El documento presenta información sobre sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas son programas de gestión de bases de datos diseñados para el tratamiento de documentos. Detalla algunas de las funciones clave de un sistema de gestión documental como organizar documentos físicos y electrónicos mediante cuadros de clasificación, establecer plazos de conservación y eliminación, y garantizar la autenticidad e integridad de los documentos.

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
presentador :
Cenedy Patricia López Aguilar

2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental son un método esencia para el buen manejo
de la información, hoy en día es aplicado en todas las entidades quienes llevan a
cabo métodos importantes como la digitalización, indexación y sobre todo control
de calidad para un mayor avance en las entidades quienes hoy x hoy su avance
es oportuno para la prestación de un buen servicio archivístico.

3. OBJETIVOS
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL:
Identificar aspectos generales sobre los sistemas de gestión documental.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Identificar los diferentes sistemas de gestión documental que nos ofrece el
mercado.
 Visualizar las diferentes herramientas existentes en la plataforma del sistema
de gestión documental

4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases
de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de
documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en
aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de
documentos administrativos.

5. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO
2609 DE 2012.
 ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, INCLUYENDO SUS
METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
RTA: Son todas aquellas actividades Foliación Almacenamiento y marcación provisional,
Levantamiento de inventario Confrontación del CCD con el FUID y archivo físico.
 ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA INFORMACIÓN Y LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
(TRD) Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD).
RTA: Valorar cada uno de los documentos que se producen o entran a la entidad con el fin de darle un
tratamiento y preservación adecuada
 EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO CON LOS
TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LAS TRD O TVD.
RTA: El sistema de Gestión Documental debe contener alertas de control y registro de disposición final
y transferencias

6.  GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA
INFORMACIÓN CONEXA (METADATOS) A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL
DOCUMENTO.
RTA: Realizar la restauración de documentos originales y facilitar para consulta una copia o
un PDF según el caso.
 MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE AGRUPACIONES
DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES.
RTA: Protegido contra alteraciones y falsificación.
 PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD, CUANDO
SEAN REQUERIDOS.
RTA: Los documentos se encuentran localizables, con registro de creación y uso.

7. CARACTERÍSTICAS SISTEMAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
 Determinación de las necesidades de documentación.
 Diagnostico de la situación documental en la organización.
 Diseño del sistema documental.
 Implantación del sistema documental.
 Elaboración de los documentos.
 Mantenimiento y mejora del sistema.

8. VISITA FUNDACIÓN ALTO
MAGDALENA
Una vez realizada la visita puedo concluir que la mayor parte de los criterios que
se tienen en cuenta para el buen manejo de un sistema de gestión documental
son:
 Mantener un sistema que permita el ingreso de documentación futura sin que
altere la existente, que sea exequible por distintos sistemas operativos y
cuente con la seguridad necesaria para que tenga acceso únicamente el
personal autorizado.
 Que el sistema reconozca dispositivos de entrada como disco duro, Cd-rom,
DVD, escáner -con OCR por zonas-, fax-módem y que soporte nuevos
formatos. Tener un procedimiento para control de errores.
 Verificar si la indexación es manual o automática y si realiza resúmenes
automáticos.

9.  El sistema debe permitir búsqueda jerarquizada, por atributos, en texto íntegro,
lógicas y posicionales, por palabras truncadas, variaciones singular/plural,
sensible minúscula/mayúscula, con tesauros, con hipertextos, además debe
permitir búsquedas simultaneas.
 Contar con la visualización de documentos en el formato original,
simultáneamente con mas usuarios; permite visualizar el resumen del
documento y convertirlo si es necesario en otros formatos.
 Mantener un control en cambios de versión.
 Debe controlar la impresión de los documentos, y el envío de los mismos por
cualquier vía internet.
 Compatibilidad con diferentes plataformas que maneje la organización.
 Tener capacidad de almacenar documentos digitales por lo menos en su
formato original, y que mantenga un orden de acuerdo a la estructura de la
entidad. Tener backups o copias de seguridad periódicos de las bases de
datos.

10. REGISTRO FOTOGRÁFICO
La Fundación Alto Magdalena es la
encargada de administrar los
convenios que genera Ecopetrol con
las juntas de acción comunal de la
región del Putumayo.
La visita fue atendida por la señorita
Ana María Palacios Tecnóloga en
Gestión Documental.