Ensayo: Elementos de la gestión de proyectos

1. ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN EL
ÁMBITO EDUCATIVO
BOBBY ALBERTO MEJIA CARVAJAL
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA
GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA
NEIRA – CALDAS
2016

2. IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN EL
ÁMBITO EDUCATIVO
Dentro del sistema educativo nacional, es común escuchar hablar de proyectos educativos y
proyectos transversales a las distintas áreas de conocimiento como estrategias para fortalecer los
procesos de enseñanza y contribuir al alcance de logros institucionales; por ello, los proyectos
son tenidos en cuenta como una herramienta de gran utilidad dentro de las instituciones
educativas para aportar a docentes y educandos elementos que permitan tratar de abarcar un
sinfín de necesidades dentro de este contexto. Sería imposible hablar de calidad en la educación
si no se tuviera la concepción de proyecto dentro de este marco, pues nos brindan la posibilidad
de fortalecer los procesos de enseñanza-aprendizaje hablando en términos de aula y mucho más si
nos referimos a ellos, dentro de los procesos administrativos de las mismas instituciones.
Los proyectos brindan la posibilidad de estar preparados para los cambios y novedades que se
presentan constantemente dentro del sistema educativo, ya sea para involucrar nuevas temáticas,
nuevas tecnologías, nuevas metodologías, entre otros posibles, permitiendo potencializar
oportunidades y estar actualizados con las grandes exigencias del medio. Teniendo en cuenta lo
anteriormente dicho, se puede ubicar una institución educativa como una empresa funcional,
donde los proyectos siempre van a estar de la mano con el que hacer educativo, por lo que se
hace necesario profundizar y ahondar en un tema de gran importancia como lo es la gestión de
proyectos, la cual nos servirá de guía dentro de los procesos de planeamiento, organización y
control de los recursos dentro de nuestra organización educativa con el fin de alcanzar los
objetivos que deseamos abarcar.
En el momento en que sea necesario o se considere dar inicio a un proyecto, se debe tener en
cuenta que estos constan de fases y procesos organizados, que cumplen ciertos propósitos en pro
del éxito del mismo y que a su vez le dan coherencia. La fase de planeación se constituye como
una instancia primordial en la instauración de un proyecto de carácter educativo, ya que en ella se
recoge y se construye toda la información de las distintas áreas que van a tener impacto dentro de
este, las cuales deben ser tratadas cuidadosamente, para que su implementación permita que más
adelante se puedan conseguir los resultados y el éxito esperado con la aplicación del proyecto.

3. Estas áreas, en las cuales se debe hacer énfasis para que el proyecto alcance los resultados
esperados son: la de integración, alcance, tiempos y costos; teniendo en cuenta que la correcta
gestión, asumida como las acciones de planear, coordinar, dirigir, supervisar y controlar cada una
de las actividades involucradas en las fases del proyecto educativo desde su iniciación hasta su
finalización, va a permitir asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos de manera
organizada.
La primera gestión a tener en cuenta, que se nutre de la planificación, es la gestión de la
integración, la cual consta de procesos y actividades que son unificados, consolidados y
articulados para poder llegar a una correcta finalización del proyecto. Es allí donde radica su
importancia, puesto que es imposible pensar en la aplicación de un proyecto en una institución
educativa sin que haya una o unas personas encargadas del mismo, sin tomar decisiones para
concentrar recursos, esfuerzos, anticipar inconvenientes, priorizar objetivos, para dar coherencia
al proyecto y poder establecer alternativas que posibiliten su fluido y estable desarrollo. La
gestión de integración consta primeramente de un acta de constitución del proyecto que da
apertura, formaliza su aplicación y queda como hecho tangible de su iniciación; segundo, el
enunciado de alcance del proyecto, donde se tienen en consideración los objetivos, requisitos y
características, criterios, límites y productos entregables del proyecto (todas las actividades deben
estar documentadas); tercero, la supervisión y control del trabajo de tal manera que se garantice
el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, se tomen acciones preventivas y, dado el caso,
se apliquen acciones correctivas oportunas; cuarto y último, el cierre del proyecto que
principalmente está relacionado con demostrar la funcionalidad de los procesos y productos
realizados, teniendo en cuenta que se haya cumplido con los objetivos, los tiempos y lo
presupuestado.
La segunda gestión que se debe tener en cuenta dentro de la planificación de un proyecto es la del
alcance del proyecto, donde se delimita lo que está y no está incluido en el proyecto para poder
alcanzar su éxito, es donde se tienen en cuenta los productos y sus características y el trabajo que
se debe realizar para generar el entregable. También se deben tener en cuenta los requisitos y las
expectativas, los cuales son la guía para la planificación y poder definir dicho alcance, a su vez se
debe utilizar la herramienta de descomposición jerárquica del trabajo del proyecto (EDT) donde
se hace la división del trabajo en partes manejables y controlables, cuyo último nivel es el

4. paquete de trabajo. La aplicación de la gestión del alcance es importante porque nos permite tener
más claridad en lo que pretendemos hacer, nos permite delimitar procesos para tener certeza y
facilitar la adjudicación de responsabilidades para que las tareas sean fáciles de supervisar y
controlar con el fin de darle mejor fluidez al desarrollo del proyecto.
Como tercera gestión dentro de la planificación, se tiene la gestión del tiempo de las diversas
actividades que se desarrollan que permiten concretar el proyecto dentro de un plazo determinado
de tiempo. La gestión del tiempo requiere de ciertas acciones ordenadas como lo son: la
definición de las actividades a realizar, ordenar dichas acciones de manera secuencial, determinar
el tiempo de cada actividad y los recursos para cada una de ellas, la construcción del cronograma
a partir de los pasos anteriores, publicar el cronograma para los involucrados en el proyecto,
realizara el control a los tiempos y las actividades, y realizar ajustes de acuerdo a lo planeado y el
tiempo de ejecución. La gestión del tiempo es de suma importancia en la aplicación de proyectos
educativos, ya que en las instituciones se cuenta con un tiempo definido en semanas para ejecutar
cualquier actividad, entonces es imprescindible la diferenciación de actividades y la
determinación de tiempos a través de un cronograma, para que se cumpla puntualmente con los
objetivos y las actividades programadas, consiguiendo como resultado de ello la finalización
exitosas de los proyectos establecidos.
Aunque existen otros procesos como las gestiones de calidad, recursos humanos,
comunicaciones, riesgo y adquisiciones, como ultima gestión a tratar en este escrito, se va a
hablar de la gestión de costos, cuya función principal es la de planificar, estimar y controlar los
costos para que el proyecto pueda concluir con el presupuesto acordado. Se enfoca en el costo de
los recursos para completar las actividades del proyecto y su control, el cual se realiza
comparando los costos del avance del proyecto contra el presupuestado para el mismo nivel de
avance, permitiendo hacer reajustes y mirando la viabilidad de estos. Aunque en la
implementación de proyectos educativos se cuentan con presupuestos cortos para su desarrollo es
importante tener en cuenta este proceso, ya que permite administrar de manera correcta,
organizada y optima los recursos, y más aún, permite establecer la viabilidad de los proyectos y
determinar el alcance que pueden tener dentro de las instituciones.
Teniendo en cuenta lo anteriormente dicho acerca de las distintas gestiones y la importancia que
tienen estas en el ámbito educativo, se puede inferir que la gestión de proyectos bajo un método

5. estructurado, va a permitir dentro de los proyectos, predecir, evitar el nivel de riesgo a no ser
desarrollado por completo y llevar un camino lógico sistemático para alcanzar los objetivos
propuestos.