Este conjunto de herramientas tiene como objetivo ayudar a los beneficiarios de los fondos de la UE para las acciones exteriores a cumplir con las condiciones para la gestión financiera establecidos en los contratos para las acciones exteriores financiadas por la UE.

1. A.Marchena.L
Herramientas De Gestión Financiera
Para Beneficiarios De Fondos De La Unión Europea
En El Marco De Las Acciones Exteriores
Contenido
LISTA DE CONTROL INTERNO ......................................................................................................................... 2
LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 8
LISTA DE CONTROL DE LAS CONTRATACIONES.............................................................................................. 12
LISTA DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN FINANCIERA ............................................................................ 16
Al concluir la Auditoría preparar el informe Financiero con la correspondiente Conciliación del Efectivo ......... 18

2. A.Marchena.L
LISTA DE CONTROL INTERNO
Sí No N/A Observaciones / Notas
A. LISTA DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS ÉTICOS
A1 ¿Tiene su organización un código de conducta para el personal que promueva la
integridad y los comportamientos y valores éticos?
A2 Este código de conducta para el personal:
- ¿prohíbe los conflictos de intereses?
- ¿prohíbe aceptar pagos, regalos o cualesquiera otras ventajas de los
proveedores actuales o potenciales?
- ¿prohíbe utilizar los activos del proyectos para fines distintos de los del
proyecto?
- ¿prohíbe cualquier otro comportamiento poco ético?
A3 ¿Existen medidas que garanticen el cumplimiento del citado código de conducta,
con medidas disciplinarias en caso de infracción?
RECURSOS HUMANOS
A4 Su organización ¿tiene un sistema de evaluación permanente del personal?
A5 ¿Hay un plan de desarrollo y formación del personal?
A6 Como parte de sus procedimientos de contratación de personal, ¿se han
adoptado medidas para evaluar la competencia de los candidatos?
A7 ¿Existen medidas para garantizar que se conserva al personal competente y se
le mantiene motivado?
A8 Los procedimientos de salida del personal ¿garantizan la correcta transmisión de
la información y de los documentos, así como la cancelación de las contraseñas
y derechos de acceso?
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
A9 ¿Existe un organigrama actualizado?
A10 ¿Existe una descripción clara y por escrito de las funciones para cada
puesto/empleado/ejecutivo?
A11 Estas descripciones ¿evitan posibles solapamientos de funciones?
A12 ¿Existe un manual de operaciones detallado y/o un manual del proyecto?
A13 El manual de operaciones y/o el manual del proyecto ¿incluyen lo siguiente?
- el organigrama
- la descripción de las tareas y responsabilidades de los diferentes puestos
- el proceso y los procedimientos de contratación
- los procedimientos de gestión de activos
- los procedimientos de notificación de tiempos y gastos
- los procedimientos de gestión de la tesorería
- las políticas y procedimientos contables y el proceso de información financiera
- los procedimientos de seguimiento del presupuesto
- la lista de gastos admisibles / no admisibles, junto con la lista de gastos no
elegibles
A14 Su personal asignado al proyecto ¿está convenientemente informado de la
existencia del manual de operaciones/manual del proyecto?
B. FIJACIÓN DE OBJETIVOS
B1 El manual del proyecto ¿describe claramente los objetivos y actividades del
proyecto?
B2 El proceso de elaboración del presupuesto ¿garantiza lo siguiente?
- que existe un vínculo claro entre las actividades planificadas y los costes del
proyecto
- que los supuestos utilizados son plausibles

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- que todas las partidas de gastos están correctamente clasificadas y que ni su
descripción ni su contenido se prestan a malentendidos
- que no hay un solapamiento entre las rúbricas y partidas presupuestarias
- que las cantidades indicadas en el presupuesto son claras y no se prestan a
malentendidos
- que las estimaciones de precios utilizadas son razonables
B3 ¿Se comparan los presupuestos, siquiera trimestralmente, con las cifras reales, y
se analizan debidamente las eventuales divergencias?
C. GESTIÓN DE RIESGOS
C1 ¿Existe un proceso para detectar los principales riesgos del proyecto (incluidos
los riesgos financieros), así como su probabilidad de ocurrencia y su impacto
potencial?
C2 ¿Existe un plan o proceso destinado a paliar/reducir/responder a dichos riesgos?
C3 Dicho plan ¿está documentado por escrito?
D. ACTIVIDADES DE CONTROL
SEPARACIÓN DE FUNCIONES
D1 Su organización ¿ha adoptado medidas para garantizar una separación de
funciones entre las siguientes tareas?
- custodia de los activos y tareas de verificación
(ejemplo: custodia del dinero en efectivo frente al arqueo de caja)
- tareas de gestión y tareas de autorización
(ejemplo: realización de los procedimientos de contratación frente a la
autorización del contrato con un proveedor)
- tareas de gestión y tareas de contabilidad
(ejemplo: aprobación de las facturas de compra frente al registro contable de
dichas facturas)
- tareas de contabilidad y tareas de pago
(ejemplo: elaboración de las órdenes de pago frente a la firma de la orden de
pago bancaria)
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
D2 Para todas las funciones que tienen un impacto en las transacciones financieras,
¿existe un procedimiento de revisión y control a cargo de un empleado de nivel
más alto que el empleado que realiza la tarea?
GESTIÓN DE ACTIVOS - ACTIVOS DE INVERSIÓN
D3 ¿Existe un registro de activos fijos?
D4 Dicho registro ¿incluye, para cada activo, una descripción única y un número de
identificación único?
D5 Dichos números de identificación ¿están materialmente pegados a los propios
activos?
D6 El citado registro ¿indica el valor de coste de cada activo, de acuerdo con las
facturas de compra, así como la referencia a la factura de compra?
D7 El citado registro ¿indica la ubicación del activo y/o el departamento o persona
responsable del mismo?
D8 El registro de activos fijos ¿se concilia periódicamente con los registros contables
del Libro Mayor (como mínimo una vez al año)?
D9 Los activos consignados en el registro de activos fijos ¿se inspeccionan
periódicamente para verificar su existencia y condición material (como mínimo
una vez al año)?
D10 Estas inspecciones ¿corren a cargo de personas distintas de las personas que
custodian tales activos?
D11 Las personas responsables de un activo ¿han firmado un acta de
responsabilidad con relación al activo en cuestión?
GESTIÓN DE ACTIVOS - VEHÍCULOS
D12 Su organización ¿lleva libros de registro para cada vehículo?

