presentation made to the managers of a pharma firm on my thoughts of a new Project Management Office to be set up. They specifically asked What do you understand by PMO following PMI guidelines...

1. Implementando una PMO
siguiendo PMI.
Implementing a PMO
following PMI.
ANA E.TAMEZ

2. PMO:
Project
Management
Office
– “a management structure that standardizes the
project-related governance processes and facilitates
the sharing of resources, methodologies, tools, and
techniques”
(PMBOK)
– “a group or department within a business, agency or
enterprise that defines and maintains standards for
project management within the organization.The PMO
strives to standardize and introduce economies of
repetition in the execution of projects.The PMO is the
source of documentation, guidance and metrics on
the practice of project management and execution.
(Wikipedia)
Según otras fuentes

3. PMO:
Project/ Program/
Portfolio
Management
Office
– PMO existe para apoyar al Equipo Directivo a
cumplir sus objetivos estratégicos.
– Apoya la implementación de iniciativas
estratégicas (portafolio).
– Asegura que la compañía obtiene valor de las
tareas, proyectos, programas y portafolios.
– Consultor interno a la dirección.
– Información en tiempo y forma
– Iniciativas que cumplan (deliver)
Según Ana (experiencia y expertos)
idea
valuación
(biz case)
selección
ejecución
y control
beneficios
(valor)

4. WHAT
HOW
WHY
Golden Circle,
Simon Sinek’s

5. PMO
standari
ze
support
governinform
assure
people
Functions
Today… silos
After... a COE

6. En forma
práctica…
Lo que muchas veces
ocurre con PMOs
– Reportes
– Presupuestos (t - $)
– KPI Métricas
– Metodología (checkboxes)
– Cursos obligatorios (training)
– Reuniones y avances
Foco en herramientas y
procesos (how y what)

7. En forma
práctica…
– Reportes
– Presupuestos (t - $)
– Métricas
– Metodología (checkboxes)
– Cursos obligatorios (training)
– Reuniones y avances
Lo que quiero que ocurra con
esta PMO
– Sinergias y organización de
recursos
– Prioridades
– Valoración (gate keeper)
– Centralizar mejores prácticas
(adaptar) y aprendizajes
– ⬇obstáculos para proyectos
– ⬆calidad y valor (resultados)
Foco en agregar valor a la
estrategia del negocio
(why) y mejorar el ROI

9. Aterrizando…
plan para PMO
(general y basado
en información
hasta el momento)
30 días
- ¿Proyectos actuales?
- ¿Stakeholders y PMs? (Comunicación)
- ¿Conecta con estrategia?
Þ Evaluación de status y riesgos
Þ Plan-propuesta prioridades y
comunicación a directiva stakeholders
Þ Organizar en programas¿?

10. Aterrizando…
plan para PMO
(general y basado
en información
hasta el momento)
60 días
- Definir why de esta PMO (charter ¿?)
- Proceso inicial de aprobación y
priorización según la estrategia general
- Formatos críticos y feedback (KISS)
- Procesos clave para gestión de proyectos
Þ Formatos para proyectos (templates)
Þ Guía para priorizar proyectos y tareas
Þ Logros rápidos (quick wins)por sinergias

11. Aterrizando…
plan para PMO
(general y basado
en información
hasta el momento)
90 días
- Dashboards y formatos estandar (HQ)
- Project plan y métricas KPI a seguir en los
proyectos principales (elección con CoE)
- Capacitaciones
Þ Track agregado de proyectos y pipeline
Þ Resultados o cambios en gestión si hay*
Þ Modelo para compartir conocimiento

12. Other success
factors…
To discuss and agree…

13. Implementando una PMO
siguiendo PMI.
Implementing a PMO
following PMI.
ANA E.TAMEZ