instrumentos de gestion

2. Escuela Profesional de Contabilidad
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA

3. Mag. Lic. Adm. VÍCTOR Z. ZÁRATE JIMÉNEZ
INSTRUMENTOS DE
GESTIÓN INSTITUCIONAL

4. INSTRUMENTOS DE
GESTIÓN:
Dentro de las normas internas de la Administración encontramos los instrumentos
de gestión, que son documentos técnico normativos que regulan el
funcionamiento de la entidad de manera integral, incluyendo entre ellas a:
Reglamentos de Organización y Funciones (ROF)
Manuales de Organización y Funciones (MOF)
Cuadro para Asignación de Personal (CAP),
Presupuesto Analítico de Personal.
Es necesario señalar que por mandato de la Ley del Servicio Civil estos dos
últimos se están fusionando en un nuevo instrumento de gestión que es el cuadro
de puestos de la entidad (CPE), que se aprueba mediante resolución del Consejo
Directivo de Servir con opinión favorable de la Dirección General de Presupuesto
Público del Ministerio de Economía y Finanzas.

5. INSTRUMENTOS DE
GESTIÓN:
Asimismo, se consideran instrumentos de gestión:
Manual de Procedimientos (MAPRO), necesario para regular los
procedimientos institucionales.
Planes Institucionales, conforme la normativa en materia de
planeamiento estratégico.
Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), que además
cumple un rol fundamental respecto de los administrados
Plan Anual de Contrataciones de la entidad, este último regulado por
la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

6. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES:
Reglamento de Organización y Funciones (ROF): Constituye
una de las herramientas básicas de
las Organizaciones Públicas, que con carácter técnico y
normativo regula las funciones, atribuciones y competencias
de los órganos hasta el tercer nivel jerárquico.
Asimismo se constituye en un documento técnico normativo de
gestión institucional que establece:
a) La estructura orgánica de la entidad.
b) Las funciones generales y específicas de la entidad y de
cada uno de sus órganos y unidades orgánicas.

7. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES:
c) Las relaciones de coordinación y control entre órganos,
unidades orgánicas y entidades cuando corresponda.
Este instrumento de gestión formaliza las competencias de
cada área dentro de la organización y en función a ello se
puede determinar las responsabilidades que le corresponde en
el logro de los objetivos institucionales.

8. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES: Principios
Según la Ley Nº 27658 – Ley de la Modernización de Gestión del
estado señala que el ROF, debe tener los siguientes principios:
LEGALIDAD DE FUNCIONES: Las funciones y actividades de
las entidades deben estar justificadas y amparadas en normas.
PRINCIPIO DE ESPECIALIDAD: El diseño de la estructura
orgánica prevalece, debiendo integrarse funciones y
competencias.
PRINCIPIO DEUPLICIDAD: Los órganos, entidades e instancias
administrativas de la administración pública no deben duplicar
funciones o proveer servicios que brindan otras entidades
ya existentes.

9. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES: Principios
SIMPLIFICACIÓN DE FUNCIONES: Este principio básico de las
organizaciones es establecer métodos más sencillos, para la
realización del trabajo de mejor manera.
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS: Todas las actividades de la
organización pública se relacionan con los objetivos y propósitos
para la cual fue creada la entidad.
JERARQUIA: Establecer centro de autoridad de donde emana
información necesaria para el logro de los objetivos en el marco
de las funciones.
PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Cada
grado de responsabilidad corresponde al grado de autoridad
para cumplirla.

10. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES: Principios
CONTINUIDAD: Establecida
la estructura orgánica, esta
requiere mantenerse,
mejorarse, ajustarse a las
nuevas realidades que vayan
sufriendo.

11. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES:
NIVELES ORGANIZACIONALES
1 NIVEL
2 NIVEL
ORGANOS DE LINEA ORGANOS DE ASESORAMIENTO Y
ORGANOS DE APOYO
3 NIVEL
Unidades organicas de organos de
linea Unidades orgánicas de órganos de
asesoramiento y apoyo
ALTADIRECCIÓN
NIVELES JERARQUICOS

12. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES:
El ROF, se debe elaborar y aprobar de acuerdo a los
lineamientos aprobados por el D.S. Nº 043-2006-PCM.
La aprobación del Reglamento de Organización y Funciones se
realizará de acuerdo al siguiente esquema:
INSTITUCIÓN DISPOSITIVO LEGAL
Ministerios, Organismos Públicos
Descentralizados y otros Organismos
Públicos con calidad de pliego presupuestal
adscritos a la Presidencia del Consejo de
Ministros o a los Ministerios, con
independencia de la denominación formal
que las normas le reconozcan
Por Decreto Supremo

13. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES:
INSTITUCIÓN DISPOSITIVO LEGAL
Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado
Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de
Procesos Electorales, Registro Nacional de
Identificación y Estado Civil, Consejo Nacional
de la Magistratura, Defensoría del Pueblo,
Contraloría General de la República, Tribunal
Constitucional, Universidades Públicas,
Superintendencia de Banca, Seguros y
Administradoras Privadas de Fondos de
Pensiones y el Banco Central de Reserva del
Perú.
Por Resolución del Titular
Gobierno Regional Ordenanza Regional
Gobierno Local / Organismos Públicos
Descentralizados de los Gobiernos Locales
Ordenanza Municipal

14. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES:
El manual de organización y funciones (MOF) es un documento
formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la
forma de la organización que han adoptado, y que sirve como
guía para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional,
comúnmente llamada organigrama y la descripción de las
funciones de todos los puestos en la empresa. También se
suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los
indicadores de evaluación.

15. MANUAL DE PERFIL DE PUESTOS:
Mediante Directiva Nº 001-2016-SERVIR/GDSRH – Normas para
la Gestión del Proceso de Diseño de Puestos y Formulación del
Manual de Perfiles de Puestos – MPP. Aprobada mediante
Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 052-2016-SERVIR-PE.
El Artículo 16º de la referida Directiva, establece que el Manual de
Perfiles de Puesto (MPP) reemplaza al Manual de Organización y
Funciones (MOF).
Manual de Perfiles de Puesto: Es el documento de gestión que
contiene de manera estructurada todos los perfiles de puestos de
la entidad, desarrollados a partir de su estructura orgánica, el
Reglamento de Organización y Funciones - ROF y el
dimensionamiento de la entidad.

16. MANUAL DE PERFIL DE PUESTOS:
Qué es el Perfil del Puesto: Es la información estructurada
respecto de la ubicación de un puesto dentro de la estructura
orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y
exigencias que demanda para que una persona pueda
conducirse y desempeñarse adecuadamente en un puesto.
Qué es el Manual de Puestos Tipo: Es el documento que
contiene la descripción del perfil de los Puestos Tipo, en cuanto
a las funciones y requisitos generales, necesarios dentro de
cada rol de la familia de puestos. Las entidades lo utilizarán
para elaborar su Manual de Perfiles de Puestos.

17. MANUAL DE PERFIL DE PUESTOS:
Qué es un Puesto Tipo: Es un puesto genérico que abarca
funciones y requisitos generales. Son elaborados por SERVIR y
se encuentran en el Catálogo de Puestos Tipo, que forma parte
integrante de la Directiva N° 001-20105-SERVIR/GPGSC
"Familias de puestos y roles y Manual de Puestos Tipo (MPT)
aplicables al régimen del servicio civil", aprobada mediante
Resolución de Presidencia Ejecutiva N' 100-2015-SERVIR-PE y
sus normas modificatorias.

19. CUADRO PARA ASIGNACIÓN
DE PERSONAL:
El Cuadro para Asignación de Personal (CAP) es el
Documento de Gestión Institucional que contiene la planta
orgánica de cargos definidos y aprobados de la Entidad,
necesarios para su adecuado funcionamiento, sobre la base
de su estructura orgánica prevista en el Reglamento de
Organización y Funciones (ROF) y sus modificaciones
formalmente aprobadas.

20. CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE
PERSONAL PROVISIONAL:
Mediante Directiva Nº 002-2015-SERVIR/GDSRH, Normas
para la Gestión del Proceso de Administración de Puestos,
Elaboración y Aprobación del Cuadro de Puestos de la
Entidad – CPE; aprobado mediante Resolución Ejecutiva Nº
052-2016-SERVIR/PE; establece los lineamientos para la
elaboración y aprobación del Cuadro Para la Asignación de
Personal Provisional – CAP Provisional.
Asimismo señala la Directiva, que el CAP Provisional sólo se
puede aprobar en tanto la Entidad Pública no haya aprobado
el Cuadro de Puestos de la Entidad – CPE.

23. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.

24. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
El Manual de Procedimiento es un
documento de gestión que describe
en forma pormenorizada y secuencial
las operaciones que se sigue en la
ejecución de los procedimientos en
cada órgano funcional de una
Entidad.