ACTIVIDAD 9.2 (PLATAFORMA)

1. PLAN OPERATIVO (POA)
ACTIVIDAD 9
GUSTAVO GONZALEZ (Lider de grupo)
MILENA BALLESTEROS
JUAN CARLOS GUTIERREZ
JOSE IVAN VEGA G
CAMILA BARABOSA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PRESENTADO A:
LUZ AMPARO GANTIVA
FICHA: 750318
BOGOTA D.C

2. PLAN OPERATIVO (POA)
DEFINICIÓN
Un plan operativo es un programa de acción de corto plazo, que se deriva de un
plan de largo plazo, en un documento en el cual los responsables de una
organización establecen los objetivos que desean cumplir estipulando los pasos a
seguir, en dicho documento contiene elementos como objetivos, estrategia, meta y
acción que permite la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones
que harán posible el cumplimiento de los objetivos y metas de un proyecto
específico.
El plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia,
en caso de que los objetivos estén lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la
posibilidad de proponer nuevas medidas. También presenta los detalles sobre
cómo conseguir lo planeado.
Todos los planes el de acción, operativo, estratégico, etc, de una empresa deben
estar coordinados y ser coherentes entre sí, para lograr el normal funcionamiento
de la compañía, cabe anotar que un plan estratégico está diseñado para un
periodo de 3 a 5 años, mientras que el plan operativo tiene una duración de un
año lo que indicaría que los resultados del plan operativo contribuyen a la
consolidación del plan estratégico.
El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un
instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA,
menos se utiliza en una organización
Es decir que mientras que el Plan Estratégico establece el futuro que queremos
conseguir, el plan operativo debe contener:
 Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.

3.  Las actividades para lograr cada resultado, explicando cómo se lo va a conseguir.
 Las personas responsables de cada actividad.
 Los recursos que se necesitan y los que se disponen para realizar cada actividad.
 Un cronograma de las actividades a realizar con los recursos disponibles, acorde a
la duración del Plan Operativo Anual
APLICABILIDAD
Para aplicar el plan operativo se debe identificar qué problema o situación según
su prioridad se desea superar o resolver durante el año, lo anterior se realiza de
manera participativa entre todos los miembros de la organización o por los
representantes de cada departamento, Es decir debemos partir de ideas concretas
que se hayan tomado involucrando a todos los miembros o agentes clave en las
decisiones del plan, de no ser así se podría simplemente elaborar una lista de
buenas intenciones sin ningún fundamento.
Teniendo en cuenta lo anterior para aplicar el plan operativo se debe realizar un
manual que contenga los siguientes factores:
 Introducción
 Resumen ejecutivo
 Descripción del plan: Incluye un resumen sobre objetivos, principios
estratégicos, componentes, organización, período de ejecución y
presupuesto del plan.
 Evaluación del POA del año anterior: Incluye logros, problemas de
ejecución, aspectos a ampliar y otros a fortalecer.
 5. Lineamientos estratégicos y operativos para el año correspondiente
donde describe las orientaciones estratégicas y operativas para la
ejecución del POA.

4.  Contenido del POA del año correspondiente: donde se desglosa para cada
objetivo las actividades, las metas del año y los recursos necesarios,
incluyendo las estrategias que se utilizarán para lograrlas.
 Presupuesto
 8. Mecanismos para el seguimiento y evaluación del POA
 9. Mecanismos de difusión del POA
 10. Anexos
Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se
realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los
indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y
las que no se han podido realizar. De esta forma, el POA puede convertirse en
una importante herramienta de gestión en las organizaciones sociales.
CARACTERÍSTICAS
La principal razón para elaborar un plan operativo es complementar o ayudar a la
realización del plan estratégico, pues nos permite medir tiempos más cortos para
la ejecución de cada acción y así alcanzar los objetivos previstos. Además nos
permite realizar el seguimiento de la gestión anual, semestral o mensual según se
haya planificado.
Podemos resaltar entre las características más importantes:
 Los objetivos dentro de un plan operativo son mucho más concretos y se
enfocan en una actividad específica
 En parte fundamental de la planeación estratégica, pues al realizar un Plan
operativo para cada actividad o cada departamento, dicha planeación se
logrará con mayor eficiencia.
 Define los detalles para integrar la estrategia en las operaciones diarias
 Determina la prioridad con que debe desarrollarse cada operación, fijando
también el tiempo en el cual se debe realizar la misma.

