Sesión planificación

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
DEPORTIVOS
SESIÓN PLANIFICACIÓN
Federico Galvis Tarquino. Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad Seguridad y Medio Ambiente.
1

2
Organización
2
¿Cómo se va a hacer?
Planificación
1
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a hacer?
Control
4
¿Cómo se ha realizado?
Dirección
3
Ver que se haga
PROCESO ADMINISTRATIVO

3
Para
Dónde
Voy?
Cómo
Trabajo?
Qué he
logrado
Planificar
Planificar
Organizar
Dirigir
Evaluar
Quién soy
Y qué hago?
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

4
Quién soy
Y qué hago?
Para dónde voy? Cómo Trabajo? Qué he logrado?
Diagnóstico
Historia de la
institución
Estatutos legales
(ordenanza)
Misión
Visión
Estructura Organizativa
 programas de mi
competencia
Instalaciones a mi cargo
Proyectos
Personal
convenios
Objetivo general
Anual
 Objetivos
específicos
Proyectos específicos
por cada objetivo
planteado
Indicadores
Metas
Procedimientos
internos.
Manual de cargos
Formatos de proyectos
Registros de
condiciones de
instalaciones
Registro de instancia
debidamente registradas
Medios de evaluación
Canales de
comunicación
Medios de
financiamientos
Población
Presupuesto
Indicadores de
gestión
Metas
Productos

INTRODUCCIÓN
La planificación toma diferentes formas en la medida en que varia su objetivo y las condiciones
en que se desenvolverá.
Así la planificación en los países del oriente es metodológica y formalmente distinta de la de
nuestros países entre los cuales también existen variantes.
El proceso de planificación constituye una alternativa y una necesidad encaminada a controlar
la trayectoria de los sistemas socioculturales en su ruta a estadios cualitativamente superiores
y diferentes. De otro modo, la planificación se convierte en una herramienta de enajenación,
respecto de las posibilidades evolutivas de los grupos humanos.
El ámbito de planificación esta constituido por el espacio físico y económico sobre el cual el
deporte ejerce su acción directa.
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PLANEACIÓN
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Selección de misiones y objetivos, y estrategias, políticas, programas y procedimientos, para
lograrlos; toma de decisiones; selección de un curso de acción entre varias opciones.
 LA MISÓN
 LA VISIÓN
 LOS VALORES
 LAS POLÍTICAS
 OBJETIVOS
 LAS ESTRATÉGIAS
 LOS PLANES
 LOS PROGRAMAS
 LOS PROYECTOS
 EL PRESUPUESTO
 LOS PROCEDIMIENTOS
LAS REGLAS

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PLANIFICACION
A través de la planeación se posibilita la organización y dirección de un nuevo evento
deportivo con mayor grado de eficacia, sea cual fuere la modalidad disciplinar o
tamaño del mismo.
Algunos autores definen la Planeación de la siguiente manera:
Robins: Planeación es el acto de definir las metas de la organización, determinar las
estrategias para alcanzar y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la
organización.
Terry G.R.: Planeación es la selección y relación de los hechos, así como la formulación
y uso de suposiciones, con respecto al futuro de la visualización y formulación de las
actividades propuestas, que se crean sean necesarias para alcanzar los resultados
dados.

8
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Juan Antonio Mestre (1998) dice que planificar es un proceso encaminado a la
consecución de unos resultados determinados con anterioridad, partiendo de
unas necesidades y ajustándose a los medios disponibles.
La Planificación Estratégica se fundamenta en el análisis continuo, interno y
externo, de:
¡Dónde estamos!
¡Qué tenemos!
¡A dónde queremos llegar!
¡Qué necesitamos para conseguirlo!

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Formulación
y selección de
estrategias
Mantener
el control
estratégico
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Evaluar factores
ambientales
META:
Identificar la
visión, misión
actual y
Los objetivos
estratégicos
Evaluar factores
organizacionales
Análisis del
entorno:
Fuerzas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
Llevar a
cabo
planes
estratégicos
Implementación
de estrategiasFormulación de estrategias

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DETERMINAR LA MISIÓN.
Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo, todos los
miembros de la organización. La Misión es lo que queremos conseguir y la
Visión es lo que queremos ser. La misión no debe ser estática sino avanzar con
la sociedad y con el entorno. Debe ser conocida por todos los miembros de la
organización, estar escrita y redactada en términos amplios que aseguren la
perdurabilidad, estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente.

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OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo. Suelen ser muy variados,
destacándose por aspectos muy amplios como la participación, los resultados a
conseguir, las infraestructuras a construir, las inversiones a realizar, etc.
Los objetivos (García Fernández, Jesús, 2.001) deben estar reflejados por escrito
y se clasifican en: estratégicos-a largo plazo- funcionales- a medio plazo- y
operativos – a corto plazo-.

