Cuadros de Mando. El todo es más que la suma de las partes. Buenas prácticas para la construcción de Cuadros de Mando y Dashboards

1. Cuadros de Mando
El todo es más que
la suma de las partes
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4. Cuadros de Mando
El todo es más que la suma de las partes

5. Cuadros de Mando
“Es una interfaz de presentación de la
Información que recoge los principales
Indicadores y los presenta de un modo
claro y útil”
Stephen Few

6. Cuadros de Mando
 Objetivos
 Informar de un solo vistazo
 Centrarse en información fundamental
 Mostrar datos
 Sintetizados
 Comparables
 Contextualizar información
 vs Presupuestos, vs Objetivos
 Evolutiva (vs Periodos Anteriores)

7. Cuadros de Mando
 Dimensiones

8. Cuadros de Mando
 Medidas

9. Cuadros de Mando
 KPIs

10. Cuadros de Mando
 Retos
 Destacar la información más importante
 Condensar información
 Que sea entendida sin esfuerzo

11. Cuadros de Mando
 Características
 Fiabilidad
 Contextualización
 Visualización que comunique
 Clara
 Precisa
 Instantánea
 En una pantalla (scroll)

12. Cuadros de Mando
 Tipos
 Estratégicos
 Tácticos
 Operacionales

13. Cuadros de Mando Estratégicos
 Orientados al personal ejecutivo
 Orientados al personal ejecutivo
 Gestión del rendimiento, permiten
 Controlar y ejecutar la estrategia
 Modificar comportamientos de la organización
 Predominan los elementos gráficos
 Información altamente resumida

14. Cuadros de Mando Estratégicos

15. Cuadros de Mando Tácticos
 Orientados a jefes de área y
mandos intermedios
 Gestión de su área y empleados, permiten
 Controlar estado, evolución y objetivos
 Modificar comportamiento
 Se componen de gran variedad de informes
 Predominan los elementos gráficos
 Información segmentada y resumida

16. Cuadros de Mando Tácticos

17. Cuadros de Mando Operacionales
 Orientados a empleados de la base
de la pirámide
 Monitorizan procesos concretos
 Hay un mayor número de informes
 Predominan elementos numéricos
 Información segmentada y más detallada
 Frecuentemente filtrada

18. Cuadros de Mando Operacionales

19. Cuadros de Mando
 Elementos Fundamentales
 El diseño
 La Calidad del dato

20. Cuadros de Mando
 El diseño

21. Cuadros de Mando
 La Calidad del dato

22. Cuadros de Mando

23. KPIs
 Según los objetivos a cumplir
 Consecución
 Ventas, Beneficios
 Reducción
 Costes, Tiempo de producción
 Entre mínimo y máximo
 Horas productivas

24. KPIs
 Atributos
 Nombre Ventas
 Valor 19 millones
 Objetivo 21 millones (presupuesto)
 Estado
 Tendencia
 Diferencia 2 millones
 % Diferencia 9,52%

25. KPIs
 Un KPI plasma el resultado con respecto a un
objetivo
 Se podrá filtrar por la dimensión Fecha
 Se indicarán rangos de rendimiento
 <40%, entre 40% y 85%, >85%
 <14m, entre 14m y 18m, >18m

26. KPIs
 Un KPI plasma el resultado con respecto a un
objetivo
 Suele haber distintos objetivos por periodo
 Cada mes, trimestre, año
 El objetivo no siempre es un valor prefijado
 Es frecuente que sea un cálculo dependiente del Tiempo
 Periodo anterior, Mismo periodo AA
 Medias móviles (30 días, 200 días, …)
 Hay que tener en cuenta la estacionalidad
No confundir
con la tendencia

27. KPIs
 Es frecuente que estén en cascada
 En base a unas reglas de cálculo
 Los KPIs superiores se calculan en base a los
inferiores
 Es frecuente ponderar

28. KPIs
 Los KPIs se basan en expresiones de cálculo,
pero según sean los datos de origen
los clasificamos en:
 Cuantitativos
 Los datos de origen son objetivos
 Ejemplo: importe venta, beneficio, nº de llamadas
 Cualitativos
 Los datos de origen están basados en interpretaciones
 Ejemplo: Encuestas (grado satisfacción clientes)

29. KPIs
 Es muy frecuente obtener un gran número de
medidas y KPIs … pero
 ¿Cuántos debemos tener?
 ¿Cuáles son los fundamentales?
 ¿Quién debe controlar cada KPI?

