Se analiza las características y etapas de un plan de mejoramiento institucional

1. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
PROFESOR: SEGUNDO CASIMIRO HOYOS RIVAS
schrdocente@yahoo.es

2. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Segundo Casimiro Hoyos Rivas
LA RUTA PARA EL MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
2. Elaboración del Plan de
1. Autoevaluación 3. Seguimiento y evaluación
Mejoramiento
Una condición necesaria para poner en marcha los procesos de mejoramiento escolar es que el equipo de
gestión– conformado por diversos integrantes de la comunidad educativa y liderada por el director – se
organice para realizar cada una de las actividades previstas. Esta tarea comprende: la organización de grupos
de trabajo y la determinación de responsables, como con el establecimiento de las tareas y el establecimiento
de tiempos y plazos para realizarlas.
Para apoyar este trabajo en los establecimientos educativos, de manera que sea muy eficiente y productivo,
se propone una ruta de tres etapas que se repetirán periódicamente, puesto que son parte del ciclo del
mejoramiento continuo. Éstas contienen, a su vez, pasos y actividades, cuya realización debe conducir a
resultados precisos que permitirán avanzar a la etapa siguiente.
La primera etapa de la ruta del mejoramiento continua es la autoevaluación institucional. Este es el momento
en el que el establecimiento educativo recopila, sistematiza, analiza y valora información relativa al
desarrollo de sus acciones y los resultados de sus procesos en cada una de las cuatro áreas de gestión. Con
ello es posible elaborar un balance de las fortalezas y oportunidades de mejoramiento, las cuales serán la
base para la formulación y ejecución del plan de mejoramiento.
La segunda etapa consiste en la elaboración del plan de mejoramiento. Se recomienda que éste tenga un
horizonte de tres años para los cuales se definirán objetivos, actividades, tiempos y responsables de cada
tarea, de manera que se logren los propósitos acordados para cada una de las áreas de gestión.
Finalmente, la tercera etapa consiste en el seguimiento periódico al desarrollo del plan de mejoramiento, con
el propósito de establecer cuáles fueron los resultados obtenidos, las dificultades y retrasos en la ejecución,
los recursos utilizados y las razones por las cuales no se realizaron ciertas actividades. Esto permitirá revisar
el logro de las metas y de los objetivos, así como efectuar los ajustes pertinentes.
Además, el seguimiento permite recopilar información para llevar a cabo un nuevo proceso de
autoevaluación, que a su vez dará las bases para la elaboración de un nuevo plan de mejoramiento, al cual
también será necesario hacerle seguimiento.
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3. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Segundo Casimiro Hoyos Rivas
 Revisión de la identidad institucional
 Evaluación de cada una de las áreas de
1. Autoevaluación Pasos
Pasos gestión
 Elaboración del perfil institucional
 Establecimiento de las fortalezas y
oportunidades de mejoramiento
 Formulación de objetivos
 Formulación de metas
 Definición de indicadores
 Definición de actividades y de sus
2. Elaboración del plan de
Pasos responsables
mejoramiento
 Elaboración del cronograma de actividades
 Definición de los recursos necesarios para la
ejecución del plan de mejoramiento
 Divulgación del plan de mejoramiento a la
comunidad educativa
 Montaje del sistema de seguimiento
 Revisión del cumplimiento de los
objetivos y metas del plan de
3. Seguimiento y
evaluación Pasos mejoramiento
 Evaluación del plan de mejoramiento
 Comunicación de los resultados de la
evaluación del plan de mejoramiento
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PRIMERA ETAPA: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Este es el momento en el que el establecimiento educativo recoge, recopila, sistematiza, analiza y valora
toda la información relacionada con el desarrollo de sus acciones y sus resultados en cada una de las cuatro
áreas de gestión. La autoevaluación permite a la institución identificar sus fortalezas y oportunidades, con
lo que podrá definir y poner en marcha un plan de mejoramiento en la siguiente etapa.