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D13 En estos libros de registro, ¿se hace un seguimiento de lo siguiente?
- el kilometraje realizado diariamente, con indicación de los trayectos cubiertos
- el combustible utilizado en el vehículo
- los bienes fungibles (neumáticos, filtros, lubricantes, etc.) utilizados para el
vehículo
D14 Estos libros de registro ¿se revisan regularmente (como mínimo una vez al
mes)?
D15 La revisión de estos libros de registro ¿incluye lo siguiente?
- una comprobación de la razonabilidad de los viajes consignados
- una comparación con el cuentakilómetros del vehículo
- una comprobación de la razonabilidad del consumo medio efectivo de
combustible del vehículo
- una comprobación de la razonabilidad de los bienes fungibles?
(Neumáticos, filtros, lubricantes, etc.)
GESTIÓN DE ACTIVOS - BIENES FUNGIBLES
D16 ¿Existe un inventario permanente de los bienes fungibles?
D17 Dicho inventario ¿indica, para cada artículo, lo siguiente?
- la descripción o referencia únicas del artículo
- las cantidades de las entradas de inventario (compras), con referencia a la
factura o recibo de compra
- las cantidades de las salidas de inventario (consumo), con la referencia de la
solicitud
- el equilibrio teórico del inventario en todo momento
D18 Para cada salida del inventario permanente, ¿se extiende una solicitud? ¿Están
numeradas estas solicitudes? ¿Requieren aprobación?
D19 ¿Existen controles materiales regulares del inventario (que incluyan el 100 % de
los activos como mínimo una vez al año)?
D20 Estos controles materiales del inventario ¿corren a cargo de personas distintas
de la persona encargada de custodiar los activos?
D21 La conciliación de los inventarios permanentes ¿corre a cargo de personas
distintas de la persona encargada de custodiar los activos?
D22 Estos inventarios permanentes ¿se concilian regularmente con el saldo del Libro
Mayor, de acuerdo con los registros contables?
GESTIÓN DE ACTIVOS - OTROS ASPECTOS
D23 Si hay activos arrendados, ¿están sujetos a las mismas medidas de control
aplicables a sus propios activos?
D24 ¿Hay en las cuentas una lista detallada de todos los anticipos y partidas
transitorias?
D25 Dicha lista ¿se concilia regularmente con el saldo del Libro Mayor de acuerdo
con los registros contables (como mínimo una vez al mes)?
D26 ¿Se revisa regularmente esa lista para detectar los importes vencidos, y se
adoptan rápidamente medidas para eliminar tales importes?
GESTIÓN DE TIEMPOS Y NÓMINAS
D27 Su organización ¿tiene un sistema de fichas de presencia?
D28 Dichas fichas de presencia:
- ¿Las elaboran los propios empleados?
- ¿Se elaboran con la suficiente periodicidad (semanalmente, bisemanalmente o
mensualmente)?
- ¿Se elaboran en tiempo oportuno (es decir, como muy tarde dos días después
de que finalice el periodo de referencia)?
- ¿Se concilian con el número total de horas trabajadas por el empleado en
cuestión?
- ¿Son revisadas/aprobadas por el superior directo del empleado en cuestión?
D29 ¿Se llevan al día los registros del personal?
D30 Las decisiones de contratar, promocionar o despedir a los miembros del personal

5. A.Marchena.L
¿son supervisadas por algún administrador sin funciones de pago o contables?
D31 La preparación de las nóminas ¿se delega en alguna persona, unidad o
proveedor de servicios conocedores de la normativa en materia social y fiscal?
D32 Las comunicaciones de información relacionada con el personal
(remuneraciones brutas, contrataciones, despidos, etc.) dirigidas al responsable
de elaborar la nómina ¿están sujetas al control de un administrador sin funciones
de pago o contables?
D33 Los pagos de las nóminas (incluidos las cotizaciones a la seguridad social, las
retenciones fiscales y otros pagos relacionados con la nómina) ¿son
comprobados por un administrador sin funciones de pago o elaboración de
nóminas?
GESTIÓN BANCARIA Y DE TESORERÍA
D34 ¿Ha abierto alguna cuenta bancaria específica dedicada exclusivamente al
proyecto?
D35 ¿Todos los pagos requieren dos firmas?
D36 Las personas que tienen su firma reconocida en las cuentas bancarias ¿son
distintas de las que realizan los asientos contables del banco, preparan los
pagos o se encargan de las conciliaciones bancarias?
D37 Los saldos bancarios que figuran en los registros contables ¿se concilian
frecuentemente con los estados de cuenta bancarios (semanalmente, por
ejemplo)?
D38 Estas conciliaciones bancarias ¿corren a cargo de una persona distinta del
tenedor de libros?
D39 ¿Se realiza, siquiera trimestralmente, una conciliación del flujo de caja que cubra
todos los movimientos de fondos del proyecto?
D40 En el momento del pago, ¿se sellan todas las facturas y vales con la palabra
«PAGADO» para evitar la duplicación de los pagos?
CHEQUES
D41 Los pagos con cheque ¿se limitan a los casos en que no es posible el pago por
transferencia bancaria?
D42 Los talonarios de cheques ¿se guardan en un lugar seguro y permanentemente
bajo llave?
D43 Los talonarios de cheques ¿están sujetos al control de una persona distinta del
tenedor de libros?
D44 ¿Está prohibida la práctica de firmar cheques en blanco?
D45 Cuando se realizan pagos con cheque, ¿siempre se conserva y archiva una
fotocopia del cheque firmado?
GASTOS MENORES
D46 Los pagos en efectivo ¿se limitan siempre a los casos en que no son posibles los
pagos por transferencia bancaria o cheque? ¿Se limitan siempre a pequeñas
cantidades?
D47 El dinero en efectivo destinado a cubrir gastos menores ¿se limita siempre a
pequeñas cantidades?
D48 El efectivo en caja ¿se guarda en un lugar seguro y permanentemente bajo
llave?
D49 El acceso al dinero en efectivo ¿está limitado al cajero? ¿Es el cajero una
persona distinta de las personas que realizan los asientos contables y/o las
conciliaciones de caja?
D50 ¿Se lleva al día un registro de gastos menores?
D51 El registro de gastos menores ¿se concilia frecuentemente con el importe de
dinero en efectivo que hay materialmente en caja? Esta comprobación ¿corre a
cargo de una persona distinta del cajero?
D52 Los movimientos y saldos recogidos en el registro de gastos menores ¿son con
frecuencia objeto de una conciliación realizada por una persona distinta del
cajero?
D53 ¿Se extiende un comprobante de pago por cada desembolso? Cada

