Este documento presenta una guía metodológica para documentar la caracterización de los procesos de la Universidad Nacional de Colombia. La guía propone una metodología en 5 etapas: 1) Identificar los macroprocesos de la universidad, 2) Desplegar los macroprocesos en procesos, 3) Documentar la caracterización de cada proceso, 4) Validar la documentación, y 5) Mantener actualizada la documentación. El objetivo es establecer un esquema de gestión por procesos que permita a la universidad cumplir su misión
Este documento presenta la documentación del sistema de gestión de calidad de la empresa Montevital Ltda. de acuerdo con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008. Inicialmente se realizó un diagnóstico de la situación documental existente en la empresa, identificando las necesidades de documentación. Luego, se diseñó el sistema documental basado en un enfoque por procesos, definiendo y relacionando los procesos clave. Finalmente, se elaboró toda la documentación requerida por la norma como manual de calidad, procedim
Este documento presenta una guía metodológica para documentar los procesos de la Universidad Nacional de Colombia. Explica que el objetivo es unificar conceptos sobre gestión por procesos e implementar un esquema metodológico para documentar los procesos. Describe las etapas del método, que incluyen caracterizar el sistema de mejor gestión, identificar los procesos principales, documentarlos y asegurar la mejora continua. El resultado final será tener documentado el sistema de mejora de gestión de la Universidad.
Este documento describe los pasos para caracterizar y documentar los procesos de una institución. Primero se identifican los macroprocesos principales (misionales, estratégicos, de apoyo y de evaluación). Luego, cada macroproceso se descompone en procesos más específicos que cumplen con sus objetivos. Finalmente, cada proceso se documenta describiendo sus elementos clave como proveedores, entradas, salidas y clientes. El objetivo es mejorar de manera continua mediante la gestión sistemática de todos los procesos de la institución
Este documento describe los requisitos para el control de la producción y prestación del servicio según la norma ISO 9001:2015. Requiere que las organizaciones implementen condiciones controladas para la producción que incluyan la disponibilidad de información documentada, actividades de seguimiento y medición, y el uso adecuado de recursos. También requiere la identificación y trazabilidad de los productos, el cuidado de la propiedad del cliente, la preservación de los productos y las actividades posteriores a la entrega cuando sea necesario.
El documento proporciona información sobre los manuales de calidad, incluyendo su propósito, contenido y estructura. Explica que un manual de calidad describe el sistema de gestión de calidad de una organización y cómo cumple con los requisitos de calidad. Detalla las secciones que deben incluirse como la política de calidad, descripción de procesos, responsabilidades y una guía de cómo elaborar y mantener el manual.
Este documento resume la sección 7.1 Recursos de la Norma ISO 9001:2015. Explica que la organización debe determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad, incluyendo personas, infraestructura, ambiente de trabajo y recursos de seguimiento y medición. También debe considerar sus capacidades internas y qué recursos necesita obtener de proveedores externos. La organización es responsable de asegurar la competencia de su personal y proporcionar la información y conocimientos necesarios para el desempeño efect
NORMA DE AUDITORIA SISTEMA DE GESTION iso 19011Jersey Ampuero
La norma ISO 19011 establece directrices para la auditoría de sistemas de gestión. Se actualizó en 2011 para alinearla con la norma ISO/IEC 17021 sobre requisitos para organismos de certificación. La ISO 19011 cubre principios de auditoría, gestión de programas de auditoría, actividades de auditoría y competencia de auditores. La ISO/IEC 17021 se enfoca en requisitos para organismos de certificación que realizan auditorías de tercera parte. Ambas normas buscan mejorar la calidad y consistencia de las auditorías de sistemas
Este documento establece los procedimientos para garantizar que el personal de R. S. ROTH sea competente, incluyendo la contratación, inducción, capacitación, evaluación y actualización de competencias del personal. El Jefe de Recursos Humanos es responsable de establecer e implementar estas actividades y el Gerente General aprueba la contratación de nuevo personal y los planes de capacitación.
Este documento presenta la documentación del sistema de gestión de calidad de la empresa Montevital Ltda. de acuerdo con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008. Inicialmente se realizó un diagnóstico de la situación documental existente en la empresa, identificando las necesidades de documentación. Luego, se diseñó el sistema documental basado en un enfoque por procesos, definiendo y relacionando los procesos clave. Finalmente, se elaboró toda la documentación requerida por la norma como manual de calidad, procedim
Este documento presenta una guía metodológica para documentar los procesos de la Universidad Nacional de Colombia. Explica que el objetivo es unificar conceptos sobre gestión por procesos e implementar un esquema metodológico para documentar los procesos. Describe las etapas del método, que incluyen caracterizar el sistema de mejor gestión, identificar los procesos principales, documentarlos y asegurar la mejora continua. El resultado final será tener documentado el sistema de mejora de gestión de la Universidad.
Este documento describe los pasos para caracterizar y documentar los procesos de una institución. Primero se identifican los macroprocesos principales (misionales, estratégicos, de apoyo y de evaluación). Luego, cada macroproceso se descompone en procesos más específicos que cumplen con sus objetivos. Finalmente, cada proceso se documenta describiendo sus elementos clave como proveedores, entradas, salidas y clientes. El objetivo es mejorar de manera continua mediante la gestión sistemática de todos los procesos de la institución
Este documento describe los requisitos para el control de la producción y prestación del servicio según la norma ISO 9001:2015. Requiere que las organizaciones implementen condiciones controladas para la producción que incluyan la disponibilidad de información documentada, actividades de seguimiento y medición, y el uso adecuado de recursos. También requiere la identificación y trazabilidad de los productos, el cuidado de la propiedad del cliente, la preservación de los productos y las actividades posteriores a la entrega cuando sea necesario.
El documento proporciona información sobre los manuales de calidad, incluyendo su propósito, contenido y estructura. Explica que un manual de calidad describe el sistema de gestión de calidad de una organización y cómo cumple con los requisitos de calidad. Detalla las secciones que deben incluirse como la política de calidad, descripción de procesos, responsabilidades y una guía de cómo elaborar y mantener el manual.
Este documento resume la sección 7.1 Recursos de la Norma ISO 9001:2015. Explica que la organización debe determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad, incluyendo personas, infraestructura, ambiente de trabajo y recursos de seguimiento y medición. También debe considerar sus capacidades internas y qué recursos necesita obtener de proveedores externos. La organización es responsable de asegurar la competencia de su personal y proporcionar la información y conocimientos necesarios para el desempeño efect
NORMA DE AUDITORIA SISTEMA DE GESTION iso 19011Jersey Ampuero
La norma ISO 19011 establece directrices para la auditoría de sistemas de gestión. Se actualizó en 2011 para alinearla con la norma ISO/IEC 17021 sobre requisitos para organismos de certificación. La ISO 19011 cubre principios de auditoría, gestión de programas de auditoría, actividades de auditoría y competencia de auditores. La ISO/IEC 17021 se enfoca en requisitos para organismos de certificación que realizan auditorías de tercera parte. Ambas normas buscan mejorar la calidad y consistencia de las auditorías de sistemas
Este documento establece los procedimientos para garantizar que el personal de R. S. ROTH sea competente, incluyendo la contratación, inducción, capacitación, evaluación y actualización de competencias del personal. El Jefe de Recursos Humanos es responsable de establecer e implementar estas actividades y el Gerente General aprueba la contratación de nuevo personal y los planes de capacitación.
