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NORMA TÉCNICA NTC
COLOMBIANA 3588
1996-06-19
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
E: DOCUMENTATION. WRITE A MANAGEMENT REPORT.
CORRESPONDENCIA:
DESCRIPTORES: informe; administrativo; documentación;
documento.
I.C.S.: 01.140.30
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)
Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 222143
Prohibida su reproducción Segunda actualización
PRÓLOGO
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional
de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica
está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.
La NTC 3588 (Segunda actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo el 96-06-19.
Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través
de su participación en el Comité Técnico 000010 Elaboración y Divulgación de Documentos.
CADES
COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA
ICONTEC
SENA DIRECCIÓN GENERAL
SENA ANTIOQUIA-CHOCÓ
SENA RISARALDA
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
1
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
1. OBJETO
Esta norma establece y unificar los requisitos para la elaboración de informes administrativos.
2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
2.1 DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
2.1.1 Informe administrativo
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de
carácter administrativo.
2.1.2 Preliminares
Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:
2.1.2.1 Cubierta: tapa o pasta que protege el documento.
2.1.2.2 Portada: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación
del documento.
2.1.2.3 Tabla de contenido: lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones
principales, en el mismo orden de paginación del informe.
2.1.2.4 Glosario: lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y
siglas utilizadas en el informe.
2.1.3 Cuerpo del informe
Texto del documento, constituido por:
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
2
2.1.3.1 Introducción: planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.
2.1.3.2 Objetivo: planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto
2.1.3.3 Núcleo del informe: capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.
2.1.3.4 Capítulo: división básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite
orientar su lectura.
2.1.3.5 Subdivisión: cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y
subtemas.
2.1.3.6 Título: nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.
2.1.3.7 Figuras (ilustraciones): gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o
esquemas.
2.1.3.8 Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en
columnas.
2.3.3.9 Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe,
para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.
2.1.3.10 Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una
idea expresada en el texto.
2.1.3.11 Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en
detalle el trabajo descrito en el informe.
2.1.3.12 Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran
necesarias, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas.
2.1.4 Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar
su utilización, constituido por:
2.1.4.1 Anexos: conjunto de documentos y adiciones que sirven para complementar y aclarar el
cuerpo del informe.
2.1.4.2 Bibliografía: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
2.1.4.3 Referencia bibliográfica: conjunto de datos suficientemente precisos y ordenados que
facilitan la identificación de una fuente documental o parte ella.
2.1.4.4 Índice: lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe. Diferente de la tabla
de contenido.
2.1.5 Otras definiciones
2.1.5.1 Código: letras, cifras o combinación de ambas para hacer una clasificación.
2.1.5.2 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
2.1.5.3 Encabezamiento: palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un
documento.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
3
2.1.5.4 Espacio: distancia horizontal de escritura.
2.1.5.5 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.1.5.6 Número: identificación consecutiva del documento.
2.1.5.7 Razón Social: nombre que identifica a una empresa.
2.1.5.8 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.1.5.9 Viñeta: señal gráfica en forma de circulo, rombo y otros que se antepone a un texto para
destacarlo.
2.2 CLASIFICACIÓN
Los informes administrativos se clasifican así:
2.2.1 De acuerdo con los requerimientos de la entidad
En periódicos y esporádicos.
2.2.2 De acuerdo con el número de hojas
En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página número 11.
3. REQUISITOS
3.1 MÁRGENES
En el informe administrativo extenso o corto se emplean los siguientes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .
Nota. Cuando el informe se imprime por las dos caras de la hoja, se unifica la medida de los márgenes izquierdo y
derecho a 3 cm. En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el
derecho en externo.
3.2 INFORME EXTENSO. MATERIAL PRELIMINAR
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de: cubierta,
portada, tabla de contenido y glosario. (Véase la Figura 1).
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
4
3.2.1 Cubierta (opcional)
Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes,
para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede
ser remplazada por la portada. Incluye los siguientes elementos básicos (véase la Figura 2):
3.2.1.1 Razón social.
3.2.1.2 Título del informe y subtítulo, si lo hay.
3.2.1.3 Número o código de identificación: el autor puede emplear un número o código
alfanumérico de identificación. En el informe extenso, este se anota en la parte superior derecha
tanto en la cubierta como en la portada, precedido de la palabra número o presentado en un
recuadro.
Ejemplos:
Margen derecho
Para códigos: SG-002
7506-002
Para números: 002
Número 002
Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos pueden aparecer en
la posición estética deseada.
Es posible agregar otros elementos que se consideren necesarios, pero evitando que la cubierta
se vea aglomerada.
