El documento define varios términos clave relacionados con la documentación administrativa, como documento, patrimonio documental, fondo documental, colección de documentos, sistema de gestión documental y ciclo vital de los documentos. Además, explica que un documento puede ser cualquier expresión en cualquier soporte generada en el ejercicio de actividades, y que un patrimonio documental se refiere a los documentos incluidos en la ley del patrimonio cultural de Navarra.