Este documento introduce el sistema de gestión de calidad ISO 9001. Brevemente describe a ISO como una organización internacional de estandarización y explica que actualmente hay más de un millón de certificados ISO 9001 en todo el mundo. También resume los principales componentes de un sistema de gestión de calidad ISO 9001 como establecer la política y objetivos de calidad, gestionar procesos y recursos, y mejora continua.
Este documento presenta un manual de calidad para una empresa constructora. Incluye secciones sobre el índice, uso del manual, introducción a la empresa, sistema de gestión de calidad, responsabilidad de la dirección, política y objetivos de calidad. El manual describe el alcance del sistema de gestión de calidad de la empresa y los requisitos para la documentación, control de documentos y registros relacionados con la calidad.
La serie ISO 9000 define estándares internacionales para sistemas de gestión de calidad que ayudan a las empresas a gestionar la calidad de manera eficaz. Estos sistemas requieren documentación de procesos, responsabilidades claras, mejora continua y auditorías para garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad. La alta dirección debe comprometerse con la implementación efectiva de estos sistemas para obtener sus beneficios.
El documento presenta una capacitación sobre la interpretación de la norma ISO 9001-2015. Explica los objetivos estructura de la norma, incluyendo conceptos fundamentales como enfoque al cliente, liderazgo, mejora continua y gestión por procesos. También define términos clave como calidad, sistema de gestión de la calidad, partes interesadas y ciclo PDCA. Finalmente, describe la relación entre ISO 9001 y otras normas de gestión de la calidad.
Este documento describe las etapas clave del proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad, incluyendo la decisión de iniciar el proyecto, la revisión gerencial inicial, el direccionamiento estratégico, la planificación directiva y operacional, la implementación del sistema, la verificación, revisión y auditoría, y la mejora continua. El objetivo general es establecer un sistema estructurado para garantizar la calidad en los productos y procesos de una organización.
Entrenamiento de control de no conformidad acciones correctivas preventivas y...consorciolineauno
Este documento describe el sistema para controlar las no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora continua en CLU. Explica los conceptos clave, el proceso para identificar y registrar no conformidades, definir y verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, e identificar oportunidades de mejora. El objetivo final es mejorar los procesos mediante el tratamiento adecuado de las no conformidades y la prevención de futuros problemas.
La norma ISO 9001:2015 tiene como objetivos principales mantener la aplicabilidad de la norma en cualquier tipo de organización, fomentar la alineación con otras normas de sistemas de gestión de ISO y adaptar la norma a la realidad actual de las organizaciones. La revisión se basa en el Anexo SL de ISO, que establece una estructura común para todas las normas de sistemas de gestión. La nueva estructura consta de 10 capítulos y se basa en un enfoque de gestión por procesos y en el ciclo PH
El documento proporciona una introducción a la Norma ISO 9000:2000 como un sistema de gestión de calidad. Explica que la norma se basa en ocho principios de calidad e incluye requisitos para la responsabilidad de la dirección, gestión de recursos, realización del producto, medición, análisis y mejora. El beneficio principal de implementar la norma es ordenar estratégicamente a la organización y crear una base sólida para incorporar futuras innovaciones orientadas a mejorar la satisfacción del cliente.
El documento describe los requisitos para un sistema de gestión de mediciones, incluyendo establecer procesos de medición y controlar equipos de medición. También cubre responsabilidades de la dirección, gestión de recursos, confirmación metrológica, análisis e mejora. El objetivo es mejorar la confianza en mediciones a través de procesos documentados, equipos calibrados, y cumplimiento de requisitos.
El documento describe la evolución del Supply Chain Management (SCM) a través de los años y las regiones. Explica que mientras las compañías en Estados Unidos y Europa se enfocan en integrar procesos internos y sincronizar la cadena de suministro, las compañías en Latinoamérica aún se enfocan en optimizar procesos internos. También destaca que el SCM maximiza la rentabilidad cuando la cadena de suministro está integrada, configurada y administrada de manera sincronizada.
Este documento proporciona antecedentes históricos sobre la evaluación del desempeño, desde la Edad Media hasta principios del siglo XX. Explica que un programa efectivo de evaluación requiere establecer normas claras de desempeño, decidir quién evaluará, considerar factores que influyen en el desempeño, y apegarse a lineamientos legales. Concluye que las evaluaciones son necesarias para medir contribuciones, pero deben realizarse correctamente con capacitación y retroalimentación.
Este documento describe las etapas para el levantamiento de procesos en una institución. Inicia con la formación de un equipo interdisciplinario y la planificación del trabajo. Luego se identifican los usuarios, procesos y marco estratégico de la institución. Los procesos se clasifican en estratégicos, claves y de apoyo. Finalmente, se describe cada proceso, procedimiento y actividad.
Este documento describe un entrenamiento de 16 horas sobre acciones correctivas y preventivas. El objetivo es desarrollar la capacidad de implementar este tipo de acciones a través de análisis de causas, herramientas de calidad y solución de problemas. El contenido incluye conceptos generales de calidad, términos relacionados a no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Incluye talleres prácticos sobre estas temáticas.
Este documento describe el proceso de gestión humana de una empresa. El proceso incluye actividades como la determinación del perfil de puestos, la selección y contratación de personal, la inducción, la evaluación del desempeño y del clima laboral, y la formación continua. El objetivo es garantizar el nivel de competencia de los empleados para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.
Este documento presenta los requisitos de un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001-2015. Explica los 10 principales requisitos que incluyen el contexto de la organización, liderazgo, planificación, soporte, operación, evaluación de desempeño y mejora. También menciona la importancia de establecer y aplicar procesos para la mejora continua del sistema de gestión y satisfacer las necesidades de las partes interesadas.
Este documento presenta diferentes métodos y técnicas de capacitación y desarrollo, incluyendo capacitación en el puesto, conferencias, técnicas audiovisuales, simulaciones y aprendizaje programado. También describe métodos para evaluar las necesidades de capacitación como estudios de actitud, entrevistas a trabajadores, observación de la conducta, evaluación del desempeño y pruebas de habilidades. El objetivo general es proporcionar a los empleados las habilidades necesarias para realizar sus trabajos de manera efectiva y prepar
Este documento establece el procedimiento para identificar, analizar e implementar acciones correctivas que eliminen las causas de incumplimientos o no conformidades en el Sistema de Gestión de Calidad del Municipio de Titiribí. El procedimiento incluye 11 actividades como identificar la no conformidad, determinar sus causas, establecer acciones, ejecutarlas, realizar seguimiento y cerrar el caso una vez se verifique que se eliminaron las causas. Los responsables de cada proceso deben aplicar el procedimiento y registrar la información en los formatos
Este documento presenta una guía para la identificación y análisis de los procesos de la Universidad de Málaga. Explica las fases del proceso, incluyendo la constitución de un grupo de mejora, la definición de misión y visión, la identificación de grupos de interés, la elaboración de un mapa de procesos, y la identificación e indicadores clave. El objetivo final es mejorar los procesos y servicios de la universidad mediante el enfoque en procesos y la participación de todas las partes interesadas.