3.2.2 Portada
De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no,
dibujos y otros. Si reemplaza a la cubierta, es la fuente principal de información (véase la Figura
3) y constituye la primera página del informe. Adicional a los elementos de la cubierta, contiene
los siguientes datos:
3.2.2.1 Nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros.
3.2.2.2 Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe.
3.2.2.3 Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:
Fecha completa (día, mes, año): Pereira, 16 de agosto de 1996
Mes y año: Tunja, agosto de 1996
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
5
Año: Bucaramanga, 1996
3.2.3 Tabla de contenido
Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos,
subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número
de página. Para su elaboración se tiene en cuenta lo siguiente (véase la Figura 4):
El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a
5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título.
Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea
después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.
3.2.3.1 Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen,
los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción, bibliografía, índice, conclusiones y
recomendaciones.
3.2.3.2 Título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de primero y
segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de la subdivisión de tercer nivel
con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima
subdivisión que aparece en la tabla de contenido.
La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupe
más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan
debajo de la primera letra del anterior.
3.2.3.3 Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le
corresponde.
Nota. Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el número de página.
3.2.3.4 Tablas, figuras (ilustraciones) y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos se pueden
enunciar al final de la tabla de contenido o en lista separada.
Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubica
centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea. (Véase
la Figura 4).
Para ambos casos, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título,
contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con
el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón,
contra el margen derecho.
3.2.4 Glosario (último elemento del material preliminar).
Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su
interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético, (véase la Figura 5).
El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del borde superior de la
hoja.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
6
De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen
izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con
mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a
una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.
3.3 INFORME EXTENSO. CUERPO DEL INFORME
Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe,
conclusiones y recomendaciones (opcional).
3.3.1 Introducción
El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del
trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino
título.
La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5 cm del borde
superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título; las
subsiguientes, a interlineación de uno, uno y medio o dos.
3.3.2 Núcleo del informe
El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos a su vez, en subdivisiones que
correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:
3.3.2.1 Escritura del texto. Se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió...) y los
párrafos comienzan contra el margen izquierdo.
La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título.
Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o de uno y medio. Entre párrafos se deja el
doble de la interlineación elegida.
3.3.2.2 Capítulos (véase la Figura 6). Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que
lo identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior,
precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto final.
Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el
margen izquierdo; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las
subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el
texto se inicia al doble de la interlineación elegida.
Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben contra el margen
izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en el mismo renglón.
Nota. Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de letra.
Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del anterior. Si se
escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente:
El título se ubica, de cuatro a seis renglones de la última línea del capítulo que antecede, y el
texto comienza de dos a cuatro del título.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
7
3.3.2.3 Numeración e identificación de páginas. La paginación del informe administrativo debe
efectuarse de la siguiente manera:
Se utiliza numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la portada.
Cuando el informe se imprime por ambas caras de la hoja, las páginas derechas llevan los
números impares. Se procura que no queden páginas izquierdas en blanco.
Nota. No se adicionan páginas tales como: 4 bis, 7A.
3.3.2.4 Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera
hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.
Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de
página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja, así:
Código o título del informe. Contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial pueden ir el
código o el número del informe, o el título que se resume si es extenso. Contra el margen
derecho, el número de la página. Ejemplos:
Margen izquierdo Margen derecho
Informe Propuesta Salarios 2
Bases Plan Desarrollo... 2
Informe OCSA-CR-137 2
La escritura del texto se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
3.3.2.5 Numerales. Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean números
arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel. (Véanse las Figuras 6 y 7).
En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va después del primer nivel y
entre los dígitos que designan las subdivisiones. El punto se omite al final del último dígito, a
partir del segundo nivel.
Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado. Si el autor los requiere, se
procede así:
Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto;
al utilizar literales, la letra debe ser minúscula, seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y
a dos espacios se inicia el texto, a partir de la segunda línea y subsiguientes es opcional
conservar la misma sangría o retornar al margen izquierdo. Ejemplos:
a.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
8
b.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________.
Nota. Se utilizan como mínimo las dos primeras letras del alfabeto.
- _________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________.
Al emplear viñetas, éstas se colocan contra el margen izquierdo y el texto conserva la sangría si
hay mas de un renglón. Ejemplos:
l
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
______________________________________
t
_______________________________________________________________________
_________________________________
3.3.2.6 Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de
ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página (véanse las Figuras 8 y 9).
3.3.2.7 Citas. En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y
otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:
La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del texto.
Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja
una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe a una
interlínea sin comillas. Se separa del texto por dos interlíneas.
