DEFINICIÓN DE UNA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

1. DEFINICIÓN DE UNA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
Función administrativa es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se
coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.
En la Administración podemos encontrar 5 funciones administrativas:
1. PLANEACIÓN: Función de la administración en la que se definen las metas, se fijan las
estrategias para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa básica que implica:
– el establecimiento de objetivos y
– el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos,
– apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los
recursos organizacionales.
Importancia de la planeación:
 Da sentido de dirección
 Facilita el control
 Reduce la incertidumbre
 Visualiza los cambios
Principales objetivos de la planeación:
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se
comparará el desempeño real contra los objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su
impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su
realización sea muy largo, confuso o tardado.
Tipos de planes:
• Planes por su ámbito de influencia
• Planes por su horizonte temporal
Planes por su ámbito de influencia:
• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización,
colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma
como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes
estratégicos.

2. Planes por su horizonte temporal:
• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y
corto plazo.
Planes por especificidad:
• Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a
interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.
2. ORGANIZACIÓN: Función de la administración que consiste en determinar qué tareas
hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a
quién y dónde se toman las decisiones
Organización formal
Organización formal significa casi siempre la estructura intencional de papeles en una
empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización como “formal” no
significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella. Si el
administrador organiza bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el que el
desempeño individual, tanto actual como futuro, contribuya con la mayor eficacia a alcanzar
las metas del grupo.
La organización formal debe de ser flexible. En las organizaciones más formales debe darse
cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las
preferencias y capacidades individuales.

3. Organización informal
La organización informal se puede describir como una red de relaciones personales y
sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen
espontáneamente a medida que las personas se asocian entre si.
Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianza o esferas de
influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.
DIVISIÓN ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO
Un aspecto importante de la organización es el establecimiento de departamentos. La
palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre
la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.
Un departamento, en el sentido más común del término, puede ser la división de producción,
el departamento de ventas, la sucursal de la costa occidental, la sección de investigación de
mercados, etc. También puede indicar relaciones jerárquicas.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
El diseño de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelación que
presentan los principios de organización al desarrollo del nuevo sistema. La finalidad de
estos principios ha sido guiar a los demás en la organización y en la forma de crear sistemas
de organización óptimos.
Las principales guías para el establecimiento de una correcta organización son:
 La organización debe ser una expresión de los objetivos.
 La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares debe ser requeridas
en lo posible.
 La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos
básicos de la organización.
 La máxima autoridad debe descansar en ejecutivo, el jefe más alto con líneas claras de
autoridad para cada uno dentro del grupo.
 La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones,
deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento, de todos los miembros del
grupo.
 La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados,
es absoluta.
 La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.
 Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar más de
cinco.
 Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su
autoridad y responsabilidad.
 Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas técnicas o
aplicaciones.

4. 3. INTEGRACIÓN DE PERSONAL: Consiste en ocupar con personas los puestos de la
estructura de la organización y en mantener esos puestos ocupados
Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para los puestos de la
organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos
necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro elementos el más variable,
cambiante y difícil de controlar es el ser humano; es importante hacer hincapié en: la
selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la automotivación
para el logro de metas cada vez más altas
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres deben poseer las
características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos
humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos
humanos. Puede ocurrir que en los altos niveles administrativos y directivos si exista cierta
adaptación de la función al hombre, pero en términos generales tratándose de los niveles
medios e inferiores, es lógico que el hombre se adapte a la función.
2. Provisión de elementos necesarios. La dirección debe estar consciente de los
elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su trabajo, debe
dotarse a cada miembro de la organización, de los elementos administrativos necesarios
para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto.
3. La importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento humano
ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerán su adaptación al ambiente
de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.
Principios de la selección de personal:
* Colocación
* Orientación
* Ética profesional
Requisitos previos:
a. Fijación de políticas claras y eficaces
b. Contar con análisis de puestos
c. Contar con un medio de adquisición por parte de los jefes

5. Etapas de la admisión en la integración:
1. Reclutamiento
2. Selección
3. Contratación
4. Introducción o inducción
Formas de reclutamiento:
1. Fuentes de abastecimiento
* Internas.
* Externas.
2. Medios de reclutamiento
* requisición al sindicato.
* solicitud oral o escrita.
* carta o teléfono.
* medios de comunicación.
* archivo de solicitudes muestras.
* folletos.
Etapas de la selección:
1. hoja de solicitud o entrevista previa
2. entrevistas
3. pruebas
4. investigaciones
5. examen medico
Funciones gerenciales:
* planeación
* organización
* dirección
* control