30. KPIs
 Para uso en Cuadros de Mando debemos:
 Priorizar
 Normalizar
 Deben ser:
 Limitados
 Simples (Fáciles de entender)
 Fiables

31. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
1. Definir los objetivos del Cuadro de Mando
 Comprender y documentar los objetivos iniciales
 Aunque evolucionarán a lo largo del tiempo
 Definir las preguntas que debe responder

32. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
1. Definir los objetivos del Cuadro de Mando
 ¿Cuál es el ticket medio?
 ¿Lo puedo analizar por …?
 Priorizar por … Tienda, Fecha, Subfamilia
 ¿Puedo ver su evolución en el tiempo?
 ¿Puedo analizarlo tanto en cantidad como en
importe?

33. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
2. Definir los análisis e informes
 ¿Qué análisis lo componen?
 ¿Qué informes lo componen?
 ¿Cómo es la navegación?
 Es primordial definir de qué tipo de Cuadro de Mando
se trata: Estratégico, Táctico u Operacional

34. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
2. Definir los análisis e informes
 Cuadro de Mando Táctico “Ticket Medio”
 Cumplimiento de objetivos anuales
 Evolución mensual
 Desglose por: Subfamilia, Zona geográfica, Tamaño de
tienda, Tienda
 Análisis por importe y por cantidad, a ser posible que
se pueda comparar

35. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
3. Identificar Dimensiones, Medidas y KPIs
 Dimensiones y atributos
 Por los que filtrar
 A utilizar en tablas y gráficos
 Medidas a mostrar
 KPIs
 Valores, Objetivos, Umbrales, Gráfico a mostrar

36. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
3. Identificar Dimensiones, Medidas y KPIs
 Filtrar por
 Tienda, Fecha, Subfamilia
 Medidas
 Ticket Medio (por importe)
 Ticket Medio (por cantidad)
 KPIs
 Con respecto al objetivo anual fijado
 Y umbrales definidos

37. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
4. Aplicar las normas de diseño definidas
 Han de ser homogéneos (unos con otros)

38. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
5. Desarrollar el cuadro de mando
 Utilizar las herramientas seleccionadas
 Recordar que es un proceso cíclico

39. Cuadros de Mando
 Pasos para el diseño
5. Desarrollar el cuadro de mando

40. Cuadros de Mando
 Demo
 Ticket Medio

41. Cuadros de Mando
 Realidad actual
 Proyectos de BI -> Continuo aprendizaje
 Evolución de los Requisitos a medida que se
utilizan las soluciones
 Aumenta la capacidad de definir mejores soluciones
 Se piden múltiples cambios
 Se plantean cuestiones más complejas

42. Cuadros de Mando
 Realidad actual
 Las herramientas actuales permiten
 Implementaciones rápidas
 Cambios ágiles

43. Cuadros de Mando. Implementaciones
Tradicional
Ágil
Requerimientos
Análisis
Diseño
Desarrollo
Pruebas
Mantenimiento
Requisitos
Diseño
ImplementaciónUso
Aprendizaje
Ágil

44. Cuadros de Mando
 Implementaciones ágiles
 Ciclos cortos
 Ciclos continuos
 Iniciamos Prueba de Concepto (PoC)
 Aprendamos de ella (TI y usuarios)
 Apliquemos lo aprendido en el nuevo ciclo
 Repliquemos N ciclos
PoC
Ciclo 1
Ciclo 2
…
Ciclo N

45. Ayuda a la definición de requerimientos
 Definir objetivos
 Escribir cuestiones acerca de objetivos
 Definir indicadores que las resuelvan
 Describir metas y objetivos
 Describir procesos que controlan cada indicador
 Chequear disponibilidad de datos para cada KPI
 Asegurarse de que los KPIs producen la
respuesta esperada
 Asignar un responsable para cada KPI

46. Cuadros de Mando
 Errores habituales
 Extenderlo más allá de la pantalla (scroll)
 Mostrar información no contextualizada
 Elegir tablas o tipos de gráficos inadecuados
 Mala disposición y distribución en pantalla

47. Cuadros de Mando
 Errores habituales
 Demasiada información superflua
 No hacer suficiente énfasis en lo importante
 Falta de simplicidad
 Exceso de gráficos sin números

48. Cuadros de Mando
 Buenas prácticas
 No cometer los errores citados
 Simplificar, simplificar, simplificar … y
 Eliminar todos los elementos superfluos
 Logos, imágenes, fondos, etc…

49. Cuadros de Mando
 Buenas prácticas
 Unificar el diseño de los diversos elementos
 Colores, fuentes, tipos de gráficos, distribución, etc…
 Facilitar el filtrado y la búsqueda
 Buena navegación

50. Cuadros de Mando. Bibliografía

51. Gracias
@salvador_ramos
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