Preguntas frecuentes gestion de recursos

PREGUNTAS FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE RECURSOS

TALENTO HUMANO LOGÍSTICA FINANCIERA

1. INCAPACIDADES 1. RESERVA DE
ESPACIOS ANTICIPOS

2. ACCIDENTES DE 2. MANTENIMIENTO
TRABAJO CORRECTIVO

3. 3. SOLICITUD DE
NOVEDADES, LICENC RECURSOS CAJA MENOR
IAS Y PERMISOS

4. REPORTE DE
4. TRÁMITES Y NOVEDAD EN PÓLIZA
SOLICITUDES DE DE ESTUDIANTES
CERTIFICADOS

Con relación a las Incapacidades…

¿Qué debe hacer una persona que se siente enferma en horario laboral?
En horario laboral (con autorización del jefe), usted asiste al servicios de urgencias, el
cual está completamente lleno, ¿qué debe hacer?
Sí usted asiste al servicio de urgencias en horario laboral y no lo incapacitan ¿Qué
debe hacer?
¿Qué debe hacer inmediatamente recibe una incapacidad?
¿Usted debe traer el soporte original de la incapacidad, o basta con la copia vía fax o E-
mail?
¿Cómo se ve afectado un trabajador que no entregue el soporte de incapacidad?
¿Cuánto tiempo tiene el trabajador para hacer llegar la incapacidad a la empresa una
vez recibida?
¿Si un trabajador está incapacitado, pero considera que puede desempeñar sus
labores, a quien debe pedir permiso para continuar su labor?

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Respuesta:

Informar al jefe inmediato y solicitar permiso para salir y asistir a
la atención médica en la IPS correspondiente.

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Respuesta:

La persona debe esperar el triaje (valoración inicial) y no debe irse a
su casa ya que no tendrá el comprobante de atención y/o la
incapacidad de ese día la cual se requiere en caso de no haber
completado la jornada laboral del día.


Respuesta:

Solicitar en la IPS comprobante con hora de ingreso y salida de la
institución. Si aún queda tiempo de la jornada laboral, deberá
regresar a cumplirla.


Respuesta:

Informar al jefe inmediato sobre su situación médica. En caso de no
encontrarlo debe comunicarse a Gestión del Talento Humano. Así mismo,
deberá Enviar la incapacidad a Gestión del Talento Humano cuanto antes
ya sea por e-mail o vía fax y confirmar el recibido.


Respuesta:

Debe presentar en Gestión del talento Humano el soporte original
que será el único válido para efectos de pago de nómina y
reclamaciones a que haya lugar con la EPS.


Respuesta:

Incapacidades no reportadas o no soportadas debidamente, serán
descontadas de la nómina como incapacidad sin soporte y se podrá
iniciar un proceso disciplinario con la subsecuente suspensión, por faltar
al trabajo injustificadamente, según lo establecido en el reglamento
Interno de trabajo.


Respuesta:

El tiempo límite para esta entrega es de dos días hábiles posteriores a la
incapacidad


Respuesta:

A nadie. Un trabajador incapacitado no puede suspender la incapacidad por
voluntad propia. Si considera que puede regresar a laborar, deberá solicitar al
médico de la EPS que levante la incapacidad.
Las incapacidades que usted recibe del médico las entrega tal como están, o
debe hacer un proceso adicional antes de ser entregadas.


Con relación a los accidentes de trabajo…

¿Si ocurre un accidente de trabajo, a quien es preciso informar?

Claudia, docente de enfermería, tuvo accidente de trabajo por riesgo biológico
en el campo de práctica, ¿Qué debe hacer?

En caso que el resultado del análisis de sangre, por accidente de riesgo biológico
de una docente de enfermería arroje diagnostico negativo, ¿cuál es su
responsabilidad?.

 En caso que el trabajador no tenga algún impedimento, y haya sufrido un
accidente de trabajo, ¿cuánto tiempo tiene para reportarlo a la coordinación del
Talento humano?


Respuesta:

Todo accidente de trabajo debe reportarse de inmediato al vigía de salud
ocupacional siempre y cuando se encuentre en una de las sedes de la
empresa. Si es en una actividad por fuera de la sede, deberá seguir los
siguientes pasos:

Reportar a la Línea Salvavidas de la ARP (01800 051 1414 ó 01800 094
1414) para brindar la información general y solicitar código y punto de
atención.
Informar al jefe inmediato o al área Gestión del Talento Humano.
Dirigirse al punto de atención siguiendo protocolos si es el caso (accidente
de riego biológico).
Asistir o comunicarse con el área de Gestión del talento Humano antes de
24 horas del accidente, para levantar el informe del accidente (FURAP).