El objetivo de esta presentación es proveer un esquema para llevar el enfoque a procesos en los sistemas de gestión de la calidad, con ello se busca desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos del cliente.
Este documento presenta una guía metodológica para documentar los procesos de la Universidad Nacional de Colombia como parte de su Sistema de Mejor Gestión (SIMEGE). La guía explica que el primer paso es identificar los macroprocesos de la Universidad y luego documentar cada proceso mediante la caracterización de sus actividades, interacciones y flujos de información. Finalmente, la guía establece que siguiendo esta metodología se podrá asegurar la mejora continua en la gestión de la Universidad.
Semana 6 analisis estrategico de la empresa ii trabajo grupal finalAugusto Javes Sanchez
El documento presenta una introducción general sobre conceptos clave de administración empresarial como empresa, empresario, gerencia, gestión empresarial, proceso administrativo y técnicas de gestión. Luego describe brevemente cada una de las técnicas de gestión como análisis estratégico, gestión organizacional, gestión de marketing, gestión de tecnologías de información, gestión financiera, gestión de recursos humanos, gestión de logística y gestión ambiental. Finalmente, presenta conceptos sobre estructura y procedimientos administrativos y los
Este documento introduce el sistema de gestión de calidad ISO 9001. Brevemente describe a ISO como una organización internacional de estandarización y explica que actualmente hay más de un millón de certificados ISO 9001 en todo el mundo. También resume los principales componentes de un sistema de gestión de calidad ISO 9001 como establecer la política y objetivos de calidad, gestionar procesos y recursos, y mejora continua.
Este documento presenta un manual de calidad para una empresa constructora. Incluye secciones sobre el índice, uso del manual, introducción a la empresa, sistema de gestión de calidad, responsabilidad de la dirección, política y objetivos de calidad. El manual describe el alcance del sistema de gestión de calidad de la empresa y los requisitos para la documentación, control de documentos y registros relacionados con la calidad.
La serie ISO 9000 define estándares internacionales para sistemas de gestión de calidad que ayudan a las empresas a gestionar la calidad de manera eficaz. Estos sistemas requieren documentación de procesos, responsabilidades claras, mejora continua y auditorías para garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad. La alta dirección debe comprometerse con la implementación efectiva de estos sistemas para obtener sus beneficios.
El documento presenta una capacitación sobre la interpretación de la norma ISO 9001-2015. Explica los objetivos estructura de la norma, incluyendo conceptos fundamentales como enfoque al cliente, liderazgo, mejora continua y gestión por procesos. También define términos clave como calidad, sistema de gestión de la calidad, partes interesadas y ciclo PDCA. Finalmente, describe la relación entre ISO 9001 y otras normas de gestión de la calidad.
Este documento describe las etapas clave del proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad, incluyendo la decisión de iniciar el proyecto, la revisión gerencial inicial, el direccionamiento estratégico, la planificación directiva y operacional, la implementación del sistema, la verificación, revisión y auditoría, y la mejora continua. El objetivo general es establecer un sistema estructurado para garantizar la calidad en los productos y procesos de una organización.
Entrenamiento de control de no conformidad acciones correctivas preventivas y...consorciolineauno
Este documento describe el sistema para controlar las no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora continua en CLU. Explica los conceptos clave, el proceso para identificar y registrar no conformidades, definir y verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, e identificar oportunidades de mejora. El objetivo final es mejorar los procesos mediante el tratamiento adecuado de las no conformidades y la prevención de futuros problemas.
La norma ISO 9001:2015 tiene como objetivos principales mantener la aplicabilidad de la norma en cualquier tipo de organización, fomentar la alineación con otras normas de sistemas de gestión de ISO y adaptar la norma a la realidad actual de las organizaciones. La revisión se basa en el Anexo SL de ISO, que establece una estructura común para todas las normas de sistemas de gestión. La nueva estructura consta de 10 capítulos y se basa en un enfoque de gestión por procesos y en el ciclo PH
El documento proporciona una introducción a la Norma ISO 9000:2000 como un sistema de gestión de calidad. Explica que la norma se basa en ocho principios de calidad e incluye requisitos para la responsabilidad de la dirección, gestión de recursos, realización del producto, medición, análisis y mejora. El beneficio principal de implementar la norma es ordenar estratégicamente a la organización y crear una base sólida para incorporar futuras innovaciones orientadas a mejorar la satisfacción del cliente.
El documento describe los requisitos para un sistema de gestión de mediciones, incluyendo establecer procesos de medición y controlar equipos de medición. También cubre responsabilidades de la dirección, gestión de recursos, confirmación metrológica, análisis e mejora. El objetivo es mejorar la confianza en mediciones a través de procesos documentados, equipos calibrados, y cumplimiento de requisitos.
El documento describe la evolución del Supply Chain Management (SCM) a través de los años y las regiones. Explica que mientras las compañías en Estados Unidos y Europa se enfocan en integrar procesos internos y sincronizar la cadena de suministro, las compañías en Latinoamérica aún se enfocan en optimizar procesos internos. También destaca que el SCM maximiza la rentabilidad cuando la cadena de suministro está integrada, configurada y administrada de manera sincronizada.
Este documento proporciona antecedentes históricos sobre la evaluación del desempeño, desde la Edad Media hasta principios del siglo XX. Explica que un programa efectivo de evaluación requiere establecer normas claras de desempeño, decidir quién evaluará, considerar factores que influyen en el desempeño, y apegarse a lineamientos legales. Concluye que las evaluaciones son necesarias para medir contribuciones, pero deben realizarse correctamente con capacitación y retroalimentación.
Este documento describe las etapas para el levantamiento de procesos en una institución. Inicia con la formación de un equipo interdisciplinario y la planificación del trabajo. Luego se identifican los usuarios, procesos y marco estratégico de la institución. Los procesos se clasifican en estratégicos, claves y de apoyo. Finalmente, se describe cada proceso, procedimiento y actividad.
Este documento describe un entrenamiento de 16 horas sobre acciones correctivas y preventivas. El objetivo es desarrollar la capacidad de implementar este tipo de acciones a través de análisis de causas, herramientas de calidad y solución de problemas. El contenido incluye conceptos generales de calidad, términos relacionados a no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Incluye talleres prácticos sobre estas temáticas.
Este documento describe el proceso de gestión humana de una empresa. El proceso incluye actividades como la determinación del perfil de puestos, la selección y contratación de personal, la inducción, la evaluación del desempeño y del clima laboral, y la formación continua. El objetivo es garantizar el nivel de competencia de los empleados para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.
