Informe circular 005 de 2015 cgn

MUNICIPIO DE ANSERMANUEVO
VALLE DEL CAUCA
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CÓDIGO : 76.041.110
VERSIÓN 1
AUDITORIAS
FECHA DE APROBACIÓN:
02 / Enero / 2012
“CON TRANSPARENCIA, CALIDAD Y UNIDAD”
Alcaldía Municipal / Calle 7 Carrera. 4a, Tel: (092) 2052118 / 2052183. Fax 2052418
www.ansermanuevo-valle.gov.co / ventanillaunica@ansermanuevo-valle.gov.co
Ansermanuevo, Valle, Diciembre 31 de 2015
Municipio de Ansermanuevo
Edificio Municipal
Oficina del Asesor de Control Interno
Asunto. Informe empalme Circular No 005 de 2015 CGN.
En cumplimiento de la circular 005 del 19 de octubre de 2015, la Oficina de control Interno
procede a dar a conocer el informe de empalme relativo al control Interno contable y . De
igual manera que de acuerdo con lo establecido en la Circular Conjunta expedida por la
Procuraduría y Contraloría 018-2015 en Cumplimiento de Leyes 951 de 2005, 1151 de
2007 y 1551 de 2012 - proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes, la
administración establecido para el desarrollo de dicho proceso de empalme
La observancia de las siguientes etapas:
Fase I: En Noviembre, se empieza la elaboración del informe de empalme en los
componentes de gestión administrativa y gestión del desarrollo territorial, a cargo de la
administración saliente, que le servirá a la misma para revisar los logros, generar alertas
oportunas y realizar acciones correctivas antes de entregar la administración; dentro de
esta información se incluía todo lo correspondiente al formato 3 relativo a la al sistema
financiero quedando claro que dicha información se entregaría para el empalme a octubre
31 y que luego tendría su ajuste con corte a noviembre 30 acorde con la circular y
ateniendo las etapas requeridas del proceso contable.
Fase II: En Diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre ambos equipos -
salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe de empalme se entregaría
la información (física y digital), el estado de gestión y los procedimientos de cada una de
las dependencias de la entidad territorial al equipo de empalme de la administración
entrante, que certificará su recepción guardando el derecho a revisión establecido en la
normativa correspondiente de acuerdo al siguiente cronograma, (se debe mencionar que
se tuvieron dos reuniones extras que no están en el cronograma entre todos los
integrantes del nuevo gabinete y el gabinete saliente, donde control interno fue garante de
todo el proceso;

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Diciembre
14
Diciembre
15
Diciembr
e 19
Diciembre
21
Diciembre
28
Diciembre
29
Diciembre
30
Diciembre
31
Reunión
Coordinador
es de
Empalme
Reunión
Alcalde
Saliente y
Alcalde
Entrante
acompañado
s de
Coordinador
es de
Empalme
Rendición
Pública
de
Cuentas
a la
Comunid
ad
Reunión
Coordinador
es de
Empalme
Reunión de
Coordinador
es y Equipos
de Empalme
incluidos
Secretarios
de
Despacho.
Reunión de
Coordinador
es y Equipos
de Empalme
incluidos
Secretarios
de
Despacho.
Reunión de
Coordinador
es y Equipos
de Empalme
incluidos
Secretarios
de
Despacho.
Reunión
Alcalde
Saliente y
Alcalde
Entrante
acompañado
s de
Coordinador
es de
Empalme
Entrega de
Información
de la gestión
realizada por
el
mandatario
actual para
formulación
del nuevo
Plan de
Desarrollo.
Conversatori
o sobre el
proceso de
empalme y
aspectos
relevantes
del municipio
Informe a
la
Comunid
ad de la
Gestión
realizada.
Entrega de
Formatos y
matrices del
DNP acerca
de la
Gestión del
Desarrollo
Administrativ
o y Territorial
con la
información
disponible a
la fecha
Diálogo de
los Equipos
y resolución
de
inquietudes
Firma de
Actas
Parciales de
Empalme,
entrega de
Informes
Finales de
Gestión y
conocimient
o de las
dependencia
s
Firma de
Actas
Parciales de
Empalme,
entrega de
Informes
Finales de
Gestión y
conocimient
o de las
dependencia
s
Firma de
Acta Final de
Empalme
Entrega de
nombres de
usuarios,
cuentas y
claves de
usuario.
Fase III: Entre Enero y Marzo de 2016, la apropiación y uso de la información del informe
de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar la continuidad
de los servicios básicos a la ciudadanía y la correcta ejecución de los procedimientos
administrativos y financieros de la administración para mitigar los traumatismos asociados
a los cambios de gobierno.
De igual manera en la Circular conjunta 018 de 2015, se determina que el personero
municipal, el jefe de control interno de cada administración territorial, las Gerencias
Regionales de la Contraloría General de la República (CGR) y las Procuradurías
Regionales y Provinciales, dentro del ámbito de sus competencias y en el momento de
intervención legalmente establecido, deberán velar por la correcta aplicación del proceso
de empalme en las gobernaciones, alcaldías distritales, metropolitanas y municipales. El
jefe de control interno y el personero municipal elaborarán un informe claro, y
pormenorizado del proceso de empalme conforme a las etapas planteadas y al
cronograma de trabajo dispuesto por la administración saliente, hasta el mes de diciembre
del presente año, y con la administración entrante al iniciarse su gestión en el año 2016.
En este orden de ideas, la Oficina de Control interno de Ansermanuevo ha participado
dentro de las sesiones de empalme, y la oficina de control Interno fue delegada dentro de
la comisión de empalme de la Administración saliente a fin de cumplir con el rol que le