La autoevaluación debe ser liderada por el director, quien dirige el proceso, coordina los recursos y los
equipos, asigna funciones y tareas, y responde por la calidad de los resultados. Para esto debe contar con el
apoyo del equipo de gestión institucional y del consejo directivo, así como con la activa participación de
representantes de todos los estamentos de la comunidad educativa.
PASOS ACTIVIDADES
Comparación entre los planteamientos del PEI y el funcionamiento del establecimiento
Revisión de la educativo.
identidad institucional
Análisis de la pertinencia del PEI con relación al contexto.
Análisis de la pertinencia del PEI con respecto al proceso de integración Institucional.
Definición de acuerdos sobre la visión, la misión y los principios.
Estudio y apropiación de las áreas, componentes y procesos de la gestión institucional.
Evaluación de cada una de
las áreas de Conformación de los equipos para evaluar cada una de las áreas de gestión.
gestión(directiva,
académica, administrativa y Evaluación de cada una de las áreas de la gestión.
financiera, gestión de la
comunidad) Evaluación de los resultados del índice de inclusión
teniendo en cuenta los
criterios de inclusión
Organización de los resultados de la valoración de los procesos y componentes de las
Elaboración del perfil cuatro áreas de gestión en un formato completo.
institucional
Identificación visual de los aspectos críticos de los procesos y componentes de cada
área de gestión.
Establecimiento de las
fortalezas y oportunidades
Identificación y análisis de las fortalezas institucionales.
de mejoramiento
Identificación y análisis de las debilidades institucionales.
Identificación y selección de las oportunidades de mejoramiento prioritarias y
susceptibles de trabajar en un plan.
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SEGUNDA ETAPA: ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
El plan de mejoramiento es un conjunto de medidas establecidas por el rector o director y su equipo de
gestión para producir, en un período determinado, cambios significativos en los objetivos estratégicos de la
institución.
Para que los esfuerzos de las personas involucradas en la elaboración y ejecución del plan de mejoramiento
sean fructíferos y lleven a los resultados esperados es fundamental que todos sepan a dónde se quiere llegar y
compartan estos propósitos. Por lo tanto, es recomendable que esta etapa se realice con la participación de
todos los integrantes de la institución, pues cuando se consulta y se tiene en cuenta el punto de vista de las
personas, éstas asumen sus responsabilidades con altos niveles de compromiso.
El plan de mejoramiento contiene objetivos, metas, resultados esperados, actividades que se realizarán y sus
responsables, así como el cronograma, los recursos necesarios para llevarlo a cabo y los indicadores para
hacer seguimiento a su ejecución. El plan debe mantener una estrecha relación con el PEI, puesto que
contribuye a su consolidación.
PASOS ACTIVIDADES
Formulación de los objetivos Análisis y priorización de los factores críticos.
Formulación de los objetivos del plan de mejoramiento.
Formulación de las metas Planteamiento de las metas del plan de mejoramiento.
Definición de los indicadores Definición de los indicadores que se utilizarán para medir los resultados
de resultados del plan de mejoramiento.
Definición de las actividades necesarias para dar cumplimiento a cada
una de las metas y objetivos del plan de mejoramiento.
Definición de las actividades y
de sus responsables
Definición de los responsables de la realización de cada una de las
actividades.
Elaboración del cronograma de Elaboración del cronograma de actividades para dar cumplimiento a
actividades cada una de las metas y objetivos del plan de mejoramiento.
Definición de los recursos
necesarios para la ejecución Elaboración del presupuesto del plan de mejoramiento.
del plan de mejoramiento
Divulgación del plan de Socialización del plan de mejoramiento.
mejoramiento a la comunidad
educativa
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TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
El seguimiento requiere de la participación responsable y comprometida de las diferentes instancias del
establecimiento educativo, bajo el liderazgo del rector o director y su equipo de gestión. Esto, por sí sólo,
contribuye al fortalecimiento de las relaciones profesionales, a la consolidación de mecanismos organizados
de participación democrática, a la generación de aprendizajes y a la construcción de conocimiento alrededor
de nuevas prácticas.
