mecánica
como electrónica, de esta manera los
trabajadores tendrán mayor
autonomía en el ejercicio de sus
funciones, de esta manera, se
aumenta la autoestima y
productividad colectivas.
http://p1.pkcdn.com/Obrero-de-la-construccion-con-chaleco-verde-hablando-con-telefono-celular-

15. Estado Actual
Gestión de Cobros
 La Secretaria realiza vía
telefónica la gestión de la
Cobranza.
 El Mensajero motorizado
entrega al cliente la factura
y retira los cheques por
pago de servicios, aparte de
buscar las piezas y
repuestos adquiridos, por
la Gerencia Técnica.
OUTSOURCING: Concentración en la actividad medular de la organización, para
entre otros beneficios optimizar los costos.
http://www.gesincli.com/wp-content/uploads/2013/06/gestion-de-cobros.jpg
Estado Deseado
 Contratar un Servicio
Externo para hacer la
gestión de cobro
integral.

16. Estado Actual
NO HAY DPTO DE RR.HH.
 La búsqueda de personal
(se hace mediante el
Networking (Red de
Contactos)) , reclutamiento
y selección de personal, se
ejecuta de forma informal,
 No existen políticas y
procedimientos sobre
fijación de salarios,
adiestramiento, evaluación
y promoción del personal.
OUTSOURCING: Concentración en la actividad medular de la organización, para
entre otros beneficios optimizar los costos.
http://www.saberinvertir.es/wp-content/uploads/2014/04/outsourcingProcesos-620x244.jpg
Estado Deseado
Contratar un Servicio Externo
Especializado para:
 Realizar la búsqueda,
reclutamiento y selección de
personal.
 Definir políticas y
procedimientos sobre fijación
de salarios, adiestramiento,
evaluación y promoción del
personal.

17. VISIÓN
Organización informada y preparada para
aceptar y adoptar los nuevos procesos de
trabajo.
MISIÓN
Mantener a los trabajadores debidamente
entrenados, e identificados con el cambio.
PROYECTO INNOVAR
Evolución
Contínua

18. PROYECTO INNOVAR
OBJETIVO GENERAL
Mejorar el desempeño de la empresa, mediante la adopción un
sistema administrativo contable y la aplicación de ciertas
disciplinas gerenciales, que implican nuevos procesos de
negocio.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Integración y coordinación del proyecto
2. Comunicación del proyecto
3. Formación de equipos de trabajo
4. Entrenamiento en el uso del sistema administrativo
5. Aplicación de las disciplinas gerenciales adoptadas
6. Administrar la resistencia al cambio Evolución
Contínua

19. OBJETIVO GENERAL
O B J E T I V O S ESPECÍFICOS
INDICADORES
METAS
RESPONSABLES /
ACTIVIDADES
ESTRATEGIAS
Evolución
Contínua

20. INTEGRACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO
Lograr el 100% de la integración y coordinación del Proyecto
Trimestre II 2016
Crear el comité de dirección, el cual será la autoridad responsable por
la integración y coordinación del Proyecto.
% Integración y coordinación alcanzado
% de integración y coordinación programado
Desarrollo del Proyecto Innovar
Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo
del Cambio.
Designar a los integrantes del Proyecto y ejercer la coordinación del mismo.
Objetivo
Nro. 1
Meta
Estrategia
IndicadorResponsable /
Actividades
Evolución
Contínua

21. Organigrama del Proyecto Innovar
ALTA GERENCIA
Comité de
Dirección
Director del
Proyecto
Consultor Contratado
Control
de Proyecto
Consultor Externo
Gerencia
Administrativa
Gerencia
Técnica
{
{ H.S.
Manejo del
Cambio
Consultor Externo
J.R.
Evolución
Contínua

22. Desarrollo del Proyecto Innovar
COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
Lograr que el 100% de la Organización
conozca el proceso de innovación. Trimestres II,III, IV, 2016
Trimestre I, 2017
Comunicar el proyecto mediante: comunicaciones formales, comunicaciones
informales. Campaña de divulgación interna, a través de distintos medios de
comunicación de la empresa.
En la comunicación, se hará énfasis sobre el patrocinio de la alta dirección y
los beneficios que ofrecen el Sist. Administrativo y las herramientas Gerenciales.
Nro. de actividades comunicacionales realizadas
Nro. de actividades comunicacionales programadas
Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio.
Preparar misivas en donde se comunique el cambio en forma descendente.
Iniciar campaña divulgativa a través de Correo Electrónico, Twitter y Whatsapp.
Responsable /
Actividades
Objetivo
Nro. 2
Meta
Estrategia
Indicador
Evolución
Contínua

