Este documento describe cómo crear un registro en Excel para administrar una caja chica, incluyendo un fondo inicial, gastos realizados, diferencia restante y una alerta para cuando se haya gastado el 75% del fondo inicial requiriendo una reposición. El registro automatiza el cálculo de estos valores y la indicación "REPOSICIÓN" cuando se requiera reposición del fondo para una gestión eficiente de la caja chica.

1. Caja Chica
Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, que por ser
tan pequeños, no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder
de 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes como
la adquisición de materiales de oficina, alimentación, movilización y otros que no puedan
ser cubiertos con cheques.
Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2, en E3 ponemos la siguiente fórmula
=E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos la diferencia con
la fórmula =E2-E3, en F3 ponemos el porcentaje requerido para realizar la reposición que
en este caso es del 75%.
El diseño de este documento, lo hacemos con la intención de que nos advierta cuando se ha
cumplido la condición de haber gastado el 75% o un valor mayor del fondo que es cuando

2. ya se debe realizar la reposición, esta política es muy saludable en cualquier entidad, en
razón de que caja chica siempre debe tener fondos y no debemos esperar que se agote dicho
valor para entonces reponer el fondo, ya que puede ocurrir que no está la persona que firma
el cheque de reposición o no hay alguien que pueda cambiarlo, en fin pueden haber muchas
circunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo, por eso es preciso
anticiparnos a los hechos, para esto es preciso alimentar este registro diariamente con los
documentos fuente que respalden los gastos realizados.
Para continuar con el diseño del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA, en F7
ponemos la siguiente fórmula: =SI($E$51>=($E$2*$F$3%);”R”;” “) con esto le decimos a
Excel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mínimo para la reposición,
nos haga aparecer una R, caso contrario, nada. En F8 vamos a repetir la misma fórmula,
pero en lugar de una “R”, vamos a poner una “E” y así hasta completar la palabra
REPOSICION.
Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado sea igual o mayor
que el 75% del fondo, automáticamente aparezca en el costado derecho del formulario, la palabra
REPOSICIÓN, de la forma que se muestra a continuación:

3. De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades más comunes de
las empresas, el manejo adecuado del fondo de caja chica, el formato antes propuesto
incluso facilita la ejecución del arqueo de caja, porque sabemos de forma automática cual
es el valor que tenemos en documentos, es decir lo GASTADO que en el caso propuesto es
$ 113, por tanto en efectivo debemos tener la DIFERENCIA, es decir $ 37.
Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA, se realiza la solicitud de reposición del
fondo, adjuntando todos los documentos de los gastos realizados, la columna CODIGO,
facilita la asignación de cada gasto a la cuenta respectiva para la contabilización, donde se
debitarán todos los gastos expuestos y se acreditará la cuenta del banco respectivo por el
valor de $ 113
FUENTE:
http://www.emagister.com/curso-registros-auxiliares-microsoft-excel-contabilidad/caja-
chica-creacion-fondo-reposicion