Reuniones efectivas

Reuniones Efectivas
Equipo de Formación - Zona 8 - Scouts de Argentina

Reuniones Efectivas
Cuando tener una reunión
• Cuando un problema es mejor
resolverlo en Grupo.
• Cuando necesita la opinión del
Grupo.
• Cuando se necesita aclarar un
punto.
• Cuando el Grupo quiere una
reunión.
• Cuando el problema involucra a
gente de varios Grupos.
• Cuando las responsabilidades no
son claras.
Cuando NO tener una reunión
• Cuando tenga que discutir temas
personales.
• Cuando no tenga la preparación
adecuada.
• Cuando lo puede arreglar por teléfono.
• Cuando tenga que discutir temas
confidenciales.
• Cuando la decisión ya fue tomada.
• Cuando los temas sean triviales.
• Cuando haya hostilidad manifiesta.

NO OLVIDE QUE UNA REUNION:
Define un Equipo
Crea Conciencia de Grupo
Produce Consenso
CLAVES PARA EL ÉXITO DE UNA REUNION
Agenda
Personas Apropiadas
Como Conducirla

Cuando vamos a una reunión, la primera pregunta
que nos hacemos es ¿Por qué estamos aquí?
Para esta pregunta la respuesta es LA AGENDA:
• Nombre del Grupo que se va a Reunir.
• Titulo de la Reunión.
• Responsable
• Fecha y Hora de Comienzo.
• Lugar.
• Participantes.
• Hora de Finalización.
• Tipo de Reunión
• Resultado Esperado.
• Material Necesario.
• Temas a Tratar.

Por eso LE RECOMENDAMOS:
• Aclare los puntos.
• Distribúyala con Anticipación.
• En General un Grupo de 4 a 7 personas es un buen numero
para una reunión efectiva.
• Evite que se formen subgrupos en la reunión.
• Controle al Locuaz.
• Haga que hable el Tímido.
• Aliente el Intercambio de Ideas.
• Proteja al Débil.
• Escuche e Investigue cada sugerencia o idea.

Secretos para tener una Reunión Efectiva

Rol de quien preside una Reunión
• No tiene Licencia para Dominar.
• Debe Sentirse Obligado a Obtener Logros.
• No Debe Evitar Tomar Decisiones o Acciones.
• Escuchar con Atención y Mantener la Reunión Alrededor de los
Objetivos Fijados.
• Buscar Claridad para Prevenir la Confusión y los Malos Entendidos.
• Manténgase Neutral y Construya.
• Trate que el Grupo Crezca.
• Cerrar la Reunión con una Nota de Logro
¿Amo o Siervo? (¿qué será Usted?)
Mmm… Si bien no existe una manera única y certera de
conducir una reunión, seguro que ya se habrá convencido que
todo saldrá mejor si usted es un Siervo y NO un Amo.

No olvides entregar una minuta de la reunión
a cada participante:
• Fecha, Hora y Lugar de la Reunión.
• Nombre de los Participantes.
• Todo los Puntos de la Agenda Discutidos.
• Decisiones y/o Acciones Acordadas.
• Nombre de los Responsables de cada Acción.
• Hora de Finalización.
• Fecha y Hora de la Próxima Reunión si la hubiera.

Funciones del Coordinador de una Reunión
• Crear un ambiente propicio de confianza y expresividad, tanto de ideas como de sentimiento.
• Colaborar con el grupo en la definición de los problemas a discutir, por orden de importancia o de
urgencia.
• Ser agente de circulación que facilite la comunicación sincera y libre a todos.
• Mantener el orden sin perder la espontaneidad.
• Dinamizar el grupo.
• Evitar que los participantes se aparten del tema.
• Procurar eliminar los apartes.
• Aclarar las intervenciones cuando sea necesario.
• Lograr de los participantes una actitud personal y segura ante los asuntos tratados.
• Lograr que todas las opiniones e intervenciones tengan las mismas oportunidades de ser ponderadas y
examinadas por el grupo.
• Separar el contenido intelectual de la discusión de las posibles influencias emotivas y pasionales.
• Orientar oportunamente hacia la toma de decisiones y obtención de conclusiones.
• Intuir el plano encubierto, favoreciendo la aclaración y el diagnostico de las motivaciones inconscientes.
• Observar todo, no perdiéndose detalle de todo cuanto se dice y pasa.
• Expresar su propia opinión.
• Transmitir paz, alegría y esperanza.

¿Qué nos pasa cuando sabemos
que vamos a hablar en publico?
“El cerebro humano empieza a trabajar en el
momento en que uno nace y nunca deja de
hacerlo hasta que uno se pone de pie para
hablar en publico” Sir George Jessel
Si antes de hacer una presentación se
siente atemorizado, intranquilo, se le seca
la garganta y tiene dolor de estomago…
tranquilícese…¡Es lo Normal!

La importancia de las Reuniones
Una Decisión, un Acuerdo, un Apoyo
Financiero, un Viaje, etc. puede depender
de una Reunión.
Muchos buenos planes fracasan, no por
ser malos, ni por ser irreales, ni por ser
caros, sino por no ser VENDIDOS
correctamente.

Planificando una Reunión
¿Para qué?
¡Para lograr nuestro objetivo!
¿Qué quiero que piensen, sientan y hagan los
asistentes a la reunión?
Tenerlo claro sirve para:
• Para estar seguros y confiados de lo que vamos a
decir y no salirnos del tema.
• Para ser concretos y efectivos.

Planificando una Reunión
¿Cómo?
• Definir el objetivo de la misma.
•Tener una noción clara del publico.
Investigar a la audiencia.
• Los pasos: generar ideas, estructurar,
definir los recursos audiovisuales, hacer
un machete con lo que no hay que
olvidarse, ¡Ensayar!

Los momentos de una Reunión

Recomendaciones en cuando al
MENSAJE RACIONAL
• Usar un lenguaje acorde al publico.
• Evitar jerga ante el publico no especializado.
• Estructura Coherente.
• Jamás abandonar el tema.
• Comunicar contexto.
•Manejar repetición y redundancia.
•Ejemplificar, Gráficos.
•Analogías y Metáforas.

Recomendaciones en cuando al
IMPACTO EMOCIONAL
• Manejar las Expectativas.
• Ajustarse a la Cultura de la
Audiencia.
• Utilizar Lenguaje Común.
• Elegir lugar y momento
adecuados.
• No Criticar.
• Utilizar el Buen humor.
• Sincronizar con
preocupaciones puntuales
de la audiencia.
• No empezar con
puntos controversiales.
• Lenguaje corporal positivo
y enérgico.
• Manejar el tono de voz.
• Contacto Visual.
• Reflejar ideas diferentes y
contrastes en el lenguaje
corporal.
• Usar testimonios, citas, etc.
• Dar reconocimiento a la
audiencia.

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