Las citas se identifican en el texto con un número (superíndice o número arábigo entre
paréntesis). El uso de una de las dos formas de identificación se conserva a través de todo el
documento.
La referencia de la cita se escribe al pie de la página separada por una línea horizontal de
aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo a dos interlíneas del
último renglón del texto. La escritura se efectúa bajo la raya a interlineación sencilla,
inmediatamente después del número.
Cuando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se inician
contra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una referencia y otra se dejan dos
interlíneas.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
9
Ejemplo:
En el texto:
La Constitución de 1991, en su Artículo 70 dice: "El Estado promoverá la investigación, la ciencia,
el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación"1
.
Al pie de página:
___________________
1
COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República
de Colombia, Medellín : Universidad de Antioquia, 1991. p.23.
3.3.2.8 Notas de pie de página. Se utilizan cuando el autor desea aclarar un dato o ampliar una
idea indicándolas en el texto con asterisco (*). En caso de presentarse más de una nota en la
misma página, cada una se identifica con uno, dos o más asteriscos consecutivos, no a través
del documento sino por página.
Las notas de pie de página, se escriben separadas del texto por una línea horizontal de
aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo después del último
renglón del texto y separada de éste por dos interlíneas. El asterisco se coloca contra el margen
izquierdo a un renglón de la línea divisoria y el texto se escribe inmediatamente después del
asterisco.
Cuando la nota de pie de página ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se
inician contra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una nota y otra se dejan dos
interlíneas.
Cuando una aclaración es común a varios enunciados, se marca con asterisco a cada término.
Ejemplo:
En el texto: ISO*, Icontec*, Covenin*.
En la nota de pie de página:
_____________________
*Institutos de normalización.
3.3.3 Conclusiones y recomendaciones
El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del análisis de los
resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el objetivo de las
recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de acción.
Las conclusiones son obligadas. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el autor
las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se sugiere numerarlas. Para la
presentación se tiene en cuenta lo siguiente:
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
10
El título, CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, a 5 cm del borde
superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente:
El título, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayúscula sostenida,
centrado, a 5 cm del borde superior.
La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
Se pueden combinar las conclusiones y las recomendaciones en el mismo párrafo, o tratarse en
párrafos independientes. Así mismo presentarse en páginas separadas con su respectivo título.
3.3.4 Firma
El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores, en la página donde
terminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones, cuando las hay.
De cuatro a seis renglones del último párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida. El
cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Nota. Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas. En el
segundo caso, si el número de firmas es impar la última se centra.
3.3.5 Rúbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rúbrica en cada
una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
3.3.6 Transcriptor
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos
interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se
emplea letra más pequeña.
Ejemplos:
Sonia M.
Gerardo R.
3.4 INFORME EXTENSO. MATERIAL COMPLEMENTARIO (OPCIONAL)
Está conformado por anexos, bibliografía e índice.
3.4.1 Anexos
Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación ordenada y lógica
dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografías, planos, entre otros. Para su
presentación se tiene en cuenta lo siguiente:
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
11
La palabra Anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y
seguida de letras mayúsculas del alfabeto, empezando por la A y omitiendo las letras I, O, CH,
y LL. En el caso de que el número de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utilizan
números arábigos en lugar de letras. Ejemplos:
Anexo A. Fotografía Aérea
Anexo 1. Fotografía Aérea
Cuando el tamaño o características del anexo obliguen a que éste se presente separado del
informe (maqueta, libro y otros), en hoja aparte se escribe únicamente, la identificación, siguiendo
las indicaciones del numeral anterior.
3.4.2 Bibliografía
Cuando el informe la requiera, se siguen las siguientes indicaciones:
El título BIBLIOGRAFÍA se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida.
La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones de este título.
Cada referencia bibliográfica se detalla como lo muestran los siguientes ejemplos:
3.4.2.1 Referencia bibliográfica de otro informe:
GUTIÉRREZ CARDONA, Oscar. Análisis ocupacional. Santafé de Bogotá : Oficina de Estudios y
Evaluación, 1991. p. 25-52.
3.4.2.2 Referencia bibliográfica de un artículo:
SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En : Clase Empresarial. Santafé de Bogotá : No. 24
(mayo 1995); p. 5-15.
3.4.2.3 Referencia bibliográfica de carta y entrevista:
CARTA de Federico Gómez, Presidente de la Compañía Colombiana de Tabaco. Medellín, 4 de
agosto, 1993.
ENTREVISTA con Carlos Suárez, Viceministro de Educación Nacional de Colombia. Santafé de
Bogotá, 20 de agosto, 1992.