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correspondía, y siguiendo con las Directrices que impartía la normatividad, el Alcalde
saliente y la subsecretaria de Planeación del municipio.
Entre los meses de septiembre y octubre, se realizaron consejos de gobierno con el fin de
establecer las directrices, quienes serían los responsables de coordinar el proceso, el cual
recayó en el Ingeniero Juan David Gómez, subsecretario de Planeación Municipal.
a) En primera instancia, en coordinación con Planeación y el Despacho del Alcalde se
realizó la compilación de la información que debían entregar las diferentes unidades
ejecutoras a través de los formatos dispuestos para tal fin, los formatos de gestión
administrativa (en este incluía la información financiera) con los diferentes
responsables de cada uno de ellos y los formatos de gestión del desarrollo territorial
b) Luego con el propósito de coordinar lo necesario para preparar el Proceso de
Empalme entre la Administración entrante y la Administración saliente, se solicitó la
colaboración para que se defina por cada unidad ejecutora los funcionarios que
tendrían a su cargo el levantamiento y consolidación de la información requerida
para elaborar el correspondiente "Informe de Gestión y de Recomendaciones a la
Nueva Administración" y se programó Los funcionarios delegados para esta labor a
una reunión informativa y preparatoria del Proceso de Empalme.
c) Posteriormente, se les envió los formatos que deberían ser tomados como una
referencia o guía para identificar la información requerida para dicho informe, ya
que no se podía prescindir de ellos, si la información se encuentra debidamente
consignada y actualizada, ya sea en un sistema de información o en documentos o
informes con datos o cifras actualizadas, se entregaron en memorias, que
contenían dos subcarpetas respectivamente los formatos en relación con la
"Gestión Administrativa" y la "Gestión Territorial", y en éste último se encuentra una
carpeta denominada "Planes Sectoriales" que contiene los formatos relativos a la
información sectorial.
d) Se dio a conocer las siguientes fechas para tener en cuenta en el proceso, que
posteriormente han sido aclaradas algunas de ellas a través de consultas hechas
por la oficina de Control Interno ante el DNP y el DAFP:
Oct. 1- 30 Análisis e identificación del estado de la información, levantamiento y
consolidación del informe de gestión.
Oct.16 Reunión de seguimiento, por parte del equipo de trabajo.
Dic. 1. - Dic. 31 Reuniones de empalme con la Administración entrante.
Dic. 15 Entrega Informe de Gestión en página web.
Ene. 23 de
2016
Levantamiento y firma del Acta de Informe de Gestión.