6. A.Marchena.L
comprobante de pago, ¿recibe la aprobación de una persona distinta del cajero?
¿Se verifica siempre la identidad del beneficiario (mediante sus documentos de
identidad, por ejemplo)? ¿Se le pide siempre que firme un acuse de recibo de
los fondos?
E. COMUNICACIÓN, INFORMACIÓN, LOGÍSTICA Y SEGURIDAD
E1 ¿Existen procedimientos que garanticen que toda la documentación con algún
impacto financiero se transmite inmediatamente al departamento de
contabilidad?
E2 ¿Están todos los ordenadores y servidores protegidos por un sistema de
seguridad de datos actualizado (anti-virus/cortafuegos/anti- spam)?
E3 ¿Se usan códigos o contraseñas de acceso para todas las aplicaciones que
entrañan un riesgo, como los sistemas de contabilidad o pago?
¿Dispone su organización de una lista actualizada de todas las personas que
tienen derechos de acceso a estas aplicaciones?
E4 ¿Se realizan copias de seguridad de los datos electrónicos con cierta
frecuencia? ¿Se guardan estas copias en un lugar seguro?
E5 En caso de pérdida de datos electrónicos debido a una avería del ordenador, ¿le
permitirían dichas copias de seguridad restaurar los datos rápidamente?
E6 ¿Se aplican medidas de seguridad para proteger los ordenadores del proyecto
frente a posibles robos?
E7 ¿Está debidamente controlado el acceso a las instalaciones, y en particular a
aquellas en que se guardan los documentos y datos financieros?
E8 Prohibido el acceso a persona no familiarizada con el proyecto?
E9 ¿Existe un índice de archivo actualizado?
E10
¿Están cada documento, carpeta o caja de archivo etiquetados con una
referencia vinculada a ese índice de archivo?
E11 Los documentos del proyecto ¿están archivados en un lugar protegido frente a
posibles incendios o inundaciones?
E12 Las condiciones del archivo ¿permiten evitar que los documentos se deterioren
con el paso del tiempo, y como mínimo durante un periodo de siete años a partir
de la fecha del pago del saldo final del proyecto o programa?
F. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
F1 La gerencia ¿revisa regularmente los controles internos del proyecto, así como
cualquier cambio que se introduzca en ellos?
F2 La gerencia ¿ha adoptado medidas de seguimiento con respecto a:
- informes de auditoría interna
- informes de auditoría externa
con el fin de remediar todas las deficiencias detectadas?
G. ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN
(Si su organización coordina actividades de otras entidades / participantes /
socios del proyecto):
G1 Como organización coordinadora, ¿ha obtenido suficientes garantías sobre los
controles internos aplicados por otros socios del proyecto?
G2 ¿Obtiene y revisa con regularidad los informes financieros del proyecto
elaborados por estos otros socios?
G3 ¿Compara regularmente estos informes financieros con los presupuestos, y
exige explicaciones a los participantes/socios en caso de que haya divergencias
significativas?
G4 ¿Comprueba los informes financieros presentados por los socios del proyecto
por lo que se refiere a los justificantes adjuntos?
G5 En caso afirmativo, en qué medida? (¿el 100 %? ¿mediante un muestreo?)
G6 ¿Realiza controles sobre el terreno del trabajo de los participantes/socios que
usted coordina?