Este documento presenta los requisitos de un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001-2015. Explica los 10 principales requisitos que incluyen el contexto de la organización, liderazgo, planificación, soporte, operación, evaluación de desempeño y mejora. También menciona la importancia de establecer y aplicar procesos para la mejora continua del sistema de gestión y satisfacer las necesidades de las partes interesadas.
Este documento presenta diferentes métodos y técnicas de capacitación y desarrollo, incluyendo capacitación en el puesto, conferencias, técnicas audiovisuales, simulaciones y aprendizaje programado. También describe métodos para evaluar las necesidades de capacitación como estudios de actitud, entrevistas a trabajadores, observación de la conducta, evaluación del desempeño y pruebas de habilidades. El objetivo general es proporcionar a los empleados las habilidades necesarias para realizar sus trabajos de manera efectiva y prepar
Este documento establece el procedimiento para identificar, analizar e implementar acciones correctivas que eliminen las causas de incumplimientos o no conformidades en el Sistema de Gestión de Calidad del Municipio de Titiribí. El procedimiento incluye 11 actividades como identificar la no conformidad, determinar sus causas, establecer acciones, ejecutarlas, realizar seguimiento y cerrar el caso una vez se verifique que se eliminaron las causas. Los responsables de cada proceso deben aplicar el procedimiento y registrar la información en los formatos
Este documento presenta una guía para la identificación y análisis de los procesos de la Universidad de Málaga. Explica las fases del proceso, incluyendo la constitución de un grupo de mejora, la definición de misión y visión, la identificación de grupos de interés, la elaboración de un mapa de procesos, y la identificación e indicadores clave. El objetivo final es mejorar los procesos y servicios de la universidad mediante el enfoque en procesos y la participación de todas las partes interesadas.
El objetivo de esta presentación es proveer un esquema para llevar el enfoque a procesos en los sistemas de gestión de la calidad, con ello se busca desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos del cliente.
Este documento presenta una guía metodológica para documentar los procesos de la Universidad Nacional de Colombia como parte de su Sistema de Mejor Gestión (SIMEGE). La guía explica que el primer paso es identificar los macroprocesos de la Universidad y luego documentar cada proceso mediante la caracterización de sus actividades, interacciones y flujos de información. Finalmente, la guía establece que siguiendo esta metodología se podrá asegurar la mejora continua en la gestión de la Universidad.
Semana 6 analisis estrategico de la empresa ii trabajo grupal finalAugusto Javes Sanchez
El documento presenta una introducción general sobre conceptos clave de administración empresarial como empresa, empresario, gerencia, gestión empresarial, proceso administrativo y técnicas de gestión. Luego describe brevemente cada una de las técnicas de gestión como análisis estratégico, gestión organizacional, gestión de marketing, gestión de tecnologías de información, gestión financiera, gestión de recursos humanos, gestión de logística y gestión ambiental. Finalmente, presenta conceptos sobre estructura y procedimientos administrativos y los
Elaboración de manuales de normas y procedimientosargenisr81
El documento presenta los lineamientos para la elaboración de manuales de normas y procedimientos en el Ministerio de Educación Superior de Venezuela. Se describen las acciones emprendidas como solicitar un inventario de manuales existentes y diseñar una guía técnica. El objetivo del taller es crear conciencia sobre la importancia de documentar los procesos organizacionales y brindar apoyo a las dependencias del Ministerio en la elaboración de sus manuales.
Este documento provee instrucciones para la elaboración de manuales de procedimientos y funciones. Define procesos, procedimientos y la diferencia entre ambos. Explica los objetivos, políticas, componentes y contenido de los manuales de procedimientos. Además, describe las técnicas para realizar el levantamiento de los procedimientos.
Este documento proporciona definiciones e instrucciones para la elaboración de manuales de procedimientos. Explica que un procedimiento describe de manera ordenada las actividades involucradas en un proceso. Además, destaca que los manuales deben incluir la descripción detallada de cada paso de un procedimiento, así como la identificación de los responsables y la documentación requerida. Finalmente, señala que los manuales son herramientas útiles para todos los empleados de una organización.
Este documento proporciona instrucciones para la elaboración de manuales de procedimientos y funciones. Define procesos, procedimientos y la diferencia entre ellos. Explica que un manual de procedimientos describe de forma ordenada las actividades y responsabilidades de cada área de una empresa. Además, provee definiciones de términos clave como política, norma y reglamento, e incluye información sobre los componentes, objetivos y usos de los manuales de procedimientos.
Este documento provee instrucciones para la elaboración de manuales de procedimientos y funciones. Define procesos, procedimientos y la diferencia entre ambos. Explica los objetivos, políticas, componentes y contenido de los manuales de procedimientos. Además, describe las técnicas para realizar el levantamiento de los procedimientos.
Sistemas y Procedimientos Administrativossolracoznofla
Este documento describe los sistemas y procedimientos administrativos en una organización. Define sistemas como un conjunto de elementos relacionados que trabajan juntos para lograr un objetivo común, y procedimientos como el método para ejecutar una tarea. Explica que los sistemas y procedimientos administrativos optimizan los métodos y recursos de una organización. Finalmente, concluye que la auditoría administrativa es una herramienta importante para examinar y mejorar la administración de una organización.
Este documento presenta la capacitación del Modelo Estándar de Control Interno MECI - 2014. La capacitación se llevará a cabo del 27 al 29 de octubre de 2015 en Villavicencio y tiene como objetivo presentar elementos normativos, conceptuales y metodológicos relacionados con la actualización del MECI 2014. La metodología incluye sesiones que cubren temas como el marco legal, generalidades del MECI, roles y responsabilidades, y estructura del MECI. El MECI proporciona una estruct
Este documento describe el enfoque basado en procesos para la gestión de calidad. Explica que los procesos son conjuntos de actividades relacionadas que transforman las entradas en resultados. Señala que identificar y describir los procesos clave de una organización permite gestionarlos de forma más eficiente para lograr los resultados deseados. También destaca la importancia de medir los resultados de los procesos para mejorarlos continuamente.
El documento provee instrucciones para la elaboración de manuales de control interno en las entidades. Explica que estos manuales deben contener de forma ordenada los procedimientos, responsabilidades e información de todas las áreas. Deben identificar quién, cuándo, cómo y por qué de cada paso de los procedimientos. Los manuales ayudan a cumplir los objetivos de las entidades de manera eficiente y con controles adecuados.
Procesos y procedimientos de la unidad administrativaLORENAJUYAR
El documento describe los manuales de procedimientos administrativos y su importancia para documentar las funciones y procesos de una unidad administrativa. Explica que los manuales describen las actividades, responsabilidades, flujos de trabajo y formularios necesarios para llevar a cabo los procesos de manera ordenada y eficiente. También establecen objetivos como facilitar la inducción de nuevo personal, evaluaciones y auditorías.
