El documento propone la implementación de una Oficina de Gestión de Programas (PMO) para mejorar la coordinación entre proyectos y alinearlos con los objetivos estratégicos de la organización. El proceso se dividiría en 3 etapas: 1) Planificación, 2) Diseño del modelo operativo, y 3) Implementación piloto con una fase inicial. El resumen proporciona la información clave sobre el propósito de la PMO y las distintas etapas del proceso de implementación.

1. Program Management Office Propuesta de Servicios Profesionales

2. “ Uno de los principales cuellos de botella en el desempeño de las empresas se encuentra, no tanto en las tareas específicas que son ejecutadas por cada individuo , sino en la manera como se lleva a cabo la coordinación de acciones” Dr. Rafel Echeverría Por qué Program Management

3. Qué es Program Management Program Management es mucho mas que una metodología de gestión de proyectos: Es un conjunto de actividades y procesos que permiten priorizar de manera balanceada diversos proyectos, asegurando su alineamiento con los objetivos estratégicos corporativos, reconociendo restricciones de tiempo, recursos y costos, minimizando el riesgo y maximizando el beneficio para la Organización. Program Management es una Cultura

4. Beneficios Las áreas de soporte alinean sus esfuerzos a los negocios (especialmente el área de Sistemas) Todos las áreas alinean sus esfuerzos con los objetivos estratégicos. Los conflictos de priorización se resuelven “sin conflictos” Se maximiza el uso de la capacidad instalada (recursos disponibles) Se obtiene un compromiso de negocio asociado a cada inversión. Propiedad inequívoca de las responsabilidades, los logros y los desvíos Permite la gestión de riesgos Permite adecuar permanentemente la aplicación de recursos, ante cambios en las condiciones de contexto.

5. Necesidades Para instalar esta Cultura es necesario: Contar con el apoyo político desde la primera línea del management: Instalar una Oficina especializada, con recursos capacitados no sólo en las técnicas de Project Management, sino con cabal conocimiento de la estrategia del negocio, manejo de las restricciones de recursos internos y lazos fluidos de comunicación con todos los sectores de la organización. Capacitar recursos en todas las áreas de la Empresa, para asegurar una eficaz interrelación. Generar las normas de procedimiento que se convertirán en LEY Contar con las herramientas tecnológicas y de procedimiento que aseguren que no se convierta en pura burocracia.

6. Introducción Plan de Trabajo Planeamiento Diseño Implementación El proyecto de implantación de la Metodología y Program Management Office estará dividido en tres Etapas Fase 0 ETAPA I ETAPA II ETAPA III

7. ETAPA I : PLANEAMIENTO Definición de la Estrategia Corporativa: Objetivos de Corto y Mediano Plazo Relevamiento de la Estructura Organizacional, Modelo de Gestión y Proceso de toma de decisiones. Relevamiento de alto vuelo de los proyectos en curso Análisis de alternativas de PMO: modelo Centralizado vs Descentralizado. Armado del Equipo de trabajo: recursos full time de la Oficina de Proyectos y representantes de otras áreas. Definición de roles Reuniones de capacitación con el grupo de trabajo Reuniones con el management a distintos niveles para validar criterios, y “vender” el proyecto. Definición del alcance de la Fase Cero de la Etapa de Implementación. Tareas a realizar

8. ETAPA II : DISEÑO Dimensionamiento de la Oficina de PMO - Organigrama Diseño del Modelo Operativo: flujograma del proceso. Puntos de Control y de decisión. Definición de responsables Definición de proyecto Metodología de Priorización – Validación con el Senior Management Diseño de formularios/ entregables en cada etapa del proceso. Metodología de Consolidación: Master Plan Plan de Comunicación Capacitación Definición de las herramientas/soporte tecnológico Redacción de la norma de procedimiento Tareas a realizar

9. ETAPA III : IMPLEMENTACIÓN - FASE 0 Relevamiento y Cuantificación de la Capacidad Instalada (particularmente Sistemas y otros sectores que se consideren críticos Relevamiento de todos los proyectos/iniciativas vigentes Armado de un árbol de proyectos de acuerdo a sus interrelaciones. Definición de la lista definitiva de proyectos y validación de la misma con el Senior Management Selección del conjunto de proyectos a incluir en la nueva metodología PMO en la Fase Cero. Relevamiento de toda la información pertinente a dichos proyectos y construcción de los entregables Priorización de los mismos y armado del Master Plan. Validación con el Senior Management Planificación de próximos pasos para incorporar el 100% de los proyectos Tareas a realizar

10. Inventario de Proyectos La representación de la calificación del proyecto en estos tres aspectos nos muestra su prioridad comparativa. Alineamiento Estratégico Nivel de Riesgo Calificación Financiera + Prioridad Media Baja Prioridad Alta Prioridad ILUSTRATIVO Proyecto Z Proyecto Z Proyecto Z Proyecto Z Proyecto Z Proyecto Z Proyecto Y Proyecto X

11. Master Plan Planeamiento Diseño Implementación (Fase 0) ETAPA I ETAPA III ETAPA II Modelo Operativo Aprobado Cronograma de alto nivel Gantt del Proyecto 1ª MES 2ª MES 3ª MES

12. ¿Por que podemos ayudarlos? Contamos con la capacitación académica y técnica necesaria, y el conocimiento y manejo de las “best practices” Tenemos la experiencia de management adecuada para comprender las complejidades de la ejecución. Conocemos la problemática de la empresa local. Sabemos la diferencia que existe entre la teoría y la práctica. No traemos modelos rígidos de consultoría; nos amoldamos para lograr su máximo beneficio.. Nuestras Fortalezas