7. A.Marchena.L

8. A.Marchena.L
LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Cumple
Si No N/A
Observaciones /
Notas
A. CONTRATOS Y SUBVENCIONES
A1 Expediente de licitación, documentación de la convocatoria de propuestas,
especificaciones técnicas, instrucciones a los licitadores, pliego de condiciones y
otros documentos similares
A2 Copia de las publicaciones realizadas
A3 Copia de las invitaciones enviadas a los participantes, incluido el comprobante
del envío o el acuse de recibo
A4 Si se envía a los participantes más información sobre la licitación, copia de esa
información adicional, así como la prueba de su envío simultáneo a todos los
participantes
A5 Ofertas técnicas y financieras recibidas de todos los licitadores participantes,
incluidos los licitadores no elegidos
A6 Factura proforma - Nota (1)
A7 Informe de la apertura de plicas firmado y lista de control adjunta
A8 Informe de evaluación firmado y lista de control adjunta
A9 Declaraciones de objetividad y confidencialidad firmadas por las personas que
elaboran el expediente de licitación, y declaraciones de imparcialidad y
confidencialidad firmadas por los miembros de los comités de apertura de plicas
y evaluación
A10 Propuesta de adjudicación del contrato - Nota (2)
A11 Carta de aprobación de la adjudicación del contrato firmada por el Director de la
Delegación de la UE - Nota (2)
A12 Cartas de notificación de los resultados de la licitación a los licitadores elegidos y
no elegidos
B. CONTRATACIÓN
B1
Contrato de suministro, servicios u obras firmado con el proveedor/el prestador
de servicios /el contratista
B2 Contrato de subvención firmado con el beneficiario - Nota (3)
B3 Copia de la garantía bancaria y otras garantías, cuando así lo establezca el
contrato
C. EJECUCIÓN
C1 Documentos de entrega, preferentemente procedentes de una tercera parte (por
ejemplo, albarán del proveedor, documentos de transporte o documentos
aduaneros en el caso de bienes importados)
C2 Si las normas de origen se aplican a la acción, certificado oficial de origen de los
suministros
C3 Actas de recepción provisional o definitiva de los suministros
C4 Certificados de recepción provisional o definitiva de las obras
C5 Informe sobre los servicios prestados, debidamente aprobado y fechado
C6
Informe de ejecución de la subvención, debidamente aprobado y fechado - Nota
(3)
C7 Factura(s) oficial(es) del proveedor, expedida(s) con arreglo a las leyes y normas
del país del proveedor - Nota (4)
C8 Nota(s) de crédito, si procede - Nota (5)
C9 Las facturas o notas de crédito obtenidas ¿muestran al menos la siguiente
información?
- Nombre oficial completo y domicilio social del proveedor, así como sus datos de
contacto (teléfono, fax, correo electrónico, sitio web, etc.)

9. A.Marchena.L
- Número de registro oficial del proveedor en el país en el que esté establecido
(por ejemplo, número de registro comercial, número de IVA, etc. )
- Número de la cuenta bancaria del proveedor
- Identificación de la Entidad a la que se envía la factura
-Identificación del proyecto o programa a los que se refiere la factura
- Descripción detallada (lista) de los artículos vendidos y precios unitarios
- En caso de que la factura se refiera a ciertos artículos específicamente
identificables, los números de identificación únicos de dichos artículos - Nota (6)
- Importe total que debe pagarse, con indicación de la moneda y con el importe
del IVA u otros impuestos sobre las ventas indicados por separado
D. DINERO EN EFECTIVO Y DOCUMENTOS BANCARIOS
D1 Estados de cuenta bancarios oficiales emitidos por el banco para todos los
recibos y pagos
D2 Registro de gastos menores y vales para gastos menores
E. DOCUMENTOS DE PAGO
E1 Solicitudes de pago procedentes del proveedor - Nota (7)
E2 Estados de cuenta bancarios en los que figuren el beneficiario, el número de
cuenta y el importe abonado
E3 Copias de los cheques firmados (en caso de pago con cheques )
E4 En caso de pago en efectivo, el comprobante de pago, firmado por el
beneficiario, acusando recibo de los fondos
F. GASTOS PERSONALES
F1 Registro de personal, con todos los miembros de la plantilla y sus datos
relevantes (datos de identificación personal, dirección, estado civil, función,
cargo, etc.)
F2 Contratos de trabajo firmados y sus eventuales modificaciones
F3 Listado de las liquidaciones de sueldo para cada período de cálculo de las
nóminas
F4 Nóminas (expedidas a efectos fiscales y a efectos internos)
F5 Copia de las declaraciones a las autoridades competentes relativas a las
cotizaciones a la Seguridad Social, los seguros sociales, las nóminas con las
retenciones fiscales y, en general, cualquier otra declaración que deba
presentarse a las autoridades oficiales del país por lo que respecta a los pagos
obligatorios relacionados con las nóminas
F6 Comprobante del pago de los sueldos netos a los empleados
F7 Comprobante del pago a las autoridades nacionales competentes de todos los
impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social relacionados con las nóminas
F8 Vacaciones y otros permisos
F9 En caso de resolución del contrato de trabajo, la documentación relacionada con
las indemnizaciones por despido, la prueba de que son legales y no excesivas, y
la prueba de que se han abonado.
F10 En caso de pago de los gastos de miembros de la plantilla enviados en comisión
de servicio desde el país beneficiario u otras entidades:
- Lista de los miembros de la plantilla afectados
- Copia de los acuerdos relacionados con los pagos realizados
- Cálculo de los importes abonados
- Comprobantes de pago
G. GASTOS DE VIAJE Y MISIÓN REEMBOLSABLES
G1 Orden de misión aprobada por la persona competente, con indicación de la fecha
y lugar de la misión, así como de la persona enviada en misión - Nota (8)
G2 Informe de misión aprobado - Nota (9)

