El documento describe las funciones básicas de Microsoft Office 2013, incluyendo Word, Excel y PowerPoint. Explica que Office es un paquete de programas informáticos que permiten automatizar tareas de oficina como la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Además, detalla las herramientas y funciones principales de cada una de las aplicaciones de Office.

1. Herramientas Informáticas
Funciones Básicas del Office 2013
Microsoft Office es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado
por Microsoft Corp. Se trata de un conjunto de aplicaciones que permiten automatizar
y perfeccionar las actividades habituales de una oficina. La mayoría de los programas de
Office 2013 (Word, Excel, PowerPoint, etc) presentan casi la misma estructura y el
diseño de sus ventanas.
1. Microsoft Word
Microsoft Word, es un programa editor de texto muy popular, que
permite crear documentos sencillos o profesionales. Posee herramientas de
ortografía, sinónimos, gráficos, modelado de texto, etc. Además tiene una muy
buena integración con el resto de las aplicaciones del paquete Microsoft Office.
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2. Herramientas Informáticas
2. Microsoft Excel
Microsoft Excel es un programa informático que permite realizar tareas
contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente
para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
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3. Herramientas Informáticas
3. Microsoft Power Point
Microsoft Power Point, es un programa diseñado para hacer presentaciones con
texto esquematizado, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o
importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos
diseños de fuente, plantilla y animación.
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4. Herramientas Informáticas
Funciones Básicas de Microsoft Word Office 2013
Microsoft Word 2013 es un programa de procesamiento de textos diseñado para
ayudarle a crear documentos de calidad profesional. Word le ayuda a organizar y escribir
sus documentos de forma más eficaz.
El primer paso a la hora de crear un documento en Word 2013 es arrancar el programa:
1. Presionar el botón inicio y seleccionar Word 2013
2. A continuación aparecerá la pantalla de inicio que está dividido en dos zonas,
hacia el lado izquierdo de fondo azul y letras blancas, se muestran los
documentos recientes y distintas opciones. Hacia el lado derecho, de fondo
blanco, se encuentran opciones para elegir si desea partir de un documento en
blanco o elegir una plantilla de la galería. A partir de aquí, los pasos básicos para
crear y compartir documentos son los mismos.
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5. Herramientas Informáticas
3. La pantalla archivo tiene el mismo aspecto donde se da acceso a diferentes
funciones para manipular archivos como información, nuevo, abrir, guardar,
guardar como, imprimir, compartir, etc.

Información: Esta función nos permite acceder a información relativa al
documento que tengamos abierto en el momento de hacer clic en el
ícono documento, dividida en dos columnas, en la zona derecha se
encuentran diferentes propiedades y en la zona izquierda se muestra tres
funciones:
 Proteger documento: Permite elegir qué tipo de cambios permitimos
realizar en el documento a otros usuarios.
 Inspeccionar documento: Permite observar determinadas
propiedades del documento y para comprobar información personal
y propiedades ocultas del documento.
 Versiones: Sirve para administrar versiones, recuperar documentos
sin guardar y eliminar todos los documentos sin guardar.
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6. Herramientas Informáticas

Abrir: Al hacer clic en “Abrir” mostrará como primera opción
“Documentos recientes” y una lista de los mismos en la columna derecha
de la pantalla. Si no aparece el documento deseado, hacer clic en Abrir
otros documentos.
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7. Herramientas Informáticas



Guardar: Guarda el documento que ya tiene asignado nombre y
ubicación. En el caso de que el documento sea guardado por primea vez,
se deberá de señalar su ubicación y nombre del documento.
Guardar como: Para guardar el documento en el equipo, elija una carpeta
en Equipo o haga clic en Examinar. Para guardar el documento en línea,
elija una ubicación de Sitios o haga clic en Agregar una ubicación.
Imprimir: Hacer clic en la pestaña Archivo y en Imprimir.
1. En Imprimir, escribir el número de copias que desea imprimir en el
cuadro Copias.
2. En Impresora, asegurar de que está seleccionada la impresora que desea.
3. En Configuración página sirve para configurar todas las características de la
página a imprimir, en cualquiera a seleccionar se desplegará una ventana
emergente con las distintas opciones.
4. Al lado derecho de la pantalla, se encuentra la vista previa de la impresión,
donde se pueden ver las páginas que hay, ajustar el tamaño del zoom.
5. Cuando se haya terminado la configuración, hacer clic en Imprimir.
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8. Herramientas Informáticas
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Compartir: Este ítem habilita las opciones para compartir documentos creados
con Word 2013, permitiendo invitar a personas, enviar el documento por correo
electrónico, presentar éste en línea o publicar en sitios web.
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9. 