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ESTRATEGIAS
Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misión y los
objetivos generales. Son las acciones que tenemos que realizar para
conseguir un buen resultado, una buena organización de la actividad.
NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de
alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países,
comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc.
Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces
y árbitros, técnicos, preparadores, asistentes técnicos, directivos,
acompañantes, conductores, etc.

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DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de
alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.
ESPACIOS DEPORTIVOS NECESARIOS.
Pueden ser convencionales, naturales, etc. Los espacios deportivos integran las
instalaciones.
MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS.
GÉNERO
CATEGORÍAS
Necesitamos saber las categorías deportivas y las edades de los participantes a
quienes va dirigida la Actividad. Niños, jóvenes, adultos, mayores. Las
características son diferentes según las edades.

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SISTEMA DE COMPETICIÓN
Si es una Actividad oficial vendrá impuesto al sistema de competición. Si no lo es,
tendremos los organizadores que establecer el sistema de participación en la misma.
IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES
En una Actividad hay dos grandes responsabilidades: la deportiva y la organizativa.
Cuántas veces hemos escuchado: el campeonato tiene un buen nivel deportivo pero
organizativamente es un desastre. O está bien organizado pero las marcas, los
resultados son muy bajos.
Además de las dos grandes responsabilidades mencionadas tendremos
responsabilidades económico-administrativas, tecnológicas, de alojamientos, de
transportes, de alimentación; necesitaremos solicitar permisos, autorizaciones y
subvenciones. También tendremos responsabilidades de protocolo, medios de
comunicación, seguridad, asistencia médica, limpieza, seguros, etc.

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DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES
Tomar las decisiones es lo más complicado. Se debe establecer un acuerdo al respecto
para concretar qué decisiones toma cada miembro del Equipo que conforman la
Estructura, cuáles de manera individual y cuáles de forma colectiva, sin perder el
control en ningún caso, dependiendo del grado de autoridad y por tanto de
responsabilidad, que los integrantes de la estructura tengan. Normalmente, en la
organización de una Actividad hay, entre otras, cuatro tipo de decisiones que son
necesario tomar:
Organizativas.
Deportivas.
Económicas.
Disciplinarias.

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COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN
Hay que establecer los mecanismos de Comunicación y Coordinación entre los
miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes y entre
aquellos y el entorno.
Los eventos deportivos suelen tener: Comité de Honor, Comité Organizativo, que
tienen que comunicarse entre ellos y con los demás.

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ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y
MATERIALES
Los Recursos Humanos que participan en la organización de una Actividad deportiva suelen
ser:
Director/ a Coordinador/ a Profesores
Monitores Voluntarios Médicos
Azafatas Policías, Defensa Civil, Bomberos Auxiliares
Administrativos Técnicos Jueces
Implementación deportiva Infraestructura Deportiva

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PASOS A SEGUIR EN LA REALIZACIÓN DE UN
EVENTO
1. ANTES DEL EVENTO
• Determinar el objetivo
• Establecer el tiempo disponible y las fechas de realización
• Solicitar los permisos necesarios para el evento
• Elaborar los cronogramas
• Determinar el factor de Talento Humano:(COORDINADORES, MONITORES,
ÁRBITROS, VEEDORES, AUXILIARES, PROTOCOLO, ADMINISTRATIVOS Y DEMÁS).
• Determinar los recursos materiales: (INSTALACIONES DEPORTIVAS, IMPLEMENTOS
DEPORTIVOS)
• Celebrar los contratos que sean necesarios (PERFECCIONAR)
• Determinar los Organismos Directivos: (DIRECTOR, GERENTE, COMISIONES,
SUBCOMISIONES Y DEMÁS).

19
EVENTO
1. ANTES DEL EVENTO
•Proyectar el reglamento a emplearse en las competencias (REFORMAS O ADICIONES
AL REGLAMENTO OFICIAL DEL DEPORTE)
• Elaborar el reglamento interno del Torneo el cual se debe contemplar los siguientes
capítulos: AUTORIDADES DEL EVENTO, FUNCIONES DE CADA UNO. DIRECTOR,
COMISIÓN TÉCNICA, CÓDIGO DE DISCIPLINA, PARTICIPANTES, UNIFORMES Y
NÚMEROS. DE LOS DEPORTES, DE LAS CATEGORIAS Y GÉNERO. ESCENARIOS A
UTILIZAR, HORARIOS DE PROGRAMACIÓN. SISTEMA DE COMPETICIÓN, COMO DEFINIR
UNA CLASIFICACIÓN EN CASO DE EMPATE, MANEJO DEL W.O, SUSPENSIÓN DE
PARTIDOS, APLAZAMIENTOS. DEMANADAS, REPOSICIONES Y APELACIONES.
PREMIACIÓN Y DISPOSICIONES VARIAS

