Trabajo en grupo Descripción Documental I.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL I
GRUPO 2
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO
VITAL DE LOS DOCUMENTOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ, D. C.
2013 - 1

2. APORTE DE:
DIANA PAOLA CONTRERAS MACÍAS
JHON CARLOS DÍAZ CORTÉS
YULI KARINA CASAS FONSECA
PROFESORA:
Luz Marina Arias Gonzalez
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO
VITAL DE LOS DOCUMENTOS

3. OBJETIVOS:
ADQUIRIR CONOCIMIENTOS GENERAL SOBRE LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS Y LAS ETAPAS DE FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
● CONOCER Y COMPRENDER LA FORMACIÓN DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS REALIZANDO UNA VISITA A LA
ENTIDAD PÚBLICA Y PRIVADA.
● CONOCER LAS CLASES DE ARCHIVOS DE ACUERDO CON SU ORGANIZACIÓN
● IDENTIFICAR LAS DIFERENTES CLASES DE ARCHIVOS EN SUS DISTINTAS FASES DE FORMACIÓN
● VALORAR LA FUNCIÓN E IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA, JURÍDICA Y TESTIMONIAL DE LOS ARCHIVOS
● IDENTIFICAR LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA ETAPA
DE LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

4. ENTIDAD PRIVADA

5. Nombre de la entidad: Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario (Universidad del Rosario)
Dirección: Carrera 6 No 12 C - 13
Nombre de la persona que ofrece la información: Yasmin Rocio Rodriguez
Teléfono: 3414006
La documentación se encuentra archivada por las oficinas productoras que son las siguientes:
● Dirección Administrativa y Financiera
● Secretaria Académica
● Dirección de Procesos de Grado
Cada oficina productora le entrega el archivo (documentación generada) a la persona encargada, en este caso la
Señora Yasmin Rodriguez, quien la archiva en el correspondiente archivo, en la Dirección Administrativa toda la
documentación referente a los Docentes de planta, hora cátedra, jóvenes investigadores, monitores
Administrativos y Académicos.
ENTIDAD VISITADA

6. La Secretaria Académica y la Dirección de Procesos de Grado, archiva en Fuelles todos los documentos generados
durante el día, Yazmin los recoge y archiva en cada una de las carpetas de los
estudiantes, activos, egresados, pérdida de cupo, según los programas que ofrece la Facultad (Relaciones
Internacionales, Ciencia Política y Gobierno y Gestión y Desarrollo Urbano).
Toda esta documentación es archivada en orden de llegada la documentación al archivo, es decir del más antiguo
al más reciente.
1) Quién tiene acceso a las carpetas de los docentes?
Únicamente el personal administrativo, en caso que un docente necesite hacer una consulta en su
expediente, tendrá que tener autorización de la Directora Administrativa y con la supervisión de la persona
encargada del archivo.
2) Se folia la documentación al archivarla?
No se hace ese proceso, nunca se ha llevado en la facultad.
3)Quién tiene acceso a las carpetas de los estudiantes?
Igualmente el personal administrativo, cuando el estudiante requiere una copia de algún documento (documento de
identidad, icfes, certificados, etc.), deberá acercarse al archivo dejar su carnet y se le entrega el documento para
que saque la copia.
4) Cómo se encuentran archivadas las carpetas?
Se encuentran archivadas por programa, en diferentes estantes, marcadas con marbetes y en orden alfabético.
5) Tiene algún control con el préstamo de las carpetas?
Si, tienen un inventario en el cual se registra la fecha, hora y a quien se le presta la carpeta.

7. 6) Llevan algún procedimiento para digitalizacion y centralización de documentos con convenios?
La universidad se encuentra el proceso de la aprobación del proyecto el cual se digitalizará toda la
documentación y será transferida al outsourcing.
7) Se aplican las TRD en Facultad?
Se encuentran en Actualización de las TRD.
8) Hacen transferencia documental al Archivo Central de la Universidad?
Si se ha hecho transferencia Documenta.
9) Cuál es el control cuando hacen dicho envío?
Se hace un inventario Documental, se folia toda la documentación y por último cada carpeta y caja tiene su
correspondiente código de barras.
10) Si se requiere un carpeta, caja o documento del archivo central, cual es el procedimiento para el préstamo?
Se debe enviar un correo solicitado la información a Gestión Documental, ellos proceden con la solicitud al
outsourcing y luego (según la importancia de la consulta) llega lo solicitado a la Facultad.
Etapas o fases del ciclo vital de los documentos
Archivo de gestión: Se encuentra en cada una de las oficinas productoras, lo consulta el personal
administrativo y es archivada por la persona encargada del archivo.
Archivo central: Se encuentra el en outsourcing que queda ubicado en la Calle 18 No.69 b-73 Zona Industrial
de Montevideo
Archivo histórico: se encuentra ubicado en el Claustro, la Sede Principal de la Universidad del Rosario.

