Este documento describe los procedimientos de formación y selección del personal de la Unidad de Gestión Clínica de Farmacia del Hospital Universitario San Cecilio en Granada. Detalla los requisitos y procesos para la selección, formación continua y evaluación del personal de diferentes categorías como farmacéuticos, enfermeras, técnicos de farmacia y personal administrativo.

1. FORMACIÓN Y SELECCIÓN
DEL PERSONAL DE LA UGC DE
FARMACIA DE GRANADA
Procedimientos
Normalizados
Carmen Arquelladas Ruiz
FEA Farmacia Hospitalaria
Servicio de Farmacia
Hospital Universitario San Cecilio

2. FORMACIÓN

3. SELECCIÓN

4. INDICE
1.- Seleccción. Propósito y alcance.
2.- Procedimiento de selección.
3.- Requisitos para los diferentes puestos.
– 3.1. Generales.
– 3.2. Específicos.
4.- Contratos en periodo vacacional.
5.- Formación continuada.
- Del Hospital.
- Planificada en la UGC.
- No planificada.
6.- Evaluación competencias del personal.
7.- Especificaciones.
8.- Registros de calidad.

5. SELECCIÓN
1.- PROPÓSITO Y ALCANCE
El objetivo es que cada persona,
integrante de la UGC, esté
capacitada y formada para
desempeñar las funciones específicas
de su puesto de trabajo y de esta
manera garantizar la calidad en
todas las etapas del proceso.

6. 2.- PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN
A) Personal de enfermería
(Enfermeras y Técnicos de Farmacia)
Se sigue la normativa vigente en el SAS y se
realiza por la Subdirección de Recursos
Humanos del HUSC. En caso necesario, se
pedirá cumplimento de las competencias
exigidas para cada puesto de trabajo definido
en los correspondientes procedimientos
operativos o de gestión a través del perfil
establecido por parte del Director de la UGC.

7. 2.- PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN
B) Personal facultativo
Se sigue la normativa vigente en el SAS y se realiza
por la Subdirección de Recursos Humanos del HUSC. Es
necesario estar en posesión del título de Especialista en
Farmacia Hospitalaria y reunir, en su caso, las
competencias exigidas para cada puesto de trabajo definido
en los correspondientes procedimientos operativos a través
del perfil establecido por parte del Director de la UGC.
En caso de ser necesario, el personal facultativo será
sustituido por otro personal facultativo de la UGC que
asumirá temporalmente sus funciones o bien, se contratará
a nuevo personal a través de la Subdirección de Recursos
Humanos.

8. 3.1. Requisitos generales para los diferentes
puestos
Están descritos en los diferentes mapas de
competencias:
Farmacéutico
Enfermero
Técnico de Farmacia
Celador de Farmacia
Técnico administrativo
La evidencia del cumplimiento de dichos requisitos
queda reflejada en la propia ficha de empleado, tras su
comprobación por parte del farmacéutico responsable del
área o bien por responsable de calidad.

9. 3.2. Requisitos específicos para los
diferentes puestos
Estos requisitos se determinan en el
documento “Requisitos específicos para puestos
de trabajo”. (F-PG-F-03-04) aprobado por el
director de la UGC. La revisión del cumplimiento
de dichos requisitos es realizado por el
farmacéutico responsable del área o bien por
responsable de calidad, dejando evidencia sobre
la propia ficha de empleado, a través de la
actividades realizadas y firma de la persona que
lo supervisa.

10. 3.2. Requisitos específicos para los
diferentes puestos
Las fichas de empleado (F-PG-F-03-01) pueden ser en
formato papel o electrónico, pero al menos contendrán los
siguientes datos:
Datos personales (nombre, dirección y teléfono)
Puesto/s de trabajo
Formación y experiencia anterior al ingreso en la UGC de
Farmacia
Formación y experiencia posterior al ingreso en la UGC de
Farmacia

11. 4.- Contratación en periodo vacacional del
Personal de enfermería y gestión del personal
facultativo.
Para el personal facultativo: El Director de La UGC
elaborará un Plan de vacaciones con el objetivo de que
queden cubiertos todos los puestos necesarios durante el
periodo.
Para el caso de personal de enfermería, se tendrá en
cuenta:
- Se seleccionará entre el personal contratado a aquellas
personas con experiencia en Farmacia.