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Respuesta:

Es responsabilidad del trabajador completar el protocolo de atención en
accidente de riesgo biológico con los seguimientos al mes, tres meses y un
año. En caso de no hacerlo puede seguírsele proceso disciplinario por
incumplimiento de normas de Salud ocupacional.


Respuesta:

1. Reportar a la Línea Salvavidas de la ARP (01800 051 1414 ó 01800 094 1414)
para brindar la información general y solicitar código y punto de atención.

2. Informar al jefe inmediato o al área Gestión del Talento Humano.

3. Dirigirse al punto de atención siguiendo protocolos: Toma de muestra al
paciente, datos completos de la historia clínica (nombre completo, documento
de identidad, diagnóstico, enfermedades que ha padecido anteriormente).

4. Asistir o comunicarse con el área de Gestión del talento Humano antes de 48
horas del accidente, para levantar el informe del accidente (FURAP).

5. Asistir a los controles especificados por la ARP al mes, tres meses y un año.


Respuesta:

El accidente debe ser reportado de inmediato si no hay impedimento
alguno. En cualquier caso, debe presentarse al área de Gestión del
Talento Humano o realizar llamada telefónica antes de las 48 horas
hábiles siguientes al accidente para levantar el informe del accidente
(FURAP).


Con relación a las novedades, licencias y permisos…

¿Quién autoriza los recargos laborales por horas trabajadas en la empresa?

Si un trabajador tiene derecho a recargos, ¿quién y cómo debe reportarlos?

¿Cuál es el momento en el cual el trabajador debe reportar los
inconvenientes que se le presenten para cumplir con su jornada laboral?

¿Quiénes están autorizados para aprobar y conceder licencias?

Antonio no se presentó a trabajar el lunes y solicita que este día le sea
otorgado como licencia no remunerada. ¿Qué debe solucionarle su jefe?


Respuesta:

El Director respectivo. Ningún trabajador puede trabajar tiempo extra por su
propia cuenta y ningún jefe podrá programarlo tampoco, sin conocimiento
de la Dirección respectiva.

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Respuesta:

Los debe reportar el jefe inmediato en la planilla dispuesta para tal fin,
con la aprobación de la Dirección respectiva. En el caso de la IPS y la UAAI
se verifican con los cuadros de turnos respectivos.


Respuesta:

Depende de las circunstancias. En caso de calamidad que no da tiempo de
avisar con anterioridad, se reporta inmediatamente ocurra el hecho; en caso
contrario, deberá reportar o solicitar de forma verbal (al menos tres días hábiles
de anterioridad) o escrita (el tiempo requerido cuando debe hacerse en forma
escrita, está determinado por el procedimiento) según el caso.

Siempre es mejor avisar inmediatamente se tenga conocimiento de la
circunstancia aunque falte demasiado tiempo para la ocurrencia de la misma.

a. Los permisos inferiores a un día pueden solicitarse al jefe inmediato (a).
b. Permisos de uno a dos días se solicitan con la Dirección respectiva.
c. Permisos de más de dos días se solicitan con la Dirección ejecutiva.


Respuesta:

Depende de la licencia. Para licencias remuneradas es aplicable la norma de los
permisos: Dirección respectiva o Dirección Ejecutiva según la licencia sea hasta
dos días o superior a dos días.

Todas las licencias no remuneradas deben ser aprobadas y concedidas por la
Dirección Ejecutiva con el visto bueno de la Dirección Respectiva.


Respuesta:

Debe negarse pues las licencias no remuneradas sólo se solicitan antes del hecho y
sólo pueden ser concedidas por la Dirección Ejecutiva.

El (la) jefe inmediato (a) debió informar la ausencia del trabajador (a) en el preciso
momento que ocurrió y por tanto, a Antonio se le levantaría proceso disciplinario
por ausencia injustificada al trabajo.


Con relación a trámites y solicitud de certificados…

Cuanto tiempo se demora la expedición de colillas de pago, carta laboral o
certificado de ingresos y retenciones por parte de la Coordinación de Gestión del
Talento humano?

¿Cuánto tiempo se demora una respuesta a solicitudes de licencias, retiro de
cesantías y otras por el estilo?.

 Andrea renuncia verbalmente a su trabajo el 10 de mayo de 2011 y el 16 llama
muy molesta porque sólo le consignaron el valor de la nómina del 1 al 10 de mayo
y pregunta mal humorada por su liquidación. ¿Qué procedimiento debió seguir
Andrea para el pago de su liquidación?


Respuesta:

Gestión Humana cuenta, según procedimiento, con tres días hábiles
para emitir cualquier documento requerido por un trabajador o ex
trabajador.