El documento describe los pasos para implementar un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001. Explica 15 etapas que incluyen analizar la situación actual, mapear los procesos, documentar la política y plan de calidad, elaborar procedimientos, capacitar al personal, realizar auditorías internas y externas, y certificar el sistema para su mejora continua.
El documento describe los principios del enfoque basado en procesos para la gestión de la calidad. Explica que este enfoque implica identificar y describir los procesos de una organización, así como realizar un seguimiento de los resultados para mejorar los procesos. También describe 12 cambios paradigmáticos necesarios en la calidad, como un enfoque en el cliente, participación activa del personal, cultura de calidad, y procesos ligeros y eficientes.
Apa lunes manual de procesos y procedimientos comercializadora inversiones pr...OTUOFICINA
Este documento presenta el manual de procesos y procedimientos de la empresa comercializadora INVERSIONES PRODMERCAR SAS. Describe la estructura organizacional de la empresa, define conceptos clave y justifica la necesidad de implementar el manual para mejorar la organización y calidad del servicio. Además, establece los objetivos generales y específicos de diseñar e implementar el manual, el cual normalizará los procesos administrativos para un mejor entendimiento y funcionamiento de la empresa.
PRESENTACIÓN SEDENA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y MATRICES DE RIESGOS..pptxRodriguezJoseph2
Este documento presenta lineamientos generales para la elaboración de manuales de procedimientos en el sector público hondureño. Explica que un manual de procedimientos describe de forma ordenada y sistemática las actividades y responsabilidades de un área específica de una institución, con el fin de establecer claramente los pasos a seguir para cada proceso. Luego, detalla la estructura sugerida para un manual, incluyendo secciones como portada, tabla de contenido, objetivos, alcance, marco legal, políticas, responsables, insumos, productos,
El documento describe tres tipos de manuales administrativos: el Manual de Funciones, el Manual de Procesos y Procedimientos, y el Manual de Calidad. El Manual de Funciones documenta los puestos de trabajo y funciones de la organización. El Manual de Procesos y Procedimientos describe las actividades y responsabilidades involucradas en los procesos administrativos. El Manual de Calidad especifica la política y objetivos de calidad de una empresa y recopila las normas y procedimientos para asegurar la calidad de los productos y servicios.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud. Define los pasos para la identificación, creación, modificación y anulación de documentos, así como las responsabilidades de cada área. Asimismo, presenta la estructura jerárquica de los documentos del sistema, compuesta por 4 niveles que van desde la normatividad legal hasta los procesos y procedimientos específicos.
Este documento describe varios tipos de manuales organizacionales como departamentales, de organización, de procedimientos, de política, múltiples, de finanzas, de calidad y de sistema. Explica que los manuales departamentales establecen las normas para cada departamento, mientras que los manuales de organización contienen información sobre la estructura, funciones y responsabilidades de una organización. También destaca la importancia de utilizar una buena metodología de diseño e implementación para los manuales organizacionales.
Este documento presenta los objetivos, conceptos y lineamientos para el desarrollo de un manual de procedimientos administrativos para la unidad administrativa de una organización. Explica los conceptos clave de procesos, procedimientos y tareas, y proporciona detalles sobre la estructura y contenido recomendados para el manual, incluida la identificación, definición de conceptos, diagramas de flujo, responsabilidades y recomendaciones para la actualización.
Similar a Guia basica para documentar procesos version pdf (20)
En la ciudad de Pasto, estamos revolucionando el acceso a microcréditos y la formalización de microempresarios informales con nuestra aplicación CrediAvanza. Nuestro objetivo es empoderar a los emprendedores locales proporcionándoles una plataforma integral que facilite el acceso a servicios financieros y asesoría profesional.
Business Plan -rAIces - Agro Business Techjohnyamg20
Innovación y transparencia se unen en un nuevo modelo de negocio para transformar la economia popular agraria en una agroindustria. Facilitamos el acceso a recursos crediticios, mejoramos la calidad de los productos y cultivamos un futuro agrícola eficiente y sostenible con tecnología inteligente.
José Luis Jiménez Rodríguez
Junio 2024.
“La pedagogía es la metodología de la educación. Constituye una problemática de medios y fines, y en esa problemática estudia las situaciones educativas, las selecciona y luego organiza y asegura su explotación situacional”. Louis Not. 1993.
Soluciones Examen de Selectividad. Geografía junio 2024 (Convocatoria Ordinar...Juan Martín Martín
Criterios de corrección y soluciones al examen de Geografía de Selectividad (EvAU) Junio de 2024 en Castilla La Mancha.
Soluciones al examen.
Convocatoria Ordinaria.
Examen resuelto de Geografía
conocer el examen de geografía de julio 2024 en:
https://blogdegeografiadejuan.blogspot.com/2024/06/soluciones-examen-de-selectividad.html
http://blogdegeografiadejuan.blogspot.com/
1. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 1 de 21
GUÍA BÁSICA
PARA DOCUMENTAR CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
2. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 2 de 21
PRESENTACIÓN
El UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, es un conjunto de políticas, estrategias,
metodologías, técnicas y mecanismos para mejorar la gestión y el manejo de los
recursos de manera que se fortalezca la capacidad administrativa y el desempeño de
la Universidad Nacional de Colombia.
Con el SIMEGE la Universidad como parte del Estado, proporciona una estructura
para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación institucional, con el fin de
orientarla hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, dando un enfoque lógico
y racional a la gestión para lograr la calidad de la misma, al ser coherente y mejorar
las prácticas de trabajo, los productos y los servicios de manera que satisfagan las
necesidades de sus usuarios.
El SIMEGE contempla 5 fases para su implementación, la tercera de ellas validación
con lo normativo que implica organizar y ejecutar el levantamiento e implementación
de procesos seleccionados lo que incluye definir métodos, especificaciones,
directrices, responsabilidades, autoridades, perfiles y flujos de información requeridos
para cumplir con las actividades y ejecutar las tareas de la institución y elaborar con
base en ellos mapas de riesgo.
Dicha tarea requiere la unificación de conceptos en torno al tema de los procesos
institucionales, además de la definición de un esquema metodológico que establezca
la ruta de acción para lograr los resultados esperados, por lo que se hace necesario
estructurar el presente documento que fija dichas directrices y establece las tareas
requeridas para cumplirlas.
3. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 3 de 21
1. OBJETIVO DE LA GUIA
Unificar semánticamente los conceptos que guían la implementación de un esquema
de gestión por procesos en la Universidad Nacional de Colombia y establecer una
orientación metodológica que facilite el ejercicio de documentar sus procesos y
procedimientos.
2. ALCANCE
Aplica para la documentación de todos los procesos y procedimientos de la
Universidad en sus diferentes dependencias, sedes (NODOS) u otras formas de
organización interna.
La presente guía establecerá el esquema metodológico y apoyará su aplicación a
través de un ejemplo práctico con un proceso determinado.
3. DEFINICIONES
3.1Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las
características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del
mismo.
3.2Desplegar: Desdoblar, extender lo que está plegado. Aclarar y hacer patente lo
que estaba agregado o subsumido.
