ADMINISTRACION DE PROYECTOS

- GESTION DE OPERACIONES –
ADMINISTRACION DE LAADMINISTRACION DE LA
PRODUCCIONPRODUCCION

OBJETIVO DELOBJETIVO DEL
APRENDIZAJEAPRENDIZAJE
después de este tema, usted podrá:después de este tema, usted podrá:
DefinirDefinir las principales actividades que
intervienen en la definicion, organizacion,
planificacion, supervision y control de
proyectos.
IdentificarIdentificar la secuencia de actividades
criticas que determinan la duracion de un
proyecto.
DefinirDefinir las opciones que estan a
dispoosicion de os gerentes de proyecto
para mitigar los problemas de los
recursos.

OBJETIVO DELOBJETIVO DEL
APRENDIZAJEAPRENDIZAJE
después de este tema, usted podrá:después de este tema, usted podrá:
RepresentarRepresentar mediante un diagrama, la
red de actividades interrrelacionadas en
un proyecto.
DescribirDescribir las consideraciones que los
gerentes hacen paara evaluar los riesgos
de un proyecto y calcular la probabilidad
de terminar oportumanete un proyecto.
ExplicarExplicar como se determina un
programa para el que el proyecto tenga
un costo minimo.

4
ADMINISTRACION DEADMINISTRACION DE
PROYECTOS EN LAPROYECTOS EN LA
ORGANIZACIONORGANIZACION

5
USO DE LOS PROYECTOS PARAUSO DE LOS PROYECTOS PARA
IMPLEMENTARLA ESTRATEGIAIMPLEMENTARLA ESTRATEGIA
DE OPERACIONESDE OPERACIONES

6
USODE LOS PROYECTOS PARA IMPLEMENTARUSODE LOS PROYECTOS PARA IMPLEMENTAR
LA ESTRATEGIA DE OPERACIONESLA ESTRATEGIA DE OPERACIONES
Razones del fracaso
Implementación de la estrategia de operaciones

INTERACCION DE LASINTERACCION DE LAS
DIFERENTES FUNCIONESDIFERENTES FUNCIONES

DEFINICIONES PRELIMINARESDEFINICIONES PRELIMINARES
• UN PROYECTO ESUN PROYECTO ES::
Un esfuerzo temporario por tener principio y
fin definidos.
Llevado a cabo para lograr un producto o
servicio objetivo.
Único: definido específicamente
Conjunto de actividades interrelacionadas con
puntos definidos de principio y fin, que
produce un resultado único para una
asignación especifica de recursos.

EJEMPLOS DE PROYECTOSEJEMPLOS DE PROYECTOS
Adquisición de una empresa
Desarrollo de nuevos productos
Planificación de nuevas localizaciones
Ejecución de auditorías
Campañas publicitarias
Administración de una campaña de ayuda en
desastres
Certificación de calidad
Alianza estratégica

• ADMINISTRACION DE PROYECTOSADMINISTRACION DE PROYECTOS
(PROJECT MANAGEMENT)(PROJECT MANAGEMENT)
es el conjunto de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas; aplicadas a las
actividades a realizar, para satisfacer los
requerimientos del Proyecto

• PROGRAMAPROGRAMA::
Método sistematizado y
progresivo para definir,
organizar, planificar,
monitorear y controlar
Proyectos.

• STAKEHOLDER: personas u organizaciones
activamente comprometidas en el proyecto o
cuyos intereses puedan ser afectados como
resultado de la ejecución o finalización del
Proyecto.

13
DEFINICION YDEFINICION Y
ORGANIZACIÓN DEORGANIZACIÓN DE
PROYECTOSPROYECTOS

14
DEFINICION DEL ALCANCE YDEFINICION DEL ALCANCE Y
LOS OBJETIVOS DE UNLOS OBJETIVOS DE UN
PROYECTOPROYECTO

- GESTION DE OPERACIONES –15
ALCANCE DE UN PROYECTOALCANCE DE UN PROYECTO
• ¿Qué es el alcance del proyecto? ¿Es
importante? ¿Para qué sirve?
• En cada organización existen proyectos por
administrar. Considerando como un proyecto
a un conjunto de actividades con un inicio y
fin determinados, dirigidas a cumplir un
objetivo específico y entendiendo por
administración los procesos de planear,
organizar, dirigir y controlar actividades y
recursos para alcanzar un objetivo.

