El decreto 1080 de 2015 establece los instrumentos archivísticos necesarios para la gestión documental en las entidades públicas, incluyendo el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental, el Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivos de la Entidad. Asimismo, describe los procesos mínimos de la gestión documental como la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

1. DECRETO 1080 DE
2015
Camilo Erazo y Heriana Torres

2. Estos son los artículos más importantes dentro del decreto 1080 de 2015
y los correspondientes a la gestión y administración documental
Introducción y Consideraciones

3. Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental: Son herramientas que tienen por
objeto apoyar, el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística
y desarrollan en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
(Decreto 2609 de 2012, Artículo 7)
a). El Cuadro de Clasificación
Documental (CCD).
b). La Tabla de Retención Documental
(TRD).
c). El Programa de Gestión
Documental (PGD)
d). Plan Institucional de Archivos de la
Entidad (PINAR).
d). Plan Institucional de Archivos de la
Entidad (PINAR).
e). El Inventario Documental.
f). Un modelo de requisitos para la
gestión de documentos electrónicos.
g). Los bancos terminológicos de
tipos, series y sub-series
documentales.
h). Los mapas de procesos, flujos
documentales y la descripción de las
funciones de las unidades
administrativas de la entidad.
i). Tablas de Control de Acceso para
el establecimiento de categorías
adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos.

4. Artículo 2.8.2.5.8
a). El Cuadro de Clasificación
Documental (CCD).
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Estructura jerárquica y lógica, funciones que generan la
creación o la recepción de documentos de la institución, clasificándolos desde el fondo documental hasta la
serie documental

5. Artículo 2.8.2.5.8
b). La Tabla de Retención Documental
(TRD).
La Tabla de Retención Documental (TRD): Es un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos

6. Artículo 2.8.2.5.8
c). El Programa de Gestión
Documental (PGD)
c). El Programa de Gestión Documental (PGD): Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades

7. Artículo 2.8.2.5.8
Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR): Es un instrumento para la planeación de la función
archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad
d). Plan Institucional de Archivos de la
Entidad (PINAR).

8. Artículo 2.8.2.5.8
El Inventario Documental: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en
un archivo y poder ordenar correctamente los documentos existentes o nuevos
e). El Inventario Documental.

9. Artículo 2.8.2.5.8
Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales: Son considerados como una de las
grandes herramientas de apoyo y de consulta para el mediador lingüístico que han aportado las nuevas
tecnologías de la información, permitiendo poner al alcance de muchos más profesionales el acceso a dichas
herramientas.
g). Los bancos terminológicos de
tipos, series y sub-series
documentales.

10. Artículo 2.8.2.5.8
Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de
la entidad: Presenta una visión general del sistema organizacional de la empresa.
h). Los mapas de procesos, flujos documentales y
la descripción de las funciones de las unidades
administrativas de la entidad.

11. Artículo 2.8.2.5.8
Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de
acceso y seguridad aplicables a los documentos: Permite el acceso a los documentos a las entidades
autorizadas y negando el acceso a los no autorizados. Es un control de sistema especializado que detecta
los intentos de acceso a un archivo.
i). Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de
derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

12. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades
públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos
(Decreto 2609 de 2012, Artículo 8)
a). Planeación
b). producción
c). Gestión y tramite
d. Organización
d. Transferencia
e). Disposición de documentos
f).Preservación a largo plazo.
g). valoración

13. Artículo 2.8.2.5.9
Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
a). Planeación

14. Artículo 2.8.2.5.9
Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso,
formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados
esperados.
b). producción

15. Artículo 2.8.2.5.9
Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el
documento hasta la resolución de los asuntos.
c). Gestión y tramite

16. Artículo 2.8.2.5.9
Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
d. Organización

17. Artículo 2.8.2.5.9
Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las
fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing,
emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos
descriptivos.
d. Transferencia

18. Artículo 2.8.2.5.9
Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de
retención documental o en las tablas de valoración documental.
e). Disposición de documentos

19. Artículo 2.8.2.5.9
Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro
o almacenamiento..
f).Preservación a largo plazo.

20. Artículo 2.8.2.5.9
Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por
medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).
g). valoración

21. GRACIAS POR
ESCUCHARNOS
Camilo Erazo y Heriana Torres