10. A.Marchena.L
G3 Informe de gastos aprobado - Nota (10)
G4 Facturas de transporte
G5 Talón del billete u otros billetes de transporte - Nota (12)
G6 Facturas de hotel y otras facturas relativas a otros gastos en el lugar de misión -
Nota (13 )
G7 Listas firmadas de asistencia a formación - Nota (14)
H. ACTIVOS
H1 Registro de los activos de inversión
H2 Listas de inventario e inventarios permanentes
H3 Solicitudes aprobadas de egreso de bienes de los inventarios permanentes
H4 Lista de los vehículos cuyos costes de funcionamiento se sufragan con cargo al
proyecto
H5 Libros de registro de los vehículos
H6 Registro de los activos arrendados
H7 Acta de transferencia de propiedad del equipo al país beneficiario
I . CONTABILIDAD
I1 Cuentas del Libro Mayor y balances de comprobación
I2 Todos los tipos de conciliación contable, como por ejemplo:
- Conciliaciones bancarias
- Arqueos y conciliaciones de caja chica
- Listas de inventario físico
- Análisis y conciliación de cada cuenta de activos o pasivos, incluido el análisis
del contenido de la cuenta
I3 Informes financieros de los socios del programa u otras entidades implicadas en
la aplicación del programa
J. OTROS
J1 Prueba de que se respeta la obligación de visibilidad de la UE (por ejemplo, fotos
de los vehículos con el logotipo de la UE, fotos de los locales con paneles de la
UE, etc.)
J2 Si el proyecto tiene litigios pendientes, expediente judicial de cada litigio, con las
cartas judiciales, las resoluciones judiciales y otros documentos pertinentes
conexos
NOTAS
 -En el caso de determinados contratos de suministro, es una práctica frecuente que el proveedor presente su oferta en forma
de factura proforma.
 contrato por el Jefe de la Delegación de la UE.
 -En caso de subvenciones en cascada en el marco del proyecto o programa.
 -Le rogamos tenga en cuenta que se trata de la factura oficial y no de la factura proforma (una factura proforma no es una
factura oficial, sino tan sólo una oferta de precio).
 -Una nota de crédito es una factura oficial con una cantidad negativa. Las notas de crédito se utilizan generalmente cuando es
necesario corregir un importe ya facturado.
 -Por ejemplo, el número de serie del vehículo en el caso de la compra de un vehículo, o el número de matrícula del vehículo
en caso de repostaje de gasolina del vehículo.
 -En caso de que no se extienda ninguna factura, solicitudes de anticipos, por ejemplo.

11.  -Una orden de misión es un documento que autoriza a un miembro de la plantilla a realizar una tarea específica durante un
periodo definido y en un lugar determinado distinto de su lugar de trabajo habitual. El objeto de una orden de misión es
demostrar que la misión ha sido debidamente autorizada y redunda en interés del proyecto.-
 Un informe de misión es un documento elaborado por la persona que ha llevado a cabo la misión, donde se explican los logros
alcanzados. El propósito de un informe de misión es demostrar que el trabajo se ha realizado realmente y redunda en
beneficio del proyecto.
 -Un informe de gastos es una declaración elaborada por la persona que ha llevado a cabo la misión, en que se detallan sus
A.Marchena.L
solicitudes de reembolso con respecto a los gastos generados por la misión.
 -Estos documentos son una prueba de que el desplazamiento se ha efectuado realmente en caso de viaje por un medio de
transporte público distinto del avión (por ejemplo, tren o autobús).
 -No es preciso presentar las facturas del hotel y de otros gastos en el lugar de misión como justificantes si los gastos de misión
se reembolsan mediante dietas fijas. No obstante, puede ser útil conservarlas, dado que pueden utilizarse para demostrar la
presencia de la persona en el lugar de misión durante las fechas contempladas.
 -Las listas de asistencia firmadas pueden ser útiles para demostrar la presencia de los participantes en una sesión de
formación. Pueden utilizarse para justificar los gastos reembolsados a los asistentes a la formación. Pueden asimismo resultar
ser útiles para demostrar que la formación ha tenido efectivamente lugar.

12. A.Marchena.L
LISTA DE CONTROL DE LAS CONTRATACIONES
Sí No N/A Observaciones/Notas
A. PLANIFICACIÓN
A1 ¿Ha elaborado una lista actualizada de las necesidades del proyecto en términos de
suministros, obras y servicios, con indicación de su naturaleza y de los importes y
plazos previstos?
A2 ¿Ha revisado las Condiciones Contractuales que regulan el proyecto para saber qué
procedimientos de contratación deben aplicarse? - Véase nota a)
A3 ¿Ha comprobado los siguientes puntos antes de lanzar el procedimiento de
contratación?
- el tipo de procedimiento que debe seguirse, teniendo en cuenta los suministros
necesarios y el importe correspondiente
(El cuadro anejo incluye un esquema de los tipos de procedimiento y los umbrales
aplicables)
- el momento en el que debe lanzarse el proceso de contratación, teniendo en cuenta
el tiempo previsiblemente necesario para completar el proceso - Véase nota b)
- Si está usted en uno de los casos específicos excepcionales en que se permite la
aplicación de un procedimiento negociado en vez de un procedimiento más complejo,
¿tiene una prueba escrita de las condiciones que permiten aplicar la excepción?
(Casos de emergencia, etc. Estos casos específicos excepcionales figuran en el
anexo IV de los contratos de subvención y en la PRAG).
A4 ¿Ha analizado las bases legales del instrumento financiero en el marco del cual se
financia el proyecto para determinar las condiciones de elegibilidad (por lo que se
refiere a la nacionalidad de los proveedores/contratistas y al origen de las
mercancías)? Véase nota c)
A5 Si tiene previsto acogerse a una excepción de las normas de nacionalidad u origen,
¿ha obtenido un permiso por escrito del Órgano de Contratación para aplicar dicha
excepción?
A6 ¿Ha analizado las Condiciones Contractuales aplicables al proyecto para comprobar
si la adjudicación de determinados contratos debe someterse a un control ex ante por
la Delegación de la UE competente?
A7 Al preparar la documentación de la licitación, ¿ha hecho referencia a los distintos
modelos disponibles
A8 En caso de duda sobre algún punto de la lista de control, ¿ha consultado al Órgano
de Contratación?
B PREPARACIÓN DE LA OFERTA
B1 ¿Ha preparado la documentación y/o instrucciones de la licitación para uso de los
licitadores de forma que:
- incluyan el pliego de condiciones y las especificaciones técnicas del contrato
(especificación de los bienes, servicios u obras contratados, requisitos técnicos y de
calidad, plazos y cantidades de entrega, etc.)?
- especifiquen quiénes pueden optar a la licitación (normas de nacionalidad, etc.)?
- especifiquen los orígenes elegibles de los bienes, con indicación de lo que se
entiende por «origen» y la clase de pruebas exigidas?
- especifiquen los documentos que los candidatos tendrán que facilitar para
demostrar que no están incursos en ninguna de las situaciones de exclusión del
contrato? Véase nota d)
- especifiquen la información y los documentos que los candidatos tienen que facilitar
para demostrar su capacidad técnica y financiera?
- especifiquen la forma y el contenido necesarios de las ofertas técnica y financiera
que deben presentar los candidatos?
- especifiquen los plazos y el lugar en que deben presentarse las ofertas?
- especifiquen los criterios de exclusión, selección y adjudicación que se utilizarán
para la evaluación de las ofertas?
B2 La documentación de la licitación:
- ¿presenta las especificaciones técnicas y administrativas de forma que no haya

