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1. Administración de Personal
Septiembre 2012

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Administración
de Personal
Agenda
• Procedimiento de ingreso
• Carpeta de Ingreso
• Manejo de Incidencias
• Procedimiento de Egreso/ Paz y Salvo
• Devolución de finiquitos firmados

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Procedimiento de Ingreso
• El Área de Adm. de Personal se comunica con el nuevo asociado, le da la
bienvenida y le solicita la documentación requerida.
• El Área de Adm. de Personal una vez que recibe y verifica que los
documentos estén completos envía e-mail al jefe inmediato para coordinar el
día del ingreso.
• El Área de Adm. de Personal envía un mail al Área correspondiente
autorizando el día y la hora del ingreso.

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Incidencias
• Se entiende como incidencias todos aquellos documentos que afectan el
cálculo de nómina como: incapacidades, vacaciones, actas administrativas,
documentos de préstamos, formato de bajas, números pendientes del seguro
social, cuentas bancarias, horas extras, novedades de ingreso, etc.
• Es muy importante que las incidencias coincidan con la fecha de corte de
nómina.
• Las incidencias deberán entregarse a la Asistente Administrativa/o Jefe
inmediato antes del corte de nómina, para que puedan registrarse el día del
corte, de lo contrario quedan para la próxima quincena.
• Para el caso de Costa Rica, las incidencias deben de enviarse o entregarse
a Recursos Humanos.
• Recursos Humanos/ Asistentes Administrativas/ Jefes reportan las
incidencias a Nómina Colombia en las fechas establecidas en el Cronograma
de Nómina.

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Proceso de Solicitud de Vacaciones
• El status de las vacaciones en enviado trimestralmente por RH al Jefe
inmediato/ o coordinador de país.
• Se entenderá como boleta de vacaciones el documento que el jefe inmediato
confecciona para incidencia a nómina.
• La boleta de vacaciones debe ser firmada por el jefe inmediato y el asociado.
• Es importante que las boletas de las vacaciones se reporten a nómina en el
mes que las están disfrutando.
Boleta Vacaciones

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Procedimiento de Egreso
• Cuando el asociado presenta su carta de renuncia al Jefe inmediato, éste
debe enviar inmediatamente a la Analista Jr. de DA/ Recursos Humanos la
carta escaneada en conjunto con el formato de baja.
• Se entenderá como formato de baja el documento que el jefe inmediato
confecciona y envía a la Analista Jr./ RRHH dando aviso de la salida de un
asociado de la empresa.
• Para despidos el Jefe inmediato debe enviar el formato de baja al Gerente de
Campo CAM para su autorización.
Formato de Baja

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Paz y Salvo
• Se entenderá como Paz y salvo el formulario que cada jefe elabora con el
asociado en el momento que se da una baja.
• La baja y el Paz y Salvo deben reportase inmediatamente en el momento en
que se da la salida de un asociado, ya sea por despido o renuncia ya que es
un requisito fundamental para elaborar la solicitud de finiquito.
• El Paz y Salvo nos garantiza que el asociado hace entrega de todas las
herramientas que le fueron entregadas en el momento de la contratación.
• El Paz y Salvo debe ser firmado por el asociado, ya que en caso de darse un
faltante, el asociado acepta este faltante y así el costo se puede deducir del
finiquito.
Paz y Salvo

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Finiquitos
• En el momento que el Jefe inmediato recibe el cheque del finiquito debe
coordinar la entrega al ex-asociado.
• Se debe garantizar que el ex-asociado firme el cheque y el formato de
cálculo de finiquito.
• El formato de finiquito debe enviarse firmado a RRHH para que este
comprobante quede archivado en el expediente de personal.