12. - Cuando esto no sea posible, y sea necesario contratar
personal sin experiencia, se establecerá un periodo previo
de formación tutelada antes del comienzo del periodo
vacacional, o en caso de no ser posible, al inicio de la
incorporación al puesto.
En ambos casos, el supervisor mediante valoración de
currículum y entrevista, determinan el tiempo de formación
necesario para que la persona adquiera la formación
específica, dejando evidencia en la ficha de empleado.

13. 5.- FORMACIÓN CONTINUADA
5.A) Programa de Formación Continuada del Hospital
San Cecilio.
En el HUSC existe un Plan Integral de
Formación. Desde la Subdirección de Recursos
Humanos y a través de la Unidad de Formación
Continuada se realiza la Planificación, Gestión
Acreditación de las actividades de formación
interna para los profesionales del HUSC.
Anualmente se elabora un Programa de
Formación que incluye acciones formativas sobre
diferentes campos de la atención sanitaria
dirigidas tanto al personal técnico y de
Enfermería, como al personal facultativo.

14. 5.- FORMACIÓN CONTINUADA
5.B) Formación planificada en la UGC
Anualmente se establece un Plan de Formación por el
del Director de la UGC, el Responsable de Calidad y
Supervisor que abarca todas las categorías profesionales.
Para su elaboración se tienen en cuenta las solicitudes de
formación planteadas por el personal, las necesidades de
formación detectadas, la evaluación del desarrollo
profesional y su objetivo es conseguir la máxima
adecuación del personal al puesto de trabajo.
En dicho Plan se indican temas de formación, personal docente (de
la Unidad o externo) y fechas previstas. De forma que
trianualmente se realice formación que alcance a todos los
puestos de trabajo.

15. B.1 Personal de enfermería.
Cuando la formación sea interna, queda
reflejada en el listado de asistencia (F-PG- F-03-
06) donde se indica: actividad docente, ponente,
fecha y asistentes.
En caso de ser externa, será necesario
certificado expedido por la entidad docente, que
se archiva en expediente personal.

16. B.2 Personal facultativo
Existe una planificación de actividades de formación
interna:
- La planificación mensual de sesiones, elaborado por el
Director de La UGC, se coloca en la biblioteca.
Estas actividades quedan reflejadas en un archivador donde
se guardan las actas de las sesiones con el tema, fecha,
ponente, anotándose los nombres de las personas que se
encuentran presentes.
Durante el mes agosto y otros periodos vacacionales se
suspenden estas actividades.
- Las necesidades de formación para el personal facultativo
se establecen anualmente, quedando registradas en la
Revisión del Sistema por la Dirección en función del mapa
de competencias para cada puesto y los objetivos recogidos
en el acuerdo de gestión de la UGC.

17. B.3 Formación vía FIR
Nuestra UGC tiene dotadas 2 plazas por año para
formación en la especialidad de FH vía FIR, que sigue
las directrices del Programa Docente de Formación
en la Especialidad Farmacia Hospitalaria.
La planificación de las rotaciones se realiza
anualmente y de forma individualizada, para cada
uno de los farmacéuticos residentes por parte de su
tutor.
Esta planificación es entregada a cada residente
al comienzo de año, indicándose los cursos y
congresos a lo que deberá asistir y asignándole una
tarea específica de contribución al desarrollo del área
por la que rota.

18. 5.1 Prescripción electrónica
B.3 Formación vía FIR
Cada una de estas rotaciones comprende la
adquisición de una serie de conocimientos teóricos y
habilidades prácticas que son evaluados por el
farmacéutico especialista responsable del área donde
rotan, en el formato de evaluación oficial (Ficha I:
Evaluación de la rotación).
Anualmente se realiza una evaluación del
residente en el formato oficial (Ficha II: Evaluación
anual del residente) y se establece una calificación
global que firma el jefe de estudios del HUSC.