13. A.Marchena.L
obstáculos injustificados al acceso de determinados candidatos?
- ¿garantiza que todos los candidatos serán tratados en pie de igualdad?
- ¿fija el plazo (fecha y hora) para la presentación de las ofertas de manera que todos
los candidatos dispongan de tiempo suficiente para preparar y presentar sus ofertas?
B3 Los criterios de selección y adjudicación:
- ¿se fijan en la fase preparatoria de la licitación?
- ¿son objetivos, precisos y no discriminatorios?
- ¿garantizan que el contrato se adjudicará a la oferta económicamente más
ventajosa?
(precio más bajo o mejor relación calidad/precio, según el tipo de contrato que deba
adjudicarse)
- si la adjudicación debe hacerse con arreglo al método de mejor relación
calidad/precio, ¿se ha establecido una fórmula precisa para ponderar las
puntuaciones de los diferentes criterios de evaluación?
B4 Todas las personas que preparan la licitación ¿han asumido por escrito su
compromiso de objetividad y confidencialidad?
B5 ¿Se ha constituido un comité de apertura y evaluación de plicas (o, en su caso, dos
comités separados) que garantice lo siguiente?
- que el o los comités están integrados por varios miembros
- que los miembros del comité o comités han sido designados formalmente y sus
responsabilidades (presidente/miembro) se han definido adecuadamente
- que los miembros del comité o comités son independientes entre sí y de los
candidatos, y no se encuentran en una situación de conflicto de intereses
C. PUBLICACIÓN Y/O CONVOCATORIAS
C1 En caso de que lo exija el procedimiento, ¿se ha publicado un anuncio de licitación?
(en el cuadro adjunto se recoge un esquema de los distintos tipos de procedimiento)
C2 Si el anuncio ha aparecido en distintos medios, ¿se han producido simultáneamente
todas esas publicaciones?
C3 Si se han enviado a los candidatos convocatorias o documentos relacionados con la
licitación, ¿se han enviado simultáneamente a todos ellos?
C4 ¿Dispone de instrucciones o procedimientos para uso de su personal que precisen
cuáles son los contactos permitidos y los no permitidos con los candidatos durante el
procedimiento de licitación?
C5 Si se envían precisiones a los candidatos durante el procedimiento de adjudicación,
¿son tales precisiones idénticas y se envían simultáneamente a todos los
candidatos? (ejemplo: respuestas a solicitudes de precisiones procedentes de los
candidatos, etc.).
Cuando se publican precisiones en los medios de comunicación, ¿aparecen en los
mismos medios en que se había publicado inicialmente el anuncio de licitación?
D. RECEPCIÓN Y APERTURA DE PLICAS
D1 Todas las ofertas recibidas ¿se registran de forma inmediata y se mantienen
cerradas hasta la fecha de la apertura de plicas?
D2 ¿Se han adoptado medidas para garantizar la confidencialidad e integridad de las
ofertas?
(¿se guardan, por ejemplo, las ofertas bajo llave, y el acceso a ellas está limitado a
las personas habilitadas, etc.?)
D3 ¿Se abren todas las ofertas simultáneamente y en presencia del comité de apertura
de plicas?
D4 ¿Se ha documentado por escrito el procedimiento de apertura de plicas?
D5 El acta de la sesión de apertura de plicas ¿menciona lo siguiente?
- la fecha y la hora de la sesión de apertura de plicas y las personas presentes
- la lista de las ofertas recibidas
- que todas las ofertas recibidas se han examinado para comprobar que están
completas y cumplen las especificaciones administrativas, así como para verificar la