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Ene. 23 - Feb.
23 de 2016.
Análisis y revisión de la información entregada, por parte de la
Administración entrante. Solicitud de aclaraciones a la Administración
saliente. Colocación de las irregularidades detectadas a disposición de
los órganos de control competentes.
Feb. 23 - Mar.
23 de 2016
Aclaraciones por parte de la Administración saliente, ante los órganos
de control.
e) De igual manera y para mejor información se dio a conocer toda la normatividad y
por menores del proceso:
1.Ley 951 de 2005
2.Circular Conjunta 018 del 3 de septiembre de 2015 (Procuraduría General de la
Nación y Contraloría General de la República).
3.Instructivo para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015 – 2016.
Ahora bien se procedió hacer el análisis de la información contable y financiera que fue
entregada a la comisión de empalme de la nueva administración, así como del sistema de
control interno contable con corte al 31 de octubre que la administración saliente
entregara, y cuyos resultados a continuación se detallan:
Financiera
Ingresos
Concepto/Vigencia 2012 2013 2014
2015
(corte a octubre
31) Presupuesto
definitivo
2015
(corte a octubre
31) Recaudo
efectivo
Var % -
2014/2013
1. Ingresos totales 7.151.905 9.479.863 9.405.319 8.911.916.471 7.111.025 -0,79%
1.1. Ingresos corrientes 5.487.131 6.061.569 6.683.600 5.354.063.229 4.593.194 10,26%
1.1.1. Tributarios 1.744.527 1.824.769 2.227.455 1.515.900.000 1.544.441 22,07%
1.1.2. No tributarios 262.668 458.208 1.302.821 204.652.000 201.905 184,33%
1.1.3. SGP 3.479.936 3.778.592 3.153.325 3.633.511.229 2.846.848 -16,55%
Otros ingresos (transferencias entidades
descentralizadas y otras entidades territoriales , etc)
2.447 2.171 1.109 2.100.000 1.293 -48,92%
1.2. Ingresos de Capital 1.662.327 3.416.123 2.720.610 3.555.753.242 2.516.537 -20,36%
Cofinanciación 40.000 2.292.964 622.137 2.288.914.359 1.242.388 -72,87%
Superavit fiscal 1.611.696 1.120.415 2.096.154 1.262.481.529 1.262.482 87,09%
Rendimientos financieros 10.631 2.744 2.319 4.357.355 11.668 -15,49%
Fuente: FUT y ejecución presupuestal 2015.
Recaudo efectivo

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Los ingresos han presentado un incremento superior al 15% en relación entre los años
2012 y 2014, frente al 2015 con corte al 31 de octubre, se presenta paridad, sin contar que
el recaudo va hasta el 31 de octubre de 2015.
Gastos
2.2.1. Ejecución de gastos de las cuatro últimas vigencias.
Concepto/Vigencia 2012 2013 2014
2015 (corte 31 de
octubre)
Variación
2014/2013
1. Gastos totales 11.226.705.849,30 13.715.657.726,28 15.169.371.914,66 9.321.982.071,71 0,105989389
1.1. Funcionamiento 1.776.182.752,43 2.175.615.042,19 2.207.028.388,80 1.658.291.706,51 0,014233322
1.2. Deuda 181.257.922,00 134.820.694,00 124.480.634,00 50.334.706,00 -0,083065612
1.3. Inversión 9.269.265.174,87 11.405.221.990,09 12.837.862.891,86 7.613.355.659,20 0,111594968
Momento presupuestal compromisos
Fuente: Fut y ejecución presupuestal
Respecto a los gastos se puede establecer que la deuda dejada por la anterior
administración fue cancelada en el periodo 2015; los gastos de funcionamiento han sido
constantes; finalmente sobre la inversión se puede establecer el incremento de la
inversión superior al 18% en relación entre 2012 y 2014.
Concepto/Vigencia 2012Asignados 2013Asignados 2013Asignados
2015Asignadosala
fecha
2015Ejecutadosa31
deoctubre
(compromisos)
%RealEjecución
a31deoctubre
Var2012-2015
asignado
1. RecursostotalesSGP $8.743.554.669,80 $ 10.743.880.540,79 $11.017.207.849,00 $12.168.347.692,00 $8.830.934.417,15 73% 39,17
1.1.ParticipacióndePropositoGeneral $ 820.117.962,00 $ 837.908.065,00 $ 840.291.222,00 $ 1.065.184.993,00 $ 720.256.306,42 68% 29,88
1.2.Participacionessectoriales $ 7.923.436.707,80 $ 9.905.972.475,79 $ 10.176.916.627,00 $ 11.103.162.699,00 $ 8.110.678.110,73 73% 40,13
1.2.1.Educación $ 536.298.135,00 $ 631.090.403,00 $ 594.026.929,00 $ 618.000.000,00 $ 262.296.165,37 42% 15,23
1.2.2.Salud $ 5.486.049.114,80 $ 7.265.881.871,79 $ 7.834.357.021,99 $ 8.458.384.406,00 $ 6.324.253.522,00 75% 54,18
1.2.3.APSB $ 715.560.911,00 $ 636.658.936,00 $ 543.487.007,00 $ 577.778.662,00 $ 509.480.980,00 88% (19,26)
1.2.4.Deporte $ 76.021.549,00 $ 78.842.382,00 $ 79.899.897,00 $ 80.500.000,00 $ 76.220.000,00 95% 5,89
1.2.5.Cultura $ 57.016.161,00 $ 59.131.787,00 $ 59.924.922,00 $ 61.500.000,00 $ 43.041.597,37 70% 7,86
1.2.6.Libreinversiónenotrossectores $ 1.025.315.511,00 $ 1.055.178.529,00 $ 1.065.220.850,01 $ 1.237.547.574,00 $ 895.385.845,99 72% 20,70
1.2.7.Primerainfancia $ 27.175.326,00 $ 179.188.567,00 $ - $ 69.452.057,00 $ - 0% 155,57
2.2.2. EjecucióndelosrecursosdelSGPdelascuatroúltimasvigencias.
Fuente: Fut y ejecución presupuestal
La tabla anterior detalla cómo se han ejecutado las transferencias del Sistema General de
Participaciones – SGP en relación con lo invertido.