8. ARCHIVO TOTAL: Es la Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y
disposición final.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Proceso de los documentos desde su producción o recepción en la oficina y
su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenece.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Documentos internos de un fondo documental manteniendo la estructura que
tuvo durante su producción activa.
FOLIO: Hoja de un libro, de cuaderno, folleto o de expediente, al que corresponden dos páginas.
LEGAJO: Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado
el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
CONCEPTOS

9. FONDO: Series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación, por un
institución.
SUBFONDO: Son los documentos que se generan por una unidad administrativa subordinada, y que poseen cierto
grado de autonomía.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido semejantes Ejemplos: Hojas de Vida
SUBSERIE: Es el testimonio documental de una actividad ejercida por un organismo a lo largo de un período de
tiempo.
TIPO DOCUMENTAL:Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia
concreta.
TABLAS DE VALORACIÓN:Son los documentos que determinan de cada serie documental, su
código, denominación, órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia previstos para
su transferencia, conservación , eliminación.
TABLAS DE RETENCIÓN: Documento donde se registran las series y tipos documentales, producidos o recibidos por
una entidad, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
VALOR PRIMARIO: El cual tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, implicados
en el tema.

10. 3) Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios
EJEMPLOS:
Por sus valores primarios:
1. Contratos de prestación de servicio
2. Derecho de Petición
3. Proceso Disciplinarios
Por sus valores secundario:
1. Hoja de Vida
2. Memorando
3. Cuenta de Cobro
4. Circular

11. 4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL.
1. ACTAS
Acta comite se selección
Acta
Lista de asistentes
2. CONVENIOS
Convenio de Cooperación lntitucional
Pólizas
Otrosi
Comunicaciones relacionadas con el proceso
3. DIRECTRICES INSTITUCIONALES
Manuales de Funciones
Manual de funciones del Área
Descripción de Cargos

12. 5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS.
❖ De acuerdo a lo investigado, en la oficina de Secretaria Academica no hay documentos que se eliminen ya que
son trámites solicitados por los estudiantes y deben quedar archivados en su hoja de vida, pero hay casos como
los documentos de trabajos semestrales o exámenes, que son entregados por cada docente a la Secretaría
Académica y estos una vez pierda su validez o tiempo establecido en que el estudiante no lo reclame, se
elimina pero a uno así se deja constancia de la nota.
❖ En la Dirección Administrativa únicamente se eliminan los formatos de solicitud de salones y estos son
destruidos semestralmente.

13. 6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA CÓMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos de archivo que contienen
texto por ambas caras, se registra el número correspondiente en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del
documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les
corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe
dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos
que se consideren pertinentes
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numeran como un solo folio. En
el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de
páginas. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características
del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

14. 7) INDIQUE CÓMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS.
❖ Se clasifican primero por series documentales, con el principio de orden original y procedencia.
❖ Estas se describen por medio de una hoja de control, donde indican cómo se va a ubicar topológicamente y la
serie, indicando la cantidad de folios, como también debe estar indicada en el rótulo de la carpeta.
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
En los rótulos de las carpetas deben estar identificando lo que es fondo, sección, subsección, la serie y
subserie, también lo que son las fechas extremas y la cantidad de folios que contiene dentro de esta misma.
En los rótulos de la caja va indicando lo siguiente, fondo, sección, subsección, serie, números de legajos.