Notas:
1. Téngase presente que al utilizar el signo dos puntos (:) en referencias bibliográficas, se deja un espacio antes
y otro después.
2. Para información más detallada, véase lo establecido en las NTC 1160, 1308 y 1487.
3.4.3 Índice
Cuando un informe lo requiere, éste se presenta al final, como última parte del material
complementario.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
12
El título ÍNDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida. La
primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones de este título.
El índice se puede organizar de manera alfabética o cronológica para facilitar la consulta del
trabajo.
Después de cada término se coloca una coma (,) y de igual manera se separan con coma los
números de las páginas donde es posible efectuar la consulta. Ejemplo:
ANTIOQUIA, 10, 25, 32, 37, 40
CUNDINAMARCA, 9, 13, 30, 34
3.5 INFORME CORTO
Consta de las partes que se explican a continuación. (Véanse las Figuras 1 y 10). El autor puede
utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
3.5.1 Encabezamiento
El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente manera:
3.5.1.1 Razón social. Se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo
y en mayúscula sostenida, cuando su utiliza papel que no la tiene impresa.
3.5.1.2 Dependencia. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la
dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.
3.5.1.3 Número o código. En caso de requerir el número o el código de identificación, éste se
ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así:
INVERSIONES LA MANSIÓN LTDA.
Departamento de Comunicaciones CM-023
3.5.1.4 Título. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y
en mayúscula sostenida.
3.5.1.5 Fecha. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra
FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la ciudad y la
fecha completa, con mayúscula inicial.
3.5.1.6 Autoría del informe. A interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha, contra el
margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones,
seguida de dos puntos (:), ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente
se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la
autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden;
si están en igual condición de autoría se relacionan por orden alfabético de apellido.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
13
3.5.2 Objetivo
El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se
presenta, así:
De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos
puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este
enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de
un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
3.5.3 Escritura del texto
Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único (véase la Figura 7), que de requerir
numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Si los numerales llevan título se
escriben así:
- Los de primer y segundo niveles, en mayúscula sostenida.
- Los de tercer nivel, con mayúscula inicial.
Es usual que el cuarto nivel sea una explicación que no necesita título.
Si el informe corto contiene dos o más capítulos, para su presentación se tienen en cuenta las
indicaciones establecidas en el numeral 3.3.2.1 referente a texto. De igual forma se aplica lo
establecido desde el numeral 3.3.2.4 hasta el 3.3.2.8 acerca de numeración e identificación de
páginas, páginas subsiguientes, numerales, figuras y tablas, citas y notas de pie de página.
3.5.4 Conclusiones (opcional)
En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en
mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón
del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del titulo.
3.5.5 Firma
El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página en que
finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis
renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.
Nota. Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas; en
el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.
3.5.6 Rúbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su rúbrica en cada una
de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
14
3.5.7 Transcriptor
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos
interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se
emplea letra más pequeña. Ejemplos:
Sonia M.
Gerardo R.
3.5.8 Aspectos generales
3.5.8.1 Documento remisorio. Se recomienda presentar los informes administrativos con un
documento remisorio: carta si es envío externo y memorando, si es interno.
3.5.8.2 Papel. Se emplea papel con impresión o en blanco.
3.5.8.3 Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones femeninas y
profesionales, abreviaturas y división silábica, se debe consultar la NTC 3393.
4. APÉNDICE
4.1 NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE
NTC 1160: 1996, Documentación. Referencias bibliográficas para libros y folletos.
NTC 1308: 1996, Documentación. Referencias bibliográficas para publicaciones seriadas.
NTC 1486: 1996, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de
investigación.
NTC 1487: 1995, Documentación. Citas y notas de pie de página.
NTC 3393: 1996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
15
Figura 1. Esquema del informe administrativo
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
16
Figura 2. Cubierta. De libre diagramación
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
17
Figura 3. Esquema de portada. De libre diagramación, sin aglomerar
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
18
Figura 4. Presentación de tabla de contenido
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
19
Figura 5. Esquema de glosario
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
20
Figura 6. Utilización de numerales en un informe con varios capítulos
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
21
Figura 7. Utilización de numerales ( si se requieren) en informe con un solo capítulo
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
22
Figura 1. Muestra porcentual
Nota. En caso de varias figuras, éstas llevan numeración arábiga, en orden consecutivo, en la parte inferior. Le sigue la
leyenda correspondiente.
Figura 8. Esquema de presentación de una figura
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
23
Tabla 1. Análisis de maderas
Espacio Microscópico directo Electro-ósmosis Flujo
hidrostático
Dominio de
la elevación
de la
capilaridad
Número Mín. Prom. Máx. Mín Prom. Máx. Máx. Máx.