Hay diferentes formas de valorar un plan de mejoramiento. Cuando esta labor se realiza durante su
implementación, se habla de seguimiento o evaluación de proceso. Su propósito principal es detectar
oportunamente aquellos factores que facilitan o limitan el logro de los resultados. Por lo tanto, lo que se
busca es establecer en qué medida son adecuadas las acciones para lograr los objetivos propuestos.
A su vez, la evaluación de resultados pretende comparar lo logrado en el desarrollo del plan con lo propuesto
inicialmente; la de impacto busca establecer si, como consecuencia de la ejecución del mismo, los
beneficiarios de un proyecto y el equipo gestor presentan cambios duraderos.
PASOS ACTIVIDADES
Diseño de los formatos de recolección de información.
Montaje del sistema de seguimiento Definición de los mecanismos de recolección de información.
Establecimiento de formas de presentación de la información.
Revisión del cumplimiento de los Preparación de la información para realizar el seguimiento.
objetivos y metas del plan de
mejoramiento Realización del seguimiento.
Evaluación del plan de Preparación de la información para realizar la evaluación.
mejoramiento
Realización de la evaluación.
Comunicación de los resultados de Comunicación de los resultados del plan de mejoramiento.
la evaluación del plan de
mejoramiento
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PLAN DE MEJORAMIENTO: MARCO LÓGICO
El Plan de mejoramiento construido participativamente en las Instituciones Educativas se enmarca
dentro de un proceso de integración que significa un reto para autoconocerse y redefinirse de tal modo
que se logre alcanzar los resultados esperados en los estudiantes ,lo cual sólo es posible dentro de una
gestión integral que permita su fortalecimiento mediante procesos sistemáticos de trabajo que apunten
a la prestación de un servicio educativo con criterios de eficiencia ,calidad y equidad ;pues, el plan de
mejoramiento no es otra cosa que la proposición de operar el Proyecto Educativo Institucional de
forma mejorada.
La concepción de mejoramiento de la Institución, se concreta a partir de las acciones realizada en el
proceso de integración desde las gestiones administrativa, pedagógica y directiva; el apoyo de la
planeación estratégica para el diseño de la ruta del plan de mejoramiento y la aplicación de
metodologías como del Marco Lógico.
Marisabel Maldonado et al (2007) sostiene que la técnica del Marco Lógico es una herramienta
metodológica, que puede ser aplicada en organizaciones educativas, por cuanto permite focalizar una
problemática, cuyo tratamiento contribuye a la mejora de la escuela y en la creación de una cultura
para el cambio. El empleo de esta técnica posibilita la identificación de una necesidad de mejora,
integrando expectativas, intereses, emociones y opiniones de los involucrados en la escuela estudiada.
Los resultados se expresan en una serie de instrumentos: Análisis de los Involucrados, Árbol de
Problemas, Árbol de Objetivos, Análisis de Alternativas y Matriz del Marco Lógico. Esta técnica para
fomentar el consenso y compromiso de los actores en torno a los problemas que atenderán, las
acciones a emprender y los resultados que desean obtener.
La herramienta del Marco Lógico sirve para detectar necesidades de mejoramiento. Para lograr este
propósito se aplican cinco instrumentos, en la secuencia siguiente: Análisis de los Involucrados,
Análisis de los Problemas, Análisis de los Objetivos, Análisis de Alternativas y Matriz del Marco
Lógico:
 IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS
Involucrados son todas las personas y organizaciones que tienen injerencia en el abordaje de
determinado problema o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente al
buscarle solución.
Según Héctor Medina (2009) es un análisis que consiste en identificar a todos los individuos,
grupos y organizaciones que afectan o son afectados por los problemas (u oportunidades) de la
situación considerada.
Eduardo Aldunate (2004) recomienda la necesidad para el buen desarrollo de un plan de
mejoramiento reconocer a todos los involucrados, examinar sus intereses y expectativas con el fin
de aprovechar y potenciar el apoyo de los involucrados, disminuir la oposición y conseguir el
apoyo de los indiferentes.
