Lo que Todo Dueño, Director o Gerente debe hacer antes de aprobar una compra de algún bien o servicio

1. Costo Total de Propiedad ó TCO (Total Cost of Ownership)
En las labores cotidianas de cualquier organización e inclusive en nuestras decisiones
de compra personales, nos encontramos con un sin numero de alternativas para
satisfacer nuestras necesidades. Proveedores reconocidos, nuevas tecnologías,
sistemas avanzados y productos que por el solo nombre representan prestigio y
seguridad.
Sin embargo, no importa en que industria nos desempeñemos siempre hay riesgos a la
hora de tratar de seleccionar la mejor opción de compra para satisfacer una
necesidad. En mi experiencia como consultor de diferentes industrias he identificado
como muchas de las tomas de decisiones de compra se dan por instinto, por confianza,
por amiguismo o bien por mejor precio que desde mi punto de vista es la mas
riesgosa. Y muy pocas de las decisiones analizan la parte mas importante de la
compra, que es el concepto de Costo Total de Propiedad “TCO”.
Para entender un poco mas el concepto es importante destacar que toda compra de
activos o bienes tiene como fin satisfacer una necesidad. En la mayoría de los casos
esa necesidad se mantiene en el tiempo, por ende los productos o servicios deben
perdurar un tiempo asociado con el tipo de inversión. En otras palabras, queremos
ver que el dinero que invertimos no se tire a la basura o que se deseche en corto plazo.
Lo que nos lleva a tratar de adquirir bienes y servicios que duren y que se mantengan
en el tiempo con el menor costo posible de reinversión.
El párrafo anterior todos los propietarios de empresas, ejecutivos y jefes de compra lo
entienden. Pero son muy pocos los que realmente se preocupan por hacer la pregunta
antes de firmar el contrato de compra o bien firmar el cheque de abono, ¿Cual es mi
costo de propiedad del bien o producto que voy a utilizar ? Cual es mi TCO. Les
aseguro que si hacen esa pregunta antes de firmar el contrato es probable que la
mitad de sus contratos terminen cambiando de proveedor.
En los procesos de contratación los equipos encargados de seleccionar el producto o
servicio y los proveedores se enredan en una maraña de requerimientos (RFP) y de
versiones de propuestas que se exponencian por cada proveedor que se agrega a la
lista de participantes. Es difícil seguir el rastro del proceso. Y como es largo,
complicado y lleno de detalles, todos olvidan hacer la pregunta. Cual es el TCO de la
propuesta en el periodo de vida útil del bien o de prestación del servicio.
Queda entonces en las manos de los ejecutivos o propietarios del negocio hacer la
pregunta. Si en estos momentos hacen retrospección y se preguntan cuantas veces
han preguntado por el TCO antes de firmar un cheque estoy seguro que me darán la
razón. Usualmente no lo hacemos.
Hablemos del TCO y hablemos de las ofertas de menor precio que como son las mas
peligrosas las queremos abordar de primero en este articulo. En todo proceso de
compra el ideal sería que siempre seleccionemos el mejor precio, si, ese seria el ideal,

2. pero como no hacemos la pregunta de cuanto me cuesta la solución en el tiempo, es
decir cuanto es su TCO. Comúnmente caemos en la trampa del menor precio, y casi
siempre pagamos las consecuencias a futuro y por eso los ejecutivos a cargo de las
decisiones de compra disfrazan cifras y dan excusas ante las gerencias o directivas
tratando de ocultar una mala compra.
Pongamos un ejemplo para aclarar mas el tema:
Vamos a realizar una compra de camiones en una empresa distribuidora, contamos
con tres cotizaciones en la mesa, la gerencia quiere la mejor. Así que el departamento
de compras realiza los requerimientos, tiempos, capacidades y en algunas ocasiones
expresa cuanto quiere gastar. Es aquí donde los proveedores preparan sus ofertas y
las envían. Ante este panorama todo esta normal y con cotizaciones en mano
podemos presentar el análisis a la gerencia. Que estará gustosa de tomar la decisión
del mejor precio.
Tabla de precios
Proveedor Cantidad Detalle Precio unitario
1 5 Camión 10 toneladas 35,670.00
2 5 Camión 10 toneladas 38,900.00
3 5 Camión 10 toneladas 42,600.00
Resulta que el proveedor No.1 es nuevo en el país y tiene una política agresiva de
precios para entrar al mercado. Eso conlleva a que no tenga muchos talleres
certificados, es probable que su inventario de piezas no este completo, lo que conlleva
a mayores costos y perdidas por esperar repuestos cuando los camiones se dañen.
Menor precio de reventa. Costo de oportunidad se eleva y varios factores mas. Todos
esos factores se pueden cuantificar y con ellos preparar una tabla que sumada a la
tabla de precios nos indique cual es el mejor = Precio de Compra + TCO y así tomar la
mejor decisión.
Una simple pregunta de TCO trae consigo información extremadamente valiosa antes
de tomar una decisión, no deberíamos hacer esa pregunta siempre antes de hacer una
compra ?
Juan Delgado