Capacitacion y Adiestramiento Para Un Desempeno Efectivo
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Capacitacion y Adiestramiento Para Un Desempeno Efectivo
- 1. Capacitación y Adiestramiento para un desempeño efectivo Por: Leila M. Virella Pagán HURM 714 Prof. Walter López
- 3. Selección del personal que se capacitará
- 4. Capacitación formal e informal
- 11. Existente
- 16. Personal externo
- 17. Mantener la empresa a niveles competitivos
- 19. Aprendizaje y crecimiento personal
- 20. Contribución constructiva mediante intercambio de ideas
- 21. Química y comunicación (arte)
- 25. Cursos necesarios para lograr el objetivo
- 26. Efectos al no darse la capacitación
- 28. Selección del personal que se capacitará
- 29. Capacitación formal e informal
- 32. Gracias Leila M. VirellaPagán (787) 203 – 6908 leilavirella@yahoo.com
Notas del editor
- Buenas noches. Mi nombre es Leila Virella y durante esta presentación les orientaré sobre la capacitación y el adiestramiento para un desempeño efectivo. Sabemos que la capacitación o adiestramiento es un proceso a corto plazo, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes, habilidades, técnicas o destrezas, en función de unos objetivos definidos en una organización. Podemos decir que es un proceso educativo que adapta al empleado para una función o cargo o puesto dentro de una organización e implica la transmisión de conocimientos. Además, esto envuelve el desarrollo de habilidades lo cual se entiende como un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que van a realizarse dentro de la organización. Para explicarles mejor al respecto, les mencionaré varios temas de interés que estaremos discutiendo durante esta presentación. Esto son: (próximo slide)
- Capacitación según factores:Personal nuevo o existenteÁrea de trabajoFunciones que realizaEfecto que causará la capacitaciónSelección del personal que se capacitará:NuevoExistenteCapacitación adecuadaLo que pretendemos lograr con ellaCapacitación formal e informal:Luego les explicaré la definición de cada una.Determinar cuál deberé emplear de acuerdo a mis expectativas y necesidades.Retroalimentación:DefiniciónEfecto en la solución de problemasDeterminar la necesidad de capacitación:Formas para determinarlaQué necesitamos para lograr los objetivosQué haríamos si no capacitamos al personalCómo comprobar si la capacitación es suficiente para el rendimiento esperado
- La tarea de la coordinación, planificación y ofrecimiento de capacitación y/o adiestramiento recae en el departamento de Recursos Humanos o de Personal de toda organización. Por esto, es el departamento que tiene las oportunidades para identificar las necesidades y ofrecer alternativas para mejorar el rendimiento y actualizar los conocimientos que nos permitirán obtener mejores resultados y minimizar errores en las funciones diarias. Dentro de las oportunidades podemos mencionar:Planificar y coordinar cursos y conferencias dentro o fuera del lugar de trabajo. Compartir las experiencias del personal más antiguo con los recién llegados.Realizar intercambios (rotación) o visitas con otros departamentos de la organización. No debemos permitir que alguien sea indispensable al realizar una función determinada. ANÉCDOTA: Ejemplo: oficina de compras del municipio y el caos que se formó cuando alguien se fue de vacaciones sin haber adiestrado a alguien que pudiera entrar las órdenes de compra. Con una buena planificación y organización de adiestramiento para entrar órdenes al sistema mecanizado de ocam (oficina del comisionado de asuntos municipales) se hubiera evitado el atraso de las órdenes y que el Alcalde tuviera que intervenir para un asunto tan sencillo. Demás está decirles que la Directora del Depto. de compras no sabe entrar órdenes al sistema.Aumentar la participación de los empleados en la toma de decisiones. Ejemplo de la preparación del Plan de Adiestramientos. Ejemplo del brainstorming sobre el reglamento de vehículos y propiedad municipal (integré al Alcalde, al Encargado de la Propiedad, al Director de Finanzas, a OPM y a Recursos Humanos).Solicitar retroalimentación frecuentemente. De esta manera aprendemos cómo los demás perciben mis acciones, mis palabras, mis trabajos y les doy a conocer a ellos cómo percibo yo los suyos. Es conocer la perspectiva de los demás y aprovechar esa oportunidad. Más adelante les hablaré un poco más acerca de la retroalimentación o feedback.
- Debemos evaluar qué tipo de personal tenemos:Si es nuevo, qué capacitación necesita para ocupar un cargo y realizar las funciones que requiere el puesto. Lo ideal sería que lo reclutemos con las habilidades y destrezas necesarias, pero de no ser así, pues debemos capacitarlo adecuadamente para que rinda los resultados esperados. ANÉCDOTA: Cuando comencé en la OCPR, es requisito que estemos 2 semanas recibiendo adiestramientos informales (según definición más adelante) para prepararnos para auditar. Personal experimentado de la OCPR ofrece adiestramientos sobre lo que haremos como auditores y sobre las experiencias que han vivido durante las auditorías realizadas, aunque al principio no tuviéramos ni idea de lo que encontraríamos en nuestras auditorías. A eso es que yo le llamo : Experiencia de trabajo. Si el personal existe en la organización, debemos determinar cuál ha sido su rendimiento y compararlo con el que esperamos. Más adelante les hablaré sobre cómo evaluamos dicho rendimiento.El supervisor debe estar capacitado para realizar sus funciones y para capacitar a los que están bajo su cargo. Él es quien evaluará si las funciones realizadas por su empleado están a la par con sus capacidades y habilidades. Si determina que no es así, deberá capacitarlo de manera formal o informal, según sea la necesidad.Debemos proyectarnos en cuanto a los resultados que yo como patrono y como supervisor espero del empleado una vez esté debidamente capacitado. Y de no capacitarlo, qué espero de ese empleado y cómo lograré mis objetivos sin la capacitación.
