Este documento describe los conceptos clave de la organización y comunicación empresarial. Explica los principios de organización de una empresa, los modelos organizativos, los organigramas y los flujos de comunicación interna y externa. Detalla las etapas de organización de una empresa, incluyendo la identificación de actividades, agrupación por especialización y asignación a equipos de trabajo.
2. Organización y comunicación empresarial:
Índice
1. ¿Por qué lo estudiamos?
2. Las relaciones humanas.
3. Los equipos de trabajo y la acogida.
4. Principios de una organizacón.
5. Fases de una organización.
6. Modelos organizativos.
7. Organigramas
8. Flujos de información.
3. 1. ¿Por qué estudiamos la
organización de una empresa?
- ¿Es importante la
organización en una
empresa?
- ¿Cómo afecta la
organización de una
empresa a la
comunicación?
- ¿Cómo debe
organizarse una
empresa para que sea
eficaz?
4. 2. Las relaciones humanas: somos
seres sociales.
Veamos el siguiente vídeo sobre
relaciones interpersonales…
5. 3. Los equipos de trabajo y la acogida
Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que desarrollan su trabajo
buscando un objetivo común, bajo una coordinación. Cuando hay un nuevo
individuo en el equipo, es necesario acogerlo. Para ello seguimos estos pasos:
Acogida por el
Dpto. RRHH
Presentación al
responsable de su
Dpto.
Información sobre
tareas a
desarrollar
Presentación de
compañeros
Entrega del
manual de
acogida
Información a
todos los
empleados sobre
la nueva
incorporación
Formación para el
puesto
Evaluación y
seguimiento
6. 4. Principios de la organización
• No deben existir puestos innecesarios.
• Especialización.
• La autoridad debe fluir de arriba a abajo.
• Cada subordinado debe tener un único jefe.
• Las líneas de autoridad deben estar claras y
ser conocidas ( por escrito en lugar visible)
• Coordinación de todas las partes.
• Estructura permanente ( no cambiar en c/p)
7. 5. Fases de la organización
Paso 1. as Identificación de todas las actividades que
se van a desarrollar.
Paso 2.Organizar estas actividades agrupándolas por
especialización.
Paso 3. Asignar las actividades agrupadas a equipos
de trabajo con una persona al frente:
• Jerarquización.
• Departamentalización.
• Asignación de autoridad.
.
División
del
Trabajo
Establecimiento
de
Estructuras
Paso 4: Comprobar que la estructura cumple los
objetivos de la forma más sencilla posible, y que los
departamentos están coordinados
9. 7. Organigramas
Los organigramas son una
representación gráfica de la estructura
formal de la empresa.
• Muy claros.
• Debe elaborarse por puestos, no por
personas.(No significa que el nombre no pueda aparecer)
• Debe ser conocido por todos los
empleados.
Concepto
Requisitos
Contenido
Relaciones e intercambios de
información
Grados de jerarquía y autoridad.
Responsabilidad.
Etc.
16. 8.1. La comunicación interna de la
empresa
Comunicación
Interna
Vertical
Ascendente Descendente
Horizontal
Descendente
Concepto: Desde las personas que
ocupan MAYOR rango hacia los
niveles más bajos.
Utilidad:
• Todos saben qué tienen que hacer, cómo y
cuando.
• Evitar malentendidos.
Canales:
• Reuniones
• Comunicaciones
escritas (cartas o
email)
• Entrevista
• Cursos y reuniones
de formación
• Manuales
Barreras:
• Demasiados niveles
jerárquicos.
• Error en el canal.
• Demasiada o
insuficiente cantidad de
información.
17. 8.1. La comunicación interna de la
empresa
Comunicación
Interna
Vertical
Ascendente Descendente
Horizontal
Ascendente
Concepto: Desde las personas que
ocupan MENOR rango hacia los
niveles más altos.
Utilidad:
• Los directivos pueden conocer las opiniones,
ideas y sugerencias de sus empleados.
• Existe una buena retroalimentación
Canales:
• Reuniones
• Entrevistas personales.
• Cuestionarios o encuestas confidenciales
• Cartas al director.
• Buzón de sugerencias
18. 8.1. La comunicación interna de la
empresa
Comunicación
Interna
Vertical
Ascendente Descendente
Horizontal
Horizontal
Concepto: Entre personas del
mismo nivel jerárquico.
Utilidad:
• Transmitir información, coordinar y planificar
el trabajo.
• Fomenta el trabajo en equipo.
• Facilita el ambiente de trabajo.
Canales:
• Reuniones entre departamentos o equipos de
trabajo.
• Confección de informes y comunicados
19. 8.2.La comunicación externa en la
empresa
Comunicación
Externa
Individual Masiva
Concepto: La comunicación externa es la que fluye
entre la empresa y el mercado. Por ejemplo con
clientes, proveedores, medios de comunicación, etc.
Utilidad:
• Dar a conocer el producto o servicio al exterior.
Requisitos para que sea eficaz: regla AIDA
• Atención. (Captar la atención de los posibles clientes)
• Interés (Despertar su interés)
• Deseo (Conseguir que quieran nuestro producto o servicio)
• Acción. (Conseguir que compren)
Canales
• Personales. Contacto directo entre emisor y
receptor. Por ejemplo: Vendedor, amigos
• Impersonales. No existe contacto directo. Por
ejemplo: TV, Radio
20. 8.2. La comunicación externa en la
empresa
Comunicación
Externa
Individual Masiva
Individual o personal: dirigida a un cliente
Atención al cliente: Desarrolla todas las
acciones de comunicación que la empresa
realiza para concocer las necesidades del cliente
y su satisfacción
Equipo de ventas: Los vendedores transmiten
información de forma directa y personal a un
cliente específico. Se basa en la confianza.
Marketing directo: Sirve para captar clientes y
se lleva a cabo a través de:
-Mailing.
-Buzoneo.
-Telemarketing.
-Venta directa.
21. 8.2. La comunicación externa en la
empresa
Comunicación
Externa
Individual Masiva
Masiva o no personal: dirigida a muchos
clientes a la vez
Publicidad: actividades encaminadas a dar a
conocer el producto o servicio masivamente a
través de anuncios en
televisión, radio, prensa, redes sociales, etc.
Relaciones públicas: son actividades que
buscan difundir la buena imagen de nuestra
empresa a través de comunicados de
prensas, artículos en revistas,. Etc.
Promoción de ventas: actividades que
pretenden influir en el consumo del cliente en el
c/p. Se utilizan incentivos como
descuentos, regalos, premios.