15. 9) Explique lo siguiente y haga un mapa conceptual:
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la
entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
Producción Se ejecuta a través de la elaboración de documentos
de acuerdo a las funciones asignadas a la
dependencia por Ej: Cartas, circulares, resoluciones,
teniendo en cuenta el manual de producción
documental.
Recepción Se ejecuta cuando de la Unidad de Correspondencia
se hace entrega de los documentos.
Distribución Se ejecuta cuando de la dependencia, se entrega a la
Unidad de Correspondencia la documentación, para
ser radicada, registrada y entregada
Trámite
Se ejecuta cuando se le da respuesta a la solicitud o
requerimiento

16. Organización Se ejecuta en el día a día, de acuerdo a las tablas de
retención.
Consulta Se ejecuta a diario, porque los documentos que se
conservan en esta fase aún no cumplen su trámite.
Conservación Se ejecuta a través de la utilización de los elementos
de conservación (carpetas, cajas etc), y ubicándolos en
un lugar que no les generen daños o deterioro.
Disposición final Se ejecuta cuando se organiza la documentación para
transferir basándose en las tablas de retención
documental.

17. B) CUÁLES SON LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN LA
ENTIDAD VISITADA EN EL ARCHIVO CENTRAL Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS
Organización Este proceso se desarrolla con la ubicación topográfica
de las cajas transferidas por la dependencia en su
transferencia primaria según las TRD
Consulta Este proceso se realiza cuando desde los archivo de
gestión se reciben solicitudes de búsqueda de
información, para ser consultada.
Conservación Este proceso es ejecutado, a través de los
procedimientos de limpieza y desinfección, fumigación,
desratización, adecuada temperatura, humedad,
unidades de conservación y estructura física
Disposición Final Se ejecuta basado en las TRD, de aquellos
documentos que deben ser transferidos.

18. C) CUÁLES SON LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN ESA
ENTIDAD EN EL ARCHIVO HISTÓRICO (SI LO TIENE LA ENTIDAD) Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS.
Organización Este proceso se ejecuta con la ubicación topográfica
de las cajas transferidas y con la organización de los
documentos que por TRD son de conservación total y
deben ser trasladados al archivo histórico
(Transferencia secundaria).
Consulta Este proceso se realiza cuando desde los archivo de
gestión o central se requiere búsqueda de
documentación, para ser consultada
Conservación Este proceso es ejecutado, a través de los
procedimientos de limpieza y desinfección, fumigación,
desratización, adecuada temperatura, humedad,
unidades de conservación y estructura física,
microfilmación, digitalización (para evitar que los
documentos al ser consultados por manipulación
sufran deterioro).
Disposición final Se ejecuta basado en las TRD, la cual va enfocada a
la conservación total

19. 10) CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR UN DOCUMENTO QUE SE PRODUZCA EN ALGUNA DEPENDENCIA DE UNA
ENTIDAD VISITADA Y EXPLICAR EL PROCESO QUE SE LLEVA A CABO CON ESE DOCUMENTO DESDE QUE SE ORIGINA HASTA SU
ETAPA FINAL DE CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN.
Hojas de vida de los Funcionarios Activos
● Se abre una carpeta con el nombre del Funcionario que ingresa.
● Se archivan los documentos que soportan la hoja de vida como: experiencia laboral, estudios,capacitaciones;
otros documentos como exámenes médicos, permisos, etc.
● Las carpetas se guardan en la respectiva oficina en un cajón que se nombra Hoja de Vida del Funcionarios, de
manera alfabética de acuerdo al apellido, para su fácil consulta.
● Estas hojas de vida se conservan en el archivo activo hasta que el usuario se pensiona, o deja de trabajar en la
empresa.
● Después es trasladado al archivo inactivo
Integrante Jhon Carlos Diaz Cortes

20. CUENTA DE COBRO:
LA CUENTA DE COBRO ES DILIGENCIADA POR EL JOVEN
INVESTIGADOR (NOMBRES COMPLETOS, NÚMERO DE
CÉDULA, MONTO A CONSIGNAR, NÚMERO DE CUENTA, ETC.) LA
ENTREGA EN LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, DONDE ES VERIFICADA
CON EL JEFE INMEDIATO, UNA VEZ DA EL VISTO BUENO, SE PROCEDE
A SACARLE COPIA, SE PASA A ARCHIVO Y LA ORIGINAL SE ENVÍA A
DESARROLLO HUMANO DONDE SE HACE LA RESPECTIVA
CONSIGNACIÓN O PAGO AL COLABORADOR.
YULI KARINA CASAS FONSECA

