análisis de procesos

1. JHON JAIRO GÓMEZ ESCOBAR
Profesional en Salud Ocupacional - Uniquindio.
Especialista en Auditoria Médica. Universidad CES.
Especialista en Gerencia de la Salud Pública- Universidad CES.
Entrenador certificado Trabajo seguro en Alturas. SENA.
Auditor en Sistemas Integrados de Gestión. Universidad Autónoma.
Docente Universitario – Uniminuto.
Instructor Profesional - SENA.
Evaluador de Competencias Laborales en Salud Ocupacional. SENA.
ANALISIS DE
PROCESOS EN EL
TRABAJO

2.  1. RECEPCION.
 2. PREPARACION
 3. ANALISIS de calidad
 4. EVALUACION y control de la muestra
 5. REPORTE del análisis y la salida.
FASES

3. MEDIOS DE TRABAJ0
 Materiales
 Equipo
 Actividad

4. Qué se hace, Cómo se hace y con qué se hace
Ambiente de trabajo seguro
Verificar orden aseo y
limpieza del area
Visita a planta
Identificar y Evaluar los procesos peligrosos del
laboratorio octanometro
Se visita el area de
laboratorio y del area del
octanometro
Con matriz de riesgo
Elaborar análisis del puesto trabajo de
laboratorista ingeniero químico.
Identificar area de mayor
peligro
Elaborar mapa de proceso y
riesgo
Establecer y verificar materias prima peligrosa. Identificar producto químico Verificando los btx
Analizar característica de epp. Verificando epp
De acuerdo a los riesgo
identificado como significativo
PARALEOS ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

5. Análisis de la organización y división del trabajo
En función del tiempo de trabajo
1.-Tiempo y horario de trabajo
a.- Duración de la jornada diaria y semanal
b.- Presencia o no de horas extras, de doblada de turno.
c.- Tipo de turno
d.- Sistema de rotación de turnos.
e.- Duración y frecuencia de las pausas (Horarios)

6. Análisis de la organización y división del trabajo
2.-Cantidad e intensidad del trabajo
En función de la cantidad e intensidad del trabajo
a.- Grado de atención que exige la tarea
Ej: experiencia, procedimientos para cada análisis.
b.- Tiempos y movimientos
Ej: Biomecánica.
c.- Repetitividad de tarea
d.- Ritmo es intermitente

7. En función de la vigilancia y control del trabajo
3.- Sistemas de control y vigilancia
a.- Forma salarial (salario fijo) salario homologado
b.- Formas de control (productos, control de calidad,
supervisión)
c.- Niveles de supervisión

8. En función del tipo de actividad
4.- Características de la actividad, tipo.
a.- Posturas o posición en el trabajo (perfil específico de
procesos peligroso para la salud)
b.- Tipo de esfuerzo físico

9. En función de la calidad del trabajo
5.- Calidad del trabajo
a.- Grado de conjunción entre la concepción y
ejecución de tareas
b.- Monótono cambiante
c.- Posibilidad de desplazamiento (perfil específico de
procesos peligroso para la salud

10. Procesos peligrosos
o riesgo de trabajo
La identificación de los peligros debe ser adaptada a
la especificidad de la actividad económica y del centro de
trabajo.
Con la información recogida de esta manera se tendría un
buena caracterización del centro laboral.

11. Medidas de higiene y seguridad de la empresa
Medidas de protección colectiva
Extractores, ventiladores, , aire acondicionado,
aislamientos, mallas de seguridad, atiba, guardas de
seguridad, señalización, extintores, rotación del
personal.

12. Crear medidas de prevención y protección
Salida de los carros de frente para salir en caso de
Emergencia, puertas bamboleantes
hacia fuera entre otros.
Medidas de higiene y seguridad de la empresa
Medidas de protección personal
Protectores de cabeza, ojos, vías respiratorias,
manos, extremidades inferiores, tronco, reducción
tiempo

13. Medidas de higiene y seguridad de la empresa
Medidas de prevención
 Detectar si se hace análisis
de higiene.
 Registrar si se
realiza capacitación permanente,
 información de nuevas
sustancias, equipos
 y de procedimientos peligrosos.

15. ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
• Concepto.
• Alcance de la Técnica.
• Ventajas de su utilización.
• Aplicación de la Técnica.
• Sistemas de graficación de cursogramas.
• Características.
• Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación
más usuales.
• Tendencias modernas para la mejora de procesos.
• Metodología de análisis.
• Manual de procedimeintos.
• Elaboración y presentación.

16. CONCEPTO
• Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial
de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las
tareas que se llevan a cabo en una organización.
• Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
generalmente secuencialmente vinculadas y su método o
forma de ejecución.
• Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado
método.

17. APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA
• Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar información o sistematizar información
relevada “actual o vigente”,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos históricos.

18. SISTEMAS DE GRAFICACIÓN
DE CURSOGRAMAS
• No existe universalidad de criterios respecto
a los sistemas de graficación y existe gran
diversidad de lenguajes.
• Todos los sistemas tienen: símbolos y un
conjunto de reglas. El símbolo es el
elemento o figura que sirve para representar
los hechos que suceden en los
procedimientos.

19. OPERACIÓN
Simboliza toda acción de creación, cambio o adición
de algún elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIÓN
Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operación alguna.
ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de información o el
almacenamiento de objetos.
Símbolos
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE
CURSOGRAMAS

20. Reglas de diagramación:
Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se
relacionan mediante líneas.
• Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si
desviaciones.
• Describir cada paso: breve en columna descripción.
• Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
• Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas.
• Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y
archivos, y también tiempos y distancias establecidas.

21. • La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la
descripción y análisis de problemas de procesamiento de
información.
• Resalta la importancia de la información dentro de los procesos
administrativos.
• Con la información se pueden hacer cinco operaciones:
 Registrar: anotar un dato en un portador de información;
 Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
 Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;
 Computar: obtener un nuevo conocimiento;
 Archivar: guardar información para recuperarla en otro
momento.

22. Símbolos
REGISTRACIÓN
Grabación de información en un portador
COMUNICACIÓN
Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas
Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)
CONTROL
Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida
ARCHIVO
Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificación.

23. Símbolos referidos a los portadores de información
FORMULARIO
Todo portador de información sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecánica o
eléctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrónico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.
( )
CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
otra hoja.

24. Reglas de diagramación:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose en el
encabezamiento nombre de unidad o puesto.
• Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
• No se representan hechos físicos, sino operaciones con la
información.
• El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y
de arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni diagonales.

25. Reglas de diagramación:
•Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debe
formar un codo.
•Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos
graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.
•Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior
del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del símbolo siguiente.
• Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro
del símbolo de registración, los datos que se registran.
•Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del
símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación
sin portador.
1
Nombre,
apellido
domicilio

26. Reglas de diagramación:
•Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
de los datos de un formulario "TODO menos..."
•Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario
y las copias que circulan por la línea del flujo.
F 32/0/1
•Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el
ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.
•Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la
parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
Si se desconoce la cantidad de copias (n).
0: CAJA
•Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.
1: CONTADURÍA
TODO
F 23
RECIBO
0 1
0 1

27. Reglas de diagramación:
•Destrucción de un formulario.
• Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina
la selección.
•Cuando de un control más de dos opciones.
•Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.
•Proceso predefinido, se pone la denominación y si es
necesario los pasos comprendidos.
•Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación
A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético
Precio Total
Precio unitario x
cantidad
¿Cuál es el monto?
Rutina 3
Deudores

28. Símbolos
OPERACIÓN
Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de
información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,
comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detención transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos
de portadores información (formulario y archivos magnéticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos
portadores de información.
DESTRUCCIÓN
Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no
el elemento portador de la misma.

29. Símbolos
ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de acción.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN
Elemento portador de información que se traslada a tráves
de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento físico del elemento portador de información.
La flecha indica el sentido de la circulación.
TOMA DE INFORMACIÓN
Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de información" significa la incorporación de datos al
procedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTOR
Nexo entre procedimientos o procesos.

30. Reglas de diagramación:
• Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a
derecha.
• Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una
unidad funcional.
• Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas
continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de líneas
“puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo,
salida por parte inferior o lateral.
• Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.
• Generación de información impresa: emisión de documentos e
informes: símbolo operación a continuación de símbolo de
formulario.
• Etc.