Cedro amarillo, Alaska
Cedro rojo, occidental
Abeto Douglas
Cicuta, occidental
Pino, ponderosa
Abeto, Sitka
-
-
900
-
-
-
50
50
50
-
3,1
-
1,8
-
2,3
2,4
1,8
2,4
-
3,8
3,2
3,1
-
2,8
4,2
3,6
4,1
-
4,5
-
3,7
-
3,7
5,4
5,1
5,4
3,1
3,2
3,5
3,1
3,2
3,2
3,3
3,8
3,8
3,8
3,8
3,8
4,8
5,5
5,2
5,5
5,7
5,5
4,5
5,5
-
-
-
-
4,5
5,6
4,9
-
5,5
5,3
Nota. En caso de varias tablas, éstas llevan numeración arábiga, en orden consecutivo, en la parte superior. Le sigue
la leyenda correspondiente.
Figura 9. Esquema de presentación de una tabla
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
24
Figura 10. Esquema de informe corto

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Ntc3588 elaboracion de informes administrativos

  • 1. NORMA TÉCNICA NTC COLOMBIANA 3588 1996-06-19 DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS E: DOCUMENTATION. WRITE A MANAGEMENT REPORT. CORRESPONDENCIA: DESCRIPTORES: informe; administrativo; documentación; documento. I.C.S.: 01.140.30 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 222143 Prohibida su reproducción Segunda actualización
  • 2. PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC 3588 (Segunda actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo el 96-06-19. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 000010 Elaboración y Divulgación de Documentos. CADES COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA ICONTEC SENA DIRECCIÓN GENERAL SENA ANTIOQUIA-CHOCÓ SENA RISARALDA ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
  • 3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 1 DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS 1. OBJETO Esta norma establece y unificar los requisitos para la elaboración de informes administrativos. 2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN 2.1 DEFINICIONES Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: 2.1.1 Informe administrativo Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo. 2.1.2 Preliminares Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por: 2.1.2.1 Cubierta: tapa o pasta que protege el documento. 2.1.2.2 Portada: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento. 2.1.2.3 Tabla de contenido: lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones principales, en el mismo orden de paginación del informe. 2.1.2.4 Glosario: lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas en el informe. 2.1.3 Cuerpo del informe Texto del documento, constituido por:
  • 4. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 2 2.1.3.1 Introducción: planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso. 2.1.3.2 Objetivo: planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto 2.1.3.3 Núcleo del informe: capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe. 2.1.3.4 Capítulo: división básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite orientar su lectura. 2.1.3.5 Subdivisión: cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtemas. 2.1.3.6 Título: nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión. 2.1.3.7 Figuras (ilustraciones): gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas. 2.1.3.8 Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en columnas. 2.3.3.9 Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla. 2.1.3.10 Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto. 2.1.3.11 Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el trabajo descrito en el informe. 2.1.3.12 Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas. 2.1.4 Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su utilización, constituido por: 2.1.4.1 Anexos: conjunto de documentos y adiciones que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del informe. 2.1.4.2 Bibliografía: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema. 2.1.4.3 Referencia bibliográfica: conjunto de datos suficientemente precisos y ordenados que facilitan la identificación de una fuente documental o parte ella. 2.1.4.4 Índice: lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe. Diferente de la tabla de contenido. 2.1.5 Otras definiciones 2.1.5.1 Código: letras, cifras o combinación de ambas para hacer una clasificación. 2.1.5.2 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento. 2.1.5.3 Encabezamiento: palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
  • 5. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 3 2.1.5.4 Espacio: distancia horizontal de escritura. 2.1.5.5 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón. 2.1.5.6 Número: identificación consecutiva del documento. 2.1.5.7 Razón Social: nombre que identifica a una empresa. 2.1.5.8 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. 2.1.5.9 Viñeta: señal gráfica en forma de circulo, rombo y otros que se antepone a un texto para destacarlo. 2.2 CLASIFICACIÓN Los informes administrativos se clasifican así: 2.2.1 De acuerdo con los requerimientos de la entidad En periódicos y esporádicos. 2.2.2 De acuerdo con el número de hojas En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página número 11. 3. REQUISITOS 3.1 MÁRGENES En el informe administrativo extenso o corto se emplean los siguientes: Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm . Nota. Cuando el informe se imprime por las dos caras de la hoja, se unifica la medida de los márgenes izquierdo y derecho a 3 cm. En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el derecho en externo. 3.2 INFORME EXTENSO. MATERIAL PRELIMINAR Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. (Véase la Figura 1).