23. Desarrollo del Proyecto Innovar
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
Tener formados los equipos de trabajo, Trimestre II, 2016
Los equipos de trabajo, serán multidisciplinarios y del alto desempeño
Sus integrantes provendrán de la empresa y
de empresas consultoras, para su selección, se utilizará una matriz
que pondere la experiencia en un rango del 1 al 100 en
proyectos de empresas de mantenimiento de ascensores.
Nro. de equipos formados
Nro. de equipos a formar programados
Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio.
Se seleccionarán los miembros de los equipos, según los requisitos establecidos.
Se formarán los equipos, considerando su tamaño, objetivos, destrezas
enfoques y responsabilidades. Cada Gerente, propenderá al logro de la madurez de
los equipos, manejando sus cinco etapas: formación, conmoción, regulación,
actuación y mejoramiento continuo. Se hará énfasis en el alto desempeño.
Objetivo
Nro. 3
Meta
Estrategia
Responsable /
Actividades
Indicador
Evolución
Contínua

24. Desarrollo del Proyecto Innovar
ENTRENAMIENTO Y PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Entrenar al 100% de los usuarios finales y puesta en marcha del S.A.
II Trimestre 2016
Siguiendo la metodología
del proveedor del software, se iniciará un programa de entrenamiento en
el uso de la herramienta tecnológica.
Nro. de usuarios entrenados
Nro. de usuarios a entrenar programados
Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente Administrativo,
Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio.
Programar y dictar los cursos necesarios para el adiestramiento de los
usuarios.
Objetivo
Nro. 4
Meta
Estrategia
Responsable /
Actividades
Indicador
Evolución
Contínua

25. Desarrollo del Proyecto Innovar
APLICACIÓN DE LAS DISCIPLINAS GERENCIALES ADOPTADAS
Aplicación de las
disciplinas gerenciales adoptadas, III, IV Trimestre 2016 y I Trimestre 2017
Se iniciará un programa para la aplicación de
las herramientas gerenciales.
Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio.
Programar las actividades necesarias para la aplicación de las herramientas gerenciales.
Objetivo
Nro. 5
Meta
Estrategia
Responsable /
Actividades
Indicador
Nro. de disciplinas gerenciales aplicadas
Nro. de disciplinas gerenciales aplicadas programadas
Evolución
Contínua

26. Caída de la Productividad durante la ejecución de un proyecto
de cambio organizacional
Evolución
Contínua

27. ADMINISTRAR LA RESISTENCIA
AL CAMBIO
Minimizar la resistencia al cambio II, III, IV Trimestre 2016
y I Trimestre 2017
Se sondeará el clima organizacional, mediante encuestas
a realizar, durante la vigencia del proyecto, para identificar posibles
resistencias al cambio, actuando en consecuencia.
Resultados de las encuestas
Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Proyecto, Gerente del Cambio.
Se prepararán y se realizarán las encuestas sobre el clima organizacional
Según los resultados de las encuestas, se evaluarán las actividades de
comunicación e integración y el diseño de planes de compensación.
Se realizarán negociaciones con el personal resistente al cambio.
Objetivo
Nro. 6
Meta
Estrategia
Responsable /
Actividades
Indicador
Desarrollo del Proyecto Innovar
Evolución
Contínua

28. Ene Feb Abr May Jun
2016
Mar Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Abr May Jun
2017
Mar Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Aplicac de las
Discip Gerenciales
adoptadas
Formación de
equipos de trabajo
Entren, puesta en
marcha sist . adm
Integración /coord,
del proyecto
Comunicación
del proyecto
Manejo del Cambio
CRONOGRAMA
Evolución
Contínua

29. CONCLUSIONES
Para lograr el éxito del Proyecto Innovar se deben considerar, los siguientes puntos:
Patrocinio
Visible
Rigurosa selección
de los equipos del
proyecto
Comunicación
Entrenamiento
El capital humano de la empresa,
debe percibir claramente el apoyo de
la alta dirección al proyecto.
La comunicación debe ser de calidad
y oportuna, durante el desarrollo del
proyecto.
El capital humano, a involucrar en el
proyecto, debe ser el más idóneo.
Con un entrenamiento adecuado,
se garantiza la
transferencia de conocimiento.
Compensación
Diseñar planes de compensación, acorde
al esfuerzo realizado por los equipos
del proyecto.

31. !GRACIAS POR SU ATENCIÓN!