El documento explica los diferentes sistemas y métodos para llevar el control y valuación de inventarios en una empresa. Describe el sistema de inventarios periódico y permanente, y dentro de este último explica métodos como promedio ponderado, PEPS y UEPS para determinar el costo de los inventarios.

2. El inventario de mercancías constituya la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se incluyen en el inventario las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacén, bodegas, en transito (cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación; así mismo, se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a sus clientes.

3. En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.

4. También el inventario Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en desarrollo, productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios, así como inventarios en tránsito.

5. El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios periódico o juego de inventario. Sistema de inventarios permanente o continuo.

6. El sistema de inventarios periódico. Como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo , y para eso es necesario hacer un conteo físico . Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

7. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

8. El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante , es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

9. Determinacion del costo de venta Al cierre del periodo contable anual, el costo de mercancías vendidas se determina mediante el juego de inventarios, así:

11. Ejercicio: el almacén lucero y CIA. Presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2010 por valor de $3.000.000; realizo compras durante el mes de diciembre por valor de $8.200.000, efectuar una devolución de 5% de esta mercancía. El 31 de diciembre del año 2010 realizo inventario físico y se determino por un valor de $4.000.000. El costo de ventas se determina mediante el juego de inventario, así:

12. CONCEPTO DEBE HABER Inventario 3.000.000 (mas) compras netas 7.790.000 Compras 8.200.000 (-) devoluciones (410.000) (igual) mercancia disponible para la venta 10.790.000 (menos) inventario final 4.000.000 (igual) costo de venta 6.790.000

13. Contabilización en el inventario periódico. En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta De Mercancías (6205). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta . Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225).Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (4135), lo mismo que la devolución en ventas (4175). Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

14. Aspectos tributarios. El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en transito, ni las mercancías recibidas en consignación. En el caso de las mercancías en transito, si se llegare a vender esas mercancías estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se liquide definitivamente el respectivo costo.

15. Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaración tributaria firmada por contador publico. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público).

16. Contabilización. Ejemplo. La compañía ABC Ltda. Compra mercancías a crédito en Enero 10 por $720.000 más IVA 16%; retención 3.5%. Solución. Si la compra es al contado, el asiento queda así: Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 10 620505 240810 236540 11100501 De Mercancías IVA - Descontable Retefuente – Compras Moneda Nacional- Bancolombia 720.000 115.200 25.200 810.000 Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 10 620505 240810 236540 220505 De Mercancías IVA - Descontable Retefuente – Compras Nacionales 720.000 115.200 25.200 810.000

17. Ejemplo. La compañía ABC Ltda. Vende mercancías a crédito en Enero 12 por $1000.000 más IVA 16%; retención 3.5%. Si la venta es al contado, el asiento queda así: Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 12 413501 240805 135515 130505 Comercio al por mayor y m - IVA - Generado Anticipos - Retefuente Clientes – Nacionales 35.000 1.125.000 1.000.000 160.000 Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 12 413501 240805 135515 110505 Comercio al por mayor y m - IVA - Generado Anticipos - Retefuente Caja – Caja General 35.000 1.125.000 1.000.000 160.000

18. EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE. También llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex , en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su c osto

19. Ejemplos: La compañía ABC Ltda. Compra mercancías a crédito el 10 de Enero por $1.400.000 más IVA del 16%, Retención en la fuente 3.5%. Si se compra mercancías al contado el 16 de Enero por $870.000 más IVA DEL 16%. Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 10 143501 240810 236540 220505 Mcia no fabricada por IVA - Descontable Retefuente – Compras Nacionales 1.400.000 224.000 49.000 1.575.000 Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 16 143501 240810 236540 11100501 Mcia no fabricada por IVA - Descontable Retefuente – Compras Moneda nacional - Bancolombia 870.000 139.200 30.450 978.750

20. Para el registro de la venta de mercancías, el sistema permanente utiliza información sobre el precio de venta y el costo. Ejemplo. La compañía ABC Ltda. Vende mercancías a crédito el 21 de Enero por $2.120.000 más IVA del 16%, Retención en la fuente 3.5%. con un costo de $1.378.000. Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 21 413501 240805 135515 130505 613501 143501 Comercio al por mayor y m - IVA - Generado Anticipos - Retefuente Clientes – Nacionales Costo de venta Mcia no fabricada por 74.200 2.385.000 1.378.000 2.120.000 339.200 1.378.000

21. El 29 de Enero, se Venta mercancías al contado, por $1.270.000 más IVA del 16%, Retención en la fuente 3.5%. Con un costo de $787.000. Fecha Código Cuenta Debito Crédito Enero 29 413501 240805 135515 130505 613501 143501 Comercio al por mayor y m - IVA - Generado Anticipos - Retefuente Clientes – Nacionales Costo de venta Mcia no fabricada por 44.450 1.428.750 787.000 1.270.000 203.200 787.000

22. Valuación de los inventarios en el sistema permanente. La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas. Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa. Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc.

23. Método de valuación de inventarios promedio ponderado Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Ueps, Método Ueps, Método del Promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

24. Promedio ponderado Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

25. Ejemplo Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera.

26. PEPS; Método de valuación de inventarios Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

27. Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS). Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

28. Ejemplo Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. · El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo. Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

30. UEPS; Método de valuación de inventarios Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

31. Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS). En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias. El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas. En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

32. Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

33. Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera: