Procedimientos administrativos bienes nacionales rev eli080713[1][1]

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UCLA
Gaceta Universitaria N° 139
1/70
El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2321, Ordinaria, celebrada el día veintitrés
de octubre del año dos mil trece, en uso de las atribuciones legales y
reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de
Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL
DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE
LA UCLA

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Código
MPBN-01MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES
Fecha:
MAY-2013
INTRODUCCIÒN
A fin de tener una herramienta documental que permita conocer, establecer y unificar las
políticas, normas y procedimientos administrativos en el Departamento de Bienes
Nacionales de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, el presente manual se
estructura basándose en lo dispuesto en la normativa legal vigente relacionada con la Ley
Orgánica de Bienes Públicos aprobada en Gaceta Oficial Nº 39.952 del 26-06-2012, la
cual ampara la función que debe ser ejecutada por este departamento.
Por consiguiente, dicho manual contempla la universalidad de las leyes, normas, políticas
y procesos que rigen la recepción, control y custodia de los bienes muebles e inmuebles
para todas las unidades académicas-administrativas que integran la Institución, como es
incorporación, transferencia, reubicación de bienes, desincorporación y enajenación;
siendo su contenido de obligatorio cumplimiento.
En este sentido, el manual está estructurado de la siguiente manera: una primera parte
que contiene el objetivo, alcance, base legal aplicable y terminología utilizada.
Posteriormente, se describen las normas básicas de control interno de aplicación general,
así como las normas específicas para los procedimientos que rigen el manejo y control de
bienes muebles e inmuebles en todos sus procesos internos.

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Código
Fecha:
MAYO 2013
Nro.
Versión
Fecha de
Vigencia
Responsable
Administrativo
Responsable
Actualización
Principales
Cambios
1 Mayo 2013
Jefe
Departamento
de Bienes
Nacionales
Jefe
Departamento
de Bienes
Nacionales a
través del
Departamento
de
Organización y
Métodos
Estructuración de
las normas y
procedimientos
que regulan las
operaciones para
la administración
de los Bienes
Muebles

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Código
Fecha:
Mayo,2013

DEPENDENCIA
El Departamento de Bienes Nacionales dentro de la estructura organizativa de la UCLA,
depende de la Dirección de Finanzas, adscrita al Vicerrectorado Administrativo.
OBJETIVO
El Departamento de Bienes Nacionales, es la unidad que se encarga de enterar y
controlar los movimientos que afecten el inventario de bienes muebles e inmuebles de la
UCLA; así como servir de unidad asesora y revisora de los movimientos de bienes
muebles e inmuebles de las dependencias adscritas.
MISION
Ejercer e implementar medidas de control, ejecución y fiscalización tendentes a lograr el
correcto registro, manejo y custodia de los bienes muebles de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado” y dependencias e inmuebles adscritas.

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Código
Fecha:
Mayo,2013

BASE LEGAL
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. GO Nº 5.453
Extraordinario del 24-03-2000.
a. Artículo 141. Principios de la Administración Pública.
2. Ley Orgánica de Bienes Públicos aprobada en Gaceta Oficial Nº 39.952 del 26-
06-2012
3. Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Gaceta Oficial 39.165 de
fecha 24-04-2009.
4. Ley de Universidades. Gaceta Oficial 1429 Extraordinario del 08-09-1970.
5. Ley contra la Corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637 Extraordinario del 07-04-2003.
6. Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos. Gaceta Oficial. 36.845
de fecha 07-12-1999.
7. Código Civil Venezolano. Gaceta Oficial 2990 del 26-07-1982. (Donación).
8. Reglamento dela Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta Oficial Nº 39.181 de
fecha 19-05-2009.

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Código
Fecha:
Mayo,2013
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES
EN LA UCLA
A fin de facilitar la comprensión de los procedimientos administrativos para el manejo y
control de los bienes en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, a
continuación se establecen las definiciones de la terminología utilizadas:
Bien: todo lo que pueda constituir objeto de un patrimonio, siendo éste de propiedad
pública o privada.
Bienes Inmuebles: son bienes clasificados por su naturaleza, destinación u objeto.
Por su naturaleza son todas aquellas construcciones adheridas de forma permanente a
la tierra o que sea parte de un edificio.
Por su destinación, son las cosas que el propietario del suelo ha puesto en él para su
uso, cultivo y beneficios que permanezca en él constantemente o que no se pueda
separar sin romperse o deteriorarse.
Por su objeto, son los derechos del propietario, los derechos de usufructo.
Bien Mueble: son bienes por su naturaleza u objeto.
Por su naturaleza, son los que se pueden cambiar de lugar, bien por sí mismos o
movidos por una fuerza exterior, en este caso se incluyen los semovientes.
Por su objeto, son los derechos, obligaciones y acciones que tienen por objeto de cosas
muebles, materiales provenientes de la demolición de un edificio y los reunidos para
construir uno nuevo, mientras no se hubieren empleado en la construcción.

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Código
Fecha:
Mayo,2013

Depreciación: constituye la disminución del valor de un bien como consecuencia de
desgastes, agotamiento, deterioro u obsolescencia económica.
Desincorporación: es el retiro o eliminación del bien del patrimonio institucional.
Incorporación: es el ingreso como patrimonio de la institución de los muebles e
inmuebles.
Transferencia: es el movimiento de un bien mueble de una unidad a otra, sin producir
variación en el patrimonio de la Institución.
Enajenación: es todo acto de disposición que se efectúe sobre los bienes muebles e
inmuebles sea a título gratuito u oneroso.

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Código
Fecha:
Mayo,2013

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES
DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
Normas Básicas de Control Interno de Aplicación General
1. La adquisición de bienes independiente de la modalidad, deben ser registradas
oportunamente al costo de adquisición, construcción o de avalúo en los casos de ser
adquiridos por donación o canje.
2. Cada director, jefe, coordinador o encargado de unidades académicas-administrativas
será el responsable de la guarda y custodia de los bienes asignados a su unidad y
tendrá la potestad de nombrar un encargado de bienes a nivel interno.
3. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, realizar anualmente el
inventario general de los Bienes, determinando la existencia real de los mismos, el
responsable del uso del bien, su ubicación exacta, uso y el correcto mantenimiento,
entre otros.
4. El responsable de los Bienes Muebles en cada unidad de trabajo, responde penal,
civil, administrativa y disciplinariamente por las faltas e irregularidades administrativas
que cometieran en el manejo de los mismos, conforme a lo establecido en la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal y su Reglamento
5. Al momento de dejar un cargo administrativo u operativo, el funcionario saliente
deberá presentar un acta de entrega de los bienes asignados al funcionario entrante o
jefe inmediato superior.
6. Los funcionarios de las unidades de trabajo o dependencias que tienen bajo su
asignación Bienes Muebles, deben velar por el control y buen estado de los bienes
bajo su responsabilidad
7. Los movimientos internos de bienes o hacia otras dependencias, deben cumplir con el
procedimiento de incorporación y transferencia descrito en este manual.

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Código
Fecha:
Mayo,2013

8. El préstamo de bienes a otras unidades o dependencias por un período mayor a 3
meses, se realizará a través de un acta de transferencia. En caso de ser menor a este
período se utilizará un acta de retiro temporal. En ambos casos, las actas deben llevar
las firmas del jefe de la unidad y encargado de bienes que entrega y recibe.
9. La descripción de los bienes muebles e inmuebles debe ser presentada en detalles
técnicos y precisos y los mismos deben verificarse por percepción directa.

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CÓDIGO:
P.01
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar la adquisición de Bienes Inmuebles a
través de: Compra-Venta, Comodato y Donación.
Pág.: 1 /2
Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades que debe realizar el
Departamento de Bienes Nacionales para la adquisición de Bienes Inmuebles por la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
Normas Específicas
1. El Departamento de Bienes Nacionales, tendrá la responsabilidad de efectuar los
trámites necesarios para la adquisición de bienes inmuebles en la Institución, para
lo cual contará con la autorización expresa de la máxima autoridad competente.
2. La adquisición de Bienes Inmuebles deberá contar con la opinión favorable por
parte de la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP).
3. Para la adquisición de Bienes Inmuebles, se deberá realizar un mínimo de dos (02)
avalúos actualizados por peritos interno y externo, debidamente acreditados por la
SUDEBIP
4. Para la tramitación de la adquisición de un bien inmueble, la unidad solicitante
deberá consignar ante el Departamento de Bienes Nacionales, los siguientes
documentos que serán incluidos en el expediente administrativo.
a. Oferta de Compra-Venta
b. Certificación Presupuestaria
c. Avalúo del bien inmueble.
d. Copia título de propiedad del inmueble
e. Rif. del vendedor
f. Documento de liberación de desgravámenes
g. Solvencias (Hidrolara, Corpoelec, Municipales)
h. Copias cédula de identidad del vendedor o vendedores.
5. El Departamento de Bienes Nacionales, deberá estructurar el expediente
considerando lo dispuesto en la Ley Orgánica de Bienes Públicos,
6. La solicitud de adquisición de bienes inmuebles serán remitidas a la
Superintendencia de Bienes Públicos con los siguientes documentos:
a.Original de la solicitud con visto bueno por parte de la Superintendencia de
Bienes Públicos, para la adquisición del bien inmueble del que se trate, con
identificación clara del bien, debidamente firmada y sellada por la autoridad
competente.

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CÓDIGO:
P.01
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar la adquisición de Bienes Inmuebles a
través de: Compra-Venta, Comodato y Donación
Pág.: 2 / 2
Normas Específicas
b. Original y copia simple del acto administrativo que aprueba la adquisición del
bien, con indicación expresa y detallada de los términos, condiciones y
modalidad jurídica bajo los cuales se realizará la adquisición, así como las
razones que ameritan, firmado y sellado por la máxima autoridad del ente u
organismo adquiriente.
c. Copia simple de la certificación presupuestaria de ley, debidamente firmada y
sellada por la unidad competente en materia presupuestaria del ente
adquiriente.
d. Dos (02) avalúos realizados por un perito interno y uno externo, en original del
bien inmueble a adquirir, con vigencia menor a seis (06) meses, material
fotográfico y declaración jurada de los profesionales que los realizan con las
condiciones establecidas en la Ley Orgánica de Bienes Públicos.
e. Copia simple de las cédulas de identidad de los profesionales que realizan los
avalúos.
f. Certificación de desgravámenes del inmueble, para los últimos diez (10) años.
g. Copia simple del documento de propiedad del bien y copia simple de la
cédula de identidad del o los propietarios.
h. Copia simple de la cédula de identidad y del documento poder que le falta
para suscribir la venta, en caso de apoderados.
i. Copia simple del documento constitutivo-estatutario, en caso de bienes
inmuebles propiedad de personas jurídicas.
j. Los demás que sean requeridos a juicio de la Superintendencia de Bienes
Públicos.

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CÓDIGO:
P-01
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar adquisición de Bienes Inmuebles a través
de: Compra-Venta
Pág.: 1 / 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividad
Oficinista
1. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por parte del
Rector + soportes requeridos según la norma establecida para el
trámite.
2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en señal de recibido y
devuelve a la unidad.
3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin de
iniciar los trámites correspondientes.
Jefe de
Departamento
4. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble y verifica los
soportes anexos.
5. Entrega documentos al Abogado asignado para el trámite jurídico-
administrativo.
Consultoría
Jurídica
Abogado
6. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por compra-venta
y soportes relacionados.
7. Solicita a la Dirección de Planta Física (Perito Avaluador acreditado
por SUDEBIP) el respectivo avalúo del bien adquirir.
8. Elabora documento de compra-venta.
9. Entrega al Jefe de Departamento de Bienes, documento de
compra-venta, avalúo del bien inmueble + soportes.
Jefe de
Departamento
10. Recibe documento de compra-venta, avalúo del bien inmueble +
soporte y elabora informe de recomendación.
11. Una vez recibida Presenta ante el Rector informe de
recomendación para su consideración y posterior presentación en
el Consejo Universitario.
12. Recibe memorándum de Secretaría General, donde informa la
aprobación del trámite de adquisición del bien inmueble.
13. Elabora expediente del bien inmueble con los soportes señalados
en la norma de este procedimiento y remite a la Superintendencia
de Bienes Públicos para el visto bueno.

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CÓDIGO:
P-01
Fecha:
Mayo,2013
de: Compra-Venta
Pág.: 2 / 2

Jefe de
Departamento
14. Recibe información de la Superintendencia de Bienes
Públicos, entrega al abogado documento de compra-venta +
soportes requeridos para la protocolización del documento
ante el Registro Inmobiliario respectivo.
Consultoría
Jurídica
Abogado
15. Recibe documento de compra-venta + soportes y protocoliza
en el Registro Inmobiliario.
16. Entrega original del documento de compra-venta + soportes
al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la
incorporación del bien.
Jefe de
Departamento
17. Recibe original del documento de compra-venta
protocolizado + soportes respectivos.
18. Entrega al Registrador de Bienes para la incorporación en el
sistema integrado administrativo (SIAD) (Ir procedimiento
Incorporación de Bienes Inmuebles)

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CÓDIGO:
P-02
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar adquisición de Bienes Inmuebles a través de:
Comodato
Pág.: 1 / 2
Oficinista
1. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble a través de
Comodato + soportes requeridos según la norma establecida
para el trámite.
2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en señal de recibido
y devuelve a la unidad.
3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin
de iniciar los trámites correspondientes.
Jefe de
Departamento
4. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por
comodato, verifica los soportes anexos y entrega al Abogado
asignado para el trámite jurídico-administrativo.
Consultoría
Jurídica
Abogado
5. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por
comodato y soportes relacionados.
6. Solicita a la Cámara Municipal correspondiente la
autorización para la aprobación del comodato.
7. Una vez aprobado, recibe acuerdo de la Cámara Municipal.
8. Contacta al Síndico Municipal para la elaboración del
documento de comodato.
9. Solicita solvencias del inmueble ante Hacienda Municipal.
10. Recopila los documentos antes descritos y entrega al Jefe de
Departamento de Bienes para los trámites internos
correspondientes.
11. Solicita a la Dirección de Planta Física (Perito Avaluador
acreditado por SUDEBIP), el respectivo avalúo del bien
adquirir.
Jefe de
Departamento
12. Recibe documento de adquisición de bien inmueble por
comodato + acuerdo Cámara Municipal, Solvencias del
Inmueble y elabora informe de recomendación.

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CÓDIGO:
P-02
Fecha:
Mayo,2013
de: Comodato
Pág.: 2 / 2

Jefe de
Departamento
13. Presenta ante el Rector informe de recomendación para su
consideración y posterior presentación en el Consejo
Universitario.
12. Recibe memorándum de Secretaría General, donde informa
la aprobación del trámite de adquisición del bien inmueble
por Comodato.
13. Elabora expediente del bien inmueble con los soportes
señalados en la norma de este procedimiento y remite a la
Superintendencia de Bienes Públicos para el visto bueno.
Públicos, entrega al abogado documento de comodato +
ante el Registro Inmobiliario.
Consultoría
Jurídica
Abogado
15. Recibe documento de comodato + soportes y protocoliza en
el Registro Inmobiliario.
16. Entrega original del documento de comodato + soportes al
Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la
Jefe de
Departamento
17. Recibe original del documento de comodato protocolizado +
soportes respectivos.

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CÓDIGO:
P-03
Fecha:
Mayo,2013
de: Donación
Pág.: 1 / 2
Oficinista
1. Recibe solicitud de donación de bien inmueble por parte del
Rector + soportes requeridos según la norma establecida
para el trámite.
2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en señal de recibido
y devuelve a la unidad.
3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin
de iniciar los trámites correspondientes.
Jefe de
Departamento
4. Recibe solicitud de donación de bien inmueble, verifica los
soportes anexos y entrega al Abogado asignado para el
trámite jurídico-administrativo.
Consultoría
Jurídica
Abogado
5. Recibe solicitud de donación de bien inmueble y soportes
relacionados.
6. Solicita a la Dirección de Planta Física (Perito Avaluador
acreditado por el SUDEBIP), el respectivo avalúo del bien
adquirir.
7. Elabora documento de donación.
8. Entrega al Jefe de Departamento de Bienes, documento de
donación, avalúo del bien inmueble + soportes.
Jefe de
Departamento
9. Recibe documento de donación de bien inmueble + avalúo +
soportes y elabora informe de recomendación.
10. Presenta ante el Rector informe de recomendación para su
consideración y posterior presentación en el Consejo Universitario.
11. Recibe memorándum de Secretaría General, donde informa la
aprobación del trámite de adquisición del bien inmueble por
donación.
12. Elabora expediente del bien inmueble con los soportes señalados
en la norma de este procedimiento y remite a la Superintendencia
de Bienes Públicos para el visto bueno.

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CÓDIGO:
P-03
Fecha:
Mayo,2013
de: Donación
Pág.: 2 / 2

Jefe de
Departamento
Públicos, entrega al abogado documento de donación +
ante el Registro Inmobiliario.
Consultoría
Jurídica
Abogado
13. Recibe documento de donación + soportes y protocoliza en
el Registro Inmobiliario.
14. Entrega original del documento de donación + soportes al
Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la
Jefe de
Departamento
15. Recibe original del documento de donación protocolizado +
soportes respectivos.

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CÓDIGO:
P-04
Fecha:
Mayo,2013
Incorporación de Bienes Inmuebles Pág.: 1 /2

Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el
Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes de
incorporación de bienes inmuebles adquiridos por la Institución bajo las modalidades
de Compra-Venta, Comodato o Donación.
Normas Específicas
1. El Departamento de Bienes Nacionales, deberá estructurar un expediente para
cada inmueble de la Institución, para su control interno.
2. Para la incorporación de un bien inmueble, se deberá contar con los siguientes
documentos:
a. Si es a través de un proceso de compra-venta:
i. Documento original de compra - venta protocolizada.
ii. Expediente administrativo.
b. Si es a través de donación
i. Acta de donación donde se especifique el precio del valor recibido.
ii. Documento protocolizado del bien recibido en donación.
iii. Expediente administrativo.
c. Si es a través de comodato
i. Documento original del comodato, debidamente protocolizado.
ii. Expediente administrativo.
3. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales mantener actualizado
el valor de los bienes inmuebles con las depreciaciones respectivas.
4. La descripción de los bienes inmuebles deberá ser presentada con detalles, así
como los equipos que integran de manera desglosada y debidamente codificados
para su inclusión en el inventario de la Institución.

19/70
CÓDIGO:
P-04
Fecha:
Mayo,2013
Incorporación de Bienes Inmuebles Pág.: 2 / 2
Registrador de
Bienes
1. Recibe documento protocolizado según la modalidad de
adquisición de bien inmueble + expediente administrativo.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, por el módulo
“Registro y Control de Bienes”, en base a la información
obtenida, registra datos y especificaciones del bien inmueble
que indica la pantalla.
3. Registra información financiera del bien inmueble según los
campos señalados en el sistema.
4. Emite original de la planilla de registro y control de bienes y
entrega al Jefe del Departamento para su revisión y firma
junto al expediente del bien inmueble.
Jefe de
Departamento
5. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes +
expediente del bien inmueble, firma planilla y entrega a la
oficinista para la firma del Rector.
6. Devuelve expediente del bien inmueble al Registrador de
Bienes para su control.
Oficinista
7. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes,
hace firmar la misma por el Rector y coloca sello húmedo.
8. Devuelve original de la planilla de registro y control de bienes
al Registrador de Bienes para su incorporación al expediente
del bien inmueble.
Registrador de
Bienes
9. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes
firmada y sellada por el Rector.
10. Incorpora al expediente del bien inmueble y archiva para
control interno.

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CÓDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Actualización de Bienes Inmuebles Pág.: 1 /2
Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el Departamento
de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes de actualización de mejoras
realizadas a bienes inmuebles pertenecientes a la Institución.
Normas Específicas
1. La actualización de los bienes inmuebles se realizará por remodelaciones y mejoras
a la infraestructura del mismo que incremente la vida útil e incremente el valor del
inmueble.
2. Las solicitudes de actualización, serán relacionadas a través de un correlativo en el
Sistema Integrado Administrativo.
3. Cuando se trate una actualización de bien inmueble por:
3.1. Remodelaciones, se deberá consignar los siguientes documentos:
a. Solicitud de actualización en original y copia.
b. Acta de recepción definitiva de la obra (Original)
c. Facturas de equipos o materiales incluidos dentro de la obra. (si es el
caso) en original.
d. Proyecto de la obra (si es el caso)
e. Avalúo de la obra.
3.2. Construcción sobre Terrenos, deberá consignar:
a. Documento propiedad del terreno.
b. Permiso de construcción ante la Alcaldía respectiva.
c. Planos del terreno
d. Planos de la obra
e. Solvencia Municipal
f. Solvencia Servicios Públicos
g. Proyecto de la Obra
h. Avalúos
i. Acta de recepción definitiva de la obra

21/70
CÓDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Actualización de Bienes Inmuebles Pág.: 2 /2
Normas Específicas
4. Los documentos recibidos para la actualización del bien, deberán ser incluidos en
el expediente del bien inmueble; así como los documentos que se requieran según
lo dispuesto en la Ley Orgánica de Bienes Públicos.
5. Cuando se realice la adquisición, construcción, remodelación de bienes inmuebles,
el Departamento de Bienes Nacionales deberá remitir a la Superintendencia de
Bienes Públicos un informe acompañado de las copias certificadas del título de
propiedad, acta de recepción final de la obra según corresponda y del respectivo
expediente administrativo.

22/70
CÓDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Actualización de Bienes Inmuebles por
Construcción sobre Terrenos
Pág.: 1 / 3
Oficinista
1. Recibe solicitud de actualización de un bien inmueble
(original y copia) por parte de una unidad Académico-
Administrativa específica + documentos de soporte.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la
solicitud y documentos anexos dependiendo del tipo de
actualización.
2.1. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el
sistema, firma y sella copia de la solicitud y devuelve
a la unidad.
2.2. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de
Departamento de Bienes Nacionales.
Jefe de
Departamento
4. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble y entrega
documentos al abogado asignado al trámite jurídico-administrativo.
Consultoría
Jurídica
Abogado
5. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble y soportes
correspondientes.
6. Elabora expediente administrativo del bien inmueble.
7. Solicita planilla de levantamiento inmobiliario para la asignación del
código catastral y mesura ante la alcaldía respectiva.
8. Solicita solvencia y exoneración ante Hacienda Pública ante la
alcaldía respectiva.
9. Solicita ante el Tribunal de Municipio un título supletorio sobre la
bienhechuría construida sobre el terreno.
10. Una vez que el Tribunal de Municipio dicta sentencia, recibe título
supletorio por parte del Juzgado del Municipio.
11. Presenta título supletorio ante el Registro Inmobiliario
correspondiente para protocolizar.
12. Entrega título supletorio protocolizado al Jefe de Departamento de
Bienes Nacionales.

23/70
CÓDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Pág.: 2 / 3
Jefe de Bienes
Nacionales
13. Recibe título supletorio protocolizado + expediente
administrativo del bien inmueble y entrega al Registrador de
Bienes para el registro respectivo.
Registrador de
Bienes
14. Recibe título supletorio protocolizado + expediente
administrativo del bien inmueble.
15. Verifica detalles del acta de terminación de la obra.
16. Verifica si existen facturas de equipos a ser incorporados.
17. Verifica que las partidas asignadas, se correspondan con lo
establecido en el clasificador presupuestario.
18. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y coteja los
datos del bien a actualizar, descripción y las especificaciones
de las remodelaciones efectuadas.
19. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el
módulo “Registro y Control de Bienes”, teclea el número de
inventario del bien inmueble a actualizar (terreno) y el
sistema muestra la información de la unidad administrativa y
del bien.
19.1. De estar todo correcto:
19.1.1. Actualiza información financiera del bien por las
modificaciones efectuadas.
19.1.2. Si existen equipos que incorporar procede a su
registro en el SIAD.
19.1.3. Da conformidad al control perceptivo en el
sistema, firma y sella los documentos que
avalan la actualización del bien inmueble.
19.1.4. Emite original y una (1) copia de la planilla de
registro y control de bienes actualizados y
planillas de equipos incorporados (si fuere el
caso).
19.1.5. Entrega planillas de registro y control de bienes
al Jefe de Bienes Nacionales (Ir paso 20.1)

24/70
CÓDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Pág.: 3 / 3
Registrador de
Bienes
19.2. Si tiene observaciones:
19.2.1. Elabora memorándum de devolución a la
unidad, señalando las razones de la
devolución.
19.2.2. Entrega memorándum + documentos al Jefe
de Departamento para la devolución a la
unidad (ir paso 20.2.)
Jefe de Bienes
Nacionales
20. Recibe documentos según el trámite administrativo
realizado:
20.1. Si el trámite está aprobado, verifica planillas de
bienes nacionales + soportes que avalan la
actualización del bien inmueble en original y una (1)
copia.
20.2. Si es una devolución verifica memorándum donde se
indica las razones de devolución.
21. Firma los documentos procesados, según el caso.
22. Entrega legajo de documentos a la oficinista para trámites
consiguientes.
Oficinista
23. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las firmas y
coloca sello húmedo.
23.1. Si el trámite está aprobado: remite planillas de registro y
control de bienes en original y una (1) copia para la firma
del responsable de la unidad respectiva.
23.2. Si el trámite no está aprobado, remite memorándum de
devolución (original y Copia) + documentos recibidos a la
unidad respectiva.
24. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada
y sellada por el responsable de la unidad y archiva para control
interno junto a las copias de documentos que soportan el trámite.
25. Archiva copia del memorándum de devolución para control interno.

25/70
CÓDIGO:
P-06
Fecha:
Mayo,2013
Remodelaciones
Pág.: 1 / 3
Oficinista
1. Recibe solicitud de actualización de un bien inmueble
(original y copia) por parte de una unidad Académico-
Administrativa específica.
2. Verifica que la solicitud contenga los siguientes documentos:
a.Acta de recepción definitivo de la obra (Original)
b.Facturas de equipos o materiales incluidos dentro de la
obra. (si es el caso) en original.
c. Proyecto de la obra (si es el caso)
d.Avalúo de la obra.
3. De estar todo correcto, firma copia de la solicitud y devuelve
a la unidad (continua paso 4). De lo contrario, devuelve
documentos a la unidad.
4. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, en el módulo
“Bienes Nacionales” y acepta la solicitud en el sistema.
5. Entrega solicitud original + documentos al Jefe de
Jefe de
Departamento
6. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble, verifica
el trámite y entrega documentos al Registrador de Bienes
para su actualización en el sistema.
Registrador de
Bienes
7. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble +
documentos
8. Verifica detalles del acta de terminación de la obra.
9. Verifica si existen facturas de equipos a ser incorporados.
11. Se traslada al lugar y coteja los datos del bien a actualizar,
descripción y las especificaciones de las remodelaciones
efectuadas.

26/70
CÓDIGO:
P-06
Fecha:
Mayo,2013
Remodelaciones
Pág.: 2 / 3
Registrador de
Bienes
inventario del bien inmueble a actualizar y el sistema muestra
la información del bien.
12.1.1. Actualiza información financiera del bien
por las mejoras efectuadas.
12.1.2. Si existen equipos que incorporar procede
a su registro en el SIAD.
sistema, firma y sella los documentos que
avalan la actualización del bien inmueble.
12.1.4. Emite original y una (1) copia de la planilla
de registro y control de bienes
actualizados y planillas de equipos
incorporados (si fuere el caso).
12.1.5. Entrega planillas de registro y control de
bienes al Jefe de Bienes Nacionales (Ir
paso 13.1.)
12.2.1. Elabora memorándum de devolución a la
unidad, señalando las razones de la
devolución.
12.2.2. Entrega memorándum + documentos
al Jefe de Departamento para la
devolución a la unidad (ir paso 13.2.)
Jefe de Bienes
Nacionales
13. Recibe documentos según el trámite administrativo realizado:
13.1. Si el trámite está aprobado, verifica planillas de bienes
nacionales + soportes que avalan la actualización del
bien inmueble en original y una (1) copia.

27/70
CÓDIGO:
P-06
Fecha:
Mayo,2013
Remodelaciones
Pág.: 3 / 3

Jefe de Bienes
Nacionales
consiguientes.
Oficinista
16. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las
firmas y coloca sello húmedo.
16.1. Si el trámite está aprobado: remite planillas de registro
y control de bienes en original y una (1) copia para la
firma del responsable de la unidad.
16.2. Si el trámite no está aprobado, remite memorándum
de devolución (original y Copia) + documentos recibido
a la unidad respectiva.
17. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes
firmada y sellada por el responsable de la unidad y archiva
junto a los documentos que soportan el trámite para control
interno.
18. Archiva copia del memorándum de devolución para control
interno.

28/70
CÓDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013
Incorporación de Bienes Muebles Pág.: 1 /6
Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes para la
Incorporación y/o Actualización de Bienes a las unidades Académico-Administrativas
que así lo requieran.
Normas Específicas
1. Las solicitudes de incorporación de bienes, serán relacionadas a través de un
correlativo en el Sistema Integrado Administrativo.
2. Se asignará un número de inventario correlativo para cada bien incorporado.
3. El Departamento de Bienes Nacionales debe mantener un inventario actualizado
de los bienes incorporados a la Institución.
4. La incorporación de un bien o equipo podrá realizarse por las modalidades de
compra, permuta, producción, donación, semoviente, omisión de inventario y
construcción o remodelación de bienes muebles e inmuebles
5. Las incorporaciones de bienes realizadas por compras deben estar sustentadas
por el control perceptivo para proceder a tramitar el pago.
6. La asignación del funcionario por parte del Jefe del Departamento de Bienes
Nacionales y su posterior visita al lugar donde se encuentra físicamente el bien o
equipo para realizar el control perceptivo, será de un máximo de tres (3) días
hábiles.
7. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales mantener actualizado
el valor actual de los bienes muebles e inmuebles con las depreciaciones
respectivas.
8. En la descripción de los bienes muebles, en caso de las dimensiones y costos
(Bs.) se debe redondear dicho valor. Si el decimal es igual o mayor a 5 se
redondea al inmediato superior (Eje. 95,5 = 96). Si el valor decimal es menor a 5
se redondea al inmediato inferior (Eje. 95,4 = 95).
9. Para asignar la ubicación física del bien mueble e inmueble, la misma debe
corresponderse con la codificación estructural establecida para las diferentes áreas
de la Institución.

29/70
CÓDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013
Normas Específicas
9. No se realizará registro de los bienes muebles que no se encuentren debidamente
codificados de acuerdo al clasificador presupuestario aprobado por la ONAPRE.
10. Cuando se trate de:
a. Incorporación por compra, la unidad académica-administrativa debe
suministrar al Departamento de Bienes, los siguientes documentos:
‐ Solicitud de Incorporación del Bien (Original y 1 copia)
‐ Orden de Compra o documentos que avalen la compra en original.
‐ Factura en original
b. Incorporación por Donación: la unidad beneficiaria enviará al Departamento
de Bienes, los siguientes documentos para el registro.
‐ Solicitud de Incorporación (original y 1 copia).
‐ Acta de donación donde se especifique el precio del valor recibido, y si es
posible, soportada con factura de adquisición.
‐ Documento notariado del bien recibido en donación (si lo amerita el caso).
‐ Avalúos (de ser necesario)
c. Incorporación por omisión en inventario, se debe procesar consignando los
siguientes documentos:
‐ Solicitud de incorporación (original y 1 copia)
‐ Exposición de motivos que llevará el registro extemporáneo de los bienes.
‐ Orden de compra del bien (si fuere el caso)
‐ Factura original.
d. Incorporación por semoviente, se debe procesar consignando los siguientes
documentos:
‐ Solicitud de incorporación (original y 1 copia)
‐ Informe Médico Veterinario (original)
‐ Certificación del estado del semoviente (original)
-Exposición de Motivos (original)

30/70
CÓDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013

Normas Específicas
11. Los semovientes se registrarán al precio determinado por la Comisión de
Peritos Avaluadores.
12. Para realizar el registro de bienes semovientes, se deberá solicitar los servicios
de un veterinario para determinar el estado del bien semoviente a incorporar.
13. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales realizar
anualmente el inventario de los bienes semovientes, determinando la
existencia real de los mismos, el estado físico, el responsable del bien, su
ubicación exacta y el correcto mantenimiento, entre otros.
14. La información relacionada con semovientes en cuanto a su incorporación y
desincorporación deberá ser remitida mediante informe al Departamento de
Contabilidad a objeto de registrar contablemente dichos movimientos y sincerar
el saldo contable.

31/70
CÓDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013
Incorporación de Bienes Muebles Pág.: 4 / 6
Oficinista
1. Recibe solicitud de incorporación de un bien (original y
copia) por parte de una unidad Académico-Administrativa
específica.
solicitud y documentos anexos dependiendo del tipo de
incorporación.
a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el
sistema, firma y sella copia de la solicitud y
b. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de
Jefe de Bienes
Nacionales
4. Recibe solicitud de incorporación de bienes y asigna a los
funcionarios responsables del control perceptivo.
5. Emite relación interna a través del SIAD y entrega
solicitudes a los registradores de bienes.
Registrador de
Bienes
6. Recibe solicitud de incorporación de bienes en original y
documentos anexos, firma relación interna y devuelve al
Jefe de Departamento.
a. Si es un bien mueble:
i. Organiza los documentos recibidos según el
trámite y verifica que se correspondan al trámite
administrativo.
ii. Contacta a la unidad para efectuar el control
perceptivo.
iii. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y
coteja los datos del bien en cuanto a: serial,
modelo, descripción y todas las especificaciones
del mismo; funcionamiento, entre otros.
iv. Una vez conforme, continúa con el paso 7.

32/70
CÓDIGO:
P-07
Procedimiento Administrativo
Fecha:
Mayo,2013
Registrador de
Bienes
b.Si es un semoviente:
i. Revisa informe médico veterinario, certificación y
exposición de motivos.
ii. Gestiona los servicios de un perito avaluador para
determinar el valor de los semovientes.
iii. Gestiona la declaración jurada por el perito
avaluador.
iv. Una vez que recibe informe de avalúo, elabora
expediente.
v. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y
coteja las características del semoviente y su
estado.
vi. Una vez conforme, continúa con el paso 7.
solicitud y el sistema muestra la información de la unidad
administrativa y del bien a incorporar.
a. De estar todo correcto:
i. En base a la información obtenida del control
perceptivo, registra datos y especificaciones del bien.
ii. Registra información financiera del bien a incorporar
según los campos señalados en el sistema.
iii. Da conformidad al control perceptivo en el sistema y
firma y sella los documentos que avalan la
iv. Emite etiqueta con el número de inventario asignado al
bien que se está incorporando.
v. Emite original y una (1) copia de la planilla de registro y control
de bienes y entrega al Jefe del Departamento de Bienes
Nacionales (ir paso 8.1)

33/70
CÓDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013
Registrador de
Bienes
b. Si tiene observaciones:
i. Elabora memorándum de devolución a la unidad,
señalando las razones de la devolución.
ii. Entrega memorándum + documentos al Jefe de
Departamento para la devolución a la unidad (ir
paso 8.2.)
Jefe de Bienes
Nacionales
8.1. Si el trámite esta aprobado, verifica planillas de bienes
nacionales + documentos que avalan la incorporación
en original.
8.2. Si el trámite está devuelto, verifica memorándum donde
se indica las razones de devolución.
consiguientes.
Oficinista
11. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las
firmas y sella.
11.1. Si el trámite está aprobado, remite a la unidad
solicitante planillas de registro y control de bienes
en original y una (1) copia + documentos originales
para la firma de la unidad respectiva.
11.2. Si el trámite no está aprobado, remite memorándum
de devolución (original y Copia) + documentos
recibido a la unidad respectiva.
12. Recibe de la unidad administrativa original de la planilla de
registro y control de bienes, firmada y sellada + copia de la
factura o documentos que soportan el trámite y archiva para
control interno.
13. Recibe copia memorándum de devolución y archiva para
control interno.

34/70
CÓDIGO:
P-08
Fecha:
Mayo,2013
Actualización de Bienes Muebles Pág.: 1 / 3
Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes para la
Actualización de Bienes de las unidades Académico-Administrativas que así lo
requieran.
Normas Específicas
1. Las solicitudes de actualización de bienes, serán relacionadas a través de un
correlativo en el Sistema Integrado Administrativo.
2. Cuando se requiera actualizar bienes muebles, se debe describir de manera
idéntica como aparece en la hoja de vida del bien mueble que posee el
3. Las actualizaciones de bienes muebles se realizará por reparaciones,
modificaciones e inserción de piezas que modifiquen su vida útil o incrementen el
valor del equipo.
4. Cuando se realice mantenimiento correctivo o programado a un equipo o bien
mueble donde se requiera reemplazo de componentes, piezas, accesorios u otros
para así hacerlo disponible para su uso, será codificado como un servicio. En
estos casos no se requerirá solicitar actualización del equipo o bien mueble
ante el Departamento de Bienes Nacionales.
5. Cuando la inversión realizada incluya suministro e instalación de un equipo, bien
mueble totalmente nuevo, debe la unidad académica-administrativa informar al
Departamento de Bienes Nacionales mediante solicitud, la incorporación del bien,
anexando original de la factura del equipo y su codificación respectiva.
6. Los componentes que requieren actualización ante el Departamento de
Bienes Nacionales son los siguientes: Reemplazos de comprensores
herméticos rotativos, motores, compresores de aire, comprensores herméticos
alternativos, comprensores semiherméticos alternativos nuevos, interruptores
termomagnético de 400, 600, 800, 1000, 1200, 1600, 2000 amperios.

35/70
CÓDIGO:
P-08
Fecha:
Mayo,2013
7. Los componentes reemplazados, piezas, accesorios en equipos bienes
muebles que no requieren actualización ante el Departamento de Bienes
Nacionales son los siguientes: Motores ventiladores, válvulas de expansión, filtros,
termostatos, interruptores, supervisores de voltajes-fases, gases, llaves de todo
tipo, contactores, relés, térmicos, correas, poleas, ejes, condensadoras,
evaporadoras, cables, extractores, tubería cobre, cargadores, presostatos,
resistencias, surtidores, grifería, herrajes, lámparas fluorescentes, lavamanos,
pocetas, aisladores, fusibles, pararrayos, embobinado de transformadores,
reflectores, postes, ignitores, condensadores, barnizados motores, rodamientos,
chumaceras, tanque presión, codos, tés, niples, anillos.
8. Cuando la acción de un servicio involucre solamente instalación de un equipo,
componente o bien mueble adquirido previamente, será responsabilidad del
Departamento de Bienes Nacionales, disponer de la información de incorporación.
9. En el caso de continuaciones o ampliaciones de obras, la unidad administrativa
deberá enviar la valuación final al Departamento de Bienes Nacionales para su
registro.
10.La unidad académica-administrativa cuando se trate de una reparación o
modificación a bienes muebles o inmueble, deberá consignar los siguientes
documentos:
‐ Solicitud de Actualización de Bien Mueble e Inmueble (Original y 1 copia)
‐ Informe técnico (si es el caso)
‐ Facturas de los bienes muebles según corresponda.
‐ Acta de valuación final de la obra ( si es una obra)
‐ Codificación presupuestaria de los bienes muebles que lo integren (según el
caso).

36/70
CÓDIGO:
P-08PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Fecha:
Mayo,2013
Oficinista
1. Recibe solicitud de actualización de un bien (original y copia) por
parte de una unidad Académico-Administrativa específica.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud y
documentos anexos según la norma establecida.
2.1. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema,
firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.
2.2. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de Departamento de
Bienes Nacionales.
Jefe de
Bienes
Nacionales
4. Recibe solicitud de actualización de bienes y asigna a los
funcionarios responsables del control perceptivo.
Registrador
de Bienes
5. Recibe solicitud de actualización de bienes en original y documentos
anexos, firma relación interna y devuelve al Jefe de Departamento.
6. Revisa y organiza los documentos recibidos.
7. Verifica detalles de la factura.
9. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y coteja los datos del
bien a actualizar, descripción y las especificaciones de la reparación
o modificaciones.
10. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el módulo
“Registro y Control de Bienes”, teclea el número de inventario del
bien a actualizar y el sistema muestra la información de la unidad
administrativa y del bien.
10.1.1. Actualiza información financiera del bien.

37/70
CÓDIGO:
P-08PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Fecha:
Mayo,2013
Registrador de
Bienes
sistema, firma y sella los documentos que avalan
la actualización del bien.
10.1.3. Emite original y una (1) copia de la planilla de
registro y control de bienes y entrega al Jefe de
Bienes Nacionales (ir paso 11.1.)
10.2.1. Elabora memorándum de devolución a la unidad,
señalando las razones de la devolución.
10.2.2. Entrega memorándum + documentos al Jefe de
Departamento para la devolución a la unidad (ir
paso 11.2.)
Jefe de Bienes
Nacionales
11.1. Si está aprobado el trámite, verifica planillas de bienes
nacionales + documentos que avalan la actualización en
original.
consiguientes.
Oficinista
14. Recibe legajo de documentos para distribuir a las unidades
académicas –administrativas, verifica las firmas y sella.
14.1. Si el trámite está aprobado: remite planillas de registro y
control de bienes en original y una (1) copia + legajo de
documentos para la firma de la unidad respectiva.
14.2. Si el trámite no está aprobado, remite memorándum de
devolución (original y Copia) + documentos recibido a la
unidad respectiva.
15. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada
y sellada por la unidad respectiva y archiva para control interno,
junto a los documentos que soportan el trámite.
16. Recibe copia del memorándum de devolución y archiva para
control interno.

38/70
CÓDIGO:
P-09
Fecha:
Mayo,2013
Transferencia de Bienes Pág.: 1 /3
Objetivo: Describir de manera secuencial los pasos a seguir por las unidades
académicas-administrativas de la UCLA para realizar la solicitud de transferencia de
bienes nacionales.
Normas Específicas:
1. Toda transferencia de un bien o equipo se realizará a través de una solicitud
dirigida al Departamento de Bienes Nacionales.
2. Cuando se realiza la transferencia de un bien o equipo de una unidad a otra, no se
producirá variación en el patrimonio de la Institución.
3. Cuando se realice una solicitud de transferencia de bien mueble en calidad de
préstamo, el mismo deberá quedar registrado en el Sistema Integrado
Administrativo (SIAD).
4. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, efectuar el control
perceptivo al bien mueble transferido en calidad de préstamo o para uso definitivo
entre unidades académicas-administrativas.
5. Las unidades académicas-administrativas deben transferir al Departamento de
Bienes Nacionales, los bienes muebles que a su juicio no sean necesarios para el
funcionamiento y/o servicio de la unidad, previa exposición de motivos o informe
técnico de la instancia correspondiente (Comisión de Informática, Dirección de
Planta Física y/o Dirección de Servicios Generales, según sea el caso).
6. Todas las transferencias de bienes muebles entre unidades académicas-
administrativas, deberán contar con el visto bueno del Departamento de Bienes
Nacionales, a fin de constatar la utilidad y estado del bien.

39/70
CÓDIGO:
P-09
Fecha:
Mayo,2013

Departamento de
Bienes Nacionales
(Oficinista)
1. Recibe solicitud de transferencia de un bien (original y
copia) por parte de una unidad Académico-Administrativa
específica.
solicitud y documentos anexos.
a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el
sistema, firma y sella copia de la solicitud y
b. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega la solicitud y documentos al Jefe de
Jefe de Bienes
Nacionales
4. Recibe solicitud de transferencia de bienes y asigna al
funcionario para la verificación.
Departamento de
Bienes Nacionales
(Registrador de
Bienes)
5. Recibe solicitud de transferencia + documentos anexos.
6. Revisa documentos y verifica el tipo de trámite interno.
7. Se dirige a la unidad académica-administrativa solicitante
junto al ayudante de servicio y realiza el control perceptivo
del bien para constatar que se corresponda con lo indicado
en la planilla de registro y control de bienes.
8. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo módulo
“transferencia de bienes”, registra el número de inventario
y efectúa el cambio de ubicación física del bien a transferir;
así como otros detalles que se detecten en la verificación.
9. Elabora Acta de Transferencia en original y dos (2) copias,
para completar trámites internos correspondientes.
10. Hace firmar el Acta de Transferencia en original y dos (2)
copias por el Jefe de Departamento.
11. Informa a la Unidad solicitante de la transferencia la
aprobación y gestiona la movilización del bien con el
ayudante de servicio.

40/70

CÓDIGO:
P-09
Fecha:
Mayo,2013

Departamento de
Bienes Nacionales
(Registrador de
Bienes)
12. Gestiona firma de las unidades involucradas en la
transferencia del bien y distribuye de la siguiente manera:
i. Original – Archivo Dpto. Bienes Nacionales
ii. 1era. Copia: Unidad que transfiere el bien.
iii. 2da. Copia: Unidad que recibe el bien.
13. Archiva el original del Acta de Transferencia Interna +
documentos recibidos para control interno.

41/70
CÓDIGO:
P-10
Fecha:
Mayo,2013
Reasignación de Bienes Pág.: 1 /2
Objetivo: Describir de manera secuencial los pasos a seguir por el Departamento
de Bienes Nacionales para la reasignación de los bienes activos a unidades que lo
requieran.
1. El Departamento de Bienes Nacionales trimestralmente debe realizar el inventario
de los bienes muebles que han sido transferidos por las unidades a los depósitos
de la Institución, a fin de publicar un listado de bienes activos que puedan ser
reutilizados por las unidades.
2. Las unidades académicas-administrativas podrán solicitar al Departamento de
Bienes Nacionales los bienes muebles que requieran considerando el listado de
bienes activos.
3. La reasignación de bienes a unidades académicas-administrativas, se realizará
mediante acta de transferencia interna.

42/70
CÓDIGO:
P-10Procedimiento
Administrativo Fecha:
Mayo,2013
Reasignación de Bienes Pág.: 2 /2
Departamento de
Bienes Nacionales
(Oficinista)
1. Recibe solicitud de transferencia de un bien (original y copia) de
la unidad académica-administrativa.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud.
a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema,
firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.
b. De lo contrario, devuelve solicitud a la unidad.
3. Hace entrega solicitud y documentos al Jefe de Departamento de
Bienes Nacionales.
Jefe de Bienes
Nacionales
4. Recibe solicitud de transferencia de bienes, analiza y asigna al
funcionario.
Departamento de
Bienes Nacionales
(Registrador de
bienes)
5. Recibe solicitud de transferencia de bienes para la reasignación
de un bien activo en depósito.
6. Ejecuta la verificación del bien a ser reasignado.
7. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo módulo “transferencia
de bienes”, registra el número de inventario y efectúa el cambio
de ubicación física del bien a reasignar.
8. Elabora Acta de Transferencia en original y dos (2) copias, para
completar trámites internos correspondientes.
9. Hace firmar el Acta de Transferencia por el Jefe de
Departamento.
10. Gestiona firma de la unidad solicitante en el Acta de
Transferencia y distribuye de la siguiente manera:
a. Original – Archivo Depto. Bienes Nacionales
b. 1era. Copia: Unidad que recibe el bien.
11. Archiva el original del Acta de Transferencia Interna +
documentos recibidos para control interno.

43/70
CÓDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Desincorporación de Bienes Nacionales Pág.: 1 /7
Objetivo: Describir paso a paso las actividades realizadas por el Departamento de Bienes
Nacionales de la UCLA para tramitar la Desincorporación de Bienes Nacionales.
Se podrá desincorporar del patrimonio de la UCLA los bienes muebles e inmuebles
que se consideren no necesarios para el funcionamiento o que su mantenimiento
resulte muy oneroso para la Universidad, comparado con el beneficio que le presta.
1. Se procederá a la desincorporación de un bien o equipo cuando:
a. Presente pérdida o deterioro involuntario que, bien sea por el mal uso o mala
manipulación, imposibilite de manera permanente su utilidad.
b. No sean susceptibles de reparación (obsolescencia).
c. Resulten inservibles por modificación, alteración o desarme para recuperar o
poner en funcionamiento otros bienes.
d. A través de una demolición se destruya o derribe el inmueble propiedad de la
Institución.
e. Mediante donación, la Universidad decida ceder un bien a otra Institución con
fines educativos o benéficos. En ningún caso la Universidad podrá donar
bienes a funcionarios activos o jubilados de la misma.
f. Se entregue como parte de pago a un proveedor o empresa por la prestación
de bienes o servicios.
g. Sea objeto de hurto o desaparición, delito que deberá ser sometido a
averiguaciones legales y debe quedar constancia en acta.
h. Se cometa un robo en contra de un bien mueble o inmueble propiedad de la
Institución, para lo cual deberá elaborarse un acta donde conste las
circunstancias del hecho.
i. Se produzca la muerte natural de un semoviente y esta se compruebe con las
actas de defunción levantadas con intervención de testigos.
j. Se sacrifique al semoviente por defectos genéticos, características
indeseables y/o enfermedades contagiosas los cuales lo hacen no aptos para
el consumo.
k. Con una o más instituciones u organismos externos recíprocamente se
acuerde, a través de una permuta, dar o cambiar, sustituir, trasponer o
reemplazar un bien por otro.
l. Se ejecute un contrato consensual bilateral y oneroso (venta) por el cual la Universidad
se desprende de un bien a cambio de un precio convenido.

44/70
CÓDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
2. Todo acto de desincorporación, por cualquiera de sus modalidades, deberá constar en
acta, con documentos legalizados.
3. Toda desincorporación debe ser aprobada por el Consejo Universitario previo visto
bueno del Vicerrector Administrativo y tramitado por la Dirección de Finanzas mediante su
4. El Departamento de Bienes Nacionales elaborará y mantendrá actualizado el inventario
de bienes por desincorporar, dichos bienes serán ubicados en el depósito de este
Departamento (Núcleo Obelisco) hasta el día que se materialice la desincorporación
definitiva.
5. Mensualmente se realizará el traslado de los bienes y/o equipos que se encuentran
ubicados físicamente en el depósito del Departamento de Bienes Nacionales (Rectorado)
actualizando el inventario de bienes por desincorporar.
6. El Departamento de Bienes Nacionales, deberá seleccionar los bienes muebles en
desuso recuperables con la finalidad de darles un mejor uso y destino a nivel Institucional.
7. El Departamento de Bienes Nacionales deberá seleccionar los bienes muebles no
ferrosos que estén desincorporados para iniciar el proceso de enajenación por desecho.
8. De no existir en la Institución un ente especializado para emitir el informe técnico y
precio referencial del bien a desincorporar, se debe solicitar asesoría a un ente externo.
9. La Dirección de Finanzas deberá proponer al Vicerrector Administrativo, la
desincorporación de los bienes en deposito de la Institución bajo la custodia del
Departamento de Bienes Nacionales al menos una vez al año.
10. Las unidades académicas-administrativas tendrán un lapso de 15 días continuos para
solicitar la reasignación de bienes a partir de la publicación del listado de equipos por parte
del Departamento de Bienes Nacionales.
11. Los Bienes Nacionales no podrán mantenerse, injustificadamente, inactivos o privados
de destino útil.
12. Los avalúos de bienes nacionales deberán ser realizados por peritos de reconocida
capacidad e idoneidad técnica debidamente inscritos en el registro de peritos de la
Superintendencia de Bienes Públicos.

45/70
CÓDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Normas Específicas
13. El informe de avalúos deberá indicar la metodología empleada en los cálculos,
el valor de cada componente, explicar el objeto, técnica y fuente de información
empleadas para determinar el valor del bien a enajenar.
Registrador de
Bienes
1. Ingresa al SIAD en el módulo de Bienes Nacionales y emite
reporte de bienes ubicados en el Depósito.
2. Se dirige al depósito con el ayudante de servicio donde se
encuentran los bienes que han sido transferidos por las
unidades académicas-administrativas.
3. Inspecciona cada bien mueble para determinar el estado del
mismo.
4. De acuerdo al estado del bien procede a:
4.1. Si el bien está apto y puede ser reutilizado:
4.1.1. Selecciona, registra y elabora listado de bienes
de acuerdo a sus características y utilidad.
4.1.2. Emite listado a través del correo para
información de las Unidades Académicas-
administrativas.
4.1.3. Verifica si existen solicitudes pendientes para
reutilización de bienes por parte de unidades
académicas-administrativas.
4.1.3.1. Si existen solicitudes, ejecuta el
procedimiento de reasignación.
4.1.3.2. De lo contrario, continua con el paso
4.2.

46/70
CÓDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013

Registrador de
Bienes
4.2. Si el bien no puede ser reutilizado:
4.2.1. Selecciona los bienes, agrupándolo según sus
características físicas.
4.2.2. Elabora memorándum a fin de solicitar la
revisión técnica por las instancias
correspondientes (informática,
telecomunicaciones, servicios generales, otras
según el bien).
4.2.3. Una vez recibido el informe técnico de
desincorporación, toma fotografía de los bienes
según el tipo y actualiza la hoja de vida para los
fines consiguientes.
4.2.4. Elabora exposición de motivo, donde describe
las características específicas de los bienes y
se sugiere la modalidad de enajenación.
4.2.5. Estructura el expediente administrativo de
desincorporación según lo señalado en las
normas específicas.
4.2.6. Entrega expediente administrativo de
desincorporación al Jefe de Departamento.
4.2.7. Remite informe de desincorporación + acto
motivado + soportes al Jefe del Departamento
de Bienes Nacionales
Jefe de Bienes
Nacionales
5. Recibe expediente administrativo de desincorporación
analiza, firma y sella.
6. Entrega expediente administrativo de desincorporación a la
oficinista para trámites consiguientes.

47/70
CÓDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Oficinista
7. Recibe expediente administrativo de desincorporación y redacta
memorándum dirigido al Vicerrectorado Administrativo para la
consideración y presentación ante el Consejo Universitario.
8. Hace firmar el memorándum por el Jefe de Departamento y coloca
sello húmedo.
9. Remite expediente administrativo de desincorporación +
memorándum (original y copia) al Director de Finanzas para el
visto bueno.
10.Hace firmar memorándum por el Jefe de Departamento.
11.Organiza los documentos (memorándum + informe de
desincorporación + acto motivado + soportes correspondientes)
12.Remite legajo de documentos (original y copia) al Director de
Finanzas para su consideración y presentación ante el
Vicerrectorado Administrativo
Director de
Finanzas
13. Recibe expediente administrativo de desincorporación +
memorándum; revisa y analiza el mismo.
13.1. De existir alguna objeción devuelve a Bienes Nacionales
informando el porqué de dicha devolución.
13.2. De lo contrario, otorga visto bueno y remite expediente
administrativo de desincorporación al Vicerrectorado
Administrativo.
Secretaria del
Vicerrectorado
Administrativo
14. Recibe expediente administrativo de desincorporación +
memorándum en original y copia.
15. Verifica documentos y firma copia de memorándum en señal de
recibido y devuelve al Departamento de Bienes Nacionales.
16. Entrega expediente administrativo de desincorporación +
memorándum en original al Vicerrector Administrativo.

48/70
CÓDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Responsa
ble
Actividad
Vicerrector
ado
Administrat
ivo
17. Recibe expediente administrativo de desincorporación + memorándum
y analiza detalladamente la solicitud.
17.1. Si existe alguna observación, devuelve al Director de Finanzas
indicando a través de memorando las razones de la negativa.
17.2. De estar todo en regla remite expediente a Consultoría Jurídica
para su consideración legal.
Consultoría
Jurídica
18. Recibe expediente administrativo para la desincorporación de bienes,
analiza el trámite legal respectivo.
18.1. De existir observaciones o sugerencias específicas, indica a
través de memorando al Vicerrectorado Administrativo para que
se realicen las correcciones respetivas.
18.2. En caso contrario, da conformidad legal a través de un informe
donde confirma el tipo de enajenación a realizar, el cual incluye
al expediente anexo y remite al Vicerrectorado Administrativo.
Vicerrector
ado
Administrat
ivo
19. Recibe expediente administrativo + informe de Consultoría Jurídica
para la desincorporación de bienes
19.1. Si existen observaciones, devuelve a la Dirección de Finanzas
para las correcciones respectivas.
19.2. En caso contrario, remite expediente administrativo + informe a
Secretaría General para su inclusión como punto de agenda en
Consejo Universitario.
Secretaria
General
20.
ecibe expediente administrativo para la desincorporación de bienes +
informe de Consultoría Jurídica e incorpora como punto de agenda en
Consejo Universitario.
21. Una vez presentada el expediente administrativo de desincorporación
al Consejo Universitario, informa decisión del caso mediante
Memorando dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia a la
Dirección de Finanzas (Departamento de Bienes Nacionales).

49/70

CÓDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Jefe de Bienes
Nacionales
22. Recibe memorándum de Secretaria General.
22.1. Si se aprueba la desincorporación por el Consejo
Universitario, entrega al Registrador de Bienes para que
solicite el trámite de Enajenación de Bienes.
22.2. De lo contrario, analiza las observaciones emitidas por
Consejo Universitario y determina las acciones a seguir
para iniciar el trámite nuevamente.
Registrador de
Bienes
23. Recibe Memorando con decisión de aprobación del Consejo
Universitario sobre la solicitud de desincorporación y procede a:
23.1. Elabora memorándum dirigido a Planta Física donde solicita
el avalúo interno de los bienes en cuestión, anexando
copia del listado.
23.2. Contacta al perito externo y entrega copia de los
documentos para el avalúo respectivo.
23.3. Una vez realizados el avalúo interno y externo, verifica el
informe recibido por cada uno y las anexas al expediente
respectivo.
23.4. Elabora carta dirigida a la Superintendencia de Bienes
Públicos (SUDEBIP) solicitando autorización para la
enajenación de bienes nacionales y remite con
expediente administrativo.
23.5. Al recibir autorización con listado de precios previamente
fijados por la SUDEBIP, elabora solicitud ante el comité de
licitaciones para la realización del proceso de enajenación
y remite junto al expediente administrativo.
24. Una vez realizado el trámite de Enajenación de Bienes y con
documentos en mano, ingresa al Sistema Integrado Administrativo,
Módulo de Bienes Nacionales y realiza la desincorporación de los
bienes.
25. Imprime, firma y sella el acta de desincorporación en señal de
haber sido procesada y archiva para control interno con los
documentos que soportan el trámite.

50/70
CÓDIGO:
P-12
Fecha:
Mayo,2013
Enajenación de Bienes Pág.: 1 /6
Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades a realizar por las unidades
académico-administrativas para tramitar enajenaciones de bienes en desuso
propiedad de la UCLA.
1. Los tipos de bienes susceptibles de enajenación son:
a. Bienes inmuebles por naturaleza, como terrenos, o por accesión o destino como
edificaciones y sus materiales.
b. Bienes muebles:
Equipos y maquinaria
Mobiliario y equipos de oficina
Vehículos
Productos, materiales e insumos semovientes
Unidades productivas, laboratorios
Chatarra.
2. El Departamento de Bienes Nacionales deberá seleccionar los bienes muebles no ferrosos
que estén desincorporados para iniciar el proceso de enajenación por desecho.
3. La enajenación de bienes en desuso propiedad de la UCLA deberá realizarse anualmente.
4. Para cada bien objeto de enajenación se deberá presentar una hoja de vida en la que se
especifica, por medio de evaluación técnica, detalles y condiciones actuales de los mismos,
razones para la desincorporación, modalidad de enajenación sugerida, o razones que
motiven su desecho.
5. La enajenación de bienes nacionales podrá efectuarse bajo las siguientes modalidades:
a. Venta: Por concurso interno u oferta pública;
b. Permuta: Por otros bienes requeridos;
c. Dación en pago.
d. Donación;
e. Otro tipo de operaciones legalmente permitidas.

51/70
CÓDIGO:
P-12
Fecha:
Mayo,2013
6. La enajenación de bienes públicos bajo la modalidad de venta o permuta se hará mediante
proceso de oferta pública y preferentemente por lotes de un mismo rubro.
7. No se podrán enajenar aquellos bienes que sean necesarios para el cumplimiento de las
finalidades de la Institución o que no estén en estado de obsolescencia o deterioro.
8. El precio base para la enajenación de bienes nacionales será fijado por la Comisión de
Enajenación de Bienes Públicos como órgano de la Superintendencia de Bienes Públicos,
tomando en cuenta los avalúos presentados por peritos autorizados.
9. Es obligación de la UCLA, a través del Departamento de Bienes Nacionales, la enajenación
de los Bienes Nacionales que no fueren necesarios para el cumplimiento de sus finalidades
y los que hubiesen sido desincorporados por obsolescencia o deterioro.
10. Al momento de solicitar la autorización para la enajenación de bienes a desincorporar ante
la Superintendencia para la Enajenación de Bienes del Sector Público (SUDEBIP), se
deberán consignar en original o en su defecto copias certificadas de los siguientes
documentos:
a. Exposición de motivos: con las causas que generan la solicitud, además se debe
incluir la hoja de vida de cada uno de los bienes objeto de enajenación (ubicación,
área, componentes, marcas, modelos, seriales, dimensiones, cantidades, fecha de
adquisición, valor de la adquisición, valor contable del activo y número asignado en el
inventario).
b. Informe: donde se exprese la opinión de la Consultoría Jurídica de la UCLA sobre el
tipo de operación requerida por la SUDEBIP.
c. Fotografías: de cada bien objeto de enajenación, a una distancia prudencial,
observable a la vista. Las fotos deben ser a color, presentarse en original y estar
debidamente identificadas.
d. Dos (02) avalúos: uno interno y otro externo.
e. Declaración Jurada: del Rector, conforme al modelo anexo.
f. Comunicación emitida por el Consejo Universitario en el que se aprueba la
realización del procedimiento de enajenación.

52/70
CÓDIGO:
P-12
Fecha:
Mayo,2013
Normas Específicas
17. La SUDEBIP otorga a partir de la fecha de autorización para la realización de
los procesos de enajenación, sesenta (60) días continuos dentro de los cuales
deben ejecutar dicho procedimiento, pudiendo ser prorrogado por treinta (30) días
continuos previa solicitud con su debida justificación.
18. La SUDEBIP otorga treinta (30) días continuos después de la culminación de los
diferentes procedimientos de enajenación a partir del otorgamiento de la buena pro,
para enviar toda la documentación necesaria para el cierre de los expedientes por
parte de de la secretaría técnica de la SUDEBIP.
19. L
a Dirección de Finanzas a través del Departamento de Bienes Naciones, deberá
notificar a la SUDEBIP la ejecución del proceso de enajenación de bienes,
remitiendo la siguiente documentación:
a. Expediente administrativo del proceso de enajenación efectuado.
b. Acta de Buena Pro
c.Documentos legales debidamente registrados que avalen dicho proceso.
20. La enajenación de bienes cuyos adquirientes sean personal administrativo, docente
u obrero de la UCLA, será realizada mediante concurso interno en igualdad de
condiciones entre todos los interesados.

53/70
CÓDIGO:
P-12
Fecha:
Mayo,2013
Presidente
Comité de
Licitaciones
1. Recibe expediente administrativo + autorización de la SUDEBIP
para iniciar el proceso de enajenación del Departamento de Bienes
Nacionales.
2. Solicita reunión con el comité de licitaciones a objeto de
establecer el procedimiento a seguir.
Comité de
Licitaciones
3. Verifican los documentos recibidos y de acuerdo a los bienes,
determinan el concurso a efectuar según el tipo de enajenación a
realizar:
3.1. Si la enajenación puede realizarse mediante concurso
interno procede a:
3.1.1. Elabora avisos con la siguiente información:
a. Características del bien,
b. Precio base fijado para la enajenación del
mismo,
c. Condiciones y plazo para la recepción de las
ofertas.
3.1.2. Publica y distribuye avisos en medios digitales
internos e impresos informando A TODA LA
COMUNIDAD UNIVERSITARIA sobre la realización
del proceso de enajenación de bienes
correspondiente.
3.1.3. Si se recibe ofertas:
3.1.3.1. Ejecutan procedimientos relacionados
con el concurso interno de acuerdo a lo
establecido en leyes vigentes y emite
informe de recomendación.
3.1.3.2. De realizarse satisfactoriamente el
proceso de concurso interno, elabora acta
de buena pro firman y hacen firmar al
Vicerrector Administrativo y Rector.
3.2. De lo contrario, inician proceso de oferta pública.

54/70
CÓDIGO:
P-12
Fecha:
Mayo,2013
Responsabl
e
Actividad
Comité de
Licitaciones
3.2.1. Elabora avisos con la siguiente información:
a) Características del bien,
b) Precio base fijado para la enajenación del mismo,
c) Condiciones y plazo para la recepción de las ofertas.
3.2.2. Publica un aviso en dos diarios de circulación nacional
pudiendo una de dichas publicaciones ser sustituida por
una publicación en un medio digital.
3.2.3. Espera ofertas dentro del lapso establecido. Si no
reciben ofertas o no son válidas o satisfactorias a juicio
del comité de licitaciones, se procederá a publicar un
segundo aviso.
3.2.4. Si reciben ofertas:
3.2.4.1. Ejecutan procedimiento de oferta pública de
acuerdo a lo establecido en leyes vigentes y
emite informe de recomendación.
3.2.4.2. De realizarse satisfactoriamente el proceso,
elabora acta de buena pro, firman y hacen
firmar al Vicerrector y Rector.
3.2.5. De lo contrario, solicitan al Departamento de Bienes
Nacionales mediante comunicación escrita la
enajenación de dichos bienes por un precio menor al ya
fijado, para iniciar nuevamente el proceso.
Registrador
de Bienes
4. Reciben acta de buena pro + expediente administrativo del proceso de
enajenación efectuado por parte del Comité de Licitaciones y procede
a:

55/70
CÓDIGO:
P-12
Fecha:
Mayo,2013
Registrador de
Bienes
4.1. Publica la buena pro en la página web de la Institución.
4.2. Emite comunicación al oferente ganador para
formalizar la operación de enajenación establecida.
4.3. Entrega expediente administrativo al abogado
(Consultoría Jurídica) a los efectos de realizar los
trámites legales pertinentes.
5. Recibe del abogado (Consultoría Jurídica) el expediente
administrativo con el documento legal que soporta el trámite
de enajenación.
6. Elabora comunicación señalando los bienes objetos de
enajenación dirigido al Departamento de Contabilidad para la
elaboración de los asientos contables.
7. Recibe asientos contables e incorpora al expediente
administrativo del proceso ejecutado.
8. Verifica que el expediente administrativo contenga la
información requerida por la SUDEBIP para el cierre del
proceso y remite el mismo ante la instancia respectiva.
9. Recibida la respuesta por la SUDEBIP, archiva expediente
administrativo junto a la comunicación para control interno.

56/70
CÓDIGO:
P-13
Fecha:
Mayo,2013
Inventario Físico de Bienes ubicado en Unidades
Académico-Administrativa
Pág.: 1 /4
Objetivo: Detallar paso a paso las actividades a ser realizadas por el Departamento
de Bienes Nacionales para levantar el inventario de bienes ubicados en las
dependencias académico- administrativas de la UCLA, con el fin de registrar y
controlar los bienes de la institución.
1. El Jefe de bienes nacionales elaborará anualmente un cronograma para levantar y/o actualizar
el inventario físico de bienes pertenecientes a la UCLA.
2. El Jefe de Bienes Nacionales deberá notificar a los Directores y Jefes de unidades mediante
circular informativa el cronograma del inventario y datos específicos del funcionario que estará
a cargo del procedimiento.
3. El inventario físico se levantará o actualizará tomando en cuenta la siguiente información:
a) Identificación del bien.
b) Código de BN.
c) Estado físico.
d) Código de la Unidad Académico-administrativa.
e) Ubicación física del bien.
f) Descripción específica (marca, modelo, color, serial, No
de inventario, fecha de
adquisición, nombre y apellido del responsable del bien)
4. El departamento de bienes nacionales actualizará
el inventario físico de las unidades académico- administrativas, partiendo de la información
contenida en la base de datos del SIAD.
5. Para aquellos bienes registrados y que no se encuentren físicamente durante el
levantamiento de inventario, el registrador de bienes elaborará un acta de bienes faltantes y
solicitará al administrador de la unidad información o documento que explique el motivo por el
cual el bien no se encuentra; dicho documento deberá ser entregado en un plazo máximo de
15 días posterior a la fecha de inventario.
6. Los jefes de las unidades académico-administrativas deben llevar a cabo acciones para el
aprovechamiento de bienes, por lo cual son responsables de notificar al departamento de
Bienes Nacionales sobre los recursos que no estén siendo utilizados, a objeto de que se
efectúe la reasignación o destino final de los mismos.

57/70
CÓDIGO:
P-13
Fecha:
Mayo,2013
Pág.: 2 /4
Jefe de Bienes
Nacionales
1. De acuerdo al cronograma previamente elaborado, asigna los
funcionarios a objeto de materializar el inventario de bienes
muebles e inmuebles en la institución.
2. Elabora circular informativa a todas las unidades académico-
administrativas en la cual se detalla el cronograma de inventario
físico de bienes muebles e inmuebles y los funcionarios
asignados para realizarlo.
3. Remite circular vía Web a las unidades en cuestión.
Registrador de
Bienes
4. Recibe asignación por parte del Jefe de departamento de acuerdo
al cronograma de inventario y verifica las unidades asignadas.
5. Ingresa al módulo inventario de bienes del SIAD, registra el código
de la unidad objeto del inventario e imprime listado de bienes
ubicados en la misma.
6. Se dirige a la unidad académico-administrativa en compañía del
Ayudante de Servicios y procede a levantar el inventario físico
correspondiente.
7. Verifica datos del bien en la relación emitida y procede a
identificar físicamente tipo y descripción del bien, número de
inventario y otras características.
7.1. De estar todo correcto, elabora informe descriptivo y hace
firmar al responsable de la unidad académico-administrativa.
7.2. De existir discrepancias tales como:
7.2.1. Si ubica físicamente un bien que no se encuentra
registrado en el SIAD
• Registra detalles del bien en la planilla de
inventario e informa al administrador que debe
solicitar la incorporación del bien ante el
departamento de Bienes Nacionales con los
documentos de soporte.

58/70
CÓDIGO:
P-13
Fecha:
Mayo,2013
Pág.: 3 /4
Registrador de
Bienes
7.2.2.Si no ubica físicamente un bien que se encuentra
en el listado de bienes emitido en el SIAD,
procede de la siguiente manera:
• Si el bien ha sido transferido a otra
unidad: informa al administrador que
debe solicitar la transferencia del bien
ante el departamento de bienes
nacionales para el trámite
correspondiente.
• Si el bien está desincorporado
(dañado o inservible): informa al
administrador que debe solicitar la
trasferencia del bien a bienes
nacionales para ser desincorporado
anexando los soportes
correspondientes.
• Si el bien no se ubica: levanta acta
reflejando la condición de faltante del
bien y hace firmar por el responsable de
la unidad académico – administrativa;
adicional debe anexar los documentos
de soporte en caso de hurto.
8. Elabora informe descriptivo indicando el número de bienes
inventariados, los bienes que no estaban incluidos en el
SIAD, así como también los bienes que aun cuando están
reflejados en el SIAD no fueron ubicados físicamente en la
unidad en cuestión.
9.Remite informe descriptivo al Jefe de Bienes Nacionales con
copia al Jefe de la Unidad académico- administrativa para
sus archivos internos.

59/70
CÓDIGO:
P-13
Fecha:
Mayo,2013
Pág.: 4 /4
Jefe de Bienes
Nacionales
10.Recibe y revisa informe descriptivo por parte del registrador
de bienes para finalizar el trámite.
11.Entrega informe a la oficinista para respectivo control interno.

60/70
Formatos y Modelos
FORMATOS
BN-001/2013 Solicitud de Incorporación de Bienes
BN-002/2013 Solicitud de Actualización de Bienes
BN-003/2013 Solicitud de Transferencia de Bienes
BN-004/2013 Registro y Control de Bienes
BN-005/2013 Acta de Transferencia Interna
BN-006/2013 Acta de Desincorporación
BN-007/2013 Acta de Recepción de Bienes Donación PN y PJ
BN-008/2013 Declaración Jurada Ente Enajenante
BN-009/2013 Declaración Jurada Perito Evaluador

61/70
Nro.:
2. Fecha: / /
SOLICITUD DE INCORPORACIÒN
Bienes Muebles Bienes Inmuebles
I. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
3. Nombre 4. Código Presupuestario 5. Ubicación Física
II. TIPO DE INCORPORACIÓN
6. Compra 7. Donación 8. Permuta 9.Semoviente 10. Otro
III. DATOS DEL PROVEEDOR
11. Nombre del Proveedor: 12. Rif.
13. Orden de Compra /Solicitud de Pago 14. Fecha 15. Factura Nº 16. Fecha
IV. DESCRIPCIÓN Y ESPECÍFICACIONES DEL BIEN
DESCRIPCIÓN
Cantidad
(17)
Código del
Catálogo
(18)
Componentes y
Accesorios
(19)
Serial
(20)
Marca
(21)
Modelo
(22)
Precio
Unitario
(23)
Total
(24)
V. CONFORMIDAD CONTROL PERCEPTIVO
25. Observaciones:
26. Elaborado por: 27. Jefe de la Unidad
Firma – Sello Fecha Firma – Sello Fecha

62/70
SOLICITUD DE ACTUALIZACION DE BIENES
1. NÚMERO SOLICITUD: 2. FECHA:
I. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DEL BIEN
6. Responsable patrimonial de uso:
II. DATOS DEL PROVEEDOR
7. Nombre del Proveedor: 8. RIF del Proveedor:
9. Orden de Compra No
/Solicitud de Pago 10. Fecha:
11. Factura No
: 12. Fecha:
III. DESCRIPCIÓN Y ESPECÍFICACIONES DEL BIEN
DESCRIPCIÓN
Cantidad
(13)
Código de
Catalogo
(14)
Componentes
y Accesorios
(15)
Serial
(16)
Marca
(17)
Modelo
(18)
Precio
Unitario
(19)
Total
(20)
IV. CONFORMIDAD DE LA ACTUALIZACIÓN
21. Observaciones:
22. Elaborado por: 23. Jefe de la Unidad 24. Bienes Nacionales
Firma –
Sello
Fecha
Firma –
Sello
Fecha
Firma –
Sello
Fecha

63/70
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES
1. NÚMERO SOLICITUD: 2. FECHA:
I. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DEL BIEN
II. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN
6. Nombre de la Unidad: 7. Responsable patrimonial de uso:
8. Código Presupuestario: 9. Ubicación Física:
III. DESCRIPCIÓN Y ESPECÍFICACIONES DEL BIEN
DESCRIPCIÓN
Cantida
d (10)
Componentes y
Accesorios
(11)
Serial
(12)
Marca
(13)
Modelo
(14)
IV. CONFORMIDAD DE LA TRANSFERENCIA
15. Observaciones:
16. Elaborado por: 17. Jefe de la Unidad 18. Bienes Nacionales
Firma –
Sello
Fecha
Firma –
Sello
Fecha
Firma –
Sello
Fecha

64/70
REGISTRO Y CONTROL DE BIENES
1. BN. Nro.:
2. Fecha:
3. Código Bienes Nacionales: 4. Nro. Inventario:
5. Nombre de la Unidad: 6. Responsable del Bien:
7. Código de la Unidad: 8. Ubicación Física:
DESCRIPCIÓN TÉCNICA
9. Denominación del Bien:
DESCRIPCIÓN
Cantidad
(10)
Código
del
Catálogo
(11)
Componentes
y Accesorios
(12)
Serial
(13)
Marca
(14)
Modelo
(15)
Precio
Unitario
(16)
Total
(17)
(dejar suficiente
espacio en esta
celda)
(dejar
suficiente
espacio
en esta
celda)
(dejar
suficiente
espacio
en esta
celda)
(dejar
suficiente
espacio
en esta
celda)
18. Nombre del Proveedor:
19. Orden de Compra N /Solicitud de Pago 20. Fecha 21. Factura Nº 22. Fecha
Partida
(23)
Genérica
(24)
Específica
(25)
Sub-Especifica
(26)
Control
(27)
Importe
(28)
DESCRIPCIÓN FINANCIERA
29. Costo Inicial Bs. 33.Vida Útil
30. Costo Ampliaciones Bs. 34. Tiempo de Servicio
31. % Depreciación Bs. 35. Valor del Seguro Bs.
32. Valor de Reposición Bs. 36.Fecha de Puesto en Servicio
37. Observaciones:
UNIDAD RECEPTORA DEPARTAMENTO DE
BIENES NACIONALES
DIRECCIÓN DE
FINANZAS
DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
FECHA FECHA FECHA FECHA

65/70
Acta Nº: ___________
ACTA DE TRANSFERENCIA INTERNA
Los suscriptores _______________________________________________, mayores de
edad, hacemos constar por medio de la presente que en fecha ____________ y de
conformidad con las instrucciones recibidas del Departamento de Bienes Nacionales y en
atención a las disposiciones contenidas, en el Manual de Normas y Procedimientos para el
Control de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”, se ha procedido a transferir los bienes que a continuación se especifican y que
figuraban cargados en el inventario de (nombre y código de la unidad) .-
A partir de la presente fecha figurarán en el inventario del (nombre y código de la unidad).-
Identificación Cantidad Descripción Valor
Unitario
Total
Hecha por triplicado para los fines de la Transferencia en Barquisimeto a los ____ días del
mes de __________ del año ________ .-
Entregado por:
Nombre y Apellido:
C.I. Nº:
Cargo:
Sello
Recibido por:
Nombre y Apellido:
C.I. Nº:
Cargo:
Sello
Nombre y Apellido:
C.I. Nº:
Cargo: Jefe Dpto. Bienes
Nacionales
Sello

66/70
ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES POR DONATIVO (PJ)
Yo, _______________________________, titular del RIF Nº ______________ persona
jurídica, domiciliada en Barquisimeto.
Declaro que hago donación formal, efectiva e irrevocable a la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado” de
______________________________________________________________________, lo
cual tiene un valor estimado de _________________________________ (Bs. ).
Y yo, _________________________, titular de la Cédula de Identidad Nº V-
_____________, Rector, en mi carácter de Representante de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”, declaro que acepto la donación que hace
________________ por parte del ________________ a esta institución y que recibo el (los)
bien (es) donado (s), el (los) cual (es) será (n) destinado (s) a la Unidad
_________________________________________.-
En Barquisimeto a los ____ días del mes de __________ del año ________. Se levanta esta
Acta original y cuatro (4) copias de un mismo tenor y a un mismo efecto.
Nombre y Apellido:
C.I. Nº:
Cargo: Rector
Sello
Nombre y Apellido:
C.I. Nº:
Cargo: Representante de la Empresa
Sello

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