19. B.4 Formación de pregrado para alumnos de la
facultad de Farmacia.
La formación de alumnos que realizan en la UGC de
Farmacia su periodo de prácticas tuteladas se planifica
semestral o trimestralmente, en función del periodo de
tiempo que permanecerán en la unidad y del número de
alumnos por turno. Esta planificación establece un área
troncal de formación y la rotación por las diferentes
secciones de la UGC de Farmacia durante el periodo de
estancia.
La Facultad de Farmacia remite por correo postal a la UGC
de Farmacia el listado de alumnos que cursarán en la
misma su periodo de estancias. Una vez conocida esta
relación se realiza la asignación de tutores de los alumnos
aceptados en cada grupo por parte del responsable de
docencia y se remite dicha asignación por fax a la Facultad
de Farmacia, guardando copia de dicho envío.

20. 5.C) Formación no planificada
La UGC de Farmacia ofrece formación (interna o externa) a
todo el personal cuando surjan necesidades derivadas de
cambios en la organización, implantación de nuevas
técnicas, información sobre innovaciones en tecnología, etc.
Dichas necesidades pueden ser detectadas por cualquier
personal de la UGC y comunicadas al Director de la UGC,
que junto con los Farmacéuticos y Supervisora,
determinarán si se emprenden actividades de formación.
El Responsable de Calidad de la UGC de farmacia se queda
con copia de dicha solicitud.
La formación externa del personal se lleva a cabo por
cursos, asistencia a congresos, rotaciones en otros centros,
etc. Se acreditará mediante certificado expedido por la
entidad correspondiente, quedando copia en el expediente
personal y reflejado en la ficha de personal de la UGC.

21. 6.- EVALUACION PERIODICA DE LA
COMPETENCIA DEL PERSONAL
Anualmente es realizada por el Director de la UGC para
el personal facultativo y por el supervisor para el personal
de enfermería en base al desempeño de las funciones
específicas de cada puesto de trabajo, en relación con el
cumplimiento de los objetivos específicos establecidos para
cada profesional, dejando evidencia a través de entrevista
personal.
A PROPÓSITO DE UN CASO

22. 7.- ESPECIFICACIONES
Todo el personal de la UGC de Farmacia tiene su
correspondiente carpeta informática o física donde se
archiva sus certificados, cv, etc es decir su formación
académica y experiencia profesional, además de la
formación específica en la UGC.
Todo el personal de la UGC de Farmacia, tiene el
compromiso y la obligación de respetar la
confidencialidad de cualquier información sobre los
pacientes. Para ello, la Farmacia posee un compromiso
personal (F-PG-F-03-03) de cada uno de los profesionales
contratados, de cumplimiento de documento de “Buenas
Prácticas para garantizar la confidencialidad y la
custodia de la información personal”.

23. 8.- REGISTROS DE CALIDAD
Certificados de formación externa
Fichas de personal de la UGC Farmacia (F-PG-F-03-01)
Encuestas de evaluación de actividades formativas (F-
PG-F-03-02)
Compromisos de confidencialidad (F-PG-F03-03)
Requisitos específicos para puestos de trabajo (F-PG-
F-03-04)
Planes anuales de formación para las diferentes
categorías profesionales (FPG- F-03-05)

24. 8.- REGISTROS DE CALIDAD
Listado de asistente a actividades de formación
interna (F-PG-F-03-06)
Archivador de actas de sesiones internas UGC
Ficha I: Evaluación rotación (F-PG-F-03-08)
Ficha II: Evaluación anual residente (F-PG-F-03-09)
Control asistencia alumnos prácticas farmacia (F-PG-
F-03-11)
Valoración alumno (F-PG-F-03-10)
Evaluación actividades formativas no planificadas y
capacitación del personal (F-PG-F-03-11)
Evaluación anual de competencias del personal

25. EQUIPO DE TRABAJO EFICAZ. 7
VARIABLES: (John Careu)
Objetivo común: aunar esfuerzos, visión.
Óptimo rendimiento:
dedicación,esfuerzo.
Capacitación: conocer puntos fuertes y
débiles, aprovechar diferencia individual.
Flexibilidad: asumir distintas funciones.
Relación y COMUNICACIÓN: apoyo y
escucha áctiva.
Reconocimiento y aprecio:
Motivación: entusiasmo, espíritu equipo