3.3Documento: Información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro,
especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El
medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra
patrón o una combinación de estos.
3.4Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o
sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los
procesos o la documentación de los mismos.
3.5Interacción de procesos: Medios con los que se relaciona y comunica un proceso.
Documentos, registros, recursos o materiales.
3.6Macroproceso: Propósito, función o servicio de una entidad o dependencia,
generalmente establecido por la norma de creación de la misma. En general los
4. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 4 de 21
macroprocesos recogen un conjunto de procesos que permiten alcanzar el
resultado propuesto.
3.7Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.
3.8Procedimiento: Documento que describe la forma especifica de llevar a cabo un
proceso y las características de la misma, definen el quien hace que, como,
porque, cuando y donde.
3.9Requisito: necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.
3.10 Secuencia: Continuidad, sucesión ordenada. Serie o sucesión de cosas que
guardan entre sí cierta relación.
3.11 Subproceso: Etapa de un proceso.
4. NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA
Tipo de documento Titulo del documento
Origen
Externa Interna
Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, artículo
2 literal a). Proteger los recursos de la organización, buscando su
adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. Artículo 2
literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que
puedan afectar el logro de los objetivos.
X
Ley 489 de 1998 Estatuto básico de Organización y funcionamiento de la administración
pública. X
Decreto 2145 de
1999
Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno
de las Entidades y Organismos de la Administración pública del orden
nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado
parcialmente por el Decreto 2593 del 2000.
X
Directiva
presidencial 09 de
1999
Lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la
corrupción.
X
Decreto 1537 de
2001
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a
elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control
interno de las entidades y organismos del Estado. Cuarto parágrafo. Son
objetivos del sistema de control interno (…) definir y aplicar medidas para
prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones… Artículo 3. El rol
que deben desempeñar las oficinas de control interno (…) se enmarca en
cinco tópicos (…) valoración de riesgos. Artículo 4. Administración de
riesgos. Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control
interno en las entidades publicas (…).
X
5. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 5 de 21
Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. X
Decreto 4110 de
2005
Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica
de calidad en la gestión pública. X
Decreto 1599 de
2005
Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado
Colombiano X
5. METODOLOGÍA
CARACTERIZAR Y DOCUMENTAR EL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA
INSTITUCION
Asegurar la mejora continua de una institución exige establecer, documentar,
implementar y mantener un sistema integral de gestión o de mejor gestión, como se
ha denominado dentro de la Universidad en particular.
El punto de inicio del plan es caracterizar dicho sistema para lo cual es necesario
identificar y documentar los procesos que le permiten cumplir la misión que se le ha
asignado a la institución; el presente documento establece una guía metodológica
para adelantar dicha caracterización, tal como lo muestra la figura siguiente:
FIGURA 1 - Esquema metodológico para caracterizar y documentar el SIMEGE
6. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 6 de 21
Como vemos las etapas de implementación son secuenciales, complementarias y
lógicas y responden a una razón simple, desdoblar, de lo general a lo particular, la
cadena de actividades que permiten el cumplimiento de la misión encomendada a la
institución, veamos en detalle como adelantar cada etapa y el producto esperado para
la misma.
5.1IDENTIFICAR EL MAPA DE PROCESOS O MODELO DE OPERACION
La primera tarea para implementar de manera efectiva un sistema de gestión es
definir el estándar organizacional que soporta la operación de la Universidad,
armonizando con enfoque sistémico la visión y la misión institucional y las actividades
que a partir de sus interacciones o secuencia permiten la transformación de unos
insumos en un servicio que cumpla los objetivos de la institución y los requerimientos
de las diferentes partes interesadas, estudiantes, profesores, servidores, etc.
PASO 1. Definir los Macroprocesos
El primer paso es identificar de manera gráfica la red de procesos de la Universidad a
nivel de macroproceso o función.
MACROPROCESO: Propósito, función o servicio de una entidad
o dependencia, generalmente establecido por la norma de
creación de la misma.
En general los macroprocesos recogen un conjunto de procesos
que permiten alcanzar el resultado propuesto por la institución.
Las instituciones de manera general cuentan con cuatro tipos o niveles de
macroprocesos: misionales, estratégicos, apoyo y evaluación, igual de importantes y
necesarios, veamos en detalle de que se ocupa cada uno:
Misionales: la razón de ser de la institución, para lo que fue creada y que permite
su sostenibilidad en el tiempo.
Estratégicos: establecen políticas, estrategias y líneas de acción generales para la
supervivencia o mejor organización de la entidad y de los demás procesos.
7. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 7 de 21
Apoyo: proveen los recursos necesarios para el bien andar de los demás
procesos institucionales.
Evaluación: determinan o permiten el análisis del desempeño del sistema y de la
institución como un todo.
EJEMPLO:
Del análisis de la normatividad vigente, de la plataforma estratégica de la Universidad, del contexto externo e interno y de la
forma de operar actualmente, se identifican claramente los cuatro niveles de macroprocesos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y
Evaluación, en cada nivel se hace el análisis frente a la definición de lo que es un macroprocesos y se identifica la red de
macroprocesos de la institución como se ve en el siguiente diagrama:
MAPA DE MACROPROCESOSMAPA DE MACROPROCESOS
UNIVERSIDAD NACIONALUNIVERSIDAD NACIONAL
Bienestar
Universitario
Gestión de Desarrollo
Tecnológico
e innovación
Gestión de Sistemas
de Información
Gestión Jurídica
y Legal
Gestión
Financiera
Planeación
Gestión de Bibliotecas
Gestión de Apoyo
a la Docencia/Formación
Gestión de Recursos
Físicos
Gestión
Administrativa
Análisis y Mejora (Auto)Evaluación y Auditoría
Formación Investigación Extensión
Direccionamiento
Relaciones
Interinstitucionales
Comunicación
ENTRADAS
Conocimiento
Talento humano
Recursos
financieros
Recursos
físicos
Recursos de
información
Normas
Otros recursos
Gestión de Laboratorios
SALIDAS
Nuevo conocimiento
Nuevos profesionales,
investigadores y
docentes
Propuestas de solución
a problemas de país
Programas curriculares
Programas de educación
no formal
Difusión de la
producción académica
Otros bienes y servicios
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión del
Talento Humano
NecesidadesyexpectativasdelaComunidadUniversitaria
CumplimientoanecesidadesyexpectativasdelaComunidad
Universitaria
Evaluación Independiente y
Auditoría de Calidad
El análisis se centra en que macroprocesos (funciones) se gestionan en cada nivel por ejemplo:
EN LOS MACROPROCESOS MISIONALES: Analizando la Universidad y sus normas de creación, se establece que la
misma tiene como función o propósito misional la FORMACION, EXTENSIÓN E INVESTIGACION.