21. 11) INDAGUE Y EXPLIQUE CÓMO SE LLEVA A CABO LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD VISITADA Y
DE EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONSERVA DICHA ENTIDAD POR SUS VALORES PRIMARIOS Y
SECUNDARIOS.
Entidad privada:
La valoración en la entidad privada se lleva estableciendo los tiempos de
transferencia, acceso, conservación, eliminación o sustitución del soporte, el análisis de las series documentales
donde se estudia los valores primarios, plazos de presentación de recursos, resolución y reserva según la
legislación vigente.
Ejemplos Valores Primarios:
❖ Contrato laboral
❖ Cuenta de Cobro
❖ Derecho de petición
Ejemplos Valores Secundarios:
❖ Memorandos
❖ Circulares informativas
❖ (P.E.I) Proyecto Educativo Institucional

22. ENTIDAD PÚBLICA

23. ENTIDAD VISITADA
Nombre: Superintendencia de industria y comercio
Dirección: Carrera 13 No. 27 - 00
Funcionario: Fabian Velandia
Teléfono: 5870000
Los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en los archivos de la Entidad, son el
respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original, los cuales están dados por la dependencia
productora de los mismos.

24. PREGUNTAS
1. Qué es la recepción de documentos?
Rta: Es el primer paso en donde el usuario se dispone a radicar la documentación, respetando de origen, creación y
diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada área.
2) Se folia la documentación al archivarla?
Si es necesario al recibir el radicado, pues alguno de ellos no vienen debidamente foliados en la parte superior derecha
como lo estipula el AGN (Archivo General de la Nación) o sencillamente se encuentra mal foliados por lo que se
realiza un reproceso de foliación a cada uno.
3) Cómo se identifican las dependencias?
La numeración que se le asigna en el sticker a cada documento tiene un número que determina a que Dependencia
va dirigido.
4) Quiénes son responsables de la administración documental ?
Son responsables por la adecuada administración de los archivos institucionales, los funcionarios de la
Superintendencia por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven
del ejercicio de sus funciones.
5) Cómo funciona la organización de expedientes híbridos?
El funcionario consulta el expediente virtual en el Sistema de Trámites, y en la pestaña “expediente” observa los
documentos que contiene, verificando cuáles documentos faltan en el expediente virtual comparándolo con el
expediente físico.

25. 6) Quiénes pueden acceder a la consulta y préstamo documental en el archivo de gestión?
Cualquier servidor público o usuario, la consulta garantiza el derecho que tiene un de acceder a la información
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
7) Cómo manejan la limpieza de la documentación?
Como parte de las medidas de conservación que se debe aplicar a la documentación de la Entidad, la
Superintendencia elaboró el “Programa de Saneamiento Ambiental de Instalaciones de Archivo de la Sic”,
8) Utilizan mobiliarios para los Archivos de Gestión?
Se cuenta con estantería fija y rodante, en la cual se halla la documentación organizada y almacenada en cajas de
archivo X200.
9) Cómo conservan la información de diferentes medios y soportes?
En lo pertinente a la seguridad informática de la Entidad, se da aplicación a lo estipulado en el “Manual Seguridad
Informática GS01-M01”, en el cual se establecen las políticas a nivel informático, el alcance, los procedimientos y
los responsables del cumplimiento de lo establecido.
10)Cómo manejan la eliminación de la documentación del archivo central?
Con el fin de mantener mecanismos adecuados de control, se establece como política que para la eliminación de
series documentales se deben presentar vigencias completas y no fraccionadas

26. FASES CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTIÓN: La organización física de los archivos de gestión se hará de acuerdo con la Tabla de
Retención Documental, que indica las series y subseries de archivo definidas por la Superintendencia las cuales se
han elaborado teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las funciones de las dependencias. La apertura e
identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se
ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
ARCHIVO CENTRAL: Es aquel donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
dependencias y particulares en general. Físicamente la organización del Archivo Central se hace de acuerdo con la
estructura orgánica de la entidad, por series y dentro de estas por subseries y unidades
documentales, manteniendo la unidad organizativa definida en la Tabla de Retención Documental.
ARCHIVO HISTÓRICO: El archivo histórico de la Superintendencia de Industria es custodiado hacia el Archivo
Genaral de la Nación.