• Los objetivos son los propósitos del proyecto.
• Son los elementos según los cuales un
proyecto es ORGANIZADO.ORGANIZADO.
• Un objetivo debe responder claramente la
pregunta ¿Qué pretende nuestro trabajo?
• Los objetivos deben estar muy bien
definidos.
• En un trabajo de investigación o un proyecto
no pueden sobrar ni faltar objetivos, suman
un todo. Tienen que ajustarse exactamente a
lo que se quiere alcanzar con nuestro trabajo.
OBJETIVOS DE UN PROYECTOOBJETIVOS DE UN PROYECTO

• Los objetivos deben ser congruentes entre sí y
no ser ambiguos.
• Los objetivos deben expresarse con claridad
para evitar posibles desviaciones del proceso
de investigación.
• Los objetivos deben ser posibles de alcanzarse.
• Los objetivos deben ser cuantificables. Los
objetivos deben ser de “alta calidad”.
• Deben ser finitos.
• Cada objetivo debe tener un indicador.
DEFINICION DEL ALCANCE DE UNDEFINICION DEL ALCANCE DE UN
PROYECTOPROYECTO

Generales.
Específicos.
Responden a una acción.
Se redactan con un infinitivo.
Se refieren a un objeto. El cual debe ser
mesurable.
TIPOS DE OBJETIVOS EN UNTIPOS DE OBJETIVOS EN UN
PROYECTOPROYECTO
OBJETIVOS GENERALES YOBJETIVOS GENERALES Y
ESPECIFICOSESPECIFICOS
GENERALIDADESGENERALIDADES

Objetivo GeneralObjetivo General
• El objetivo general es el impacto
directo que se logrará como
resultado de la aplicación del
método científico en la resolución
de un problema concreto.
• Responde a la pregunta ¿Para
qué hacer el proyecto?
• Normalmente este objetivo es
individual.
• Enmarca los alcances del
proyecto en forma global.

• Tiene estrecha relación con el
problema a resolver y su
solución.
• El objetivo general no se
puede redactar de una forma
ligera. Debe ser cuidadosa-
mente estudiado para lograr
ubicar las palabras y la
redacción exacta que lleve al
investigador a exponer en muy
pocas líneas el fruto de su
trabajo.
Objetivo GeneralObjetivo General

• Generalmente existen mu-
chos objetivos específicos.
• Estos objetivos enmarcan
todas aquellas acciones, que
se convierten en los
propósitos específicos que el
proyecto debe alcanzar y
cuya sumatoria nos lleva, sin
duda alguna, a la obtención
del objetivo general y por
ende a la solución del
problema planteado.
Objetivos EspecíficosObjetivos Específicos

• Responden a la pregunta
¿Qué es lo que el proyecto
pretende alcanzar?
• Deben ser 100% verifica-
bles.
• Deben exponer alta calidad.
• Deben se finitos.
• Debe plantearse una
metodología para alcan-
zarlos .

• Los objetivos específicos no
se pueden redactar de una
forma ligera. Debe ser
cuidadosamente estudiados
y analizados para lograr
ubicar las palabras y la
redacción exacta que le
permitan al investigador a
exponer en forma muy clara
todas y cada una de los
alcances individuales del
trabajo planteado .

• Los objetivos específicos
deben ser escogidos
cuidadosamente para no
saturar la formulación del
proyecto con una gran
cantidad de acciones que
no tienen una importancia
trascendental.
• No hay que confundir los
objetivos específicos con
actividades del proyecto.