5.  Se elabora un cronograma de trabajo donde se indica la responsabilidad
del personal, la idoneidad de cada uno para asignar las funciones que nos
permita la ejecución del plan.
 En el POA se incluye de manera detallada el presupuesto correspondiente
al año planificado, según las distintas categorías de gastos.
 Nos permite verificar que la planeación se esté desarrollando de acuerdo a
lo planeado, permitiendo corregir cualquier desvío del plan estratégico.
 Mejora el uso y asignación de los recursos, el manejo adecuado del
tiempo, enfocados en evitar interrupciones o fracasos, es decir que el POA
sirve como la guía principal para la conducción de las operaciones.
El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un
instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA,
más difícil será su implementación. Además, las metas y resultados esperados
deben estar claramente conocidos y difundidos en todos los niveles de la
organización.
Podemos decir que dichas características nos facilita al desarrollo y obtención
positiva de los objetivos planeados, que un plan operativo es muy importante en la
labor diaria ya que nos ayuda a que de forma gradual pero segura se vayan
alcanzando las metas de la organización.
COMPONENTES Y/O ELEMENTOS
Dentro de los elementos de un plan operativo encontramos objetivos, tiempos y
pasos que nos permite verificar que dicho plan sea eficiente.
OBJETIVOS:

6.  Objetivo general: Es el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el
año, y que contribuirá sustancialmente en el desarrollo de la organización.
Ejemplo: Lograr plena autonomía económica en la organización.
 Objetivos específicos: Son los resultados que se desean alcanzar
concretamente en el año respectivo, pueden ser dos o más objetivos.
Ejemplo: a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas, b) incentivar el pago
oportuno impulsando deducciones de los interés para evitar tarifas
morosas.
PASOS PARA REALIZAR EFICAZMENTE UN POA
 Planificación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que
deberá contarse y desarrollar un plan de acción. Dentro de la planificación
encontramos las actividades y metas que se realizarán para lograr los
objetivos propuestos, señalando las metas a cumplirse en cada caso.
 Programación: Encontramos lo que es estrategia de trabajo que describe
claramente cómo se deben realizar de las diversas actividades:
consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso, tenga claro de
cuáles son sus responsabilidades.
 Ejecución y evaluación: Señala los plazos en que se cumplirán cada una
de las acciones programadas, además permite analizar el desempeño de
los diferentes agentes que participan en el plan a fin de saber aprovechar al
máximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.
Según los tiempos se pueden dividir en:
 Planes para una sola vez: se aplican para resolver un problema que no se
presenta de forma repetida, son planes de acción que no permitirá que el
problema se repita en de la misma forma en el futuro.

7.  Planes permanentes: cuando las actividades de la organización se
presentan reiteradamente, dicho plan guía estas actividades. Es decir que
es una serie de decisiones utilizadas por la dirección para evitar que se
vuelvan a presentar.
Por ultimo cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las
partes deben cumplir con cinco normas:
 Ser efectivos Es decir, hacer exactamente lo que se espera de ellos
 Ser eficientes: Realizar correctamente su labor
 Ser responsables: Realizar la labor con plena consciencia
 Ser oportunos: Hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido
 Ser rentables: Aprovechando al máximo los recursos que se les han dado,
es decir con una rentabilidad óptima.
FACTORES QUE INTERVIENEN EN UN POA
 Factores humanos: Se deben analizar la cantidad de personas que van a
intervenir en el plan, validando sus capacidades o nivel de capacitación
para una mejor colaboración en el proyecto.
 Factores financieros: Debemos tener claro los presupuestos, tanto los
gastos como los ingresos, ya que son de vital importancia y se necesitan
predecirla con exactitud en la medida de lo posible.
 Factores de riesgo: Anticipar los posibles riesgos dentro del POA deben ser
analizados y clasificarlos según la probabilidad de que ocurran y comenzar
a planear como mitigarlos o superarlos.

8.  Factores operacionales: se centran específicamente en la implementación
del plan, crea líneas de tiempo, selecciona lideres operativos para discutir la
estrategia con ellos, establece directrices y define quien será responsable
de cada tarea, permite un tiempo para el desarrollo de las actividades para
la aplicación con éxito del plan.
Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se
realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los
indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y
las que no se han podido realizar.
De esta forma, el POA puede convertirse en una importante herramienta de
gestión en las organizaciones sociales, que nos permitirá estar revisando o
verificando periódicamente que las metas se estén cumpliendo dentro de los
tiempos estipulados.