Para la identificación de involucrados se utiliza las herramientas siguientes: el mapa de relaciones,
el juego de roles y la tabla de expectativas fuerza.
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Analizar los intereses y
expectativas
Potenciar el apoyo
Análisis de Es un paso metodológico
involucrados que permite
Disminuir la oposición
Optimizar los beneficios del
plan.
 ANÁLISIS DEL PROBLEMA
El análisis de involucrados es fundamental para poder obtener información sobre los intereses,
problemas percibidos, recursos, intereses en una estrategia y conflictos esenciales. A partir de esta
información se identifica el problema central, sus causas y consecuencias. El análisis del problema
consiste en examinar de manera precisa, clara y completa, los problemas existentes, además,
identificar el problema central, con las causas que lo provocan y los efectos que produce.
Para realizar el análisis del problema se utiliza la herramienta del árbol de problema. El cual es un
instrumento que ayuda a comprender la problemática y expresar la relación que existe entre el
problema, las causas que lo originan y los efectos que provoca.
Ricardo Muller (2010) recomienda los siguientes pasos para elaborar el Árbol de problemas:
 Colocar el problema principal en el centro. La descripción de éste debe lograrse por consenso
entre los participantes y debe estar formulado en pocas palabras.
 Identificar los otros problemas que son causas directas del problema principal (que son las
causas inmediatas) y colocarlos debajo del problema de desarrollo, las cuales están basadas en
la cadena de valor o en el proceso productivo de cada propuesta.
 Seguir colocando otros problemas con el mismo principio: que sean causas de los problemas
anteriormente encontrados (causas mediatas o de segundo nivel). Proseguir hasta llegar a las
causas que son raíces.
 Identificar los efectos del problema principal, tanto los inmediatos como los mediatos, y
colocarlos por encima de éste.
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Investigar una situación
actual.
ANÁLISIS DEL Es un paso metodológico
PROBLEMA que se utiliza para Identificar el problema
central.
El interrelacionamiento
entre causas y efectos.
 ANÁLISIS DE LOS OBJETIVOS
El modo más práctico de definir un objetivo es analizar la situación deseada, es decir de la
situación del problema solucionado.
Edgar Ortegón et al (2005) sostienen que los objetivos son las guías del estudio y constituyen la
proyección al futuro de una situación que los afectados consideran deseable. A partir de la
identificación del problema es posible determinar el objetivo general, que corresponde, frente al
problema, en términos de una acción positiva con el fin de contar con un punto de referencia para
la definición de propósitos más específicos y la búsqueda de posibles alternativas de solución.
También es necesario describir los objetivos específicos, estos son las soluciones concretas que el
proyecto debe alcanzar en un tiempo determinado. El objetivo específico es el logro de una
situación deseable.
Para el análisis de los objetivos se utiliza la herramienta de árbol de objetivos. El cual es una
herramienta que sirve para mostrar la situación que se alcanzaría cuando sean solucionadas todas
las situaciones negativas incluidas en el Árbol de Problemas. Expresa una relación Medio-Fin. En
este sentido, la palabra medio significa la acción más conveniente para hacer realidad un motivo al
que se le denomina fin.
Iván Silva (2003) sugiere seguir los siguientes pasos para elaborar el árbol de objetivos:
 Cambiar todas las condiciones negativas del árbol de problemas a condiciones positivas que se
estime que son deseadas y viables de ser alcanzadas. Al hacer esto, todas las que eran causas en
el árbol de problemas se transforman en medios en el árbol de objetivos, los que eran efectos se
transforman en fines y lo que era el problema central se convierte en el objetivo central o
propósito del proyecto. Haciendo el símil con el revelado de una fotografía, el árbol de
problemas es el negativo y el árbol de objetivos es el positivo que se obtiene a partir de aquel.
Como se puede comprender, si el segundo no es más que poner en blanco el primero, es muy
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importante haber confeccionado bien el árbol de causas y efectos, para poder llegar a buenos
fines y medios. La importancia, además, radica en que de este último se deben deducir las
alternativas de solución para superar el problema.
