educación

1. Clasificación y Ordenación

2. Conceptos

3. Clasificar: una práctica cotidiana.

4. Clasificar

5. Fondo documental

6. Subfondo documental
Conjunto de
documentos
relacionados
que
corresponden
a
Subdivisiones
administrativa
s
Subdivisiones
funcionales
Criterios
geográficos o
cronológicos

7. Serie documental

8. s
Actas de
Junta
Directiva
Ej
Actas de
Junta
Directiva
em
Actas de
Junta
Directiva
plo de
Actas de
Actas de
Junta
Junta
Directiva
Directiva
series do
Informes de
inspección
cumenta
l
Expedientes
de Crédito
es
Fotografías
de eventos
Expediente
de crédito
Informes
de
labores
Expedientes de
personal
Solicitudes
de viáticos
Expedientes de
permisos de
construcción
Expedientes
de compras
Cartas enviadas
del coordinador
de eventos
Cartas
recibidasde
la Auditoría
Circulares
de Recursos
Humanos
Memorandos
de la jefatura

9. Tipos documentales.

10. Niveles de Clasificación
Archivo Nacional
Departamento Archivo
Histórico
Certificaciones
de servicio

11. Sistemas de clasificación.

12. Sistemas de clasificación
Art. 50 Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

13. Clasificación por funciones

14. Clasificación por funciones

15. Clasificación orgánica

16. Fases para realizar un
cuadro de clasificación.

17. Fases de la clasificación

18. Fase Intelectual

19. Clasificación Orgánica |Fase Operativa

20. Principios fundamentales de Archivística

21. Recomendaciones para clasificar

22. Cuadro de clasificación

23. Elaboración del cuadro de clasificación

24. 1. Ámbito de la oficina productora

25. 2. Ámbito de la institución a la que pertenece la oficina
productora

26. 3. Ámbito de la Administración Pública

27. 3. Ámbito de la Administración Pública

28. Ámbito de la administración pública

29. 6. Ámbito de organismos internacionales
• Embajada de México.
• Embajada de la República de
Colombia.
• Embajada de la República Popular
de China.

30. 4. Ámbito de las instituciones privadas
Se pueden organizar en orden alfabético,
según razón social.
• Compañía de Servicios de Bebidas
• Netflix, Inc.
• Nestle España, S. A
• Promotora de Informaciones, S. A.
• Refrescantes, S. L
• Restaurantes Mcdonalds, S. A.
• Telefonía Móviles España, S. A. U.

31. 5. Ámbito de sujetos particulares (personas)
Alvarado Solano, Minor
Alvarado Torres, Saúl
Porras Aguilar, Rita

32. Recomendaciones sobre los sistemas de clasificación

33. Implementación del cuadro de clasificación

34. Implementación del cuadro de clasificación

35. Clasificación | Ordenación
Diferencias

37. Concepto de ordenación documental:
Artículo 51 del Reglamento Ejecutivo a la Ley 7202: Ordenar es la parte de
la organización de los fondos documentales, que consiste en relacionar
unos documentos con otros de acuerdo con un método establecido de
antemano. Los métodos son: alfabético ( onomástico, toponímico, asuntos
o materias ), cronológico, numérico, alfanumérico, geográfico.

39. Es conveniente que el método
elegido sea sencillo y que tome en
cuenta el crecimiento de los
documentos.
Una vez elegido el método, no es
conveniente hacer modificaciones
posteriores.
El método elegido debe poseer
cierto margen de elasticidad pada
adaptarlo a los problemas que
surjan.

40. Métodos de ordenación archivística

43. Normas para la ordenación de
documentos

51. A
Abarca Arias
Jorge Luis
Astúa López
Max Roberto
B
Brenes Ruiz
María Luisa
A- B

53. Ventajas:
• Permite llevar a cabo una
ordenación exacta.
• Facilita la colocación de los
documentos en la unidad de
almacenamiento.

54. Consecutivo cartas enviadas
SD-01-2010
SD-02-2010
SD-03-2010
Placas de taxi
TH-12

55. • Informes de labores anuales
1995
1996
1997
1998
1999

56. 2 0 0 2 0 0 3
1 d e e n e r o d e l 2 0 0 3
5 d e a b r i l d e l 2 0 0 3
7 d e m a y o d e l 2 0 0 3
4 d e j u l i o d e l 2 0 0 3
4 d e s e t i e m b r e d e l 2 0 0 3
1 1 d e o c t u b r e d e l 2 0 0 3
1 d e d i c i e m b r e d e l 2 0 0 3

58. Ordenación en los expedientes
administrativos.

59. Ordenación de expedientes administrativos
Los expedientes administrativos
deben ser compaginados siguiendo
el orden cronológico de los actos y
trámites del procedimiento, lo cual
implica que las actuaciones deben
incorporarse en forma correlativa o
en sucesión inmediata con inclusión
de toda la documentación recibida
en orden cronológico

60. • La numeración del expediente debe
seguir un orden cronológico
ascendente:
• Los documentos más antiguos (salvo
que aparezcan adjuntos a un acto
procedimental posterior) tengan la
numeración más baja y viceversa.
• Al abrir el expediente debe aparecer el
folio con la numeración más baja y no a
la inversa.
Ordenación de expedientes administrativos.

61. MUCHAS GRACIAS!