El documento explica los procedimientos para registrar las operaciones con inventarios en una empresa. Describe dos métodos principales: el procedimiento global que usa dos cuentas (mercancías generales e inventarios) y el procedimiento analítico que usa ocho cuentas específicas para registrar compras, ventas, devoluciones, etc. El objetivo de ambos métodos es determinar la utilidad bruta resultante de las compras y ventas de mercancías durante un período contable.

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7.3. Proceso del registro de operaciones
Introducción
Los inventarios (mercancías) se integran de aquellos bienes que las empresas
adquieren para su posterior venta, pudiendo mediar o no el proceso de
transformación; por tanto, son mercancías sujetas a la compraventa y constituyen
el objetivo principal de cualquier empresa comercial o industrial: la obtención de
utilidades.
En este capítulo se estudian las operaciones con mercancías que realizan las
empresas comerciales, ya que el estudio de los inventarios de empresas industriales
corresponde a un nivel superior. Registro y control de inventarios
El registro y control de los inventarios es muy importante, ya que, por un lado, la
exactitud en el cálculo de la utilidad bruta depende de una contabilización adecuada
de las operaciones realizadas con las mercancías, puesto que uno de los principales
objetivos de la contabilidad de inventarios, según el American Institute of Certified
Public Accountants, es el enfrentamiento proporcional entre los ingresos y sus
costos. La utilidad bruta se obtiene al restar el costo de la mercancía vendida a los
ingresos netos. Y por otro lado, las empresas mantienen grandes inversiones en
inventarios como parte de su activo circulante.
La inversión realizada en el renglón de inventarios constituye una de las principales
partes del total del activo. De ahí la necesidad de sistemas, métodos y
procedimientos adecuados de administración, control, valuación y registro.
Aquí es necesario tener presente la finalidad de la información financiera que es ser
útil, apegándose a los propósitos del usuario y ajustándose a sus necesidades de
información. Al establecer o diseñar el procedimiento para registrar las operaciones
realizadas se debe considerar, entre otras cosas:

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a) Giro de la empresa
b) Volumen de operaciones
c) Capacidad económica
d) Tipo de mercado
e) Información deseada
f) Claridad en los registros y en la información
Es conveniente recordar que los procedimientos para el registro de las operaciones
de mercancías representan un claro ejemplo de la constante evolución y adecuación
de los sistemas contables a la solución de las necesidades de información de los
usuarios. En la siguiente figura se muestran los principales procedimientos de
registro; pero antes de estudiar cada uno de ellos analizaremos el concepto de cada
operación de mercancías, así como los elementos que conforman el estado de
resultados, o de pérdidas y ganancias en su primera sección hasta la determinación
de la utilidad bruta; es decir, las operaciones de compra y venta, con el
correspondiente enfrentamiento de los ingresos (ventas netas) con su costo (costo
de ventas)
Ejemplo
Se inician operaciones con $100 000 de mercancías.
Compras. Representan las adquisiciones de mercancías realizadas durante el
ejercicio, ya sea de contado o a crédito.

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Consideradas como activo, se dice que representan entradas al almacén, por tanto,
son aumentos de activo; en consecuencia, se cargan.
Estudiadas como partida de resultados, constituyen el costo de adquisición, el cual
representa una disminución de capital, por lo que se tendrán que cargar.
Consideradas como activo, se dice que representan entradas al almacén, por tanto,
son aumentos de activo; en consecuencia, se cargan.
Estudiadas como partida de resultados, constituyen el costo de adquisición, el cual
representa una disminución de capital, por lo que se tendrán que cargar.
a) Compras de contado. Estas adquisiciones motivan una disminución en el efectivo
de la empresa, que puede representar una salida del efectivo de la caja o del banco.

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Estudiadas como activo, representan un incremento en el costo de las mercancías
existentes en el almacén, por lo que se tendrán que cargar.
Considerados como cuenta de resultados, los gastos representan un costo, el cual
origina una disminución en el capital, razón por la que se deberá cargar.
De conformidad con el Boletín C-4, “Inventarios”, la regla de valuación para
inventarios es el costo de adquisición o producción en que se incurre al comprar o
fabricar un artículo, lo que significa, en principio, la suma de las erogaciones
aplicables a la compra y los cargos que directa o indirectamente se incurran para
dar a un artículo su condición de uso o venta. Con base en lo
anterior, se dice que el costo de una adquisición (compra) se determina sumando al
precio de factura los costos y gastos incurridos en la adquisición.
Según la NIC 2, “Valuación y presentación de los inventarios en el contexto del
sistema de costos históricos”, el costo histórico de los inventarios es la suma de los
costos de compra, costos e conversión y otros costos en los que se haya incurrido
para que los inventarios adquieran su ubicación y condición actuales, y que los
costos de compra comprenden el precio de compra, incluyendo los derechos de
importación y otros impuestos de compras, costos de transporte y
manejo y cualquier otro atribuible, de manera directa, a los costos de adquisición
deduciendo los descuentos mercantiles, rebajas y subsidios.
En teoría, el costo de los bienes vendidos y el costo del inventario final deben incluir
todos los cargos en los que se haya incurrido para transportar la mercancía hasta
la ubicación y condición actuales. Estrictamente interpretada, la teoría contable
requiere la aplicación de los costos de ordenamiento, recepción, inspección y
almacenaje. En la práctica, muchos de estos costos no pueden identificarse ni
seguirse.
Ahora bien, si al momento de adquirir mercancías se conoce el importe de los gastos