31. METODOLOGÍA DE ANÁLISIS
• Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los
responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.
• Preguntas:
Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se
hace?, qué sucedería si no se hace?, ...
Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,
por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?,....
Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese
lugar?,....
Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese
momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa
manera?,....

32. METODOLOGÍA DE
ANÁLISIS
• Ese sistema de preguntas permite describir el
procedimiento, realizar su diagnóstico y ver
las posibilidades de mejorarlo.
• Alternativas del análisis:
Eliminar el trabajo innecesario
Combinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.

33. METODOLOGÍA DE
ANÁLISIS
• Algunas deficiencias:
Número excesivo de etapas,
“desandar lo andado”,
falta de unificación,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o anotación,
elevada cantidad de documentos.

34. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar
en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.
• Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos y
puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan.
• Ventajas:
 normatizan y estandarizan la ejecución,
 facilitan la toma de decisiones programadas,
 capacitan al nuevo personal,
 elementos de consulta en caso de duda,
 jefes no participan en decisiones programadas.
• Desventajas:
 enlentecen el trabajo,
 difícil mantenimiento actualizado,
 pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

35. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada
de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas,
procedimientos principales y procedimientos accesorios.
• Contenido:
IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del
procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha
de elaboración, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se
desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las
operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada
operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.
PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar
del portador y las instrucciones del método de llenado.
CURSOGRAMA.

36. TENDENCIAS MODERNAS PARA
LA MEJORA DE PROCESOS
• Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:
 Los manuales son un instrumento de análisis y también el
producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.
 No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma
evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo
actualización permanente, y consultas interactivas del usuario.
 La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos
de mejoramiento administrativo como: la Mejora
Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería.

37. PROCESOS
CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, que tienen el
propósito de agregar valor a los inputs (elementos de
entrada), transformándolos en un grupo de outputs
(elementos de salida; resultados) valiosos para un
cliente.

38. PROCESOS
• Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
• Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
• Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopción del enfoque basado en procesos

39. MAPA DE PROCESOS
Actividad 1.1.1
Sub-proceso 1.1
Sub-proceso 1.n
Actividad 1.1.n
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Proceso 1
–Diferencia entre proceso y procedimiento
•Proceso: “¿Qué se hace?”
•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”

40. GESTIÓN POR PROCESOS
• Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a
través de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan .
• La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos
centrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr la
capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.
PERMITE
• Optimización de los procesos
• Simplificación de los procesos
• Mejora continua de los procesos

41. LA MEJORA CONTINUA
DE PROCESOS ES...
Un proceso sistemático y continuo para conseguir el
mejor producto (bien o servicio) en opinión de los
clientes y con el mínimo costo de recursos.

42. MEJORA CONTINUA DE PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estándar de diagramación que permitan emplear
un lenguaje común y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 42

43. DOCUMENTACIÓN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:
• Identificar y comunicar las características de los
procesos.
• Formar al personal.
• Compartir conocimiento y experiencia.
• Efectuar la medición de los procesos.
• Llevar a cabo auditorías.
• Analizar, revisar y mejorar los procesos.

44. DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa,
observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del
cliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de las
unidades que intervienen en el mismo
PERMITE:
• Ver un proceso o parte de él
• Detectar “cuellos de botella”
• Detectar ausencia o duplicación de controles
• Racionalizar la documentación
• Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
• Determinar la secuencia de los procesos de realización
• Facilitar la elaboración de la documentación
• Otros.

45. EJEMPLOS DE SOFTWARE
DE PROCEDIMIENTOS Y
PROCESOS
• WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información
empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y
documentar procesos de negocios, en forma lógica,
estructurada, y secuencial.
Utilidades:
 Graficación automática de procesos (Flow Charts).
 Descripción resumida de tareas y acceso a documentación
ampliada.
 Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.
 Simulación automática de procesos.
 Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/

46. EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y
PROCESOS
• MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, que
permite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmente
actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base)
dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Selección de personal
http://www.nevant.com/en/metocube.php