Meta
• La META pretende resolver el problema, la
misma no siempre se puede alcanzar.
Deberá ser evaluada en el tiempo, esto
podría ocurrir inclusive años después de
haber finalizado un proyecto. Una meta es
más amplia que el objetivo general y debería
responder a la pregunta ¿por qué se debe
realizar el proyecto?, se obtiene observando
el problema y asignándole una solución, se
redacta bajo una estructura que permite medir
su indicador en el tiempo.
• Existe una meta general para el proyecto la
cual está relacionada con el objetivo general,
la solución y el problema.

Indicadores
• Es el parámetro con el cual se mide un objetivo.
• Existen cuantitativos y cualitativos.
• Los indicadores cuantitativos deben tener
unidades.
• Los indicadores se extraen de las metas.
• Con ellos se evalúa el proyecto.

27
SELECCIÓN DEL GERENTESELECCIÓN DEL GERENTE YY
EL EQUIPO DELEL EQUIPO DEL PROYECTOPROYECTO

CUALIDADES DE UN GERENTECUALIDADES DE UN GERENTE
• FACILITADOR:
• COMUNICADOR:
• CAPAZ DE TOMAR DECISIONES:
SELECCIÓN DEL EQUIPOSELECCIÓN DEL EQUIPO
• COMPETENCIA TECNICA:
• SENSIBILIDAD:
• DEDICACION:

29
ESTRUCTURA ORGANICAESTRUCTURA ORGANICA
FUNCIONALFUNCIONAL
MATRICIALMATRICIAL

30
PLANIFICACION DEPLANIFICACION DE
PROYECTOPROYECTO

Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordinación
de Proyectos
ORGANIZACION FUNCIONAL
Personal afectado a Proyectos
Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de Proyectos

Director
Ejecutivo
Project
Manager
Project
Manager
Project
Manager
Coordinación
de Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS

Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Project
Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinación
del Proyecto A
ORGANIZACION MIXTA
Coordinación
Proyecto B
Estructura de Matriz

1.- Descripción del Proyecto1.- Descripción del Proyecto
• Punto final: producto / servicio
• Descripción de todos los aspectos que lo
componen
• Actividades y relaciones de precedencia
– Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo
que consume tiempo y recursos y que puede
programarse y controlarse
– Precedencia: secuencia de actividades

2.- Elaboración del diagrama2.- Elaboración del diagrama
de redde red
• Red de actividades en arcos (AOA)
– Actividades = arcos
– Nodos = eventos
1
2
3 4
S
T
U
S y T deberán completarse
antes de que se inicie U

2.- Elaboración del diagrama2.- Elaboración del diagrama
de redde red
• Red de actividades en nodos (AON)
– Enfoque orientado a actividades
S
T
U
S y T deberán completarse
antes de que se inicie U

Traslado de HospitalTraslado de Hospital
Actividad Descripción Predecesor
A Seleccionar personal administrativo y médico
B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
C Seleccionar el equipo A
D Preparar los planos y la distribución física para B
la construcción definitiva
E Llevar los servicios públicos al predio B
F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A
G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C
H Construir el hospital D
I Desarrollar un sistema de información A
J Instalar el equipo E,G,H,
K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J

Actividad en los nodosActividad en los nodos
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duración de la actividad dE

Red AON para el proyectoRed AON para el proyecto
del Hospitaldel Hospital
I
15
A F K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4

TIEMPOS DE INICIO YTIEMPOS DE INICIO Y
TERMINACIÓN MAS PROXIMOSTERMINACIÓN MAS PROXIMOS
• Tiempo de inicio mas proximo (ES) Ftc
– es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la precede
en forma inmediata
– cuando la preceden varias actividades (ES) FtC es el mayor de los
tiempos
• Tiempo de terminacion mas proximo (EF) Ftf
 es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada EF = ES + t
 Ftf = Ftc + dE

Nodos – Fechas tempranasNodos – Fechas tempranas
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duración de la actividad
t (dE)
Tiempo de inicio
mas proximo
ES
Tiempo de
terminacion
mas
proximo
EF

12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
Rutas A-I , A - FRutas A-I , A - F

Ruta A – C – GRuta A – C – G
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4

Rutas B – D – H , B – E - JRutas B – D – H , B – E - J
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 J
24 4

Llegada al nodo JLlegada al nodo J
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J
24 4

Llegada al nodo KLlegada al nodo K
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4

12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4
Camino CríticoCamino Crítico: secuencia de actividades, entre: secuencia de actividades, entre
comienzo y final, que requiere más tiempocomienzo y final, que requiere más tiempo

TIEMPOS DE INICIO YTIEMPOS DE INICIO Y
TERMINACIÓN MAS LEJANOSTERMINACIÓN MAS LEJANOS
• TIEMPO DE TERMINACION MAS LEJANO LF (FTF)
– es igual al tiempo de inicio más lejano de la
actividad que la siguesigue en la secuencia en forma
inmediata.
– Si existen más de una actividad que la siguen en
forma inmediata la LF será el más próximo de los
tiempos de inicio más lejanos de esas actividades
• TIEMPO DE INICIO MAS LEJANO LS (FTC)TIEMPO DE INICIO MAS LEJANO LS (FTC)
– es igual al tiempo de terminación más lejano menos
la duración esperada de la tarea
– LS = LF – t

Representación completa del nodoRepresentación completa del nodo
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duración de la
actividad
dE
Fecha temprana
de comienzo
Ftc (ES)
Fecha temprana
de finalización
Ftf (EF)
Fecha Tardía
de Comienzo
FTC (LS)
Fecha Tardía
de Finalización
FTF (LF)

12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63

Llegada al nodo ALlegada al nodo A
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63

Llegada al nodo BLlegada al nodo B
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
0 9 9 9 10 19 19 40 59
9 E 33 59 J 63
35 24 59 59 4 63

TRASLADO HOSPITALTRASLADO HOSPITAL
NOMBRE DE TAREA
A
SELECCIONAR PERSONAL
B
SELECCIONAR EL LUGAR
C
SELECCIONAR EL EQUIPO
D
PREPARAR LOS PLANOS
E
LLEVAR LOS SERVICIOS
F
ENTREVISTAR
CANDIDATOS
G
COMPRAR EQUIPOS
H
CONSTRUIR HOSPITAL
I
DESARROLLAR UN
SISTEMA
J
INSTALAR EQUIPO
K
CAPACITAR AL
PERSONAL

NOMBRE DE TAREA
A
SELECCIONAR PERSONAL
B
SELECCIONAR EL LUGAR
C
SELECCIONAR EL EQUIPO
D
PREPARAR LOS PLANOS
E
LLEVAR LOS SERVICIOS
F
ENTREVISTAR
CANDIDATOS
G
COMPRAR EQUIPOS
H
CONSTRUIR HOSPITAL
I
DESARROLLAR UN
SISTEMA
J
INSTALAR EQUIPO
K
CAPACITAR AL
PERSONAL

Id Nombre de tarea Dur
A Seleccionar personal 12
B Seleccionar lugar 9
C Seleccionar el equipo 10
D Preparar planos y 10
E Llevar los servicios 24
F Entrevistar solicitante 10
G Comprar equipo 35
H Construir el hospital 40
I Desarrollar un sistema 15
J Instalar el equipo 4
K Capacitar al personal de 6
07/1014/1021/1028/1004/111/1 11 02/1209/1216/1223/1230/1206/0113/01
septiembre octubre noviembre diciembre enero

HOLGURA
• La holgura de una actividad (H) es la máxima
cantidad de tiempo que una actividad puede
retrasarse sin afectar la duración total del
proyecto.
• Se puede calcular de dos modos
H = FTF – FtfH = FTF – Ftf (LF - EF)(LF - EF)
(S/INICIO & F/TERMINACION)(S/INICIO & F/TERMINACION)
(L/LEJANO& E/PROXIMO)(L/LEJANO& E/PROXIMO)
H = FTC – FtcH = FTC – Ftc (LS - ES)(LS - ES)

Cálculo de Holguras
Nodo Duración ES LS Holgura
A 12 0 2 2
B 9 0 0 0
C 10 12 14 2
D 10 9 9 0
E 24 9 35 26
F 10 12 53 41
G 35 22 24 2
H 40 19 19 0
I 15 12 48 36
J 4 59 59 0
K 6 63 63 0