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sobre compra originados por la adquisición, y dadas las características de la
empresa y sus necesidades de información y políticas contables se determina incluir
los gastos sobre compra dentro del costo unitario de adquisición, entonces se
deberá efectuar un prorrateo de tales gastos, ya sea entre el número de unidades
adquiridas, su costo o alguna otra base de prorrateo y, con tal importe, registrar un
cargo a la cuenta compras o almacén, según sea el tipo de procedimiento empleado
para el registro de sus operaciones de mercancías. A excepción de lo comentado
antes, los gastos sobre compra deberán registrarse como se muestra en el ejemplo.

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Como se observa, en este tipo de registro no se señala y, por tanto, la gerencia no
tendrá información de que la factura se pagó fuera del periodo de descuento y que,
por tanto, no fue aprovechado, lo cual representa una carga financiera.
También es posible que un proveedor no ofrezca el descuento al momento de la
compra, sino hasta el momento del pago (lo cual resulta poco usual, ya que indicaría
un proveedor poco organizado o administrado), entonces, el registro más adecuado
y lógico sería el del precio total, ya que al momento de la adquisición se desconoce
el descuento y se registraría al momento del pago.
7. Inventario final. Representa el total de la existencia de mercancías al finalizar un
ejercicio, periodo contable, valuado a precio de costo.
Cuando se habla de un negocio en marcha, el inventario final del ejercicio pasará a
ser el inventario inicial del siguiente periodo contable o ejercicio.
El inventario final se considera bajo el enfoque del activo, por lo que al representar
mercancías propiedad de la empresa se carga

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Con base en lo anterior, se puede afirmar que las ventas de mercancías
consideradas bajo el enfoque del activo representan la salida de mercancías del
almacén, por lo cual deberá abonarse con la precisión de que esta salida se
registrará a precio de costo, ya que las cuentas de activo se registran
a precio de costo de adquisición. (En el procedimiento de inventarios perpetuos, que
después se analizará, se aprecia esta situación.)
Vista la mercancía desde la perspectiva de las cuentas de resultados, al considerar
que el precio de venta incluye la utilidad o ganancia que obtiene la empresa al
efectuar la operación, se debe realizar un abono, ya que la utilidad incrementa el
capital y el capital aumenta abonando.

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Procedimiento global o de mercancías generales
Antes de estudiar los procedimientos global y analítico para el registro de las
operaciones de mercancías conviene hacer una observación sobre su objetivo.
Si se toma como punto de partida las características cualitativas de la información
financiera y el postulado de sustancia económica, se puede afirmar que el objetivo
de cualquiera de estos procedimientos es el mismo, pues están diseñados para
determinar la utilidad bruta que resulta de las operaciones de compraventa de
mercancías pactadas por una empresa en un periodo contable. Sin embargo,
difieren en la forma, ya que pueden emplear una, dos, ocho o más cuentas; pero
coinciden en que no pueden controlar ni conocer, en cualquier momento del
periodo contable, el inventario final; y necesitan registrar al finalizar el ejercicio uno
o varios asientos de ajuste para determinar la utilidad bruta.
Se dice, entonces, que el objetivo del procedimiento global no es emplear dos
cuentas (una denominada mercancías generales y otra inventarios) ni el del
procedimiento analítico establecer ocho (inventarios, compras, gastos de compra,
devoluciones sobre compra, rebajas sobre compra, ventas, devoluciones sobre
ventas y rebajas sobre ventas), sino que es determinar la utilidad bruta, ya que estas
cuentas son la metodología empleada para lograr esto.
El procedimiento global o de mercancías generales consiste en registrar las
operaciones de compraventa de mercancías en dos cuentas, una denominada
mercancías generales que, como se observará, tendrá un movimiento heterogéneo,
es decir, registrará operaciones tanto a precio de costo como a precio de venta,
razón por la cual al finalizar el ejercicio su saldo no tendrá significado alguno; esto
es, no representará el importe de los inventarios, las compras, las ventas o la utilidad
bruta, ya que contabiliza las operaciones de compraventa tratando las
partidas bajo el enfoque del activo. Asimismo, las considera desde la óptica de los
resultados, por ello también se dice que su saldo es mixto.
La otra cuenta es la de inventarios, que se utiliza al finalizar el ejercicio para registrar

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un asiento de ajuste para que la cuenta de mercancías generales arroje como saldo
la utilidad bruta, que registra a precio de costo el importe del inventario final
proveniente del recuento físico de las mercancías en existencia propiedad de la
empresa. A continuación, se muestra el movimiento y saldo de la cuenta mercancías
generales:

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