1. Observación Directa
Se considero el siguiente aspecto observado:
- Procesos Académicos
Resultados de la observación: Procesos Académicos.
En la Escuela Bolivariana Mario Briceño Iragorry, ubicada en la ciudad de San
Fernando de Apure, se pudo observar que los procesos académicos se realizan de
forma manual, a pesar de contar con equipos de computación, y personal calificado
para manejar los equipos, los registros académicos de los estudiantes se encuentran
guardados en carpetas, ordenados en orden alfabético y año de ingreso a la institución.
Los boletines son llenados manualmente y en ocasiones presentan tachaduras por
enmendaduras. Toda la tramitación de documento por parte de padres y representantes
debe esperar un tiempo según la disponibilidad de tiempo y material en la escuela.
Análisis Sistemáticos de los procesos
(Matriz DOFA)
Para el análisis, diagnóstico y determinación de la situación actual del proceso en
estudio se utilizo como herramienta la Matriz DOFA, en la que se representaron los
elementos que lo conforman como los son: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas como referencia para organizar los aspectos más relevantes del tema en estudio.
Al respecto, Chapman (2006) expresa que la matriz DOFA “es una herramienta de gran
utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y
empresas. DOFA es el acrónimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas”.
El método DOFA es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico
empresarial en el ámbito de la planeación estratégica.

2. Acción
Debilidades Causa Efecto
Recomendada
Ausencia temporal Reuniones con Retraso al momento Diseñar un sistema
en la institución. autoridades de la zona de obtener de información que
educativa información permita la obtención
oportuna para la de resultados de
toma de decisión. manera rápida y
oportuna.
Acción
Oportunidades Causa Efecto
Recomendada
El personal de la Necesidad de mejorar Mejora en la Diseñar una
institución está los procesos que se prestación de herramienta que
dispuesto a ejecutan en la escuela. servicio por parte de incorpore las
trabajar con un los funcionarios y funciones y
sistema de mejor imagen para la necesidades técnicas
información que Institución. para una mejor
sea más operativo prestación de
que el actual. servicio.
Acción
Fortalezas Causa Efecto
Recomendada
Los equipos de Adecuado ambiente de Mejor Tomar en
computación trabajo y hardware aprovechamiento de consideración las
existentes, están repotenciado. los equipos de condiciones técnicas
en condiciones computación de los equipos
optimas para existentes.
operar un nuevo
sistema
Acción
Amenazas Causa Efecto
Recomendada
Perdida de Gran volumen de Deterioro de los Digitalización de los
información información que se registros académicos registros académicos
importante para la encuentra almacenada y poca legibilidad de existentes para ser
institución. en archivos y carpetas la información. guardados en una
deterioradas. base de datos.
Cuadro 10: Análisis Sistemático de los procesos de la situación actual. Entidad:
Director.

3. Acción
Debilidades Causa Efecto
Recomendada
Uso excesivo de Errores al momento de Molestias en los Diseñar un formato
corrector para elaborar planillas y usuarios por de planillas y
corregir errores en constancias. enmendaduras constancia como
documentos continuas parte de los reportes
generados por el
sistema.
Acción
Oportunidades Causa Efecto
Recomendada
Disposición para Necesidad de mejorar Mejora en la Diseñar una
trabajar con el los procesos que se prestación de herramienta que
nuevo sistema ejecutan en el área de servicio. cumpla con los
cuyas funciones atención al usuario. requerimientos y
contempla la necesidades de
elaboración de información de los
reportes usuarios.
digitalizados.
Acción
Fortalezas Causa Efecto
Recomendada
Conocimientos en Cursos de capacitación Aprovechamiento de Mantener
el manejo de de personal de la los equipos de comunicación entre
equipos de institución. computación. el autor de la
computación. herramienta y los
usuarios del sistema.
Acción
Amenazas Causa Efecto
Recomendada
Cambios internos Ingreso de nuevo Extravío de Incorporar un
por rotación de personal administrativo información valiosa manual de usuario
personal. a la institución. para la institución. que permita conocer
el manejo del
sistema.
Cuadro 11. Análisis sistemático de los procesos de la situación actual. Entidad: Secretaria.