6. 4. DIRECCIÓN: Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados,
influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de
comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados
IMPORTANCIA.
La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar
y ordenar todos los demás elementos.
LA DIRECCION EN LA ADMINISTRACION
Podemos decir que la dirección: Es la aplicación de los conocimientos en la toma de
decisiones; para la discusión de este papel s debe saber cómo es el comportamiento de la
gente, como individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una
organización.
DEFINICIÓN DE LIDERAZGO
Es la capacidad de influir positivamente en el otro para el logro de un fin valioso, común y
humano.
Es el arte por el cual puedes lograr que las personas hagan las cosas que tú deseas de manera
voluntaria sin ejecutar el poder y la autoridad.
Es la capacidad de todo ser humano de poder dirigir o guiar a su grupo de iguales.
COMUNICACIÓN Y LIDERAZGO
Comunicación humana como vehículo de motivación y asertividad, es una gran herramienta,
ya que los líderes que se caracterizan por tener una comunicación eficaz tienen relaciones
positivas que desarrolla ambientes de crecimiento tanto en la esfera personal como laboral.
Dirección o ejecución
* Toma de decisiones
* Integración
* Motivación
* Comunicación
* Supervisión
CONTROL:
* Establecimiento de estándares
* Medición
* Corrección
* Retroalimentación.

7. FUNDAMENTOS DE LA DIRECCION
Definición de Dirección.
Es una de las etapas del Proceso Administrativo llamada también ejecución, integración,
comando o liderazgo.
Los elementos del concepto son:
1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
2. Motivación.
3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4. Comunicación.
5. Supervisión.
6. Alcanzar las metas de la organización.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
1. De la harmonía del objetivo, o coordinación de intereses
2. Impersonalidad de mando.
3. Supervisión directa.
4. Vía jerárquica.
5. Resolución del conflicto.
6. Aprovechamiento del conflicto.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización.
2. A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la
estructura organizacional.
3. La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización
funcione.

8. ETAPAS DE LA DIRECCION
1. TOMA DE DECISIONES:
Una decisión es una resolución o determinación que se toma respecto a algo. Se conoce
como toma de decisiones al proceso que consiste en realizar una elección entre diversas
alternativas.
La toma de decisiones puede aparecer en cualquier contexto de la vida cotidiana, ya sea a
nivel profesional, sentimental, familiar, etc. El proceso, en esencia, permite resolver los
distintos desafíos a los que debe enfrentar una persona o una organización. El proceso para
la toma de decisiones es el siguiente:
* Definir el problema
* Analizar el problema
* Evaluar las alternativas
* Elegir entre alternativas
* Aplicar la decisión
* Medir los resultados
2. INTEGRACION
La integración siempre supone el esfuerzo coordinado, la planeación conjunta y la
convivencia pacífica entre los sectores que conforman el grupo. Esa es la única forma donde
las partes pueden constituir un todo, aún sin perder su individualidad.
Reglas de administración:
* El hombre adecuado para el puesto adecuado.

9. 5. CONTROL: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual,
compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que hicieran falta.
Medición
La medición de desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente de
forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante
acciones apropiadas. El administrador que este alerta y tiene visión de futuro puede, en
ocasiones, predecir posibles desviaciones de los estándares; sin embargo, en ausencia de tal
capacidad estas deben descubrirse tan pronto como sea posible.
Correcciones de desviaciones
Los estándares deben reflejar los diversos cargos en la estructura de una organización, ya que
si el desempeño se mide apropiadamente, es más fácil corregir las desviaciones.
Retroalimentación
Es básica en el proceso de control, ya que atraves del proceso de la retroalimentación,
la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad
de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimenta el sistema.
TIPOS DE CONTROL
Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de
retroalimentación. Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del ciclo de las
actividades de entrada- operación – salida de la organización. Y todos cumplen un papel muy
importante en la búsqueda de productividad a largo plazo y de desempeño elevado.
Control preventivo: También llamados controles preliminares, se realizan antes de que se
realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean claros que establezcan el
rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos apropiados Se encuentran en lo que
sucede durante el proceso de trabajo llamados a veces controles de dirección, monitorean
las operaciones y actividades en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con
lo planeado. Controles de retroalimentación: Se implementan después de que el trabajo está
terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y
procesos.
Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La
forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. En la actualidad, los
sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles
concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error.

10. Planear. ¿Qué se va hacer? Incluye la definición de metas, establecimiento de la estrategia y
desarrollo de planes para coordinar las actividades.
Organizar. ¿Cómo se va hacer? Determinación de las actividades a realizar, quién las llevará
a cabo, cómo deben agruparse, quién informa a quién y dónde se decidirá.
Dirigir. Supervisar que se estén realizando las actividades conforme a lo planeado. Incluye la
motivación y conducción de los subordinados, selección de los canales de comunicación más
efectivos y resolución de conflictos.
Controlar. Vigilar las actividades para asegurar que se estén llevando a cabo conforme se
planearon y corregir cualquier desviación significativa.