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
• Supuestos
– Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo Duración ES LS Holgura
C 10 16 14 -2
G 35 26 24 -2
J 4 61 59 -2
K 6 65 63 -2
D 10 10 9 -1
H 40 20 19 -1
E 24 10 35 25
I 15 16 48 32
F 10 16 53 37

• Para terminar en la semana
69, el gerente de proyectos
tendrá que ahorrar dos
semanas en C-G-J-K , una de
las dos semanas tendrá que ser
en D-H
• Si consigue ese ahorro habrá
dos caminos críticos: C-G-J-K
Y D-H-J-K
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
50 - GESTION DE OPERACIONES –
4.4.-- Monitoreo de los avances del ProyectoMonitoreo de los avances del Proyecto
• Supuestos
– Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo Duración Ftc FTC Holgura
C 10 16 14 -2
G 35 26 24 -2
J 4 61 59 -2
K 6 65 63 -2
D 10 10 9 -1
H 40 20 19 -1
E 24 10 35 25
I 15 16 48 32
F 10 16 53 37

Estimaciones probabilísticas de TiempoEstimaciones probabilísticas de Tiempo
Introducción de factores de incertidumbreIntroducción de factores de incertidumbre
1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede
llevarse a cabo la actividad si todo resulta
excepcionalmente bien
2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que
probablemente se requerirá para realizar la actividad
3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo
que se requerirá para la realización de la tarea

Distribución de probabilidadesDistribución de probabilidades
• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se
considera como una variable aleatoria derivada de una
distribución de probabildad beta
a m b
media

SupuestosSupuestos
• Es posible estimar con precisión a,m, y b.
• Se considera que las magnitudes definen un rango de
tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes
estarán a cargo de las actividades
• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de
la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que
los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son
remotas

CálculoCálculo
• La media se calcula ponderando
• La varianza para cada actividad
6
4 bma
te
++
=
)
6
(
2
2 ab−=σ

Análisis de probabilidadesAnálisis de probabilidades
Actividades variables independientesActividades variables independientes
• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto
– Te=Σ tiempos en la ruta crítica
• Varianza en la ruta
• Probabilidad de terminación en una fecha determinada
)
6
(
2
2 ab−=σΣ(Varianzas en la ruta crítica)
σ
2
TeT
z
−
= Tabla distribución
Normal

Consideraciones sobre costos
• Tiempo Normal TN(NT): el necesario para completar la
actividad en tiempos normales
• Costo Normal CN(NC): el relacionado con el tiempo
normal
• Tiempo Intensivo TI(CT): tiempo más corto posible
• Costo Intensivo CI(CC): relacionado con el tiempo
intensivo
• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos,
el costo de intensificación para acortar una semana
COSTO DE INTENSIFICACIÓN POR SEMANA=
CI – CN / TN - TICI – CN / TN - TI

Relaciones entre costos y tiempoRelaciones entre costos y tiempo
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
0
5 6 7 8 9 10
Tiempo Intensivo Tiempo Normal
Costodirecto(pesos)
Costo Intensivo
Suposición de costo lineal
Costo Normal
Costo de reducir
el tiempo dos semanas

Programa de costo mínimoPrograma de costo mínimo
• Se determina el camino crítico
• Se identifican las actividades que tengan el costo de
intensificación más bajo por semana
• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de
costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del
acortamientos

Software de proyectosSoftware de proyectos
• Capacidades
– Diagramas Gantt
– Diagramas PERT/CPM
– Informes de estado
– Informes de rastreo
– Múltiples proyectos
• Productos
– Primavera
– Microsoft Project
– Scitor

ConclusionesConclusiones
• Solamente mediante la administración de Proyectos
• se puede garantizar
– la coordinación de diferentes actividades
– la disponibilidad oportuna de los recursos
– lograr los resultados del Proyecto
• en los tiempos programados
• a los costos presupuestados
– y la satisfacción de los clientes del Proyecto

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