14. A.Marchena.L
elegibilidad del licitador
- la lista de las ofertas que pasan a la fase de evaluación
- los eventuales problemas surgidos durante el proceso y la decisión adoptada al
respecto (ofertas recibidas fuera de plazo, etc.).
D6 Las actas de la sesión de apertura de plicas ¿han sido firmadas por todos los
miembros del comité de apertura de plicas?
E. EVALUACIÓN
E1 Los miembros de los comités de apertura y evaluación de plicas ¿han firmado una
declaración escrita de imparcialidad y confidencialidad?
E2 El procedimiento de evaluación de plicas ¿se ha documentado por escrito?
E3 ¿Se ha elaborado un informe de evaluación? ¿Menciona lo siguiente?
- la fecha y la hora de la sesión o sesiones de evaluación y las personas presentes
- la lista de las ofertas evaluadas
- la prueba de que todas las ofertas han sido examinadas para comprobar que no hay
razones para su exclusión
- la prueba de que todas las ofertas has sido examinadas para comprobar que el
licitador no está en una situación de conflicto de intereses ni obra en connivencia con
otros licitadores?
- la prueba de que la selección se ha efectuado conforme a los criterios de selección
y adjudicación predefinidos (¿incluye el informe de evaluación, por ejemplo, una lista
o cuadro detallados de las puntuaciones asignadas por los evaluadores a cada oferta
con arreglo a los criterios de selección predefinidos?)
- en el caso de que los criterios técnicos y financieros deban evaluarse por separado
(por ejemplo, según un método de doble sobre, con separación de las ofertas técnica
y financiera), la prueba de que la evaluación técnica ha sido independiente de la
evaluación financiera
- la conclusión del comité de evaluación sobre la adjudicación recomendada
- la prueba de que el presidente del comité ha comprobado que se han aplicado
correctamente los criterios predefinidos de selección y adjudicación del contrato
(que no hay errores materiales en el cálculo de las puntuaciones, etc.).
- los nombres y firmas de los evaluadores
- cualquier otra información que pueda ser necesaria para una ulterior verificación del
procedimiento de evaluación
E4 Las ofertas de los candidatos elegidos y no elegidos, así como cualquier otra
documentación pertinente ¿se han conservado convenientemente, para permitir un
control posterior?
F. ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS
F1 Los resultados del procedimiento ¿se han notificado por escrito al licitador elegido?
Estos resultados ¿se han notificado por escrito a los candidatos no elegidos tras
firmarse el contrato por las partes?
F2 En los casos en que es necesaria la aprobación ex ante de la Delegación de la UE
competente, ¿se ha obtenido esa aprobación por escrito antes de proceder a la firma
del contrato? Véase asimismo la pregunta A6.
F3 Cuando se exigen garantías de buen fin u otro tipo de garantías, ¿se han obtenido
dichas garantías?
¿Ha comprobado que esas garantías son válidas y cubren el periodo en cuestión?
F4 El licitador elegido ¿ha facilitado por escrito sus datos bancarios y los detalles
relativos a la identidad de su empresa?
F5 En el caso de que las normas de origen deban aplicarse a los suministros, ¿ha
informado claramente de ello al proveedor? ¿Le ha indicado que debe presentar un
certificado de origen oficial?
F6 Todas las informaciones del contrato celebrado con el proveedor/contratista ¿se
corresponden con las incluidas en la documentación de su oferta?

15. A.Marchena.L
G. OTROS
G1 En caso de que sea preciso introducir modificaciones posteriores en el contrato
celebrado con el proveedor/contratista, ¿respetan la información y las condiciones de
la oferta inicial y están debidamente justificadas por escrito?
G2 Si es usted el coordinador de un proyecto ejecutado por otras entidades o socios,
¿ha verificado que éstos han respetado las prácticas descritas en la presente lista de
control?

 Notas
 Si las Condiciones Contractuales que regulan la acción establecen que los procedimientos de adjudicación a seguir
deben ser los del país u organización beneficiarios, sólo deberá responderse a las preguntas de esta lista de
control en la medida en que sean aplicables a los procedimientos del país u organización beneficiarios en cuestión.
 Para completar el procedimiento de adjudicación, puede que deba usted dedicar algún tiempo a identificar a los
proveedores/contratistas potenciales, preparar el pliego de condiciones, enviar o publicar las convocatorias, recibir
y analizar las ofertas de los candidatos y preparar el contrato del proveedor/contratista elegido. Debe usted por lo
tanto lanzar todo el proceso con la debida antelación, para poder firmar el contrato y desarrollar las actividades
durante el periodo de ejecución de la acción.

16. A.Marchena.L
LISTA DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN FINANCIERA
Sí No N/A Observaciones / Notas
A. FORMA DEL INFORME FINANCIERO
A1 El informe financiero ¿está elaborado en la moneda especificada en las
condiciones contractuales? - Nota (a)
A2 El informe financiero ¿se ha presentado con arreglo a las mismas clasificaciones
del presupuesto aprobado?
A3 El informe financiero ¿presenta una comparación entre las cifras reales y las
presupuestadas?
Las partidas presupuestarias que figuran en el informe financiero ¿son las mismas
que las recogidas en el presupuesto aprobado?
A4 Si ha efectuado reajustes presupuestarios, ¿se atienen a las condiciones
contractuales del proyecto?
A5 El período cubierto por el informe financiero ¿es el mismo que el establecido en el
contrato firmado para el proyecto?
A6 El informe financiero ¿cubre todos los gastos del proyecto, incluidos los
cofinanciados por terceras partes distintas de la UE?
A7 Sólo para los presupuestos-programa: ¿refleja su informe financiero los gastos
según la fuente de financiación correspondiente?
A8 Si el proyecto incluye contribuciones en especie, ¿refleja su informe financiero el
valor real de estas contribuciones, separándolas de los gastos reales del
proyecto?
A9 ¿Ha examinado las condiciones contractuales del proyecto para comprobar si es
obligatorio el uso de un modelo de informe específico?
A10 En tal caso, ¿lo ha utilizado?
B. CONTENIDO DEL INFORME FINANCIERO
B1 El informe financiero ¿coincide, sin adiciones, omisiones o ajustes, con sus
registros contables?
B2 Si su informe financiero está elaborado en una moneda distinta de la moneda
funcional utilizada en sus registros contables, ¿se ha realizado la conversión de
acuerdo con las normas de conversión monetaria recogidas en las condiciones
contractuales del proyecto?
En los tipos más frecuentes de condiciones contractuales, la conversión se
realiza:
- en el caso de las subvenciones, aplicando la media aritmética de los tipos
InforEuro mensuales durante el periodo cubierto por el informe financiero
- en el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, al
tipo aplicado por el banco para la conversión de los fondos
- en el caso de los contratos de servicios, al tipo InforEuro del mes en el que se ha
extendido la factura
B3 Su informe financiero ¿recoge el importe de los intereses devengados por los
fondos de prefinanciación adelantados por el Órgano de Contratación?
B4 El informe financiero ¿recoge algún otro ingreso del programa (comisiones de la
oferta, garantías de mantenimiento de oferta no reembolsables, venta de activos,
etc.)?
B5 Si el informe financiero se elabora utilizando una plantilla de Excel, ¿ha
comprobado bien todas las fórmulas para asegurarse de que no hay en ellas
ninguna errata?
B6 ¿Ha realizado una conciliación del flujo de caja con los movimientos de fondos del
proyecto con relación al mismo periodo cubierto por su informe financiero? - Nota
(b)
B7 Si, en la fecha del informe financiero, el proyecto tiene activos o pasivos, ¿se
recogen éstos en un anexo del informe financiero (por ejemplo, mediante un