Herramientas Informáticas
Exportar: Esta opción del menú habilita la creación de documentos en diferentes
formatos (PDF/XPS, RTF, página web, etc.) y cambiar la versión o tipo del
documento.
Cerrar: El control Cerrar es para cerrar el documento, si es que no se ha guardado
antes, se desplegará una ventana para guardar, no guardar o cancelar.
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10. 
Herramientas Informáticas
Cuenta: El ítem Cuenta ofrece información en la zona blanca de la pantalla con
el formato de dos columnas. En la columna de la izquierda se encuentra la
información de los servicios a los que estamos conectados, y a la del usuario. La
columna derecha brinda información sobre la suite Office 2013 y el
complemento informativo “Acerca de Word”.
4. Leer documentos, abrir el documento en Modo Lectura (esto ayudará para
poder leer sin distracciones al ocultarse la mayoría de los botones y
herramientas)


Clic en Vista / Modo Lectura.
Para ir a otra página hacer clic para avanzar o retroceder página (o utilizar la
barra espaciadora, las teclas de dirección o la ruedita del mouse).
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11. Herramientas Informáticas
Funciones Word
Macros
1. Introducción
Al utilizar frecuentemente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían
realizarse automáticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden
que el usuario decide, actuando como una única instrucción y que pueden
asignarse a un botón.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
1. Automatizar una serie de pasos.
2. Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funciones.
3. Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo,
el eslogan de la empresa.
2. Macros de Word
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una
serie de comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes
pasos:
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12. Herramientas Informáticas
- Accede a la pestaña Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de
diálogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrás ver
la lista con los comandos disponibles en Word.
3. Crear macros con la grabadora
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro
que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta
almacenará todos los comandos (o acciones) que vayamos realizando. Así pues
todo lo que hagamos se guardará y luego al ejecutarla se llevará a cabo.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente
qué tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al
grabar la macro. Es muy recomendable ejecutar varias veces los pasos para que
no haya equivocaciones.
Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos
utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante
teclado.
Otra consideración antes de grabar es que la macro a grabar no debe ser
dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos
utilizarla para posteriores documentos.
Para comenzar a grabar una macro, haz clic en la pestaña Vista y desplegar el
menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro.
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13. Herramientas Informáticas
Nombre de macro: Se escribe el nombre de la macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro, tienes que tener en cuenta las siguientes
condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.
- No puede contener espacios ni símbolos.
IMPORTANTE: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un
comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la
macro anterior o al comando de Word que había antes.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la
macro, que podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre
el icono de Botón o el de Teclado aparecerán unos nuevos cuadros de diálogo.
En la opción Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la
macro. Word nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el
sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.
También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones
de la macro.
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14. Herramientas Informáticas
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese
momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra
de estado:
También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero
del ratón se transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos
efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro, seleccionamos la opción de Detener para que termine de guardar la
macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón,
pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.
4. Insertar la macro en la barra de acceso rápido

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.
Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la
pestaña Archivo > Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word.
Deberemos situarnos en la categoría del menú izquierdo Personalizar cinta
de opciones si queremos incorporar el botón en la cinta, o en Barra de
herramientas de acceso rápido si queremos incorporar el botón en la barra
de acceso rápido.
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15. Herramientas Informáticas
- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán
listadas todas la macros que hayamos grabado.
- Es suficiente con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar para que se
añada a la barra. La macro se añadirá al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá,
seleccionándola y haciendo clic en el botón Modificar. Se abrirá un cuadro de
diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno
y además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.
En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del
botón Personalizar. En el cuadro de diálogo anterior, que es el que permite
escoger el acceso de teclado a la acción. Se abrirá el cuadro de diálogo que
vemos en esta imagen, que es el mismo que veríamos si pulsáramos la
opción Teclado del cuadro de diálogo Grabar macro que hemos visto
anteriormente.
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16. Herramientas Informáticas
En la categoría Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la
macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la
secuencia de teclado es donde tenemos que especificar la combinación de teclas.
El texto se escribirá sólo, por ejemplo, CTRL+ALT+4. Deberemos hacer clic
en Asignar para que la combinación se asigne a la macro.

Editar el código de la macro.
Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola. Además
puede servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programación en
Visual Basic, para corregir posibles errores que se generen al ejecutar la
macro.
Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro
del diálogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y
pulsamos Modificar.
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17. Herramientas Informáticas