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Sistema General de Regalías
2.2.4 EjecuciónderecursosdelSGRdelascuatroúltimasvigencias.
Concepto/Vigencia 2012Asignados 2012Ejecutados 2013Asignados 2013Ejecutados 2014Asignados 2014Ejecutados
2015Asignadosala
fecha
2015Ejecutadosa
31deoctubre
1.RecursostotalesSGR $ 49.000.000,00 $ - $ 1.213.162.503,00 $ 1.113.577.764,00 $ 697.584.379,00 $ 567.213.833,00 $ 735.000.000,00 $ 539.773.428,00
Fuente:FUTyejecuciónpresupuestal2015.
El municipio presentó proyectos al OCAD y le fueron asignados para los dos bienios un
total de $2.694.746.882, de los cuales al 31 de Octubre han sido ejecutados
$1.729.791.597.
Balances con corte a 31 de diciembre de 2014
Concepto
Vigencia(Cortea31dediciembre) 2012 2014 2012 2014 2012 2014
Valor 26.601.982 30.881.732 13.099.828 14.509.830 13.502.154 16.371.902
Fuente:ContabilidadyContaduría entidadterritorial
Patrimonio
2.2.3. Balance Generalcomparativo2012 -2014 (Corte diciembre de 2012 ydiciembre 2014)
Activo Pasivo
Sobre los Balances se puede establecer que el activo presenta un aumento de $4.279
millones, que representado en términos porcentuales sería un incremento superior al 16%.
En los pasivos se presentó una alza de $1.410 millones de pesos, para un incremento del
10%
Balance con corte a 31 de Octubre de 2015
Concepto
Valor 18.825.772
2.3BalanceGeneral2015(Corte31deoctubre)
Activo Pasivo Patrimonio
33.446.554 14.620.782

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Estados de la actividad económica, financiera, social y ambiental con corte a 31 diciembre
de 2014.
2.3.1. Estadode laactividadeconómica,financiera,socialyambientalcomparativo2012 -2014 (Corte diciembre de 2012 ydiciembre 2014)
Concepto
Vigencia(Cortea31dediciembre) 2012 2014 2012 2014 2012 2014
Valor 12.197.910 17.552.021 12.286.206 17.102.566 -88.296 449.455
Fuente:ContabilidadyContaduría entidadterritorial
Gastos ycostos ResultadoIngresos
Estados de la actividad económica, financiera, social y ambiental con corte a 31
Octubre de 2015.
Concepto
Valor
Fuente:ContabilidadyContaduríaentidadterritorial
2.3.2Estadodelaactividadeconómica,financiera,socialyambiental2015(Corte31deoctubre)
13.970.065 11.012.523 2.957.542
Ingresos Gastosycostos Resultado
Estado de Cambios en el Patrimonio – corte 31 de Octubre
2.3.3. Estado de cambios en el patrimonio 2015 (Corte a 31 de octubre)
Concepto
1. Saldo del patrimonio a diciembre
31 de 2014
2. Variaciones patrimoniales a
octubre 31 de 2015
3. Saldo del patrimonio a octuibre 31
de 2015
4. Detalle de las variaciones
patrimoniales
4.1. Incrementos
4.2. Disminuciones
4.3. Partidas sin variación
Fuente: Contabilidad y Contaduría entidad territorial
2.957.542
503.672
Valor
16.371.902
18.825.772
2.453.870
2.453.870

