Este documento proporciona definiciones y lineamientos sobre varios documentos de gestión institucional importantes para las entidades públicas, incluyendo el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el Cuadro de Asignación de Personal (CAP), el Manual de Organización y Funciones (MOF) y el Manual de Procedimientos (MAPRO). Explica los objetivos, contenidos y procesos de aprobación de cada uno de estos documentos clave para la administración pública.

2. DEFINICION
conjunto de órganos normas procedimientos y técnicas que orientan a
las entidades públicas a implementar los procesos de formulación de
políticas, formulación y actualización de documentos de gestión
institucional.
OBJETIVO
contribuir a lograr una gestión eficiente y eficaz en todos los niveles de
la organización

3. PRESUPUESTO ANALITICO DE
PERSONAÑL
CUADRO PARA ASIGNACION
DE PERRSONAL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
MANUALDE PROCEDIMIENTOS
TEXTO UNICO DE PRO_
CEDIMIENTOS ADMINIS_
TRATIVOS
RECLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
OFICINA DE RACIONALIZACION
OFICINA DE PERSONAL Y
PRESUPUESTO
OFICINA DE RACIONALIZACION
JERARQUIZACION DE DOCUMENTOS DE GESTION INSTITUCIONAL EN LA ADMINISTRACION
PUBLICA

4. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN y FUNCIONES
Es un documento normativo que contiene
disposiciones técnico administrativas que
regulan y fijan la estructura orgánica de la
entidad hasta el tercer nivel organizacional, con
sujeción a su naturaleza, fines y funciones.
CARACTERISTICAS
1.-Debe contener informacion pertinente
concreta y clara.
2.-debe ser funcional para permitir su fácil
manejo identificación y actualización.

5. OBJETIVOS DEL ROF
1.-Presentar una visión de conjunto de la organización.
2.-Facilitar el reclutamiento de personal.
3.-Determinar la estructura orgánica.
4.-Describir las funciones generales de cada unidad orgánica.
APROBACION
La aprobación del ROF se puede dar de 2 formas:
1.-Cuando se trata de una institución publica hoy en día
lo aprueba el gobierno anteriormente lo hacia el Instituto
Nacional de Administración Publica.
2.-Cuando se trata de entidades privadas se regula por
la autonomía que tiene la empresa, siempre y cuando
haciéndole saber al ministerio de trabajo la modificación
que requieran hacer dentro de la empresa.
ACTUALIZACION
Generalmente se actualiza cuando se cambia la
estructura de la empresa haciéndose conocer al
ministerio de trabajo. También cuando se modifica el
cuadro de asignación de personal (CAP), esto ocurre

6. CONTENIDO DEL ROF
.

7. ESQUEMA DEL ROF
PRESENTACION APROVACION DEL ROF
TITULO I NATURAEZA, FINALIDAD, OBJETIVOSY FUNCIONES GENERAL.
TITULOII DE LA ESTRUCTURA ORGANICA, FUNCIONES,ATRIBUCIONES
CAPITULO I DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA INSTITUCION
CAPITULO II DE LOS ORGANOS DE GOBIERNO
CAPITULO III DE LA ALTA DIRECCION
CAPITULO IV DE LOS ORGANOS DE CONTROL
CAPITULO V DE LOS ORGANOS DE ASESORAMIENTO
CAPITULO VI DE LOS ORGANOS DE APOYO
CAPITULO VII DE LOS ORGANOS DE LINIA
CAPITULO VIII DE LOS RGANOS DESCONCENTRADOS.
TITULO III DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
TITULOIV DEL REGIMEN LABORAL
TITULO V DEL REGIMEN ECONOMICO
TITULO VI DE LAS DISPOCISIONES COMPLEMENTARIASTRANSITORIAS Y
FINALES.

8. CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL
DEFINICION
Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos
definidos y aprobados que una entidad requiere para su normal
funcionamiento en un periodo determinado en que rige la organización
vigente, por tanto, es pues la planificación de los cargos que necesita
una entidad y su elaboración se basa en el organigrama vigente
establecido en el rof.
CONTENIDO
Se indica lo siguiente:
1.-Título del cargo
2.-Requisitos mínimos
3.-Condición laboral
4.-Categoría Salarial
5.Atribuciones
6.-Responsabilidades
7.-Supervisado por
8.-Supervisa a

9. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)
(Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM)

10. Características:
a.-Los cargos que forman parte de la estructura
organizativa de la Empresa son diseñados y definidos
por ésta en base a la clasificación aprobada por la ley
orgánica de creación.
b.-Los cargos contenidos en el CAP que no hayan
sido ocupados por más de 12 meses, deberán ser
eliminados mediante una modificación del CAP.
c.-Debemos tener en cuenta que el CAP en un
documento dinámico, que puede ser modificado por
necesidad de servicio o por nuevas normas
gubernamentales de acuerdo a la Ley Marco de

11. FINALIDAD
a)Mantener el equilibrio fiscal sin generar mayor
gasto, estableciendo medidas de racionalidad.
b)El cuadro de asignación de personal permite
formalizar las previsiones de cargos que
requiere una entidad pública determinando la
cantidad y las características de los puestos de
trabajo.
APROBACION:
El proyecto de CAP aprobado por el Directorio de
la Empresa, será remitido a su entidad superior
adjuntándose los informes técnico y legal
respectivos, el organigrama de la empresa, el
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y
el medio que sustenta su aprobación.

12. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CAP
1.-Se formula a partir de la estructura orgánica
debidamente aprobada en el ROF de la Empresa.
2.-Deben incluirse todos los cargos de las sedes y
sucursales.
3.- El CAP debe ser presentado en el formato
aprobado y comunicado por Decreto Supremo Nº.
043-2004-PCM.
4.-Orientarse en función a las necesidades
contempladas en su Plan Estratégico y Plan
Operativo
5.-Encuadrarse dentro de criterios de gestión que
agilicen la toma de decisiones supervisando el uso
racional de sus recursos.

13. MODELO DE CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL

15. DEFINICIÓN DEL PAP
Es el documento que refleja la provisión remunerativa de cada uno de
los cargos definidos en el CAP, pero solo cuando se tenga la provisión
presupuestal correspondiente.
Los PAP se elaboran del personal nombrado , eventual, obrero
permanente y obrero eventual, cada uno en un formulario A, B, C, D
respectivamente.

16. LOS PAP SE UTILIZAN:
En la etapa de formulación del presupuesto de la entidad.
En la etapa de elaboración del proyecto de presupuesto de la
entidad para la consolidación correspondiente.
 En la etapa de ejecución del presupuesto aprobado, como
documento base para efectuar procesos técnicos de personal:
* nombramientos
* ascensos
* reasignaciones
Como base para la elaboración de la planilla única de pagos.

17. LOS PAP SE ELABORAN EN DOS
FORMULARIOS
FORMULARIO DE DETALLE (A, B, C, D)
FORMULARIO DE RESUMEN (A1, B1, C1, D1)

18. FORMULARIO DE DETALLE
Contiene la descripción de la distribución
de los cargos con sus correspondientes
plazas y montos habilitados para el
funcionamiento de la entidad.

19. FORMULARIO DE RESUMEN
Contiene el consolidado de las plazas cuya
distribución a los cargos correspondientes se ha
efectuado en el formulario anterior, mas los
montos adicionales para cubrir posibles
eventualidades .

20. PAP DE PERSONAL NOMBRADO
Las plazas presupuestadas en el ejercicio
inmediato anterior deben ser
presupuestadas para el periodo
siguiente con el nuevo monto de la
remuneración básica, dichas plazas
deben incluir la totalidad del personal
nombrado.

21. PAP DE PERSONAL EVENTUAL
Se deberá consignar la denominación de los cargos
o funciones previsibles y la cantidad especifica de
acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la
asignación respectiva, jornada de trabajo,
duración y monto correspondiente.

22. PAP DE OBRERO PERMANENTE
Deberá consignarse los cargos respectivos
a funciones permanentes, el jornal básico
diario no puede ser menor al jornal
básico mínimo vital de la región.

23. PAP DE OBRERO EVENTUAL
Deberá consignarse la denominación de
los cargos o funciones previsibles, el
jornal diario deberá fijarse en relación
con el jornal diario que correspondería al
equivalente cargo permanente.

26. DEFINICIÓN DEL MOF
El manual de organización y funciones es un
documento normativo que detalla la estructura,
funciones especificas a nivel de cargo o puesto
de trabajo, líneas de autoridad y
responsabilidad, relaciones de coordinación,
requisitos y tareas correspondientes a las
diferentes unidades orgánicas de la institución.