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PASOS A SEGUIR EN LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO
1. ANTES DEL EVENTO
•Determinar el calendario general del evento
•Promoción y difusión del evento
• Elaborar planillaje de inscripción y llevar a cabo las mismas
•Definir los arbitrajes de acuerdo a tres cotizaciones (para Juegos Nacionales,
mundiales y demás, cada delegación envía listado de jueces árbitros)
•Citar a reunión informativa, donde se llevan a cabo los sorteos, se socializa el
reglamento y demás aspectos relacionados con el evento
•Efectuar las visitas técnicas a los escenarios deportivos con el propósito de verificar
el estado e implementación en general, para visualizar que hace falta para ponerlos a
tope antes del inicio de competencias.

21
La Planeación
Deportiva
1. Reduce la
incertidumbre 2. Relaciona el presente con el futuro
3. Aprovecha oportunidades y
evita amenazas
4. Delimita Responsabilidades
5. Mejora la información
6. Facilita el Control
7. Racionaliza el uso
de los Recursos
8. Mejora la Coordinación
9. Mejora la Toma de Decisiones
10. Es un Sistema de
aprendizaje

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IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Es esencial y vital contar con una meta, un objetivo.
En ocasiones es la diferencia entre sobrevivir o perecer.
Las empresas con éxito planean adecuadamente.
La planeación es una de las más importantes funciones de la administración a
cualquier nivel.

23
PRINCIPALES FALLAS DE UN EJECUTIVO DEL
DEPORTE:
 No cuenta con metas, planes y objetivos.
 Generalmente vive al día y no se proyecta, ni proyecta a su
organizaciónón.
Administra por crisis!!!

24
EVENTO
2. DURANTE EL EVENTO
•Supervisar la programación (ASISTIR A LOS ENCUENTROS)
•Control y seguimiento del desempeño arbitral
•Llevar las estadísticas del evento
•Llevar a cabo las reuniones semanales de las diferentes Comisiones establecidas
•Preparar, emitir y entregar los boletines de resultados a los delegados.
• Prepara y difundir los boletines de prensa.
• Programar las competiciones incluyendo los partidos suspendidos o aplazados.
•Ir elaborando y archivando la memoria técnica del evento (REGISTRO FOTOGRAFICO,
VIDEOS, BOLETINES, RESOLUCIONES, ESTADISTICAS Y DEMÁS)
•Llevar a cabo el seguimiento y control del evento
•Planear el programa de premiación y clausura para su ejecución tan pronto termine
el evento.

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PASOS A SEGUIR EN LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO
3. DESPUÉS DEL EVENTO
•EVALUAR EL EVENTO CON TODAS LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LAS DIFERENTES
COMISIONES
•VERIFICAR SI SE CUMPLIO EL OBJETIVO PROPUESTO.
•HACER BALANCE DE GASTOS Y EFECTUAR LOS PAGOS CORRESPONDIENTES.
•HACER ENTREGA A LAS DIFERENTES COMISIONES DE LOS INFORMES FINALES.
•DEVOLUCIÓN DE IMPLEMENTOS (SI LOS HAY)
•ENVIAR CARTAS DE AGRADECIMIENTOS.
•DIFUNDIR LOS RESULTADOS FINALES DEL EVENTO
•HACER ENTREGA A LOS DELEGADOS DE LA MEMORIA TÉCNICA DEL EVENTO.
•CONSIGNAR LA EVALUACIÓN DE TAL FORMA QUE SEA CLARA PARA UN NUEVO
EVENTO.

26
•¿Qué es un indicador?
Un indicador es la medida utilizada para evaluar o comparar los resultados obtenidos en la
ejecución de un programa, con los previstos.
¿Qué funciones cumplen los indicadores?
Informan sobre el grado de consecución del objetivo, valorando de la forma más precisa y
objetiva posible el desempeño del programa.
IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES

27
¿Qué requisitos deben cumplir los indicadores?
Indicador
Comparable: Se conocen
los valores de referencia.
Inequívoco: Es
entendido por
todos del mismo
modo, no
permitiendo
distintas
interpretaciones
.
Ofrece
información
fiable y es
fácil de
obtener en
términos de
coste, tiempo
y esfuerzos.
Pertinente: Se refiere a los
servicios propios de la unidad y
son adecuados para medir el
cumplimiento de sus objetivos.