27. CONCEPTOS
ARCHIVO TOTAL: Proceso integral de los documentos en todo su ciclo vital, partiendo desde el archivo de
gestión, continuando al archivo central y finalizando hasta la construcción del archivo histórico.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son las etapas por las que atraviesan los documentos desde su producción
en cada una de las dependencias hasta la disposición final que se le asigna a cada uno de los documentos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Cada documento estará situado en la dependencia de la cual procede, teniendo en
cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada serie y, en ésta, la integridad y carácter seriado
de los documentos.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Los documentos conservarán el orden dentro de cada serie, de acuerdo con la
secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos, por consiguiente se respetará
el orden natural de los documentos ya que se producen en una relación causa efecto, es decir, conservarán el
orden numérico y cronológico de aparición.
FOLIO: Es una hoja.
LEGAJO: Es el conjunto de documentos empastados, en esta entidad se manejan por expedientes.
FONDO: E s el conjunto de documentosque se producen y acumulan y utilizados por la entidad en el transcurso de
sus funciones.

28. SUBFONDO: Es la subdivisión del fondo consistente en la reunión de documentos relacionados entre sí que
corresponde a las subdivisiones administrativas que lo originan, y cuando esto no es posible, con agrupaciones
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
SERIE: Es el conjunto de unidades documentales con similar contenido y estructura emanados de un mismo órgano
productor o dependencia.
SUBSERIE:Es el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación.
TIPO DOCUMENTAL: Es la unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificar, describir y asignarle una
categoría.
TABLAS DE VALORACIÓN: Es el listado de series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia
en el archivo central, así como una disposición final.
TABLAS DE RETENCIÓN: Es el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
VALOR PRIMARIO: Los documentos que se valoran de utilidad inmediata, entre los cuales están relacionados con
aspectos administrativos.
VALOR SECUNDARIO: Son aquellos que tienen una valoración a futuro. Este valor se subdivide a su vez en dos
categorías: predecible o evidencial o sea, cuando la importancia de la información se puede detectar fácilmente y
se desea conservar en forma permanente o determinar destruirla.

29. 3. EJEMPLOS DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN:
1. Por sus valores Primarios:
- Actas administrativas
- Circular interna
- Contratos
2. Por sus valores secundarios:
- Memorandos
- Resoluciones

30. 4. EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA SERIE, SUBSERIE, TIPO
DOCUMENTAL:
1. 050.31 Informes
050.31.28 Informes Comité de Control interno
Informe de coordinación de control interno
2. 140 Inventarios de Almacén
140.33.01 Entrada y salida de implementos almacén
Facturas de pedidos
3. 050.43 Evaluación del sistema de control interno
050.43.5 Seguimiento de auditorias
Evaluación auditorias

31. 5.ELEMENTOS QUE SE DEBEN ELIMINAR EN LAS
OFICINAS.
Los documentos que han cumplido con los términos de retención en el archivo de gestión y que deben ser eliminados
en la dependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental, y aquellos archivos de
apoyo que ya no son necesarios, para su destrucción deberán cumplir con el siguiente procedimiento:
Para los documentos de archivo establecidos en la tabla de retención documental, el funcionario designado por el jefe
de la dependencia:
- Selecciona y revisa las carpetas de los archivos a eliminar verificando que la documentación contenida corresponda
efectivamente a lo que se va a eliminar, en el caso en que se encuentre documentación que corresponda a otra
serie documental, dichos documentos serán retirados y se archivará en la carpeta correspondiente.
- Diligencia el formato GD01-F01 Formato Inventario Documental, el cual es presentado al jefe de la dependencia para
su aprobación y/o comentarios del caso, quien verifica la validez de la selección.
- El jefe de la dependencia solicita al Coordinador del Centro de Documentación e Información la verificación del
cumplimiento de las regulaciones vigentes que permiten adelantar la destrucción de los archivos relacionados en el
formato GD01-F01 Formato de inventario documental. Selecciona y revisa las carpetas de los archivos a eliminar
verificando que la documentación contenida corresponda efectivamente a documentos de apoyo

32. 6. FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La foliación la realizará el funcionario o funcionarios designados por el Jefe inmediato, y será una actividad de carácter
permanente.
Utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB) para los documentos históricos, otra alternativa es el uso de esfero de tinta
negra, para numerar desde uno en adelante.
La numeración se hará de manera ordenada y consecutivamente en la esquina superior derecha de la hoja, de una
manera legible y sin enmendaduras, si se detecta algún error en la numeración, debe numerarse de nuevo
tachando con una línea oblicua sobre el número a corregir.
Los folios totalmente en blanco (es decir, que no tengan información en las dos caras de la hoja) y que estén
sueltos, serán retirados de la carpeta.
Siempre y cuando cumplan una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro
biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros o para evitar migración de tintas por contacto, no se
retirarán ni foliaran.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio, dejando en el área de observación del instrumento de control o de consulta las
características del documento foliado: Cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

33. Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegamento libre de ácido.
Los planos, mapas, periódicos o cualquier documento que esté doblado, se numerará como
un solo folio.
Los documentos impresos (boletines, estudios, etc.) deben numerarse como un solo folio y en orden
consecutivo.
La documentación abarca todos los folios no importando el tamaño de los documentos incluyendo
recibos, periódicos, planos, etc.
No se foliaron documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales, CD-
disquetes, fotografías, videos, etc.) pero se dejará constancia de su presencia y de la unidad documental a la que
pertenecen, en el área de observación y/o notas del instrumento de control o de consulta. Este material se
separará de la unidad documental, para ser conservado en el área destinada a esta clase de soportes y se hará la
correspondiente referencia cruzada.
Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la
misma, se recomienda que cada carpeta tenga máximo 200 folios.
La foliación deberá ser consecutiva de 1 a n, independientemente del número de carpetas, por ej.: Carpeta 1 folios. 1-
200, Carpeta 2 folios. 201-400, etc.

34. 7. CÓMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS
CARPETAS?
Los responsables de los archivos de gestión deben identificar las carpetas de acuerdo con el color designado y
las cajas que contienen los expedientes físicos.
Cada unidad de almacenamiento estará conformada por un máximo de 200 folios. En caso que un expediente
supere esta cantidad, debe abrirse nueva carpeta y darle el número correlativo que corresponda. Ej.: 1 de 2 para la
primera carpeta, 2 de 2 para la segunda y así sucesivamente, dependiendo del número de carpetas que
correspondan al mismo asunto.

35. 8.1 MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS
CARPETAS
El rótulo (sello) debe contener los datos necesarios para la identificación del contenido, como se indica a
continuación en la imagen.
- Dependencia Jerárquica
-Oficina Productora
- Serie
- Subserie
- Identificación
- Fechas extremas
- Folios
- No. de carpeta
- Vigencia
- Caja

36. 8.2 MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS
CAJAS
Una vez conformados los expedientes, las carpetas se almacenarán en cajas de archivo Referencia X200 con el
fin de facilitar su manejo y conservación. En cuanto a la capacidad de almacenamiento de las cajas, se
recomienda introducir el número de carpetas que permitan su manipulación de manera fácil y segura. Las cajas de
archivo de la Entidad, vienen pre-impresas en su tapa frontal con la información que se debe diligenciar para
establecer el contenido, así:
- Dependencia Jerárquica
-Oficina Productora
- Serie
- Subserie
- Identificación
- Fechas extremas
- Caja No.
-Entregado

37. 9. PROCESOS EN EL PGD EN LAS DIFERENTES FASES DEL CICLO VITAL

38. 10. DOCUMENTO PRODUCIDO EN LA DEPENDENCIA DE CONTROL
INTERNO:
ACTA COMITÉ DE GESTIÓN:
Para su elaboración se debe tener en cuenta la plantilla definida
por la Superintendencia que se encuentra publicada en
Intrasic, para lo cual se debe sintetizar los planteamientos y
propuestas que hagan los asistentes y dentro de los
siguientes cinco (5) días hábiles como máximo, a la
realización del comité, se debe remitir a los participantes el
borrador del acta para que realicen los respectivos
comentarios y sea firmada por cada uno de ellos.
Luego de aprobada y firmada el acta se procede a archivar en
su respectiva carpeta la cual se encuentra en el archivo que
maneja la dependencia.

39. 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD
PÚBLICA lo siguiente:
¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
•Decreto 2609 de 2012 nos muestra claramente la aplicación de la norma a cualquier tipo de información analógica o
digital recibida o generado por las organizaciones gubernamentales en nuestro país, me parece de suma importancia
esta modificación que se le está haciendo a la Ley, porque siempre veíamos ese vacío en cuanto al tratamiento que
se le tenían que dar a los documentos electrónicos, ya hoy la tenemos más definido.
•Generalmente, la norma iba dirigida a la administración pública, pero no debemos olvidar que el sector privado que
cumple funciones públicas como las instituciones privadas y particulares, ya que estos cumplen una función
importante en el manejo de la documentación, optimizando los servicios a los ciudadanos y a la consolidación de un
estado eficiente y transparente, pero vemos que en capítulo V de este mismo Decreto, ya delegan responsabilidades
a los Ministerios y a la superintendencias, para que formulen, establezcan normas, para la implementación y
evaluación de los programas de Gestión Documental de las entidades privadas que estén bajo su inspección y
vigilancia.
•Los archivos electrónicos, incluyendo los sistemas electrónicos de información y/o bases de datos, así como su
documentación, (cualquiera que sea su soporte), se deben preservar por el periodo de tiempo necesario para las
operaciones, por su valor administrativo.
•Esta norma también enfatiza la responsabilidad de las entidades públicas, para la adecuada gestión de los documentos
públicos, físicos y electrónicos y la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y para normalizar los
Procesos Técnicos y cumplir así con los objetivos del PGD y brindar los lineamientos para la Gestión Documental
Electrónica en las Entidades el Estado.

40. - ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA SEGÚN EL
CONTENIDO DEL MENCIONADO DECRETO?
-Los requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.
-Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental, que permita: organizar y establecer los
documentos físicos y electrónicos, establecer plazos de conservación y eliminación, garantizar la autenticidad de
los documentos de archivo, mantener la integridad de los documentos, permitir y facilitar el acceso y disponibilidad
de los documentos, presentar los documentos y sus agrupaciones en series y subseries a largo plazo.
-Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas deberán incluir en sus planes anuales de
capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los
diferentes niveles de la entidad.
-La importancia que se le da al Archivo Total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

41. - Realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013
•EL ACUERDO 03 DEL 15 DE MARZO DE 2013
-Debe haber un comité interno en los archivos los cuales deben Evaluar las tablas de retención documental y hacer los
ajustes necesarios para poder implementarlos bien, la persona encargada debe tener conocimientos
especializados en la documentación para poder hacer una valoración de los documentos por consiguiente saber
cuánto tiempo se debe conservar dicho archivo de acuerdo a su valor primario o secundario
•EL ACUERDO 04 DEL 15 DE MARZO DE 2013
-Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental son muy necesarias para la organización de
los archivos y por consiguiente es necesario implementar las tecnologías de la información en las entidades
públicas con el fin de actualizar la normatividad; estas deben ser elaboradas por profesionales de diferentes áreas
como archivística, historia, derecho, administración pública, etc. y deben llevarse a cabo siguiendo la estructura
orgánico-funcional de la empresa, su archivo institucional y el desarrollo del programa de gestión documental.
•Tanto las tablas de retención documental y las tablas de valoración deben estar publicadas en la página web de cada
entidad y deben ser actualizadas si existen cambios en la entidad, también se debe estar pendiente de eliminar los
documentos de acuerdo a la tabla de retención y realizar la respectiva documentación.

42. EL ACUERDO 05 DEL 15 DE MARZO DE 2013
•Este acuerdo dice que las entidades deben conservar y preservar información relevante de la entidad de una manera
organizada, con el fin de que los ciudadanos accedan a la información, por consiguiente es necesario crear,
conformar, clasificar, ordenar y describir todos los archivos teniendo en cuenta su principio de procedencia.
•Las entidades públicas deben conservar archivos históricos institucionales con el fin de conservar sus acervos
históricos y facilitar su consulta al público, proveniente de los fondos documentales, por ello deben de ordenar los
documentos teniendo en cuenta el principio de procedencia, es decir sus niveles como los fondos, secciones,
subsecciones, series, subseries, su orden original de acuerdo a las normas que dicta el Archivo General de la
Nación; Estos deben estar publicados en una página web con el fin de estar al servicio del ciudadano y tener una
fácil localización de la información.

43. BIBLIOGRAFÍA
● Intranet, Universidad del Rosario, recuperado el día 08 de mayo de 2014, de
http://intranet/Tablas%20de%20retencin/Forms/AllItems.aspx
● Intranet, universidad del Rosario, recuperado el 12 de mayo de 2014, de http://intranet/Paginas/Default.aspx
● http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Instructivo_Foliacion_Archivos_AGN.pdf
● http://www.archivonorma.com/news/showByTitle/title/El-valor-de-los-documentos/src/@random4d8b9d9d4fef8
● ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental.
Bogotá: El Archivo General de la Nación de Colombia, 2006 p. 49-50
● MARÍN C., Myriam. Administración de documentos de archivo. Armenia: universidad del Quindío, 1992. 187 p. :
il.
● ACUERDO 027 DE 2006. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia "Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_027_DE_2006.pdf
[Consultado mayo 10 2014]