EN LOS MACROPROCESOS APOYO: Continuando el análisis se evidencia que para adelantar la tarea anterior, la
Universidad requiere adelantar otras funciones principales, como proveer recursos humano competente para la gestión;
es así como se identifica: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
8. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 8 de 21
El resultado final del ejercicio anterior es el mapa de macroprocesos identificado a
nivel 1, en el listado siguiente se identifican, asignándosele un código a cada uno que
en adelante acompañará su caracterización:
CÓDIGO MACROPROCESO
1 PLANEACIÓN
2 DIRECCIONAMIENTO
3 RELACIONES INSTERINSTITUCIONALES
4 COMUNICACIÓN
5 FORMACION
6 INVESTIGACION
7 EXTENSIÓN
8 GESTIÓN DE APOYO A LA DOCENCIA / FORMACION
9 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
11 GESTIÓN DE DESARROLLO TECNOLOGICO E INNOVACION
12 GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS
13 GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION
14 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
15 GESTIÓN JURIDICA Y LEGAL
16 GESTIÓN FINANCIERA
17 ANÁLISIS Y MEJORA
18 AUTO (EVALUACIÓN) Y AUDITORIA
19 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y AUDITORIA DE CALIDAD
PASO 2. Desplegar e Inventariar los procesos
Con los macroprocesos identificados, la tarea siguiente es identificar los procesos de
la institución:
PROCESO: conjunto de actividades relacionadas
mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.
Identificar el proceso no es otra cosa que definir el como (operativo) del macroproceso
(propósito, función o servicio), desdoblando o desplegando su complejidad,
haciéndolo mas simple y estableciendo la manera en que se gestiona una función a
partir de las actividades operativas de la misma.
9. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 9 de 21
Para facilitar la tarea de despliegue se planteo el formato del anexo A, que iremos
diligenciando durante la guía, reconózcalo y diligencie entonces las casillas
MACROPROCESOS y PROCESOS ASOCIADOS (figura 2) siguiendo el análisis que
ilustra el ejemplo siguiente:
Figura 2 – Formato Despliegue de Macro procesos
EJEMPLO: (…continuación)
Definidos uno a uno los MACROPROCESOS, seleccione aquel que será objeto de análisis; para este ejemplo usaremos un
macroproceso de APOYO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
El paso siguiente es desplegar la manera como se opera esta función, en otras palabras identificar los procesos o los conjuntos
de actividades que permiten que los elementos de entrada se transformen en resultados.
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:
Analizamos el resultado general esperado teniendo en cuenta las definiciones mencionadas “proveer el recurso humano
necesarios para el bien andar de los demás procesos” y nos respondemos la siguiente pregunta:
¿Cuáles son las actividades RELACIONADAS o que INTERACTUAN que permiten adelantar dicha función,
propósito o servicio?
Teniendo en cuenta que un macroproceso puede tener mas de un proceso, para facilitar el ejercicio, los procesos identificados
deben cumplir de manera simultánea, por lo menos dos de las siguientes condiciones: secuenciales, complementarios y lógicos.
La respuesta a la pregunta anterior nos debe permitir establecer que “para hacer la gestión del talento humano, como entidad
debo: seleccionarlo, administrarlo, capacitarlo y generarle condiciones para su bienestar”; dicha información se consigna en el
formato No. 1, así:
10. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 10 de 21
Lo mismo habrá de hacerse con cada macroproceso institucional, así al final del
ejercicio habremos identificado y desplegado la red de procesos a través de la cual se
gestiona la institución; tenga en cuenta los siguientes tips para hacer el despliegue y
el inventario:
Cuando identifique un proceso determine si de manera general cuenta con los
siguientes elementos: proveedores, entradas, recursos, controles, salidas y
usuario de esas salidas; si el proceso identificado no cuenta con los 6 elementos
mencionados, no es un proceso descártelo.
Un macroproceso es un conjunto de procesos, sin embargo para el caso particular
de la Universidad un macroproceso puede llegar a tener un solo proceso, caso en
el cual por su jerarquía o complejidad se mantendrá como tal.
Cuando se consideren varios procesos para un macroproceso, ellos deben
cumplir de manera simultánea, por lo menos dos de las siguientes condiciones:
secuenciales, complementarios y lógicos.
PASO 3. Validar el resultado con los responsables del proceso
Un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar una institución, un sistema o un
proceso, es la divulgación de la información y la validación de los resultados que se
van alcanzando, para el efecto debe darse un proceso de validación de esta primera
etapa que comprenda como mínimo:
Socialización de los resultados en versión preliminar, con los responsables de
cada proceso.
Discusión de contenidos y concertación de ajustes, con los responsables de cada
proceso.
Presentación versión final del documento al comité responsable de su aprobación.
5.2CARACTERIZAR LOS PROCESOS
La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterización,
que no es otra cosa que establecer la relación con los
demás procesos internos o externos, los insumos y salidas
del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y
controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de
manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestión
de sus procesos.
11. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 11 de 21
La caracterización de los procesos debe contener como mínimo:
Objeto del proceso y responsable del mismo,
Proveedores e insumos o entradas y productos o salidas y usuarios o clientes,
Recursos asociados a la gestión del proceso,
Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso,
Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros del mismo.
Para facilitar el ejercicio se ha definido el formato de levantamiento de información
caracterización de procesos, anexo B de esta guía, que permite identificar los
elementos mencionados de manera sencilla y se diligencia tal como se muestra a
continuación:
Paso 1. Diligenciar PRIMERA SECCION - Generalidades:
Tal como lo ilustra la figura 3, la primera sección del formato de levantamiento de
información contiene los siguientes campos:
Figura 3 – Sección 1 – Generalidades
Formato levantamiento información caracterización de procesos.
Objetivo del Proceso. En esta casilla se establece con claridad y precisión el propósito
del proceso.
Una clave para adelantar esta tarea es preguntarse ¿Cuál es la razón de ser de este
proceso? ¿A través de que acciones lo concreto ? en otras palabras que hace y para
que lo hace.
12. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 12 de 21
Alcance del Proceso. En esta casilla se establece con donde inicia y donde termina el
proceso, además de cual es el alcance de su aplicación.
Líder de Proceso. Identifique el cargo que tiene como responsabilidad el coordinar,
gerenciar u orientar el proceso y responde por la efectividad de su resultado.
El líder del proceso es el responsable de aprobar el contenido del mismo y debe ser
identificado a nivel nacional y en las respectivas sedes.
A continuación se ejemplariza la utilización de la primera sección del formato:
EJEMPLO: (…continuación)
Para continuar con el ejemplo definamos la primera información de la caracterización para el proceso de selección y promoción
(macroproceso de gestión del talento humano):
Determinar el objetivo:
Pregunta 1 ¿Cuál es la razón de ser de este proceso? Este proceso existe para que los demás procesos puedan contar
con personal idóneo y suficiente para desarrollar sus tareas.
Pregunta 2 ¿A través de que acciones lo concreto? A través de la identificación, reclutamiento y selección de los
candidatos mas aptos para suplir esa necesidad de los demás procesos institucionales.