 Una vez que se ha construido el árbol de objetivos es necesario examinar las relaciones de
medios y fines que se han establecido para garantizar la validez e integridad del esquema de
análisis. Si al revelar el árbol de causas y efectos se determinan inconsistencias es necesario
volver a revisarlo para detectar las fallas que se puedan haber producido. Si se estima necesario,
y siempre teniendo presente que el método debe ser todo lo flexible que sea necesario, se deben
modificar las formulaciones que no se consideren correctas, se deben agregar nuevos objetivos
que se consideren relevantes y no estaban incluidos y se deben eliminar aquellos que no eran
efectivos.
Describe la situación Identifica alternativas y
futura objetivos
ANÁLISIS DE
OBJETIVOS
Visualiza la relación
entre medios y fines
 IDENTIFICACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS (ACCIONES DE SOLUCIÓN)
Después de elaborar el árbol de objetivos se procede al análisis de las alternativas. Este consiste
comparar las diferentes alternativas y escoger la alternativa más viable.
Los criterios que pueden manejarse para la valoración de las diferentes alternativas detectadas son
muy variados:
 Recursos disponibles, tanto en lo que hace referencia a los recursos materiales –financieros -
como a los recursos humanos –capacidades.
 Tiempo estimado para el logro de los distintos objetivos que se valoran.
 Adecuación a las prioridades de cada una de las partes implicadas en el proceso.
 Riesgos identificados en cada una de las alternativas/Probabilidades de logro de los objetivos.
 Contribución de las diferentes alternativas al logro de objetivos de carácter más general.
 Posibles efectos generados por el logro de los diferentes objetivos valorados.
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 Vinculación entre las distintas alternativas y los colectivos seleccionados como beneficiarios
prioritarios.
 Posibilidades de viabilidad de cada una de las alternativas.
Identificar opciones viables
Elegir la opción más viable
Análisis de Es un paso metodológico
Alternativas que permite
Generar los resultados
deseados
Promover los beneficios
esperados
 MATRIZ DEL MARCO LÓGICO
El marco lógico se presenta como una matriz cuatro por cuatro: una tabla de cuatro columnas
y cuatro filas.
Las columnas suministran la siguiente información:
 Un resumen narrativo de los objetivos y las actividades, jerárquicamente estructuradas.
 Los indicadores o expresión cuantitativa de los objetivos.
 Los medios de verificación de los indicadores.
 Los supuestos o factores externos que plantean riesgos u oportunidades al proyecto.
Las filas de la matriz presentan información acerca de los objetivos, indicadores, medios de
verificación y supuestos en cuatro momentos diferentes de la vida prevista del proyecto:
 La primera fila contiene el Fin al cual el proyecto contribuirá de manera significativa,
luego de que haya estado en funcionamiento por un período razonable.
 La segunda fila contiene el Propósito logrado cuando la ejecución del proyecto haya
concluido.
 La tercera fila contiene los Productos/Resultados, que serán conseguidos en el transcurso
de la ejecución del proyecto.
 La cuarta fila contiene las Actividades requeridas para producir los productos o resultados.
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12. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Segundo Casimiro Hoyos Rivas
Heidrun Derflinger et al (2007) proponen una matriz de Marco Lógico y la definición de
sus elementos:
LÓGICA DE LA INDICADORES
INTERVENCIÓN VERIFICABLES MEDIOS DE
OBJETIVAMENTE VERIFICACIÓN SUPUESTOS
FIN U OBJETIVO INDICADORES PARA EL MEDIOS DE VERIFICACIÓN SUPUESTOS:
GENERAL: OBJETIVO DE PARA INDICADORES DEL
DESARROLLO: OBJETIVO DE
DESARROLLO:  Condiciones o
 Indica la finalidad del  Medidas directas o indirectas,  Medios y fuentes de decisiones
proyecto a largo plazo. para averiguar hasta qué información y datos para necesarias junto
 Describe la contribución grado se ha cumplido el verificar el cumplimiento de con el objetivo de
al desarrollo. objetivo de desarrollo. los indicadores del objetivo desarrollo para
general. asegurar la
sostenibilidad.