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Respuesta:

Debe tenerse en cuenta que estos procedimientos no inician en Gestión
del talento Humano sino en las direcciones. Una vez lleguen las
solicitudes a Gestión del talento Humano con la debida observación de
aprobación o rechazo, allí se cuenta con tres días hábiles para dar
respuesta.


Respuesta:

La liquidación es un proceso mediante el cual se paga al trabajador (a) retirado (a), las prestaciones sociales a
las que tiene derecho por el periodo de servicios. La empresa tiene hasta el periodo siguiente del retiro de la
persona, para realizar el pago de las prestaciones.

Para acceder oportunamente a la liquidación, deben tenerse los siguientes documentos a la fecha de retiro
de la persona:

•Carta de renuncia de la persona o de terminación de la empresa.
•Formato de Paz y Salvo diligenciado. El diligenciamiento es responsabilidad del trabajador que se retira.
•Evaluación de desempeño cuando haya lugar a ella.
•Examen de retiro.
•Certificado de retiro de la ARP, responsabilidad de Gestión del Talento Humano.

De no contarse con la carta de renuncia, la empresa puede levantar proceso disciplinario por abandono del
cargo.

De no contarse con uno o más de los otros requisitos, la empresa procederá a consignar el valor de la
liquidación en el Banco Popular con autorización del juzgado de reparto respectivo. Ante este evento, la
persona deberá proceder a hacer la reclamación de su dinero en el juzgado y no en la empresa. Cuando esta
situación ocurra, la empresa notifica al extrabajador, por escrito, mediante correo certificado.


Con relación a la reserva de espacios…

 ¿Cuáles son los días y horas estipulados desde gestión logística
para reservas de espacios y equipos?

 ¿Después de aprobada la reserva cual es el paso a seguir?


Respuesta:

Las reservas se debe hacer a los siguientes dos correos :
tecmantenimiento@ecosesa.com.co y clogistica@ecosesa.com.co los días
Lunes, miércoles y viernes de 2 pm a 4 pm, esta reserva debe incluir no solo la
necesidad de espacios sino también la de ayudas audiovisuales. Como
sugerencia de la siguiente manera:

DOCENTE Y/O EMPLEADO:
AULA:
HORA:
EQUIPOS:
DIA:
OTROS:

Las reservas quedan realizadas una vez se responda el correo donde se
confirme cada una de las variables anteriores.

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Respuesta:

La persona responsable de la reserva, deberá dirigirse a Logística con el fin
de firmar el formato FGR-GL-09 “Control de préstamo de aulas, sala
informática y ayudas audiovisuales” el cual formaliza la entrega del aula.

Al finalizar la actividad, el personal logístico debe hacer la recepción de lo
prestado en dicho espacio, con el fin de verificar que las condiciones de
entrega de espacios y equipos correspondan a lo prestado.

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Con relación al mantenimiento correctivo…

¿Cuáles son los pasos para la solicitud y ejecución de un
mantenimiento Correctivo?


Respuesta:

El trabajador que identifica la necesidad de mantenimiento correctivo para la
infraestructura de la empresa (instalaciones, muebles y/o equipos) la debe
reportar diligenciando la primera fase del formato FGR-GL-06 “solicitud y
realización de mantenimientos correctivos” con supervisión del técnico de
apoyo en mantenimiento, quien a su vez analiza con el Coordinador Logístico
y deciden si es posible realizar el mantenimiento con personal de la
Corporación, diligenciando la segunda fase del formato, una vez ejecutado el
mantenimiento correctivo, el cliente interno diligencia la tercera fase del
formato. (en donde se evalúa el grado de satisfacción entre otros).

Nota: En caso de ser necesario conseguir personal externo experto, se reporta
la necesidad al Coordinador Logístico quien la evalúa y determina si se
requiere realizar contratación con un proveedor.

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Con relación a la solicitud de recursos…

¿Cómo debe estar diligenciado el formato SOLICITUD DE DESPACHO DE
RECURSO DE ALMACEN (FGR GL 01), para su oportuna entrega?

¿Cuál es el día institucional para la recepción de solicitud de Recursos de
almacén y los tiempos de entrega?

¿Sabe usted cual es el proceso que se debe llevar si el insumo que solicito
no se encuentra en el almacén (KARDEX)?


Respuesta:

•Diligenciar completamente el encabezado.
•Las variables de descripción del artículo y la unidad de empaque, deben tener
información correcta sobre el producto.
•El formato se debe encontrar cerrado (una línea vertical sobre los renglones
vacios).
•La firma del solicitante la cual debe ser solamente del Coordinador del área
respectiva o el Director del mismo.