17. A.Marchena.L
balance o mediante cuentas fuera de balance en el caso de las cuentas de
orden)?
C. OTROS
C1 ¿Está cada asiento de los registros contables del proyecto respaldado por los
justificantes oportunos?
Le rogamos consulte la lista de control de documentos aneja al Módulo 2.
C2 Por cada gasto, ¿ha verificado usted lo siguiente?
- que el gasto está contemplado en el presupuesto (contractualmente) aprobado
de la acción
- que el gasto es necesario para la ejecución de la acción
- que el gasto se ha realizado durante el periodo de ejecución de la acción, tal y
como figura en el contrato - Nota (c)
- que el gasto se ha consignado en el registro contable de su organización
- que el gasto no ha sido ya financiado en un marco distinto del que financia la
acción en cuestión (no
hay doble financiación)
- si el gasto aparece expresado en una moneda distinta de la moneda funcional de
la acción, ¿se ha realizado la conversión monetaria con arreglo a las normas
monetarias especificadas en las condiciones contractuales del proyecto (véase
asimismo la pregunta B2)?
C3 ¿Ha comprobado, por cada línea presupuestaria, que sus gastos reales no
sobrepasan los contemplados en el presupuesto aprobado?
C4 ¿Ha comprobado que ninguno de los gastos incluidos en el informe financiero
incluye el IVA u otros impuestos, excepto si se cumplen a la vez las siguientes
condiciones?
- puede usted demostrar que no está en condiciones de reclamar estos impuestos
del gobierno local en cuestión, y
- el instrumento y reglamento financieros aplicables a la acción autorizan la
cobertura de impuestos
C5 Si usted tiene dudas sobre si el instrumento y reglamento financieros aplicables a
la acción autorizan la cobertura de impuestos, ¿se ha puesto en contacto con el
Órgano de Contratación o la Delegación de la UE competente?
C6 ¿Ha comprobado que ninguno de los gastos incluidos en el informe financiero
entra en una categoría de gasto considerada no elegible de acuerdo con las
condiciones contractuales del proyecto o programa?
C7 ¿Ha presentado todos sus informes financieros intermedios y finales al Órgano de
Contratación dentro de los plazos previstos en las condiciones contractuales del
proyecto?
Notas
 Se trata de la moneda contemplada en el convenio firmado con el Órgano de Contratación con relación
al proyecto. Debe asimismo coincidir con la moneda en que esté expresado el presupuesto aprobado.
 Véase el modelo de conciliación del flujo de caja que se adjunta al Módulo 6.
 Salvo los gastos relativos a informes finales, comprobación de los gastos, auditoría y evaluación de la
acción, que pueden realizarse posteriormente.

18. A.Marchena.L
Al concluir la Auditoría preparar el informe Financiero con la
correspondiente Conciliación del Efectivo
CONCILIACIÓN CON EL FLUJO DE CAJA
NOMBRE DEL PROYECTO: ____________________
PERIODO CUBIERTO POR LA CONCILIACIÓN: DE (fecha) A (fecha)
Descripción
Importe
en
moneda(2)
Importe
en EUR
A. Saldos de apertura (de caja y bancario):
Banco (nombre), número de cuenta ……………….
Banco (nombre), número de cuenta ……………….
Efectivo en caja
Total caja + bancos al comienzo del periodo
B. Recepción de fondos:
Anticipos / pagos de la Comisión
Anticipos / pagos procedentes de otras fuentes (especificar)
Intereses percibidos
IVA recuperado
Ganancias por cambio de moneda
Otros (detallar)
C. Desembolso de fondos:
Gasto según el informe financiero correspondiente al periodo cubierto
Gastos bancarios
Impuestos sobre los intereses
IVA pagado
Pérdidas por cambio de moneda
Otros (detallar)
D. Saldo calculado (A+B-C)
E. Partidas de transacciones sin movimiento de efectivo (1)
Partida 1
Partida 2
Partida 3
Partida 4
F. Saldos finales (de caja y bancario)
Banco (nombre), número de cuenta ………………
Banco (nombre), número de cuenta ………………
Efectivo en caja
Total caja + bancos al final del periodo
G. Diferencia (D+/-E-F) (3)
 Cuando el Informe Financiero se elabore sobre la base del devengo contable, especifique las partidas de
conciliación sin movimiento de efectivo entre los ingresos y gastos registrados y los movimientos de efectivo
(depreciación y amortización, movimientos en las cuentas por pagar a proveedores, etc.).
 -Especifique la moneda utilizada.
 Si la diferencia no es igual a cero, explique por qué.

19. A.Marchena.L
Número de la Cuenta Bancaria: ___________________
Moneda de la Cuenta: ___________________
Conciliación a partir de (Fecha): ___________________
Fecha
Referencia del
vale Descripción
Importe en la moneda
de referencia
1
Balance según los registros contables del
proyecto
2
Partidas aún no debitadas o acreditadas
por el banco:
2.1.
Cheques emitidos, aún no debitados por el
banco:
2.2.
Pagos realizados, aún no debitados por el
banco
2.3.
Recibos registrados, aún no acreditados por el
banco
3
Partidas debitadas/acreditadas por el
banco, aún no registradas:
3.1. Intereses o cargas acreditados/debitados por el
banco, aún no registrados
3.2.
Importes debitados por el banco, aún no
registrados
3.3. Otros:
4 Balance según los extractos bancarios
Elaborado por: Nombre, cargo, fecha, firma
Aprobado por: Nombre, cargo fecha, firma