Ejecutar y eliminar macros
Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:
- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic enMacros.
- Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
Obviamente, si está asignada a un botón de la cinta se ejecutará al hacer clic
sobre él, y si hemos creado un atajo de teclado también lo hará al pulsar la
combinación de teclas.
Más botones del diálogo.
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Pasó a paso. Ejecuta la macro instrucción a instrucción abriendo el editor de
Visual Basic.
Modificar. (ya explicada)
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador. Abre un nuevo diálogo donde podemos organizar si tenemos
diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el diálogo sin realizar ninguna acción.
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18. Herramientas Informáticas
Control de cambios
Cuando desee ver quién está cambiando qué en el documento, active Control de
cambios.
Haga clic en Revisar > Control de cambios.
Ahora Word se encuentra en la vista Revisión sencilla. Word marca los cambios que
cualquiera realiza en el documento y le muestra dónde están los cambios mostrando
una línea cerca del margen.
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19. Herramientas Informáticas
Word muestra un pequeño globo de comentarios donde alguien ha realizado un
comentario.
Para ver los cambios y los comentarios, haga clic en la línea o en el globo de comentarios.
Eso origina que Word pase a la vista Todas las revisiones.
Si desea ver todos los comentarios, pero no todos los cambios, haga clic en Mostrar
comentarios.
Mantener activado el control de cambios
Ahora puede evitar que alguien desactive el control de cambios bloqueándolos con una
contraseña.
1. Haga clic en Revisar.
2. Haga clic en la flecha que se encuentra junto a Control de cambios y haga clic
en Bloquear seguimiento.
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20. Herramientas Informáticas
1. Escriba una contraseña y, a continuación, escríbala de nuevo en el cuadro Repetir
para confirmar.
2. Haga clic en Aceptar.
Mientras las marcas de revisión están bloqueadas, no puede desactivar el control de
cambios, y no puede aceptar ni rechazar los cambios.
Para detener el bloqueo, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Control de
cambios y haga clic en Bloquear seguimiento de nuevo. Word le solicita que escriba su
contraseña. Tras escribir su contraseña y hacer clic en Aceptar, Control de cambios
todavía está activado pero puede aceptar y rechazar cambios.
Desactivar Control de cambios
Para desactivar Control de cambios, haga clic en el botón Control de cambios. Word
dejará de marcar los nuevos cambios, pero todos los cambios que ya se hayan marcado
permanecerán así hasta que los quite.
Quitar con marcas de revisión
La única manera de quitar las marcas de revisión de un documento es aceptarlas o
rechazarlas. Si elige Ninguna revisión en el cuadro Mostrar para revisión, le será más
fácil comprobar el aspecto final del documento. Los cambios no se eliminan y
aparecerán de nuevo la próxima vez que alguien abra el documento. Para eliminar las
marcas de revisión de manera permanente, acéptelas o rechácelas.
Haga clic en Revisar > Siguiente > Aceptar o Rechazar.
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21. Herramientas Informáticas
Sugerencia: Antes de compartir la versión final del documento, es buena idea ejecutar
el Inspector de documentos. Esta herramienta comprueba las marcas de revisión y los
comentarios, el texto oculto, los nombres personales en las propiedades y otra
información que puede que desee compartir ampliamente. Para ejecutar el Inspector
de documentos, haga clic en Archivo > Información > Comprobar si hay
problemas >Inspeccionar documento.
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22. Herramientas Informáticas
TEMAS
Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos
que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos
serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una determinada
tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea
el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiarán su
formato por completo con un único clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño de
página, para poder elegir un tema debes de hacer lo siguiente:
1. Debes de ir a la barra de herramientas y hacer clic en diseño de página.
2. En el extremo izquierdo encontraras la opción temas, al seleccionarla se
mostraran los temas disponibles.
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23. Herramientas Informáticas
3. Si no hubiese un tema disponible que adecue a lo que estás buscando puedes
crear tu propio tema.
1. Seleccionamos el tema más cercano a lo que queremos conseguir, ya que sus
colores, fuentes y efectos nos proporcionarán un aspecto básico sobre el cual
iremos realizando las modificaciones.
2. Luego al elegir la combinación de colores haga clic en la opción crear nuevos
colores de tema.
3. Y se abrirá una ventana donde podrás elegir los colores que desees.
4. Finalmente hacer clic en guardar
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24. Herramientas Informáticas
5. Al finalizar, le damos un Nombre desde la caja de la zona inferior y pulsamos
Guardar.
De este modo, crearemos una nueva paleta de colores que se incluirá en el listado,
dentro de la categoría Personalizados que antes no existía. Los colores personalizados
se pueden, en caso de que queramos realizar alguna modificación, editar. También se
pueden eliminar. Lo haremos desde su menú contextual, haciendo clic con el botón
derecho del ratón sobre ellos y eligiendo la opción correspondiente. Los colores
Predeterminados en cambio no pueden sufrir alteraciones ni se podrán eliminar.
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25. Herramientas Informáticas
PLANTILLAS:
1. Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.
2. Normalmente dejábamos marcada la opción Documento en blanco y
pulsábamos Crear. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras
opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a
la hora de elegir una plantilla:



Plantillas recientes permite elegir entre las últimas plantillas utilizadas en el
ordenador.
Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.
Mis plantillas es donde aparecerán las que hayamos creado nosotros.
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26. Herramientas Informáticas
Y más abajo veremos una sección completa de Plantillas de Office.com. Siempre y
cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de
Microsoft desde aquí. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde
Word, sin tener que ir a la página. Además, las encontraremos perfectamente
clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc.
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