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Respuesta:

Los días de recepción son los jueves en las horas de la mañana, con el fin de revisar
con tiempo las solicitudes y verificar si el producto se encuentra en el KARDEX
(almacén) o se requiere de una compra especial para realizar el debido
procedimiento de gestión de compas, si hay existencia del producto se realiza el
despacho dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha en que se recibe la
solicitud, si no hay existencia del producto por que no es un producto habitual
dentro el almacén el tiempo de entrega depende de la capacidad y negociación con
el proveedor.


Respuesta:

Se indaga con los proveedores habituales sobre el producto, de lo contrario, se busca
en el medio qué proveedores manejan este producto y se solicita como mínimo 2
cotizaciones, luego se realiza el formato comparativo de cotizaciones (FGR-GL-16) de
las variables especificadas para la compra y un concepto del Coordinador Logístico,
luego de presentar este comparativo se realiza una selección de proveedor (FGR-GL-
03), donde se analiza si el proveedor cumple con los requisitos que se exigen y se
pasa hacer la orden de compra autorizada por la Dirección correspondiente al área de
la solicitud, a partir de la autorización se le envía por fax, correo electrónico o medio
físico la orden de compra al proveedor para su oportuna entrega.

Al proveedor se le hará un seguimiento desde el momento en que se le haya enviado
la orden de compra con el fin de que cumpla con el tiempo de su entrega.


Con relación al reporte de novedad en pólizas estudiantiles…

¿Cuál es el procedimiento para la renovación o reporte de novedades en
pólizas estudiantiles?


Respuesta:

La Dirección Técnica por medio de la secretaria académica reporta a la Coordinación logística a
través de comunicado interno (anexos listados con nombres, documentos de identidad y
programa al que pertenece) la necesidad de renovación, inclusión o exclusión de estudiantes y/o
docentes en las pólizas.

El(la) Coordinador(a) Logístico(a) elabora el comunicado externo con sus
respectivos anexos (listado de estudiantes o empleados), y envía el comunicado por medio de
correo y lo pone a disposición de la Dirección Administrativa y financiera para que de su aval y
lo envié al centro administrativo documental quien verifica que los anexos al comunicado tengan
toda la información necesaria y procede a enviar el comunicado a las aseguradoras.
Nota: De acuerdo a arreglos que se hacen con las diferentes aseguradoras una vez se confirme la
recepción del correo por parte de la aseguradora. Desde ese mismo momento cada una de las
personas reportadas en los listados está cubierta por la póliza.

Ante la necesidad de certificación de las personas listadas en los comunicados se solicita la
certificación a la aseguradora, esta hará envió vía correo electrónico.

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Con relación al transporte por vale…

¿Qué estrategia tiene la empresa para disminuir los gastos de
transporte por caja menor?


Respuesta:

Actualmente se maneja el pago con valeras con una empresa de taxis
(Coopebombas). Al interior de la empresa la solicitud de valeras se debe hacer
en gestión logística con previa autorización por las respectiva dirección,
diligenciando el formato “servicio de transporte de taxis por valeras”, que se
encuentra en la oficina de secretaría de gerencia.

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Con relación a los anticipos…

¿Qué se debe hacer antes de solicitar un anticipo?

¿Por quién deben estar firmados los anticipos?

¿Bajo que conceptos se solicita un anticipo?

¿Cuál es la ruta para acceder al formato de solicitud de anticipos y
legalización de anticipos?


Respuesta:

Solicitar un consecutivo a Ángela Gaviria Rojas o Eugenia Barrera Ortiz
en Financiera.

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Respuesta:

El Director de cada Unidad.


Respuesta:

Transporte: el cual está sujeto a una programación mensual de docentes y
líderes.

Gastos de viaje.

Compras a proveedores.


Respuesta:

Ingresar al Crisol, allí buscar el Sistema de Gestión de Calidad,
posteriormente ubicar los procesos de apoyo/Gestión de Recursos y
se buscan los formatos que tengan la codificación GR-GF y son los
identificados con el código 10 (para solicitud de anticipos) y 11 (para la
legalización de anticipos).


Con relación a la Caja Menor…

¿Como se debe legalizar una compra de bienes o servicios por caja
menor?

¿Si al hacer una compra con fondos de caja menor te expiden un
recibo en forma minerva que se debe hacer?

¿En qué tiempo se debe legalizar con la factura el recibo de caja
menor?


Respuesta:

Se debe entregar la factura (personas del régimen común), o cuenta de
cobro acompañada de RUT (personas régimen simplificado), al
responsable del fondo de caja menor, para que éste proceda a destruir
el recibo temporal firmado al momento de la entrega del dinero, y
devolver efectivo si es del caso.

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Respuesta:

Solicitar el RUT y si no lo tienen, tomar los datos de quien se adquieren los
bienes o servicios: nombres y apellidos completos, cedula, dirección y
teléfono, descripción de la operación y el valor total.


Respuesta:

Al día siguiente de la compra del bien o servicio.


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