  • 6. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 4 3.2.1 Cubierta (opcional) Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser remplazada por la portada. Incluye los siguientes elementos básicos (véase la Figura 2): 3.2.1.1 Razón social. 3.2.1.2 Título del informe y subtítulo, si lo hay. 3.2.1.3 Número o código de identificación: el autor puede emplear un número o código alfanumérico de identificación. En el informe extenso, este se anota en la parte superior derecha tanto en la cubierta como en la portada, precedido de la palabra número o presentado en un recuadro. Ejemplos: Margen derecho Para códigos: SG-002 7506-002 Para números: 002 Número 002 Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos pueden aparecer en la posición estética deseada. Es posible agregar otros elementos que se consideren necesarios, pero evitando que la cubierta se vea aglomerada. 3.2.2 Portada De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza a la cubierta, es la fuente principal de información (véase la Figura 3) y constituye la primera página del informe. Adicional a los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos: 3.2.2.1 Nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros. 3.2.2.2 Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe. 3.2.2.3 Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones: Fecha completa (día, mes, año): Pereira, 16 de agosto de 1996 Mes y año: Tunja, agosto de 1996
  • 7. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 5 Año: Bucaramanga, 1996 3.2.3 Tabla de contenido Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página. Para su elaboración se tiene en cuenta lo siguiente (véase la Figura 4): El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título. Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas. 3.2.3.1 Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones. 3.2.3.2 Título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de primero y segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de la subdivisión de tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido. La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior. 3.2.3.3 Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le corresponde. Nota. Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el número de página. 3.2.3.4 Tablas, figuras (ilustraciones) y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en lista separada. Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubica centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea. (Véase la Figura 4). Para ambos casos, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen derecho. 3.2.4 Glosario (último elemento del material preliminar). Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético, (véase la Figura 5). El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del borde superior de la hoja.
  • 8. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 6 De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas. 3.3 INFORME EXTENSO. CUERPO DEL INFORME Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones (opcional). 3.3.1 Introducción El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título. La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título; las subsiguientes, a interlineación de uno, uno y medio o dos. 3.3.2 Núcleo del informe El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente: 3.3.2.1 Escritura del texto. Se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió...) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo. La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título. Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o de uno y medio. Entre párrafos se deja el doble de la interlineación elegida. 3.3.2.2 Capítulos (véase la Figura 6). Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto final. Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en el mismo renglón. Nota. Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de letra. Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del anterior. Si se escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente: El título se ubica, de cuatro a seis renglones de la última línea del capítulo que antecede, y el texto comienza de dos a cuatro del título.
  • 9. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 7 3.3.2.3 Numeración e identificación de páginas. La paginación del informe administrativo debe efectuarse de la siguiente manera: Se utiliza numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la portada. Cuando el informe se imprime por ambas caras de la hoja, las páginas derechas llevan los números impares. Se procura que no queden páginas izquierdas en blanco. Nota. No se adicionan páginas tales como: 4 bis, 7A. 3.3.2.4 Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja. Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja, así: Código o título del informe. Contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial pueden ir el código o el número del informe, o el título que se resume si es extenso. Contra el margen derecho, el número de la página. Ejemplos: Margen izquierdo Margen derecho Informe Propuesta Salarios 2 Bases Plan Desarrollo... 2 Informe OCSA-CR-137 2 La escritura del texto se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. 3.3.2.5 Numerales. Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean números arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel. (Véanse las Figuras 6 y 7). En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va después del primer nivel y entre los dígitos que designan las subdivisiones. El punto se omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel. Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado. Si el autor los requiere, se procede así: Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto; al utilizar literales, la letra debe ser minúscula, seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto, a partir de la segunda línea y subsiguientes es opcional conservar la misma sangría o retornar al margen izquierdo. Ejemplos: a. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _________________________________________________________________.
  • 10. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 8 b. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________. Nota. Se utilizan como mínimo las dos primeras letras del alfabeto. - _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________. Al emplear viñetas, éstas se colocan contra el margen izquierdo y el texto conserva la sangría si hay mas de un renglón. Ejemplos: l _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ______________________________________ t _______________________________________________________________________ _________________________________ 3.3.2.6 Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página (véanse las Figuras 8 y 9). 3.3.2.7 Citas. En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones: La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del texto. Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa del texto por dos interlíneas. Las citas se identifican en el texto con un número (superíndice o número arábigo entre paréntesis). El uso de una de las dos formas de identificación se conserva a través de todo el documento. La referencia de la cita se escribe al pie de la página separada por una línea horizontal de aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo a dos interlíneas del último renglón del texto. La escritura se efectúa bajo la raya a interlineación sencilla, inmediatamente después del número. Cuando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se inician contra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una referencia y otra se dejan dos interlíneas.