PROPÓSITO U INDICADORES PARA MEDIOS DE VERIFICACIÓN SUPUESTOS:
OBJETIVO ESPECÍFICO: EL OBJETIVO DEL PARA INDICADORES DEL
PROYECTO: OBJETIVO DEL PROYECTO:
 Aclara por qué se realiza  Factores externos
el proyecto.  Medidas directas o indirectas,  Medios y fuentes de al Proyecto que
 Describe el impacto para averiguar hasta qué información y datos para tienen que darse
directo. grado se ha cumplido el verificar el cumplimiento de junto con el
 Señala el beneficio objetivo del proyecto u los indicadores del objetivo objetivo del
inmediato. objetivo específico. del proyecto. proyecto.
 Indica el cambio a lograr.
COMPONENTES, INDICADORES PARA MEDIOS DE VERIFICACIÓN SUPUESTOS:
RESULTADOS O RESULTADOS: PARA INDICADORES DE
PRODUCTOS: LOS RESULTADOS:
 Especifica lo que se  Medidas directas o indirectas,  Medios y fuentes de  Condiciones
quiere alcanzar poco para averiguar hasta qué información y datos para necesarias, fuera
apoco con el proyecto. grado se han producido los verificar el cumplimiento de de control del
 Representan lo producido resultados esperados del los indicadores de los Proyecto, que
con las actividades proyecto. productos o resultados. deben ir junto con
realizadas. los resultados del
proyecto.
ACTIVIDADES: INSUMOS (Recursos) PRESUPUESTO: SUPUESTOS:
 Indican las acciones  Personas, bienes, servicios y  Fondos necesarios para  Factores externos
necesarias para demás recursos necesarios ejecutar las actividades al Proyecto
transformar los recursos para realizar las actividades propuestas. necesarios junto
en resultados. propuestas. con las
actividades.
CONDICIONES
PREVIAS:
 Factores externos
necesarios para
iniciar las
actividades del
proyecto.
Para complementar la metodología del Marco Lógico hay que añadir un cronograma de actividades y
el presupuesto del plan de mejoramiento.
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13. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Segundo Casimiro Hoyos Rivas
ESQUEMA DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO
1. Datos generales
1.1. Denominación del Plan
1.2. Institución Educativa
1.3. Visión
1.4. Misión
1.5. Objetivos estratégicos
1.6. Responsables del Plan
 Directivo
 Profesor(a)
 Alumno (a)
 Padres de familia
1.7. Inicio
1.8. Termino
2. Situación actual
2.1. Análisis de involucrados
2.2. Análisis de los problemas
3. Situación deseable
3.1. Análisis de los objetivos
4. Estrategias para alcanzar el objetivo
5. Matriz del Plan
6. Cronograma de actividades
7. Presupuesto
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14. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Segundo Casimiro Hoyos Rivas
Fuentes consultadas:
 ALDUNATE, Eduardo. (2004). Metodología del marco lógico. Chile: ILPES.
 DERFLINGER, Heidrun et al (2007). Manual para Formulación de Proyectos aplicando la Metodología del Marco
Lógico. Dinamarca: ADD.
 MALDONADO, Marisabel et al. (2007) .El marco lógico y las organizaciones educativas Contribución metodológica
para la mejora de la escuela. SAPIENS, dic. 2007, vol.8, no.2, p.147-167
 MEDINA, Héctor. (2009). Diseño de proyectos de inversión con el enfoque de marco lógico. San José: IICA.
 MULLER, Ricardo. (2010). Manual para la presentación de proyectos. Lima: FONDOEMPLEO.
 SILVA, Iván. (2003) .Preparación y Evaluación de Proyectos de Desarrollo Local, Chile: ILPES.
 ORTEGÓN, Edgar et al (2005). Metodología general de identificación, preparación y evaluación de
proyectos de inversión pública. Chile: CEPAL.
 VALDERRAMA, James et al. (2008).Guía para el mejoramiento institucional Colombia: Ministerio de
Educación Nacional.
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