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Lo anterior permite establecer que la administración saliente ha realizado esfuerzos por
reducir su dependencia de las transferencias del sistema general de participaciones,
aunque nunca existirá un desligamiento de estas por tratarse de un municipio de 6
categoría, pero si demuestra que se puede realizar ardores que permitan mejorar la
estabilidad financiera de la entidad, pues como se observa en los cuadros con corte al 31
de octubre, se muestra un activo representativo y un pasivo que se encuentra por debajo
del 50%, que en los componentes financieros utilizados comúnmente, estable un punto de
equilibrio bueno en materia de manejo financiero.
Sistema de Control Interno Contable
Etapa de Reconcomiendo
Identificación
I.Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable, así como los
usuarios externos.
II.Se conocen los procesos del área contable, así como su utilización.
III.Se cuenta con políticas contables bien definidas que permiten reconocer las
transacciones, hechos y operaciones que realice la entidad con cualquier otra
independiente del sector.
IV.Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, se pueden cuantificar y
medir en valores monetarios.
V.Las personas a cargo del área contable conocen y aplican en su totalidad la
normatividad vigente en cuanto al régimen de contabilidad pública.
Clasificación
I.Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales ejecutados por el
municipio, son clasificados y registrados en los estados financieros.
II. En la clasificación de las transacciones el municipio tiene en cuenta el marco
conceptual vigente, el manual de procedimientos del régimen de contabilidad
pública actualizados.
III.Se practican conciliaciones bancarias, para establecer control total sobre los
movimientos tesorales y establecer un flujo de caja real.
IV.Se concilian saldos recíprocos con otras entidades públicas.

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Registro y Ajustes
I.Se realizan conciliación entre las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería.
II.Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han
efectuado en forma adecuada y por los valores correctos.
III.Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo
de los hechos, transacciones u operaciones realizadas.
IV.Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades
de gobierno general y empresas públicas.
V.Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de
depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento.
Etapa de Revelación
I.Se elaboran periódicamente los Estados Financieros, con sus respectivas notas.
II.Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los
saldos de los libros de contabilidad
III.Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un
adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información
IV.Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al
representante legal, a la contaduría general de la nación, a los organismos de
inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información
V.El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la
información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde
VI.Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la
información
Otros Elementos de Control
I.Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución
de las diferentes actividades del proceso contable
II.Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de
sostenibilidad de la calidad de la información
III.Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la
contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por
otras dependencias
IV.Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la
complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad

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V.Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos
técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda
el ejercicio de la profesión contable en el sector público
Fortalezas
I.La administración saliente cuenta con personal capacitado, se cuenta con 4 contadores
que apoyan el área contable.
II.Se tiene un software financiero que permite trabajar en línea, lo cual con lleva a que los
hechos económicos sean registrados en el momento en que ocurren.
Debilidades
I.Se debe ser más constante en la toma y muestreo de los inventarios.
II.La publicidad delos Estados Financieros con sus respectivas notas, no son constantes
en lugares visibles para la comunidad.
III.Se debe trabajar en los flujo gramas que permitan conocer todo el proceso de
contabilidad.
Recomendaciones para la nueva administración
I. Contar con personal capacitado y de amplio conocimiento en el régimen de
contabilidad pública y sobre todo en el próximo periodo que se avecina la
implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera NIFF
II.Solicitar capacitación al nuevo personal en el manejo del software financiero.
III.Ejecutar un programa de la inducción y reinducción para los funcionarios nuevos y los
que siguen, en forma agresiva que permita el familiarizarse con los procesos,
procedimientos, plan de acción, mapa de riesgos y demás de la secretaria
financiera.
Original Firmado
VICTOR HUGO SIERRA YEPEZ
ASESOR DE CONTROL INTERNO

Informe circular 005 de 2015 cgn

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