27. OBJETIVOS DEL MOF
• Indicar las funciones básicas que se desarrollan en cada unidad orgánica.
• Determinar la ubicación y las funciones especificas que debe cumplir cada cargo.
• Precisar las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las interrelaciones jerárquicas y
funcionales internas y externas de cada unidad orgánica.

28. CONTENIDO DEL MOF
• TITULO I
GENERALIDADES

30. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS-MAPRO
EL MAPRO(Manual de Procedimientos
Administrativos) es una herramienta
técnica que contribuye a lograr una
adecuada sistematización de los
procedimientos administrativos en
instituciones o empresas.
Es un documento elaborado
sistemáticamente en el cual se indican
las actividades a ser cumplidas por los
miembros de un organismo.
DEFINICION:

31. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS-MAPRO
Precisar una secuencia
lógica de las actividades
de cada procedimiento.
Proporcionar un mejor
aprovechamiento de los
recursos humanos y
materiales.
Presentar una visión
integral de cómo opera
la Institución.
Precisar la
responsabilidad
operativa del personal
en cada unidad.
OBJETIVOS:

32. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS-MAPRO
1.- •CARATULA O TEXTO
2.- •INDICE
3.- •INTRODUCCION
4.- •BASE LEGAL
5.- •ORGANIGRAMA
6. •PROCEDIMIENTOS

33. 1.- CARATULA
O PORTADA
Es la identificación del
documento.
Se consigna:
-Nombre de la Entidad
-Denominación del
Manual
-Código del Manual
-Fecha de Aprobación
-Numero de la fecha de
revisión o actualización
(si es el caso).

34. 2.- INDICE
Es la estructura
del contenido
en forma
organizada y la
localización
por el numero
de paginas.

35. 3.- INTRODUCCION
Breve
descripción
del
panorama
General del
contenido
del manual.

36. 4.- BASE LEGAL
Dispositivos
legales y/o
normas
administra-
tivas que
regulan el
procedi-
miento, como:
-LEYES
-REGLAMENTOS
-DECRETOS
-ACUERDOS
-CODIGOS

37. 5.- ORGANIGRAMA
Representa gráficamente la estructura de
organizaciones, describiendo la posición de cada
unidad administrativa, sus relaciones, niveles
jerárquicos y las líneas de autoridad y asesoría.

38. 6.-PROCEDIMIENTOS
Es la
descripción de
la secuencia
lógica de los
procedimientos
correspondi-
entes a una
unidad
administrativa,
mediante la
representación
en un Diagrama
de flujo.

39. SIMBOLOGIA PARA REALIZAR UN FLUJOGRAMA

40. DIAGRAMA
DE FLUJO
Es la representación
gráfica que
muestra la
secuencia lógica
de las actividades
descritas en un
procedimiento
documentado,
mostrando las
áreas
administrativas
que intervienen en
el desarrollo del
mismo.

41. Modelos de diagramas de flujo

43. RESPONSABLE:
L a elaboración y aprobación del MAPRO es
responsabilidad de la Oficina de Racionalización
en cada una de las empresas del Sector Publico.

44. PARA SU APROBACIÓN:
Es necesario la opinión técnica de la Oficina de
Racionalización.
CUANDO LOS PROCEDIMIENTOS FLUYEN DE UNA SOLA
JURISDICCION: Es aprobado por los Directores
Generales y Regionales.
CUANDO FLUYEN DE DOS O MAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS:
Por el Director Superior o Equivalente que
tienen nivel de Dirección o Equivalente.

46. TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS - TUPA
E s un documento unificado que contiene toda la
información relativa a la tramitación de los
procedimientos administrativos que se realizan ante las
distintas dependencias de cada entidad de
administración pública.

47. EL TUPA CONTIENE LO SIGUIENTE:
Todos los procedimientos requeridos por los administrados
para satisfacer sus necesidades y derechos mediante el
pronunciamiento de cualquier órgano de la entidad.
La descripción clara y especifica de todos los requisitos
exigidos para la realización completa de cada
procedimiento.
Las vías de recepción adecuadas para acceder a los
procedimientos contenidos.
La autoridad competente para resolver en cada instancia del
procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a
ellas.
Los formularios que serán empleados durante la
tramitación del respectivo procedimiento administrativo.

48. GRACIAS POR SU ATENCIÓN