La compañía Proyectos Efectivos se dedica al manejo de proyectos. Para iniciar un proyecto se requiere de un cliente, fecha de inicio y fin programadas y un presupuesto. Sin embargo, los proyectos a menudo se retrasan y sobrepasan el presupuesto. Por lo tanto, la compañía necesita mejor control sobre los proyectos, sus costos, la utilización de las oficinas y el tiempo de los empleados asignados a proyectos y tareas.

1. Caso: Control de Proyectos
Las operaciones de la compañía “Proyectos Efectivos” están
orientadas al Manejo de Proyectos.
Para el inicio de un proyecto se necesita un cliente, una
identificación, fechas de inicio y fin programadas y un presupuesto
establecido.
Los proyectos no siempre se inician y terminan en las fechas
programadas, y muchas veces se exceden del presupuesto
proyectado. Por lo que se hace necesario llevar un control de estas
diferencias.
Los proyectos se dividen en Etapas y las etapas en Tareas. Se lleva
un control presupuestal y de tiempos (inicio y fin) de cada etapa y
por cada tarea. A cada etapa se asigna una cuenta especial para
controlar los ingresos y los gastos incurridos. Las tareas están
clasificadas por tipo (análisis, diseño, programación,
implementación, reunión, etc.), también se lleva un control de
estados (por iniciar, en proceso y completada) y un flag que indica
si está a tiempo o con retraso.
En cada Proyecto participan uno o más Departamentos (aportando
una parte del presupuesto) y un Departamento puede participar en
varios Proyectos a la vez.
Los Empleados son asignados a un proyecto a tiempo completo y a
mas de una tarea del mismo proyecto. No todos los empleados
están asignados a proyectos.
En una misma tarea puede participar mas de un empleado, al que
se le registra la fechas y las horas de inicio y de fin de la misma.
A cada departamento se le asignan espacios de trabajo en una o
más Oficinas. La distribución de oficinas a departamentos es una
asignación bastante estable. Se conoce el área de cada oficina.
Los empleados son asignados a las oficinas del departamento en el
que trabajan. Los empleados que han ingresado recientemente

2. pueden no estar asignados a un departamento, sin embargo pueden
estar asignados a una oficina en forma temporal. Varios empleados
pueden compartir una misma oficina. Hay empleados que son:
Gerente de Departamento, Gerente de un Proyecto y Responsable
de una etapa.
La Compañía necesita tener mejor información sobre los Proyectos y
sus costos, la utilización del espacio en las Oficinas, y el tiempo de
los Empleados dedicado a Proyectos y cuanto se demoran en la
culminación de las tareas a las que son asignados.
MSC Luis Serna Jherry