  • 11. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 9 Ejemplo: En el texto: La Constitución de 1991, en su Artículo 70 dice: "El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación"1 . Al pie de página: ___________________ 1 COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de Colombia, Medellín : Universidad de Antioquia, 1991. p.23. 3.3.2.8 Notas de pie de página. Se utilizan cuando el autor desea aclarar un dato o ampliar una idea indicándolas en el texto con asterisco (*). En caso de presentarse más de una nota en la misma página, cada una se identifica con uno, dos o más asteriscos consecutivos, no a través del documento sino por página. Las notas de pie de página, se escriben separadas del texto por una línea horizontal de aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo después del último renglón del texto y separada de éste por dos interlíneas. El asterisco se coloca contra el margen izquierdo a un renglón de la línea divisoria y el texto se escribe inmediatamente después del asterisco. Cuando la nota de pie de página ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se inician contra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una nota y otra se dejan dos interlíneas. Cuando una aclaración es común a varios enunciados, se marca con asterisco a cada término. Ejemplo: En el texto: ISO*, Icontec*, Covenin*. En la nota de pie de página: _____________________ *Institutos de normalización. 3.3.3 Conclusiones y recomendaciones El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del análisis de los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el objetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de acción. Las conclusiones son obligadas. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se sugiere numerarlas. Para la presentación se tiene en cuenta lo siguiente:
  • 12. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 10 El título, CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título. Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente: El título, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título. Se pueden combinar las conclusiones y las recomendaciones en el mismo párrafo, o tratarse en párrafos independientes. Así mismo presentarse en páginas separadas con su respectivo título. 3.3.4 Firma El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores, en la página donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones, cuando las hay. De cuatro a seis renglones del último párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. Nota. Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas. En el segundo caso, si el número de firmas es impar la última se centra. 3.3.5 Rúbrica De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda. 3.3.6 Transcriptor Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se emplea letra más pequeña. Ejemplos: Sonia M. Gerardo R. 3.4 INFORME EXTENSO. MATERIAL COMPLEMENTARIO (OPCIONAL) Está conformado por anexos, bibliografía e índice. 3.4.1 Anexos Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación ordenada y lógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografías, planos, entre otros. Para su presentación se tiene en cuenta lo siguiente:
  • 13. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 11 La palabra Anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y seguida de letras mayúsculas del alfabeto, empezando por la A y omitiendo las letras I, O, CH, y LL. En el caso de que el número de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utilizan números arábigos en lugar de letras. Ejemplos: Anexo A. Fotografía Aérea Anexo 1. Fotografía Aérea Cuando el tamaño o características del anexo obliguen a que éste se presente separado del informe (maqueta, libro y otros), en hoja aparte se escribe únicamente, la identificación, siguiendo las indicaciones del numeral anterior. 3.4.2 Bibliografía Cuando el informe la requiera, se siguen las siguientes indicaciones: El título BIBLIOGRAFÍA se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones de este título. Cada referencia bibliográfica se detalla como lo muestran los siguientes ejemplos: 3.4.2.1 Referencia bibliográfica de otro informe: GUTIÉRREZ CARDONA, Oscar. Análisis ocupacional. Santafé de Bogotá : Oficina de Estudios y Evaluación, 1991. p. 25-52. 3.4.2.2 Referencia bibliográfica de un artículo: SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En : Clase Empresarial. Santafé de Bogotá : No. 24 (mayo 1995); p. 5-15. 3.4.2.3 Referencia bibliográfica de carta y entrevista: CARTA de Federico Gómez, Presidente de la Compañía Colombiana de Tabaco. Medellín, 4 de agosto, 1993. ENTREVISTA con Carlos Suárez, Viceministro de Educación Nacional de Colombia. Santafé de Bogotá, 20 de agosto, 1992. Notas: 1. Téngase presente que al utilizar el signo dos puntos (:) en referencias bibliográficas, se deja un espacio antes y otro después. 2. Para información más detallada, véase lo establecido en las NTC 1160, 1308 y 1487. 3.4.3 Índice Cuando un informe lo requiere, éste se presenta al final, como última parte del material complementario.