28
INDICADORES
Los responsables de elaborar un presupuesto, tendrán en cuenta que la
información necesaria para la medición del indicador no sólo debe ser
fiable y ofrecer un alto grado de precisión, sino que además:
“debe ser fácil de obtener, en términos de costo, tiempo y esfuerzo”.

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¿Qué tipo de indicadores deben considerarse?
Se han definido seis tipos de indicadores clasificados en función de las dimensiones de la gestión
pública.
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
RECURSOS EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD

30
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
Dimensión de la gestión relativa al conjunto de medios
materiales y humanos disponibles, necesarios para
que la unidad pueda prestar servicios.

31
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
Dimensión de la gestión relativa a la ejecución de las acciones
previstas y de su incidencia en la población.

32
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
Dimensión de la gestión que indica la relación
entre los servicios prestados y recursos
utilizados.

33
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
Dimensión de la gestión relativa a la capacidad para
responder de forma rápida y correcta a las necesidades y
expectativas de los usuarios.

34
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
RECURSOS CALIDAD
EFICACIA EFICIENCIA
Aquellos que miden la cantidad de recursos materiales y humanos
disponibles. No se relacionan tanto con la actividad y resultados de
la unidad, sino más bien con los bienes de que ésta dispone para
prestar los servicios correspondientes.

35
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
RECURSOS CALIDAD
EFICACIA EFICIENCIA
Aquellos que miden el volumen de
trabajo y las tareas realizadas.

36
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
RECURSOS CALIDAD
EFICACIA EFICIENCIA
Aquellos que miden la incidencia de las acciones y
resultados logrados con el programa presupuestario,
cuantificando sus efectos en el bienestar social de los
ciudadanos y en su entorno.

37
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
RECURSOS CALIDAD
EFICACIA EFICIENCIA
Cuantifican el grado de cumplimiento de unos criterios establecidos previamente, que
otorgan valor para responder a las necesidades, demandas y expectativas de los
destinatarios (criterios como: utilidad, accesibilidad, fiabilidad, estética, rapidez,
corrección, etc.); factores que determinan un sentimiento de aprecio y estima según el
grado en que se alcancen.

38
EFICACIA
GESTIÓN
• Indicadores
de Recursos
• Indicadores de
Volumen de
Servicio
• Indicadores de
Impacto
• Indicadores
de Eficiencia
• Indicadores de
Calidad
Objetiva
• Indicadores de
Calidad
Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
RECURSOS CALIDAD
EFICACIA EFICIENCIA
Aquellos que están relacionados con las
expectativas y percepciones de la ciudadanía.

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¿Cómo se deben definir los indicadores?
El indicador debe responder a la pregunta:
Cada objetivo debe tener asociado al menos un indicador que
mida el grado de consecución del mismo. Sin embargo, en la
medida en que para un objetivo se definan varios indicadores
relacionados con las distintas dimensiones, la evaluación del
resultado obtenido será más completa.
Para cada indicador se establecerá la magnitud o unidad de
medida.
¿Cómo puede medirse si se ha cumplido el objetivo?

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Recursos
Impacto
Impacto
Volumen de
Servicios
Volumen de
Servicios
Volumen de
Servicios
Recursos
Indicadores Magnitud
Presupuesto deportes/por habitante Porcentaje
Nuevos Centros Deportivos Número
Incremento presupuesto de ayudas a clubes Porcentaje
Cobertura del servicio respecto al total de población Porcentaje
Numero de servicios deportivos Número por
año
Quejas y reclamaciones por cada 1000 servicios Porcentaje
Cobertura del servicio respecto al total de la
población infantil.
porcentaje
Ejemplo: Servicios Deportivos

41
BIBLIOGRAFÍA
CASTELLANO, B. Hercilio y VADELL Hermano. Caracas, diciembre de 1990. El Oficio
del Planificador.
MELINKOFF, V. Ramón. 1990. Caracas. Los Procesos Administrativos. Editorial
Panapo C. A.
GOLDEFEDER Guitela y AGUIRRE Eduardo. Planificación y Administración. Editorial
Trillas.
BAIDABA. Calila y Dimna. Trad. Antonio Chalita Sefair. Ed. Panamericana. Santafé
de Bogotá. 1995.
SUN TZU. El arte de la guerra. Ed. Kier. Buenos Aires. 1990.
DAVID, Fred. La gerencia estratégica. Ed. Legis. Santafé de Bogotá. 1990.
SALLENAVE, Jean-Paul. Gerencia y planeación estratégica, Bogotá: Grupo Editorial
Norma, 1993.
KOTLER, Philip y BLOOM, Paul. Mercadeo de servicios profesionales. Ed. Legis.
Santafé de Bogotá. 1988.
KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. Administración: Una perspectiva global. Mc
Graw Hill. México D.F. 1994.

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