Determinar el alcance:
Pregunta 1 ¿Dónde inicia y donde termina el proceso? Este proceso inicia con la planeación de los empleos actividad en la
que se establece la necesidad y termina con el candidato seccionado y capacitado, esto es una vez recibida la inducción en
el puesto de trabajo existe para que los demás procesos puedan contar con personal idóneo y suficiente para desarrollar
sus tareas.
Pregunta 2 ¿Cuál es el alcance de la aplicación del proceso? Es un proceso que se ejecuta en su totalidad en el nivel
nacional.
Determinar el líder del proceso:
¿Quien tiene la responsabilidad de coordinar, gerenciar u orientar el proceso?
¿En el nivel nacional? Identifique si el proceso es liderado a nivel nacional, para este caso por ejemplo el director nacional
de personal
¿En el nivel territorial (sedes)? Identifique si en el nivel territorial (sedes) si el proceso se gestiona operativamente con un
líder y quien es el responsable de este en dicho nivel.
13. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 13 de 21
Paso 2. Diligenciar SEGUNDA SECCION - Etapas del proceso, secuencia e
interacción:
Es la sección central de la Caracterización de Proceso, e ilustra la secuencia e
interacción del proceso con sus proveedores (Externos y/ó Internos), las actividades
principales y sus clientes (Externos y/ó Internos) y está compuesta por los siguientes
elementos (Figura 4):
Figura 4 – SECCION 2. Etapas del proceso, secuencia e interacción
Formato levantamiento información caracterización de procesos.
Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio, que
se menciona en la columna de "Entradas"
Entradas: Producto, servicio, información, directriz u objeto de transformación
necesaria para el inicio del proceso. Los insumos (equipos, papel, etc.) y la
normatividad no se consideran entradas.
Solo se consideraran entradas aquellas en las que el proveedor sea externo al
proceso analizado.
Subprocesos o etapas: Describe de manera secuencial las actividades que se
desarrollan en el proceso. Todo subproceso o etapa comenzará con una acción
(verbo).
Salidas: Producto, servicio, información, directriz, etc.; que es generado como
resultado de la ejecución de los subproceso o etapas del proceso.
Solo se consideraran salidas aquellas en las que el usuario sea externo al proceso
analizado.
14. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 14 de 21
Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio, que se
menciona en la columna de "Salidas".
A continuación se ejemplariza la utilización de la segunda sección del formato:
EJEMPLO: (…continuación)
Veamos la identificación de la secuencia e interacción del proceso del ejemplo a partir de los elementos mencionados:
¿Cual es el propósito del proceso?
Proveer a los demás procesos institucionales el talento humano idóneo para el desarrollo de sus actividades a través de la
identificación, reclutamiento y la selección de candidatos.
¿Que me dice el análisis del propósito frente a que hace?
(…) identificación, reclutamiento y la selección de candidatos (…), de dicho análisis se puede colegir que el proceso inicia con la
planificación e identificación de necesidades y empleos, continúa con la selección y vinculación y termina con la inducción del
personal contratado.
Paso 3. Diligenciar TERCERA SECCION - Requisitos e indicadores:
Es la sección final de la Caracterización de Proceso, recoge los requisitos aplicables
al proceso y los métodos de medición del mismo, está compuesta por los siguientes
elementos (Figura 5):
Requisitos aplicables: necesidad o expectativa establecida para la prestación de un
servicio o la gestión de un proceso, en el servicio público generalmente se refiere a
disposiciones de carácter normativo, para el diligenciamiento del formato, tenga en
cuenta:
15. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 15 de 21
Requisitos Internos: liste toda la documentación que establece parámetros
determinados al interior de la entidad para el desempeño del proceso.
Requisitos Externos: liste toda la documentación que establece parámetros
determinados por el gobierno nacional o el congreso para el desempeño del proceso.
Figura 5 – SECCION 3. Requisitos e indicadores
Formato levantamiento información caracterización de procesos.
Indicadores: un indicador es una herramienta de control que permite establecer una
medida del desempeño del proceso en términos de eficacia, eficiencia o efectividad
(impacto)
En este punto del proceso, solamente se hará el inventario de los indicadores
existentes, insumo con el cual posteriormente se hará un trabajo de depuración y
mejora.
16. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 16 de 21
EJEMPLO: (…continuación)
Al continuar con el ejemplo identificamos los documentos internos y externos que regulan el proceso:
Internos: Acuerdo 13 de 1999 – Estatuto general, Acuerdo 11 de 2005 – Estatuto General de la UN.
Externos: Constitución Nacional, Decreto Ley 1210 de 1993.
Así mismo los indicadores que en la actualidad se encuentran vigentes:
Personal capacitado, Ausentismo laboral, etc.
Paso 4. Validar el resultado con los responsables del proceso
Como ya se mencionó, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un
proceso, es la divulgación de la información y la validación de los resultados que se
van alcanzando, para el efecto debe darse un proceso de validación de esta segunda
etapa similar al establecido en el paso 3 del subnumeral 4.1.
5.3DOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos recogen las actividades, las tareas y los movimientos de un
proceso y se despliegan según las necesidades operativas de la institución y el área.
En otras palabras el procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo un
proceso y definen entre otras cosas: quien hace que, donde, cuando, porque y como.
17. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 17 de 21
Paso 1. Catalogar los procedimientos
Para relacionar o catalogar los procedimientos volveremos sobre el formato del anexo
A, tal como lo ilustra la figura 6, y proceso a proceso iremos identificando cuales son
los procedimientos que están directamente relacionados con un proceso y sus
subprocesos.
Figura 6 – Formato Despliegue de Macro procesos, sección 2.
Veamos como se comporta el formato en el ejemplo que venimos manejando a lo
largo de esta guía:
EJEMPLO: (…continuación)
Veamos la identificación de los procedimientos para el macroproceso de GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:
Tenemos que se identifica el proceso de “INTEGRACIÓN”, y las etapas o subprocesos del mismo, así como los procedimientos
para la etapa de planeación y ubicación de empleos:
18. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 18 de 21
Paso 2. Validar el resultado con los responsables del proceso
Como ya se mencionó, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un
proceso, es la divulgación de la información y la validación de los resultados que se
van alcanzando, para el efecto debe darse un proceso de validación de esta segunda
etapa similar al establecido en el paso 3 del subnumeral 4.1.
19. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 19 de 21
ANEXO A - FORMATO DE DESPLIEGUE DE PROCESOS
20. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 20 de 21
ANEXO B - FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
21. ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
U-GU-15.005.001
Versión: 0.0
GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Página 21 de 21
6. CONTROL DE CAMBIOS
Elaboró:
Equipo Técnico
SIMEGÉ
Revisó:
Coordinadora
General SIMEGÉ
Aprobó:
Vicerrectoría
General
Cargo:
Asesora y Analistas
Senior
Cargo: Asesora Cargo:
Vicerrectora
General
Fecha: 10-03-08 Fecha: 17-03-08 Fecha: 28-03-08
No.
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
CAMBIO
MOTIVO DEL CAMBIO FECHA
0.0 Elaboración del Documento N.A. 28-03-08