- El proceso de selección es sumamente importante para toda organización y está bien unido al proceso de adiestramiento. Debemos asegurarnos de que el candidato tenga la suficiente inteligencia, aptitudes, y la actitud para ocupar el cargo para el cual se considera reclutarlo. Una vez se selecciona, la organización tiene la obligación de adiestrarlo en las destrezas y conocimientos indispensables para que realice bien su trabajo. Si ya el personal existe, determinar qué necesidades tiene y,Qué tipo de capacitación es la adecuada para realizar sus funciones y Lo que pretendemos lograr con ella, basándonos en nuestras expectativas y objetivos organizacionales.
- No siempre resulta costoso capacitar al personal. Mayormente pensamos en adiestramiento o capacitación y lo comparamos con un gasto de dinero, salir de la organización, el famoso cachete del que hablábamos la semana pasada, pero no siempre es así. La capacitación puede ser formal o informal.La formal se emplea cuando la empresa quiere mantenerse a un nivel competitivo con otras empresas, y para ello se emplean recursos externos. Son expertos en varias materias que son de interés para nuestra empresa y no contamos con recursos internos que nos ofrezcan la información necesaria para mantenernos a la par con la competencia o que nos ayude a mejorar nuestros conocimientos y funciones. Esta se puede convertir en informal cuando el personal que es adiestrado por los recursos externos nos sirve de medio para adiestrar o capacitar a mi personal interno. ANÉCDOTA: un ejemplo de esto es un programa computadorizado que se utiliza para una organización y que sólo algunos empleados fueron adiestrados y capacitados para utilizarlo. Éstos a su vez, adiestraron a los demás empleados en su totalidad. La organización sólo invirtió dinero en unos pocos y al final todo su personal resultó experto en la utilización de dicho programa (TeamMate).La capacitación informal, por el contrario, es la que se emplea cuando se utiliza al personal interno para adiestrar o capacitar a los demás compañeros de trabajo. ANÉCDOTA: en mi caso, estamos considerando utilizar los conocimientos, destrezas y habilidades de mi Secretaria para que ofrezca cursos de Word y Excel a los empleados municipales. Ella fue profesora en estas materias, así que tenemos una experta que está dispuesta a realizar esa función, en adición a la que realiza en mi Oficina.Mediante la capacitación informal se transmiten experiencias entre empleados que nos ayudan a minimizar errores en el desempeño de sus funciones
- La retroalimentación o “feedback” es una herramienta efectiva para aprender cómo los demás perciben mis palabras, mi trabajo y mis acciones, y al mismo tiempo les doy a conocer a ellos cómo yo percibo los suyos. Es un medio para conocer y dar a conocer perspectivas que, aunque al principio parece difícil, le podemos sacar mucho provecho.Su lema es “quiero mejorar”. Lo más importante es verla desde una perspectiva positiva, de aprendizaje y de crecimiento personal. Tiene que haber como una especie de “química” entre las personas que se envuelven en ella. En esto lo más importante es cómo decir las cosas, más que lo que estamos diciendo. No importa tanto lo que quieres decir, sino cómo lo percibe la otra persona. También es necesaria la “empatía” dentro de la retroalimentación, ya que como dicen por ahí, la vida da muchas vueltas, y tú podrías estar en el lugar de esa persona en algún momento dado. Es un intercambio de ideas que debe hacerse de manera positiva y constructiva, dentro de un marco de consideración (empatía) respeto, atención, concentración y honestidad. Como regla general, a los empleados les entusiasma compartir e intercambiar ideas que ellos entienden que pueden resolver los problemas a los que se enfrentan a diario.
- Determinamos la necesidad de capacitación mediante las evaluaciones de desempeño del personal. Con ellas evaluamos el rendimiento de los empleados vs. el rendimiento esperado. Determinamos si el trabajo es satisfactorio o no. Vemos la capacitación como una manera de mejorar la producción del empleado.También determinamos los cursos (adiestramientos) o capacitación que necesitan para lograr los objetivos definidos dentro de la organización.Debemos ser conscientes de que si no capacitamos adecuadamente al personal estamos actuando irresponsablemente y no lograremos los resultados esperados.Si el problema que detectamos no amerita capacitación, pudiéramos emplear el adiestramiento como una alternativa para mejorar las habilidades del empleado que ya sabe cómo hacer su trabajo pero que aún no tiene la destreza necesaria para hacerlo. En este caso, se puede pensar en un taller de adiestramiento donde el empleado pueda integrarse directamente y que un experto, basado en su experiencia, le indique lo que está haciendo mal o le de consejos de cómo mejorar o hacer más rápido su trabajo.
- Para resumir esta presentación, hablamos de:Capacitación según los factores: Personal nuevo o existente, área de trabajo, funciones que realiza y el efecto que causará la capacitación en él o ella.La importancia de la selección del personal que se capacitará: si es de nuevo reclutamiento, si ya existe, qué tipo de capacitación es la más adecuada para sus funciones, y lo que pretendemos lograr con la capacitación.La capacitación formal e informal (definirlo) y determinar cuál emplear.La retroalimentación, su definición, cómo emplearla y de su importancia en la posible solución de problemas.Las formas de determinar la de necesidad de capacitación o adiestramiento.