  • 14. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 12 El título ÍNDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones de este título. El índice se puede organizar de manera alfabética o cronológica para facilitar la consulta del trabajo. Después de cada término se coloca una coma (,) y de igual manera se separan con coma los números de las páginas donde es posible efectuar la consulta. Ejemplo: ANTIOQUIA, 10, 25, 32, 37, 40 CUNDINAMARCA, 9, 13, 30, 34 3.5 INFORME CORTO Consta de las partes que se explican a continuación. (Véanse las Figuras 1 y 10). El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente. 3.5.1 Encabezamiento El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente manera: 3.5.1.1 Razón social. Se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando su utiliza papel que no la tiene impresa. 3.5.1.2 Dependencia. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo. 3.5.1.3 Número o código. En caso de requerir el número o el código de identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así: INVERSIONES LA MANSIÓN LTDA. Departamento de Comunicaciones CM-023 3.5.1.4 Título. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida. 3.5.1.5 Fecha. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial. 3.5.1.6 Autoría del informe. A interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos (:), ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por orden alfabético de apellido.
  • 15. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 13 3.5.2 Objetivo El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se presenta, así: De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. 3.5.3 Escritura del texto Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único (véase la Figura 7), que de requerir numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Si los numerales llevan título se escriben así: - Los de primer y segundo niveles, en mayúscula sostenida. - Los de tercer nivel, con mayúscula inicial. Es usual que el cuarto nivel sea una explicación que no necesita título. Si el informe corto contiene dos o más capítulos, para su presentación se tienen en cuenta las indicaciones establecidas en el numeral 3.3.2.1 referente a texto. De igual forma se aplica lo establecido desde el numeral 3.3.2.4 hasta el 3.3.2.8 acerca de numeración e identificación de páginas, páginas subsiguientes, numerales, figuras y tablas, citas y notas de pie de página. 3.5.4 Conclusiones (opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del titulo. 3.5.5 Firma El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página en que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial. Nota. Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra. 3.5.6 Rúbrica De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
  • 16. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 14 3.5.7 Transcriptor Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se emplea letra más pequeña. Ejemplos: Sonia M. Gerardo R. 3.5.8 Aspectos generales 3.5.8.1 Documento remisorio. Se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envío externo y memorando, si es interno. 3.5.8.2 Papel. Se emplea papel con impresión o en blanco. 3.5.8.3 Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones femeninas y profesionales, abreviaturas y división silábica, se debe consultar la NTC 3393. 4. APÉNDICE 4.1 NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE NTC 1160: 1996, Documentación. Referencias bibliográficas para libros y folletos. NTC 1308: 1996, Documentación. Referencias bibliográficas para publicaciones seriadas. NTC 1486: 1996, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. NTC 1487: 1995, Documentación. Citas y notas de pie de página. NTC 3393: 1996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales.
  • 17. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 15 Figura 1. Esquema del informe administrativo
  • 18. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 16 Figura 2. Cubierta. De libre diagramación
  • 19. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 17 Figura 3. Esquema de portada. De libre diagramación, sin aglomerar
  • 20. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 18 Figura 4. Presentación de tabla de contenido
  • 21. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 19 Figura 5. Esquema de glosario
  • 22. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 20 Figura 6. Utilización de numerales en un informe con varios capítulos
  • 23. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 21 Figura 7. Utilización de numerales ( si se requieren) en informe con un solo capítulo
  • 24. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 22 Figura 1. Muestra porcentual Nota. En caso de varias figuras, éstas llevan numeración arábiga, en orden consecutivo, en la parte inferior. Le sigue la leyenda correspondiente. Figura 8. Esquema de presentación de una figura
  • 25. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 23 Tabla 1. Análisis de maderas Espacio Microscópico directo Electro-ósmosis Flujo hidrostático Dominio de la elevación de la capilaridad Número Mín. Prom. Máx. Mín Prom. Máx. Máx. Máx. Cedro amarillo, Alaska Cedro rojo, occidental Abeto Douglas Cicuta, occidental Pino, ponderosa Abeto, Sitka - - 900 - - - 50 50 50 - 3,1 - 1,8 - 2,3 2,4 1,8 2,4 - 3,8 3,2 3,1 - 2,8 4,2 3,6 4,1 - 4,5 - 3,7 - 3,7 5,4 5,1 5,4 3,1 3,2 3,5 3,1 3,2 3,2 3,3 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 4,8 5,5 5,2 5,5 5,7 5,5 4,5 5,5 - - - - 4,5 5,6 4,9 - 5,5 5,3 Nota. En caso de varias tablas, éstas llevan numeración arábiga, en orden consecutivo, en la parte superior. Le sigue la leyenda correspondiente. Figura 9. Esquema de presentación de una tabla
  • 26. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización) 24 Figura 10. Esquema de informe corto